Trong quản trị nhân sự, quy chế lương thưởng công bằng và minh bạch không chỉ tăng cường động lực cho nhân viên mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì môi trường làm việc tích cực. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng quy chế lương thưởng và phụ cấp, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự và thúc đẩy hiệu suất làm việc.
TẢI MIỄN PHÍ – MẪU QUY CHẾ LƯƠNG THƯỞNG MỚI NHẤT
1. Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng được hiểu là hệ thống quy tắc mà các doanh nghiệp xây dựng để quy định về các khía cạnh liên quan đến lương bổng, phúc lợi và các khoản đãi ngộ khác phải thanh toán cho với người lao động.
Những quy định trong quy chế lương thưởng công ty thường bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
- Cách tính lương cho người lao động.
- Hình thức xác định mức lương cụ thể.
- Thời hạn thanh toán lương cho người lao động.
Quy chế lương thưởng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và người lao động nói riêng. Các chính sách được nêu trong quy chế sẽ đảm bảo quyền lợi của cả hai bên trong việc thanh toán lương. Quy chế tiền lương hợp lý sẽ tạo sự hài lòng cho người lao động, ổn định tình hình nhân sự, mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và người lao động.
2. Mục đích của việc xây dựng quy chế lương thưởng
Dưới đây là một số lý do tại sao cần xây dựng quy chế lương thưởng:
- Đảm bảo tính công bằng và sự minh bạch:
Nhờ có quy chế tính lương thưởng, việc xác định mức lương và phụ cấp cho người lao động diễn ra rõ ràng, công khai. Điều này hạn chế sự thiếu minh bạch, giảm tình trạng tranh chấp về lương và phụ cấp trong tổ chức.
- Tạo động lực và khích lệ người lao động:
Khi xây dựng được hệ thống lương thưởng công bằng và hấp dẫn, nhân viên sẽ có động lực làm việc, nâng cao năng suất, nhằm đạt được mức lương thưởng cao hơn.
- Thu hút nhân tài và giữ chân nhân tài:
Chế độ lương thưởng hợp lý sẽ giúp nhân viên nhận được đãi ngộ xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Họ cảm thấy được trân trọng và quan tâm, từ đó có tinh thần gắn bó hơn với doanh nghiệp. Cơ chế lương tốt cũng thu hút nhân tài ứng tuyển tại doanh nghiệp.
- Tối ưu quản lý tài chính và nguồn lực:
Quy chế lương thưởng là cần thiết để doanh nghiệp quản lý tài chính và nguồn lực một cách hiệu quả hơn. Thông qua quy chế, các khoản chi trả và ngân sách lương được kiểm soát chặt chẽ, việc sử dụng nguồn lực được tối ưu để đảm bảo các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Căn cứ xây dựng quy chế lương thưởng
Để xây dựng quy chế lương thưởng tuân thủ pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế, doanh nghiệp cần căn cứ vào 5 yếu tố sau:
- Các quy định pháp lý:
Khi thiết lập chính sách lương thưởng, nhà quản trị cần tuân thủ các quy định liên quan đến người lao động và lương thưởng theo luật hiện hành. Điều này có nghĩa là tuân thủ các điều luật về quyền lợi của người lao động, tiền lương tối thiểu, thời hạn trả lương, thuế thu nhập cá nhân, thuế doanh nghiệp và các điều luật khác liên quan. Căn cứ pháp lý dựa vào các văn bản:
– Luật Lao Động 2019.
– Luật Doanh Nghiệp 2020.
– Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Ngoài ra doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố nội tại như điều lệ doanh nghiệp, quy chế tổ chức doanh nghiệp, quan hệ điều hành doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp.
- Chiến lược và chính sách của doanh nghiệp:
Một điều vô cùng quan trọng khi xây dựng quy chế lương thưởng là quy chế phải phù hợp với chính sách, chiến lược của doanh nghiệp, tổ chức. Quy chế trả lương của công ty cần được thiết lập dựa trên mục tiêu và giá trị cốt lõi đã đề ra, đồng thời phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
- Công việc và định vị chức danh:
Doanh nghiệp phải phân tích từng công việc và định vị được chức danh, Từ đó sẽ xác định được yêu cầu về trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, mức độ đóng góp của mỗi vị trí và xác định được mức lương tương ứng.
- Hiệu suất lao động:
Đây là một yếu tố không thể thiếu để định mức lương thưởng công bằng, chính xác. Quy chế lương thưởng cần có các tiêu chí đánh giá kết quả làm việc, hiệu suất công việc mà nhân viên đạt được, sau đó đưa ra mức lương thưởng hợp lý.
- Một số yếu tố khác:
Ngoài ra, Một số điều mà nhà quản lý cần quan tâm khi xây dựng quy chế lương thưởng như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình thị trường lao động, sự cạnh tranh trên thị trường. Bởi các yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến mức lương và cách thức trả lương thưởng.
