Bảng chấm công bằng excel là công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp giúp chúng ta chuyên nghiệp hóa công việc quản trị nhân lực. Bài viết sau MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách cách tạo bảng chấm công bằng excel. Tìm hiểu ngay.
1. Xác định mô hình bảng chấm công
Trước khi lập nên một file excel cho việc chấm công, bạn cần có hình dung trước thử xem file bảng chấm công sẽ bao gồm những mục gì, bao gồm bao nhiêu sheet, nội dung về những gì, cách hoạt động của nó ra sao…? Khi đã trả lời được các câu hỏi này, bạn sẽ càng biết rõ hơn cách làm bảng chấm công trên excel. Từ đó có được kết quả như ý muốn.
Hướng dẫn cách lập một mô hình bảng chấm công bao gồm như sau:
- Tổng cộng 13 sheet, mỗi sheet sẽ là 1 tháng và 1 sheet sẽ dùng làm danh sách nhân viên.
- Trung bình mỗi tháng sẽ gồm 20 nhân viên.
- Ký hiệu chấm công có thể được thay đổi tùy vào người sử dụng.
- Trong mỗi bảng chấm công đều phải có ghi rõ ngày và thứ trong tháng đó. Vào thứ 7 và chủ nhật thì sẽ tự đổi màu sao cho khác biệt với những ngày thường.
- Hàng ngày chấm công vào những ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ có thể tự tính số tổng cộng các công của nhân viên trong tháng.
- Tên nhân viên trong bảng chấm công được lấy từ sheet danh sách nhân viên.
- Có thể thêm liên kết giữa các tháng với nhau để có thể dễ thao tác hơn.
2. Hướng dẫn 6 bước làm bảng chấm công trên excel
2.1 Bố cục các sheet
Cách làm bảng chấm công đầu tiên bạn phải đi từ bố cục. Mô hình như đã nói trước sẽ là 13 sheet, nhưng khi bạn bắt đầu làm thì chỉ cần có 2 sheet:
- Sheet 1: Danh sách nhân viên (DSNV).
- Sheet 2: Tháng 1 (làm thật hoàn chỉnh cho 1 tháng, theo đó, các tháng sau có thể coppy sheet này và dán rồi chỉ cần đổi tên).
2.2. Tạo sheet Danh sách nhân viên
Nội dung chủ yếu có trong sheet này sẽ là hai mục “Tên” và “Mã nhân viên”. Bạn cần phải tạo mã nhân viên để tránh có những trường hợp trùng tên. Ngoài ra, sẽ còn có những nội dung khác liên quan tới nhân viên như là quê quán, ngày sinh, CCCD/CMND, ngày bắt đầu làm việc…
Sheet danh sách nhân viên hầu hết đều được nhập bằng tay. Lưu ý, bạn phải để ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để có thể tạo được liên kết tới các sheet khác. Bên trái sheet sẽ cách ra 1 cột để dự phòng nếu như cần bổ sung gì thêm.
2.3. Tạo sheet Tháng 1
Đầu tiên, bạn hãy tạo khung cho bảng chấm công, bao gồm các nội dung như sau:
- Tiêu đề – bảng chấm công
- Tháng
- Bộ phận chấm công
- Định mức ngày công trong tháng
Các cột sẽ bao gồm:
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày trong tháng (31 cột để tương ứng với 31 ngày, lấy số ngày lớn nhất của 1 tháng)
- 4-5 cột để tính quy ra công
- 1 cột để ghi chú
Tiếp sau đó, bạn sẽ phải căn độ rộng của từng cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn. Trong đó, các cột ngày trong tháng co lại nhỏ vừa đủ cho việc chấm công. Cột quy ra công cũng sẽ không cần phải rộng. Điều chủ yếu là cột tên cũng như mã nhân viên được hiển thị đủ là được.
Cách để co độ rộng: bạn hãy bôi đen những cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ trên là bôi đen từ cột E cho đến cột AM). Sau đó bạn co độ rộng ở cột E sao cho rộng rơi vào khoảng 30 pixels (hoặc có thể bôi đen từ cột E đến AM, sau đó bạn bấm chọn nút Command Column Width và chọn 3,13, tương ứng 30 pixels).
