Kiến thức nhân sự Lương và phúc lợi Chấm công là gì? Cách hệ thống chấm công hoạt động hiện...

Chấm công là việc doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận lịch trình làm việc của nhân viên. Hiện nay các đơn vị thường áp dụng nhiều hình thức chấm công như vân tay, thẻ từ, GPS, v.v.. Bài viết này sẽ đề cập Chấm công là gì? Hệ thống chấm công hoạt động như thế nào? Phân tích ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình chấm công.

Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024

1. Tổng quan về chấm công

1.1 Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức theo dõi và ghi nhận thông tin liên quan tới lịch trình làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp. Chấm ở đây chỉ hoạt động ghi chép, theo dõi và đánh giá chất lượng; còn Công tương ứng với công việc, công sức bỏ ra để hoàn thành một khối lượng công việc nhất định.Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, hoạt động chấm công thường lấy dấu mốc ở hai thời điểm: giờ vào làm và giờ tan ca.

1.2 Hệ thống chấm công là gì?

Hệ thống chấm công là một cỗ máy được thiết lập để làm thay nhiệm vụ của nhân viên đảm nhận chấm công. Thiết bị giúp nhà quản trị nhân sự thực hiện một số thao tác trùng lặp, hạn chế tối đa sai sót và gia tăng độ chính xác trong quá trình chấm công. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc của người lao động và tính lương công bằng – minh bạch.

Hệ thống chấm công vân tay là gì ?

Thiết bị tương thích với hệ thống chấm công:

  • Máy chấm công: Máy có nhiệm vụ ghi lại chính xác thời gian chấm công của toàn thể cán bộ nhân viên trong tổ chức. Các loại máy chấm công đang thình hành hiện nay như: Kobio, Ronald Jack, GIGATA, Wise Eye,….
  • Phần mềm chấm công: Kết nối với máy chấm công, lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công.
  • Phụ kiện liên quan: Đầu đọc vân tay chính, chốt điện, chuông cửa, nút exit, dây điện, dây mạng, đầu lọc vân tay, bộ lưu điện USP, Nút Emergency cho trường hợp khẩn cấp,…

> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

2. Tại sao cần phải chấm công?

2.1 Về phía doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, chấm công giúp theo dõi mức độ chuyên cần và đánh giá thái độ lao động. Cụ thể, bộ phận hành chính nhân sự và quản lý các cấp cần nắm bắt chính xác tổng ca làm và giờ làm của cán bộ nhân viên thực tế trong một khoảng thời gian nhất định, so sánh đối chiếu với thông tin được quy định trong hợp đồng lao động để đánh giá khách quan và cân đối khối lượng công việc.

Ngoài ra, chấm công cũng là một cơ sở cốt lõi để tính lương, đồng thời đưa ra các quyết định thưởng phạt phù hợp. Chẳng hạn như trong các trường hợp nhân viên nghỉ phép quá số giờ quy định hoặc làm việc OT thường xuyên, doanh nghiệp cần có phương án điều chỉnh thời gian và lương thưởng hợp lý để nhân sự đóng góp được mức độ cao nhất.


2.2 Về phía người lao động

Với nhân sự trong doanh nghiệp, chấm công cung cấp bộ số liệu giá trị để họ tự đánh giá mức độ chuyên cần và xem xét trách nhiệm của mình đối với công việc. Tương tự như doanh nghiệp, người lao động có thể tự đối chiếu giờ công thực tế với giờ công tiêu chuẩn để đưa ra các khiếu nại, đề xuất hợp lý.

