Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z

Bảng chấm công bằng excel là công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp giúp chúng ta chuyên nghiệp hóa công việc quản trị nhân lực. Bài viết sau MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách cách tạo bảng chấm công bằng excel. Tìm hiểu ngay.

1. Xác định mô hình bảng chấm công

Trước khi lập nên một file excel cho việc chấm công, bạn cần có hình dung trước thử xem file bảng chấm công sẽ bao gồm những mục gì, bao gồm bao nhiêu sheet, nội dung về những gì, cách hoạt động của nó ra sao…? Khi đã trả lời được các câu hỏi này, bạn sẽ càng biết rõ hơn cách làm bảng chấm công trên excel. Từ đó có được kết quả như ý muốn.

Cách làm bảng chấm công
Bảng chấm công là một công cụ vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

Hướng dẫn cách lập một mô hình bảng chấm công bao gồm như sau:

  • Tổng cộng 13 sheet, mỗi sheet sẽ là 1 thá.ng 1 sheet sẽ dùng làm danh sách nhân viên.
  • Trung bình mỗi tháng sẽ gồm 20 nhân viên.
  • Ký hiệu chấm công có thể được thay đổi tùy vào người sử dụng.
  • Trong mỗi bảng chấm công đều phải có ghi rõ ngày và thứ trong tháng đó. Vào thứ 7 và chủ nhật thì sẽ tự đổi màu sao cho khác biệt với những ngày thường.
  • Hàng ngày chấm công vào những ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ có thể tự tính số tổng cộng các công của nhân viên trong tháng.
  • Tên nhân viên trong bảng chấm công được lấy từ sheet danh sách nhân viên.
  • Có thể thêm liên kết giữa các tháng với nhau để có thể dễ thao tác hơn.

2. Hướng dẫn 6 bước làm bảng chấm công trên excel 

2.1 Bố cục các sheet

Cách làm bảng chấm công đầu tiên bạn phải đi từ bố cục. Mô hình như đã nói trước sẽ là 13 sheet, nhưng khi bạn bắt đầu làm thì chỉ cần có 2 sheet:

  • Sheet 1: Danh sách nhân viên (DSNV).
  • Sheet 2: Tháng 1 (làm thật hoàn chỉnh cho 1 tháng, theo đó, các tháng sau có thể copy sheet này và dán rồi chỉ cần đổi tên).

2.2. Tạo sheet Danh sách nhân viên

Nội dung chủ yếu có trong sheet này sẽ là hai mục Tên” và “Mã nhân viên”. Bạn cần phải tạo mã nhân viên để tránh có những trường hợp trùng tên. Ngoài ra, sẽ còn có những nội dung khác liên quan tới nhân viên như là quê quán, ngày sinh, CCCD/CMND, ngày vào làm…

Cách làm bảng chấm công
Giao diện sheet Danh sách nhân viên

Sheet danh sách nhân viên hầu hết đều được nhập bằng tay nên sẽ không có công thức gì phức tạp. Nhân sự chấm công cần lưu ý rằng, bạn phải để ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để có thể tạo được liên kết tới các sheet khác. Bên trái sheet sẽ cách ra 1 cột để dự phòng nếu như cần bổ sung gì thêm.

2.3. Tạo sheet Tháng 1

Đầu tiên, bạn hãy tạo khung cho bảng chấm công, bao gồm các nội dung như sau: 

  • Tiêu đề – bảng chấm công
  • Tháng
  • Bộ phận chấm công 
  • Định mức ngày công trong tháng

Các cột sẽ bao gồm: 

  • Mã nhân viên
  • Tên nhân viên
  • Ngày trong tháng (31 cột để tương ứng với 31 ngày, lấy số ngày lớn nhất của 1 tháng)
  • 4-5 cột để tính quy ra công
  • 1 cột để ghi chú
Cách làm bảng chấm công
Giao diện sheet Tháng 1
Cách làm bảng chấm công
Giao diện sheet Tháng 1

Tiếp sau đó, bạn sẽ phải căn độ rộng của từng cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn. Trong đó, các cột ngày trong tháng co lại nhỏ vừa đủ cho việc chấm công. Cột quy ra công cũng sẽ không cần phải rộng. Điều chủ yếu là cột tên cũng như mã nhân viên được hiển thị đủ là được.