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp
2.4. Tạo ngày tháng trong cách làm bảng chấm công
Việc tạo ngày tháng năm trong bảng chấm công rất dễ dàng như sau:
- Đầu tiên, bạn phải xác định năm sử dụng. Tại ô D1, bạn hãy nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2014.
- Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), bạn hãy nhập hàm xác định ngày, gồm: =date($D$1;1;1).
Bạn cần lưu ý rằng dấu ngăn cách các thành phần có trong hàm có thể là dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,” tùy vào thiết lập của máy tính. Ở đây MISA AMIS sử dụng dấu chấm phẩy “;”.
Nội dung của hàm date: Xác định giá trị ngày tháng theo như giá trị có trong hàm. Giá trị theo thứ tự lần lượt là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên ta có: Năm = giá trị ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1.
- Sau khi đã nhập hàm xong, ngay tại ô B4, bạn hãy chọn format cell/ custom/ nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ngay ô Type bên phải, sau đó ấn ok (cụ thể: dấu nháy kép => tháng => dấu cách => dấu nháy kép => mm => dấu nháy kép => năm => dấu cách => dấu nháy kép => yyyy).
- Tại ô ngày 1 (tức ô E9), bạn hãy nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.
- Tại ô F9, bạn hãy nhập =e9+1 (xác định ngày tiếp theo trong tháng).
- Copy công thức ở ô F9 sang những ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (tức ô AI9) bằng một trong hai cách sau:
- Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9 và sau đó bấm Ctrl + R.
- Cách 2: Bấm chuột vào ngay ô F9, giữ chuột tại dấu chấm đen trong ô để cho con trỏ chuột biến thành dấu +, kéo chuột đến ô AI9 rồi thả ra.
- Bôi đen từ ô E9 tới ô AI9 -> chọn Format cells/ custom/ mục Type. Sau đó, bạn hãy gõ chữ dd rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày).
Nội dung từ ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày giống như trong bảng trên. - Tại ô E10 nhập chính xác hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”).
- Copy công thức của ô E10 sang những ô kế tiếp bên phải, cho đến ô AI10 (ngày thứ 31).
2.5. Đặt ký hiệu chấm công tương ứng
Bạn sẽ chọn 1 vài ký hiệu chấm công phù hợp cho 1 số loại công như sau:
- Ngày công thực tế
- Nửa ngày công
- Ngày nghỉ hưởng nguyên lương
- Nghỉ không lương
Nhân sự chấm công cần lưu ý rằng mỗi ký hiệu chấm công sẽ được tương ứng với 1 cột để quy ra công (hoặc cũng có thể gộp). Ngoài ra, bạn hãy thêm 1 cột tính tổng số công.
2.6. Hàm, công thức để tạo bảng chấm công
Tại cột Ngày công thực tế (tức cột AJ), tại ô AJ11, bạn hãy đặt hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)
Cũng tương tự với các cột khác, bạn hãy đặt công thức:
- Ở ô AK11 (Nửa công) =countif($E11:$AI11;$G$35).
- Ở ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) =countif($E11:$AI11;$G$36).
- Ở ô AM11 (nghỉ không lương) =countif($E11:$AI11;$G$37).
- Ở ô AN11 (ốm đau, thai sản) =countif($E11:$AI11;$G$38).
Sau khi bạn đặt công thức xong thì chỉ cần copy công thức xuống vào ô của các nhân viên khác.
Khi hoàn thiện, bạn sẽ có bảng như sau:
3. Những lưu ý trong cách làm bảng chấm công
Để có được bảng chấm công bằng excel chính xác và nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi của nhân sự, khi lập bảng chấm công bạn cần lưu ý những yếu tố sau:
- Thứ nhất: Đồng bộ quy định cũng như là hình thức bảng chấm công (xác định rõ ràng thời gian theo ngày, giờ, nghỉ, làm bù,…).
- Thứ hai: Thiết kế ra những tiêu chí chính tạo thành những bảng lớn. Trong mỗi bảng sẽ có những mục bảng nhỏ và chi tiết hơn, bạn cần tránh rườm rà và làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp công lúc hết tháng.