Bên cạnh đó, chấm công là một cơ sở quan trọng để người lao động quản lý quyền lợi của mình. Nhiều doanh nghiệp trước khi tính lương sẽ yêu cầu nhân sự rà soát bảng công để kiểm tra chênh lệch nếu có, từ đó đảm bảo họ được nhận lương thưởng và quyền lợi đúng người, đúng thời điểm.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

3. 6 Hình thức chấm công phổ biến hiện nay

3.1 Hình thức chấm công thủ công

Đây là hình thức quản lý công làm việc của người lao động ngay trên nền tảng Excel, nhà quản lý sẽ tham gia ghi chép và theo dõi nhân viên. Dữ liệu chấm công mỗi ngày đều được lưu lại dưới dạng bảng biểu Excel giúp dễ kiểm soát và theo dõi. Chấm công theo phương pháp thủ công được phân thành 3 loại chính bao gồm: Chấm công theo ngày, theo giờ và Chấm công dựa trên thông tin nghỉ bù.

Mẫu bảng chấm công trên Excel
Mẫu bảng chấm công trên Excel

Ưu điểm:

  • Thực hiện trên nền tảng miễn phí không cần tải xuống. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
  • Phù hợp với những doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ (quản lý chấm công dưới 30 nhân sự)
  • Thiết lập bảng biểu nhanh chóng, thao tác dễ dàng. Áp dụng được luôn những biểu mẫu sẵn có vào công việc.

Nhược điểm:

  • Trong quá trình sử dụng Excel, nhà quản trị nhân sự sẽ phải quản lý cùng lúc nhiều sheet chấm công khác nhau phân bố rải rác. Điều này khiến ban lãnh đạo và phòng Nhân sự khó nắm được bức tranh tổng quan về tình hình đi sớm – về muộn tại doanh nghiệp.
  • So với các hình thức khác, quản lý trên Excel có mức độ bảo mật kém. Do nhiều người khác nhau đều được cấp quyền vào file dẫn đến ai cũng có khả năng thao tác nhầm làm hỏng dữ liệu.
  • Đòi hỏi nhà quản trị nhân sự biết vận dụng tốt nhiều hàm Excel để tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng.
  • Nếu quy mô nhân sự gia tăng nhanh chóng trong thời gian ngắn, doanh nghiệp sẽ phải lãng phí thêm nhiều nguồn lực và thời gian để quản lý hoạt động chấm công trên Excel.

3.2 Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công bằng thẻ giấy là cách chấm công nhân viên sử dụng các thẻ giấy để lưu dữ liệu, kết hợp với máy chấm công chuyên dụng. Theo đó, vào khung giờ quy định, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy để được in thông tin ngày, giờ lên thẻ. Mỗi thẻ có sẵn các ô, cột tương ứng với 31 ngày nên có thể sử dụng cho cả tháng.

Chấm công bằng thẻ giấy
Chấm công bằng thẻ giấy

Ưu điểm:

  • Dễ dàng áp dụng cho tổ chức vì yêu cầu lắp đặt đơn giản, không cồng kềnh ở bất kì vị trí nào mà nhà quản trị nhân sự muốn.
  • Chấm công nhanh chóng do chỉ mất khoảng 1 giây để máy quét in thời gian check in – check out vào thẻ cho người lao động.
  • Máy chấm công thẻ giấy có giá thành rẻ hơn so với nhiều loại máy chấm công hình thức khác trên thị trường. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm:

  • Dữ liệu chấm công thiếu minh bạch do có thể xảy ra trường hợp người lao động nhờ đồng nghiệp cầm thẻ chấm hộ.
  • Độ bền của thẻ giấy thấp, đòi hỏi phải được bảo quản cẩn thận. Thẻ gặp vấn đề bị rách, ướt hoặc quên mang thẻ sẽ không chấm công được.
  • Dữ liệu chấm công cuối tháng chưa được tổng hợp, không tính được công nghỉ phép, công đi công tác. Đòi hỏi Phòng Nhân sự phải tổng hợp thủ công để tính lương.
  • Doanh nghiệp mất nhiều chi phí cho hoạt động làm thẻ giấy và thay mực cho máy.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

3.3 Hình thức chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là hình thức kết hợp máy chấm chuyên dụng và thẻ từ. Lúc này, nhân sự chỉ cần quẹt thẻ và mọi thông số liên quan tới thời gian sẽ được sao lưu tự động vào máy.

Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ

Ưu điểm:

  • Chấm công nhanh chóng, chỉ mất từ 1-2s phù hợp cho cả doanh nghiệp quy môn lớn và nhỏ.
  • Thẻ từ có chất liệu từ nhựa nên dễ bảo quản, tỷ lệ bị hỏng thấp hơn so với thẻ giấy.
  • Máy chấm công thẻ từ có thể liên thông dữ liệu với máy tính giúp quá trình kiểm soát, xử lý thông tin công lương hiệu quả hơn.
  • Có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả trong tình huống mất điện.

Nhược điểm:

  • Doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên khi có biến động nhân sự.
  • Người lao động luôn phải mang thẻ trong người. Nếu thẻ bị mất, bị quên ở nhà hay bị gãy thì nhân sự sẽ không thể chấm công.
  • Dữ liệu thiếu sự minh bạch do nhân viên có thể nhờ người khác quét hộ thẻ từ. Doanh nghiệp quy mô lớn không thể kiếm soát hết toàn bộ nhân viên quét thẻ.
  • Máy quét thẻ từ chỉ quét mỗi lần một nhân viên, người lao động sẽ cần xếp hàng mỗi sáng để quét thẻ. Từ đó, gây mất thời gian và giảm trải nghiệm nhân viên tại doanh nghiệp.

3.4 Hình thức chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là cách chấm công nhân viên bằng cách đặt ngón tay vào máy chấm công chuyên dụng có tích hợp sinh trắc. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng thời gian di chuyển của nhân viên.

Chấm công vân tay
Chấm công vân tay

Ưu điểm:

  • Hạn chế tối đa những trường hợp gian lận chấm công, dữ liệu chấm công sẽ đảm bảo công bằng và minh bạch.
  • Người lao động có thể chấm công nhanh chóng ngay tại cửa ra vào của công ty. Ngoài ra, máy chấm vân tay thiết kể nhỏ gọn có thể lắp đặt bất kì chỗ nào trong tòa nhà.
  • Ít phát sinh thêm các chi phí phụ như in thẻ giấy và in thẻ từ. Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có thêm nhân sự mới.
  • Giá thành rẻ hơn so với các máy chấm công theo khuôn mặt hay mống mặt.
  • Đồng bộ dữ liệu dễ dàng với phần mềm quản lý công – lương.

Nhược điểm:

  • Vân tay dễ bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Nếu vân tay người lao động bị mờ do thời tiết, hóa chất hoặc thân nhiệt thì sẽ không thể chấm công được.
  • Đòi hỏi nhân viên phải có mặt tại công ty vào đầu buổi và cuối buổi. Những phòng ban có nhiều nhân viên phải đi công tác, đi gặp khách hàng như phòng kinh doanh thì hình thức chấm công này chưa phù hợp.
  • Máy chấm công vân tay có thể bị hỏng hóc, cần được bảo trì thường xuyên gây tốn kém cho doanh nghiệp.
  • Mỗi lần chỉ chấm công cho một người duy nhất. Doanh nghiệp quy mô lớn thì người lao động sẽ phải xếp hàng rất lâu để được chấm công.

>>> Xem thêm:Hướng dẫn cách làmbảng chấm công trên exceltừ A-Z

3.5 Hình thức chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng mống mắt là cách chấm công sử dụng máy để phân tích hình ảnh võng mạc ghi được của nhân viên, đối chiếu với dữ liệu được thiết lập để xác nhận công. Hình thức này đòi hỏi trang bị máy móc công nghệ tương đối tiên tiến.

Chấm công bằng mống mắt
Chấm công bằng mống mắt

Ưu điểm:

  • Công nghệ chấm công tiên tiến nhất hiện nay giúp hạn chế tối đa các hình thức gian lận, nhờ chấm công hộ.
  • Mống mắt của người lao động khó thay đổi và không bị ảnh hưởng nhiều bởi môi trường bên ngoài như chấm công vân tay.
  • Mức độ bảo mật thông tin tốt, dữ liệu trong máy có tính minh bạch cao.