Cách để co độ rộng: bạn hãy bôi đen những cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ trên là bôi đen từ cột E cho đến cột AM). Sau đó bạn co độ rộng ở cột E sao cho rộng rơi vào khoảng 30 pixels (hoặc có thể bôi đen từ cột E đến AM, sau đó bạn bấm chọn nút command Column Width và chọn 3,13, tương ứng 30 pixels).

Thao tác căn độ rộng của các ô
Thao tác căn độ rộng của các ô

2.4. Tạo ngày tháng trong cách làm bảng chấm công

Việc tạo ngày tháng năm trong bảng chấm công rất dễ dàng như sau:

  • Đầu tiên, bạn phải xác định năm sử dụng. Tại ô D1, bạn hãy nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2014.
  • Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), bạn hãy nhập hàm xác định ngày, gồm: =date($D$1;1;1).

Bạn cần lưu ý rằng dấu ngăn cách các thành phần có trong hàm có thể là dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,” tùy vào thiết lập của máy tính. Ở đây MISA AMIS sử dụng dấu chấm phẩy “;”.

Nội dung của hàm date: Xác định giá trị ngày tháng theo như giá trị có trong hàm. Giá trị theo thứ tự lần lượt là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên ta có: Năm = giá trị ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1.

Hàm date xác định giá trị Năm, tháng, ngày
Hàm date xác định giá trị Năm, tháng, ngày
  • Sau khi đã nhập hàm xong, ngay tại ô B4, bạn hãy chọn format cell/ custom/ nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ngay ô Type bên phải, sau đó ấn ok (cụ thể: dấu nháy kép => tháng => dấu cách => dấu nháy kép => mm => dấu nháy kép => năm => dấu cách => dấu nháy kép => yyyy).
  • Tại ô ngày 1 (tức ô E9), bạn hãy nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.
  • Tại ô F9, bạn hãy nhập =e9+1 (xác định ngày tiếp theo trong tháng).
  • Copy công thức ở ô F9 sang những ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (tức ô AI9) bằng một trong hai cách sau:
  • Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9 và sau đó bấm Ctrl + R.
  • Cách 2: Bấm chuột vào ngay ô F9, giữ chuột tại dấu chấm đen trong ô để cho con trỏ chuột biến thành dấu +, kéo chuột đến ô AI9 rồi thả ra.
  • Bôi đen từ ô E9 tới ô AI9 -> chọn Format cells/ custom/ mục Type. Sau đó, bạn hãy gõ chữ dd rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày).
    Nội dung từ ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày giống như trong bảng trên. 
  • Tại ô E10 nhập chính xác hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”).
Cách làm bảng chấm công
Hàm Weekday và hàm Choose
  • Copy công thức của ô E10 sang những ô kế tiếp bên phải, cho đến ô AI10 (ngày thứ 31).

2.5. Đặt ký hiệu chấm công tương ứng 

Bạn sẽ chọn 1 vài ký hiệu chấm công phù hợp cho 1 số loại công như sau:

  • Ngày công thực tế
  • Nửa ngày công
  • Ngày nghỉ hưởng nguyên lương
  • Nghỉ không lương

Nhân sự chấm công cần lưu ý rằng mỗi ký hiệu chấm công sẽ được tương ứng với 1 cột để quy ra công (hoặc cũng có thể gộp). Ngoài ra, bạn hãy thêm 1 cột tính tổng số công.

2.6. Hàm, công thức để tạo bảng chấm công 

Tại cột Ngày công thực tế (tức cột AJ), tại ô AJ11, bạn hãy đặt hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Cũng tương tự với các cột khác, bạn hãy đặt công thức:

  • Ở ô AK11 (Nửa công) =countif($E11:$AI11;$G$35).
  • Ở ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) =countif($E11:$AI11;$G$36).
  • Ở ô AM11 (nghỉ không lương) =countif($E11:$AI11;$G$37).
  • Ở ô AN11 (ốm đau, thai sản) =countif($E11:$AI11;$G$38).

Sau khi bạn đặt công thức xong thì chỉ cần copy công thức xuống vào ô của các nhân viên khác.

