Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công Cách tạo bảng chấm công Excel chi tiết và dễ hiểu nhất

Cách tạo bảng chấm công Excel chi tiết và dễ hiểu nhất

, MISA AMIS xin gửi tới anh chị hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel chi tiết nhất nhằm giúp HR thực hiện nghiệp vụ chấm công dễ dàng, đơn giản. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng chấm công trong excel, thiết lập bố cục chấm công chuẩn, các thành phần quan trọng trong bảng chấm công và các hàm phổ biến được sử dụng. Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

tạo bảng chấm công excel

Quy định về mẫu bảng chấm công nhân viên 

Theo quy định tại điều 9, Thông tư 200 và điều 10, Thông tư 133:

“Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc). Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật kế toán hoặc áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 thông tư 200” 

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế và áp dụng mẫu bảng chấm công phù hợp với định hướng, nhu cầu của mình.

Xác định mô hình bảng chấm công nhân viên bằng Excel

Khi tạo bảng chấm công trong excel cho nhân sự trong công ty bạn cần hình dung trước xem file sẽ gồm những phần gì? Về cơ bản, bảng chấm công thường gồm 13 sheet trong đó mỗi sheet là 1 tháng (có tất cả 12 tháng) và mỗi sheet làm danh sách nhân viên của các bộ phận. 

Bảng chấm công thông thường sẽ bao gồm ngày trong tháng và tình trạng chuyên cần của từng nhân viên. Ngày thứ 7 chủ nhật thì người chấm công nên để màu khác so với ngày thường. Đây cũng là phần HR cần cập nhật liên tục hàng ngày và là dữ liệu đầu vào của việc tổng hợp công, tính lương cuối tháng.

Khung cơ bản của bảng chấm công nhân viên
Khung cơ bản của bảng chấm công nhân viên

Khung của bảng chấm công nhân viên trên cột ngang sẽ bao gồm các thông tin sau: 

  • STT
  • Mã nhân viên
  • Họ và tên 
  • Vị trí công việc
  • Ngày vào
  • Tình trạng làm việc (chính thức, thử việc)
  • Các ngày trong tháng 
  • Tổng hợp số ngày công
  • Tổng hợp số ngày nghỉ
  • Ghi chú

Sau khi hoàn thành cơ bản các nội dung của khung bảng chấm công, bạn cần co độ rộng các cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn hơn. Các cột dọc chứa thông tin ngày tháng và có thể co nhỏ lại để vừa đủ điền các ký hiệu chấm công. 

Để co độ rộng của các cột ngày trong tháng, bạn bôi đen tất cả các cột, sau đó bấm chọn Command Column Width, và lựa chọn độ rộng phù hợp. 

Lưu ý rằng, mỗi tháng có số ngày đi làm, ngày nghỉ và ngày lễ khác nhau. Do vậy, HR không nên copy các tháng để giảm tỷ lệ nhầm lẫn ngày công.

Hướng dẫn lập bảng chấm công bằng excel

Tạo ngày tháng trong bảng chấm công trong file excel

Để xác định được ngày tháng trong bảng chấm công, đầu tiên bạn phải xác định năm chấm công. 

Ví dụ, trong cột D1, để xác định ngày tháng năm của 2014 thì bạn sử dụng hàm =date($D$1;1;1) để xác định ngày tháng chấm công. 

Hàm date được sử dụng để xác định chính xác ngày tháng dựa trên giá trị. Thay vì nhập ngày tháng một cách thủ công, hãy sử dụng hàm này để tránh sai sót, trùng ngày hoặc thiếu ngày. 

Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4: chọn Format Cell / Custom / Nhập giá trị

[“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, sau đó nhấn OK. 

Tại ô ngày 1 (ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

Sau đó, bạn chỉ việc copy công thức ở ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9). Thao tác copy có thể thực hiện thông qua 2 cách sau:

  • Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm tổ hợp phím Ctrl + R
  • Cách 2: Click chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, sau đó kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, sau đó chọn Format cells / Custom. Trong mục Type bạn gõ chữ “dd” rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày)

Tạo hiển thị ngày trong bảng chấm công
Tạo hiển thị ngày trong bảng chấm công

Để tạo hàm Weekend, hãy làm như sau:

Tại vị trí ô E10: nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”)

Tạo hàm weekend

Trong đó:

  • WEEKDAY(E9) : lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm WEEKDAY không quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (CN là ngày bắt đầu, kết thúc là ngày thứ 7), và trả về giá trị từ 1 đến 8.
  • Choose: hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để lấy căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về, tương ứng theo giá trị đầu tiên đã chọn.

Theo bảng trên, ngày 01/01/2014 khi dùng hàm WEEKDAY sẽ trả về giá trị là 4, khi dùng hàm CHOOSE với thứ tự tương ứng là Chủ nhật, thứ hai, thứ ba… thứ bảy thì giá trị 4 sẽ tương ứng với thứ tư. Do hàm WEEKDAY không tự trả về thứ theo Tiếng Việt, nên ta phải kết hợp với hàm choose để có được nội dung là thứ mấy trong tuần

– Sau đó, chỉ cần copy công thức tại ô E10 để paste sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)

Cụ thể, hãy theo dõi bảng sau:

Tạo thứ trong bảng chấm công
Tạo thứ trong bảng chấm công

 

Tạo các ký hiệu chấm công trong file excel

Ký hiệu chấm công giúp bạn có một quy định chung dễ hiểu, dễ nhìn về các tình trạng của nhân viên trong bảng chấm công (ngày đi làm, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ không phép,…)

Một số ký hiệu chấm công cơ bản:

  • Lương sản phẩm: SP
  • Ngày công thực tế: x
  • Ngày nửa công: v
  • Ốm, điều dưỡng: Ô
  • Con ốm: Cô
  • Thai sản: TS
  • Tai nạn: T
  • Nghỉ phép: P
  • Nghỉ không lương: K
  • ….

Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp, anh chị có thể sử dụng, bổ sung thêm các ký hiệu chấm công cho phù hợp. 

Tạo các hàm chấm công tự động trong file excel

Trong cột ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, sử dụng hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Ý nghĩa của hàm: Đếm số lần xuất hiện giá trị tại ô G34, trong khoảng từ E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 chính là ký hiệu chấm công của những ngày công ddue, từ E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên. Bạn cần cố định cột E và AI để khi copy công thức không ảnh hưởng đến vùng chấm công.

Tương tự với các cột khác, các bạn đặt công thức như sau:

  • Tại ô AK11 (Làm nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
  • Tại ô AL11 (Nghỉ có hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
  • Tại ô AM11 (nghỉ không hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
  • Tại ô AN11 ( nghỉ ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$38)

Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị.

Ví dụ: Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ có hưởng lương + Ốm đau, thai sản

AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

Sau khi đặt công thức xong, anh chị copy công thức và áp dụng tương tự cho các nhân viên khác:

Bảng chấm công hoàn thiện
Bảng chấm công hoàn thiện

Trên đây là phần hướng dẫn làm bảng chấm công chi tiết mà MISA AMIS muốn gửi tới anh chị. Hy vọng rằng anh chị có thể thực hiện lập bảng chấm công cho riêng doanh nghiệp của mình thông qua bài viết. Ngoài việc hướng dẫn làm bảng chấm công, MISA AMIS xin được gửi tới anh chị mẫu bảng chấm công cập nhật 2021 để anh chị tham khảo!

Tải về mẫu bảng chấm công miễn phí cập nhật 2021

Mời anh chị tải về Mẫu bảng chấm công miễn phí cập nhật 2021 tại đây!


Phần mềm chấm công hiệu quả thay thế chấm công bằng Excel

AMIS Chấm công là một trong bộ phần mềm quản trị nguồn nhân lực toàn diện AMIS HRM. Phần mềm chấm công giúp HR thuận tiện xử lý các nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống. Các thao tác lặp lại như: cập nhật công hàng ngày, tổng hợp công và báo cáo chấm công được tự động hóa bởi phần mềm. Từ đó, HR có thể tối ưu 50% thời gian làm việc và tập trung quản trị.

Một số tính năng nổi bật của AMIS Chấm công

  • Dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị chấm công khác nhau như: chấm công vân tay, chấm công khuôn mặt, chấm công bằng thẻ từ,…
  • Tự động cập nhật tình hình chuyên cần hàng ngày.
  • Cho phép thiết lập hệ số công khác nhau và tự động tổng hợp công chính xác.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thời, giúp nhà quản lý dễ dàng tra cứu và nắm bắt được các biến động về tình hình đi làm/nghỉ phép của nhân sự.
  • Nhân viên được trực tiếp phản hồi thắc mắc, HR xử lý tập trung trên một phần mềm.
  • Khả năng kết nối dữ liệu với các ứng dụng khác như: phần mềm tính lương, phần mềm nhân viên, phần mềm quản lý thông tin nhân sự, bộ giải pháp phúc lợi nhân sự

Với những tính năng vượt trội của AMIS Chấm công, HR có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ và quy trình lặp lại. Ví dụ như: rà soát, đối chiếu công, cập nhật công, làm báo cáo… từ đó giảm thiểu tối đa những sai sót trong quá trình chấm công nhân viên.

AMIS Chấm công phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, hay các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, có những yêu cầu chấm công phức tạp (theo ca kíp, có nhân viên đi công tác thường xuyên,…) thì công cụ này chính là một sự lựa chọn phù hợp, giúp đáp ứng quản lý tất cả mọi thứ chỉ trên một nền tảng duy nhất, thuận tiện và nhanh chóng.

Với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, việc tự động hóa nghiệp vụ chấm công là tiền đề để số hóa doanh nghiệp, cải thiện năng suất lâu dài. Hơn nữa, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng một phần mềm hiện đại như AMIS Chấm công sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số mạnh mẽ hơn khi phát triển quy mô lớn hơn trong tương lai.

Đặc biệt, MISA AMIS phát triển các phần mềm phù hợp với mọi quy mô và đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây lắp…

Tìm hiểu và đăng ký trải nghiệm miễn phí AMIS Chấm công để tối ưu năng suất!

Xem thêm:

>> Top 36 nghiệp vụ cần biết giúp quy trình chấm công – tính lương hiệu quả

>> Lương 3P là gì? 5 bước triển khai hệ thống lương 3P hiệu quả cho doanh nghiệp

>> Tải miễn phí: Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 

 5,691 

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này