Nhược điểm:

  • Giá thành máy chấm công mống mắt cao hơn hẳn so với các loại máy còn lại. Doanh nghiệp sẽ tốn nhiều chi phí để mua và bảo trì thiết bị.
  • Không phù hợp với những phòng ban thường xuyên phải đi gặp đối tác hoặc đi công tác.
  • Không tự tổng hợp được ngày công của nhân viên cuối tháng.

3.6 Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt là hình thức sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để chấm công cho nhân viên. Hình thức này yêu cầu máy chấm công chuyên biệt với chức năng nhận diện tốt.

Chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công bằng khuôn mặt

Ưu điểm:

  • Mức độ chính xác cao, người lao động không thể nhờ chấm công hộ.
  • Loại bỏ được hạn chế của các hình thức chấm công khác như: Không mang thẻ theo người, bị mờ dấu vân tay, thẻ bị hỏng, …
  • Chấm công nhanh chóng từ 2-3s. Có thể chấm công cùng lúc nhiều khuôn mặt trong một khung hình.
  • Không mất thêm các chi phí vận hàng phụ như chi phí in ấn, chi phí làm thẻ,…

Nhược điểm:

  • Chi phí đầu tư ban đầu khá đắt nếu doanh nghiệp quyết định mua máy chấm công mới. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm, có thể dùng luôn chức năng chấm công khuôn mặt sẵn có thì chi phí sẽ rẻ hơn.
  • Do phải nhận biết toàn bộ khuôn mặt nên tốc độ xử lý có thể chậm hơn so với các hình thức chấm công trên.

3.7 Hình thức chấm công bằng GPS

Chấm công bằng GPS là cách chấm công online thông qua phần mềm, sử dụng chức năng định vị trên các thiết bị thông minh.

AMIS Chấm công là phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính năng GPS chuyên nghiệp
AMIS Chấm công là phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính năng GPS chuyên nghiệp

Ưu điểm:

  • Hình thức chấm công linh hoạt cho phép nhân viên kinh doanh dễ dàng chấm công khi đi gặp mặt đối tác hoặc đi công tác ở những chi nhánh khác của doanh nghiệp.
  • Có thể dễ dàng tùy biến theo đặc thù của doanh nghiệp và tính chất công việc từng phòng ban.
  • Gia tăng trải nghiệm người lao động tại tổ chức theo hướng tích cực, chuyên nghiệp hóa tác phong làm việc của cán bộ nhân viên.

Nhược điểm:

  • Hình thức chấm công chỉ hoạt động trên các thiết bị điện tử đòi hỏi người dùng phải sử dụng thiết bị có kết nối internet
  • Nhân viên cần thành thạo thao tác với công nghệ và phần mềm, vì vậy có thể gây bất lợi với lao động phổ thông hoặc lao động tuổi cao.

>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

4. Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công

4.1 Hệ thống chấm công đơn điểm

Về hệ thống chấm công đơn điểm phù hợp với doanh nghiệp làm việc tại một địa điểm duy nhất. Thiết bị cần sử dụng để thiết lập chấm công đơn điểm bao gồm: Máy tính, nút exit, máy chấm công và đầu đọc phụ.

Sơ đồ hệ thống chấm công đơn điểm
Sơ đồ hệ thống chấm công đơn điểm

4.2 Hệ thống chấm công đa điểm

Với hệ thống chấm công đa điểm thích hợp cho các doanh nghiệp đông chi nhánh nhưng muốn chấm công đồng bộ. Thiết bị cần dùng là: Phần mềm chấm công, máy tính, máy chấm công tại chi nhánh 1/2/3,…

Sơ đồ hệ thống chấm công đa điểm
Sơ đồ hệ thống chấm công đa điểm

>>> Xem thêm: Topapp chấm côngtrên điện thoại miễn phí tốt nhất

4.3 Hệ thống chấm công kiêm kiểm soát ra vào

  • Khóa điện từ và 2 đầu đọc ra – vào sẽ gắn tại cửa ra vào bằng khóa điện từ. Nhà quản trị có thể lựa chọn sử dụng thẻ hoặc vân tay, FaceID tùy đặc tính doanh nghiệp. Đầu đọc phụ bên trong có thể thay bằng nút Exit để tiết kiệm chi phí hơn.
  • Đầu đọc ra và vào sẽ liên thông với nhau. Toàn bộ dữ liệu thu được chuyển về phần mềm chấm công trên máy tính của nhà quản lý.