Khi hoàn thiện, bạn sẽ có bảng như sau:

Cách làm bảng chấm công
Bảng chấm công hoàn thiện

3. Những lưu ý trong cách làm bảng chấm công 

Nhân sự chấm công để đảm bảo được quyền lợi khi tính công làm việc của công ty cũng như là tránh những rắc rối không đáng có với người lao động, thì bạn cần phải lưu ý một số điều như sau:

  • Thứ nhất: Đồng bộ quy định cũng như là hình thức bảng chấm công (xác định rõ ràng thời gian theo ngày, giờ, nghỉ, làm bù,…).
  • Thứ hai: Thiết kế ra những tiêu chí chính tạo thành những bảng lớn. Trong mỗi bảng sẽ có những mục bảng nhỏ và chi tiết hơn, bạn cần tránh rườm rà và làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp công lúc hết tháng.
  • Thứ ba: Ghi rõ ràng những mục thời gian ngày, giờ khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô để tránh bị nhầm lẫn.

4. Tạo bảng chấm công dễ dàng với phần mềm AMIS Chấm công

Sử dụng excel để tạo bảng chấm công là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên nếu số lượng nhân viên lớn thì việc sử dụng excel thực sự chưa phù hợp. Chưa kể việc dùng bảng tính excel có thể gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn, khiến bộ phận HR tốn kém nhiều thời gian, công sức.

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm công nghệ thay thế excel đang rất phổ biến hiện nay. Trong đó, AMIS Chấm công là một trong nhiều giải pháp nhận được nhiều review tích cực và được nhiều nhân sự C&B đánh giá cao.

AMIS Chấm công là một sản phẩm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM – phần mềm được hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, giúp giảm 50% sức lao động, tăng 30% hiệu quả làm việc.

Trước khi sử dụng AMIS Chấm công Sau khi dùng AMIS Chấm công
Nhân viên đi làm theo ca kíp, công ty có nhiều chi nhánh, khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu công Tự động thiết lập thời gian đi làm theo ca kíp cho nhân viên, toàn bộ dữ liệu công được đồng bộ
Muốn xin nghỉ phép, đi muộn phải làm đơn, xin chữ ký quản lý, làm email tốn thời gian Tự làm đơn, quản lý duyệt đơn ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ thủ công
Chấm công thủ công bằng excel tốn rất nhiều thời gian, công sức mà chưa chắc chính xác Chấm công đa dạng hình thức với khuôn mặt, vân tay, GPS, dễ dàng theo dõi giờ làm việc của nhân viên
Không có cái nhìn tổng quát về tình hình chấm công, làm báo cáo mất nhiều thời gian Tự động tạo báo cáo theo nhiều dạng khác nhau, lãnh đạo, quản lý dễ dàng theo dõi tình hình nhân viên đi làm
AMIS Chấm công có hệ thống báo cáo trực quan, sinh động
AMIS Chấm công có hệ thống báo cáo trực quan, sinh động

Có thể nói, sử dụng phần mềm chấm công không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc, giải quyết được nhiều trường hợp khó trong ghi nhận công mà còn giúp nhân viên, bộ phận HR tiết kiệm thêm nhiều thời gian, công sức. Trống Đồng Palace – đơn vị tổ chức sự kiện với 1000 nhân sự cũng đã tin tưởng và sử dụng phần mềm AMIS Chấm công để quản lý nhân sự và nhận thấy nhiều hiệu quả bất ngờ.

Đừng bỏ qua: Trống Đồng Palace hoàn thành mục tiêu giảm 50% thời gian quản lý nhân sự với AMIS HRM

Nếu Anh/chị cũng đang tìm kiếm 1 giải pháp giúp chấm công đơn giản hơn, quản lý nhân viên hiệu quả hơn thì có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 0904 885 833 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí sản phẩm TẠI ĐÂY.

Tìm hiểu thêm về Phần mềm AMIS – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện ngay sau đây

Kết luận 

Hệ thống chấm công bằng excel giúp bạn tạo lập được hệ thống chấm công trơn tru và có thể lưu trữ được thông tin nhân sự tốt. Bài viết trên đây, MISA AMIS đã giúp bạn biết cách làm bảng chấm công bằng excel qua hướng dẫn 6 bước. Hy vọng nhân sự chấm công có thể tạo lập được bảng chấm công excel hiệu quả và giúp ích cho việc quản lý nhân sự.

 7,745 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chia sẻ bài viết hữu ích này