- Thứ ba: Ghi rõ ràng những mục thời gian ngày, giờ khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô để tránh bị nhầm lẫn.
| [TẢI MIỄN PHÍ] Trọn bộ 31 mẫu bảng biểu excel và mẫu giấy tờ chấm công – tính lương mới nhất năm 2023 |
4. Tạo bảng chấm công dễ dàng với AMIS Chấm công
Sử dụng excel để tạo bảng chấm công là giải pháp được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn tạm thời. Tuy nhiên việc chấm công thủ công bằng Excel này sẽ tốn thời gian của nhân sự và khó khăn trong việc tổng hợp, quản lý chấm công của nhiều nhân sự. Điều này có thể gây lãng phí nguồn nhân lực, thời gian, công sức cũng như hạn chế năng suất làm việc của toàn phòng nhân sự trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay.
Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm công nghệ thay thế excel đang được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên và sử dụng. Trong đó, AMIS chấm công là một trong nhiều giải pháp tốt tốt nhất nhận được nhiều nhân xét và đánh giá tích cực từ nhân sự C&B và nhà quản lý nhân sự.
AMIS Chấm công là một sản phẩm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM – phần mềm được hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, giúp giảm 50% sức lao động, tăng 30% hiệu quả làm việc.
| Trước khi sử dụng AMIS Chấm công | Sau khi dùng AMIS Chấm công |
| Nhân viên đi làm theo ca kíp, công ty có nhiều chi nhánh, khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu công | Tự động thiết lập thời gian đi làm theo ca kíp cho nhân viên, toàn bộ dữ liệu công được đồng bộ |
| Muốn xin nghỉ phép, đi muộn phải làm đơn, xin chữ ký quản lý, làm email tốn thời gian | Tự làm đơn, quản lý duyệt đơn ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ thủ công |
| Chấm công thủ công bằng excel tốn rất nhiều thời gian, công sức, độ chính xác chưa cao | Chấm công đa dạng hình thức với khuôn mặt, vân tay, GPS, dễ dàng theo dõi giờ làm việc của nhân viên |
| Không có cái nhìn tổng quát về tình hình chấm công, làm báo cáo mất nhiều thời gian | Tự động tạo báo cáo theo nhiều dạng khác nhau, lãnh đạo, quản lý dễ dàng theo dõi tình hình nhân viên đi làm |
Có thể nói, việc áp dụng AMIS chấm công vào công việc quản lý nhân sự không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc, hạn chế được những sai sót trong quá trình chấm công cho nhân sự. Bộ phận HR có thể hoàn thành nhanh chóng công việc và tiết kiệm thêm nhiều thời gian, công sức. Đã có gần 170.000+ Doanh nghiệp đã tin tưởng và sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp và đạt được nhiều bước tiến đáng kể trong công cuộc chuyển đổi số phòng nhân sự. Có thể kể đến các Doanh nghiệp lớn như Trống đồng Palace, IVY moda, Giáo dục Hoa Sen, …
| Đừng bỏ qua: Review chi tiết MISA AMIS HRM từ những khách hàng thực tế |
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp chấm công tiện lợi, chính xác, nhanh chóng, quản lý nhân viên hiệu quả, AMIS chấm công là lựa chọn ưu tiên hàng đầu cho Doanh nghiệp của bạn. Để được tư vấn và trải nghiệm thực tế các tính năng của phần mềm chấm công, mời bạn đăng ký tại đây:
Tìm hiểu thêm về MISA AMIS HRM – Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất với Doanh nghiệp trên 100 nhân sự
Kết luận
Hệ thống chấm công bằng excel giúp bạn tạo lập được hệ thống chấm công trơn tru và có thể lưu trữ được thông tin nhân sự tốt. Bài viết trên đây, MISA AMIS đã giúp bạn biết cách làm bảng chấm công bằng excel qua hướng dẫn 6 bước. Hy vọng nhân sự chấm công có thể tạo lập được bảng chấm công excel hiệu quả và giúp ích cho việc quản lý nhân sự.
12,884
0904 885 833
https://www.misa.vn/