Sơ đồ miêu tả nguyên lý hoạt động của mô hình chấm công tại cửa ra vào

  • Mỗi nhân viên sẽ được phát cho một mã ID tương ứng để đăng ký dấu vân tay hoặc thẻ cảm ứng trên máy. Trong một vài trường hợp, thẻ nhân viên sẽ in thêm cả logo doanh nghiệp, thông tin cá nhân và ảnh nhân viên để làm khóa ra vào văn phòng. Đây cũng là phương pháp giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu.
  • Khi đến khung giờ chấm công, nhân viên sẽ quét vân tay hoặc thẻ trên máy đọc. Nếu thông tin hợp lệ, cửa sẽ tự mở cho người lao động ra vào.
  • Đầu đọc sẽ lưu lại dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra – vào tương ứng và cập nhật trên Phần mềm chấm công theo ngày. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát công, lương cuối tháng.

5. Một số ứng dụng thực tế của hệ thống chấm công

Hệ thống chấm công vân tay phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn hoặc có độ biến động nhân sự cao không muốn làm thẻ do tiêu tốn nhiều chi phí.

Một số doanh nghiệp thích hợp để ứng dụng hệ thống chấm công bằng vân tay bao gồm:

  • Văn phòng, tòa nhà.
  • Nhà máy, xí nghiệp.
  • Nhà hàng, khách sạn.
  • Những khu công nghiệp lớn.
  • Trường học, bệnh viện.
  • Chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Quản lý dữ liệu chấm công hiệu quả nhờ tích hợp AMIS Chấm công

  • Tự tổng hợp đơn từ: Đơn xin nghỉ, đơn đi công tác,… cuối tháng để tính lương cho người lao động.
  • Nâng cao quyền chủ động cho nhân viên khi cho phép làm đơn và duyệt đơn trên thiết bị di động cơ bản.
  • Chủ động thiết lập ca làm việc, phân ca hành chính và ca gãy dễ dàng cho công nhân.
  • Hệ thống cảnh báo thông minh và trợ lý ảo giúp HR quản trị cùng lúc nhiều tác vụ

Dùng ngay miễn phí

6. Kết luận

Trên đây là toàn bộ bài viết Chấm công là gì? Hệ thống chấm công hoạt động như thế nào?Để có thể lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc theo đặc tính riêng của từng doanh nghiệp và liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để được tư vấn cụ thể và dễ dàng nhất.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 7 Trung bình: 5]
Câu hỏi thường gặp
  • Chấm công quan trọng với doanh nghiệp như thế nào?
  • Chấm công là hoạt động quan trọng tại doanh nghiệp. Thứ nhất, dữ liệu chấm công giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng chấp hành kỷ luật lao động của nhân viên. Thứ hai, đây là cơ sở cốt lõi để phòng nhân sự tính lương và xây dựng chính sách thưởng - phạt cuối tháng.
    Chấm công thủ công sẽ không thể mang lại hiệu quả như chấm công tự động, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô trên 50 nhân sự. Nguyên nhân chính là vì chấm công tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, đồng thời dữ liệu chấm công sẽ minh bạch - chính xác hơn.
    Có 6 hình thức chấm công phổ biến nhất gồm: Chấm công thẻ từ, khuôn mặt, vân tay, mống mắt, GPS, ... Nhà quản trị nhân sự cần dựa vào đặc thù doanh nghiệp và tính chất từng hình thức để lựa chọn hình thức phù hợp với tổ chức của mình.