4. Quy trình xây dựng quy chế lương thưởng
Quy trình xây dựng quy chế lương thưởng cho người lao động thường bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch đơn giá tiền lương và quỹ lương theo năm
Nhà quản trị cần lập kế hoạch tiền lương và dự báo tổng số tiền lương phải chi trả cả năm. Sau đó tính tỷ lệ chi phí lương với doanh thu, xác định được đơn giá tiền lương trong năm.
Đơn giá tiền lương là cơ sở quan trọng để thiết lập mức lương cơ bản cho từng chức danh trong công ty. Đây cũng là cơ sở để tính lương khoán, lương theo sản phẩm hoặc doanh thu một cách khách quan, nếu như doanh nghiệp có hình thức trả lương này.
Bước 2: Phân nhóm chức danh và xác định hệ số khoảng cách
Các nhóm chức danh cần được liệt kê, sắp xếp dựa vào tính chất công việc, mức độ phức tạp, trách nhiệm, mức độ đóng góp cho doanh nghiệp… Từ đó nhà quản trị có thể lập bản mô tả công việc, yêu cầu công việc cho từng chức danh, rồi phân nhóm dựa trên các yếu tố:
- Bằng cấp: trung cấp, cao đẳng, đại học, trên đại học…
- Kiến thức chuyên môn.
- Kỹ năng chuyên môn.
- Kinh nghiệm làm việc.
- Trách nhiệm trong công việc.
Tiếp theo nhà quản trị sẽ xây dựng hệ thống điểm tương ứng cho từng chức danh. Để đảm bảo tính công bằng về quy chế thưởng, cần cân nhắc kỹ lưỡng hệ số khoảng cách giữa các vị trí và chức danh.
Bước 3: Lựa chọn cách tính lương theo tính chất công việc
Với mỗi bộ phận, vị trí, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức trả lương khác nhau. Ví dụ như lương cố định cho vị trí hành chính tại văn phòng, lương theo doanh thu với bộ phận tạo ra doanh thu, hoặc kết hợp nhiều hình thức.
Doanh nghiệp có thể trả lương theo kết quả công việc hoặc trả theo lương khoán. Tiền lương khoán dựa vào sản lượng hoặc doanh thu mà cá nhân, đội nhóm thỏa thuận mang lại. Khi áp dụng lương khoán, cần xác định đơn giá lương khoán phù hợp, đảm bảo được mức sống tối thiểu cho người lao động.
Doanh nghiệp cũng có thể trả lương theo hệ số và điểm chức danh, áp dụng cho các bộ phận sản xuất trực tiếp hoặc gián tiếp. Để đảm bảo tính công bằng, doanh nghiệp cần lập ra các thước đo hoặc tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Người hoàn thành ở mức độ cao sẽ nhận được lương thưởng tương xứng. Điều này khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực và cố gắng hơn nữa trong công việc.
Bước 4: Thiết lập hệ thống đánh giá, khen thưởng, kỷ luật
Để quy chế lương thưởng có sự minh bạch và công bằng, cần có một hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
Trước hết, nhà quản trị phải có bản mô tả công việc chính xác, gắn liền với thực tế cho từng vị trí. Tiếp theo những người quản lý phải theo dõi, giám sát công việc trong từng bộ phận để đánh giá người lao động. Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các hệ số, điểm số, hình thức xếp loại… Sau đó từ kết quả đánh giá có thể đưa ra hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Bước 5: Xác định cách tính lương, thời gian trả lương, chính sách đãi ngộ
Cách tính lương, thời gian trả lương là những vấn đề hàng đầu mà người lao động quan tâm. Bởi vậy nhà quản trị cần nêu rõ cách tính lương cho từng trường hợp (nhân viên từng bộ phận, nhân viên làm thêm giờ, nhân viên nghỉ thai sản…) xác định kỳ hạn trả lương rõ ràng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách đãi ngộ hấp dẫn liên quan đến lương thưởng để thu hút và giữ chân nhân tài.
Bước 6: Đánh giá, đo lường hiệu quả và cải tiến quy chế
Quy chế lương thưởng nên được thể hiện súc tích, rõ ràng, phải được phổ biến cho toàn thể người lao động trước khi áp dụng. Doanh nghiệp cần ghi nhận ý kiến phản hồi của nhân viên, tiến hành chỉnh sửa, bổ sung nếu cần thiết. Một bản quy chế minh bạch sẽ nhận được sự ủng hộ của người lao động, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực
Sau khi ban hành và triển khai quy chế lương thưởng, nhà quản trị phải liên tục đo lường hiệu quả, đánh giá mức độ phù hợp với doanh nghiệp. Điều này là cần thiết bởi một chính sách tiền lương tiến bộ nên được rà soát, điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh nội tại, bối cảnh thị trường, các quy định pháp luật hiện hành và nhu cầu thực tiễn.
5. Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất – Tải miễn phí
Dưới đây là mẫu quy chế lương thưởng mới nhất cho người lao động mà MISA AMIS HRM để các nhà quản trị tham khảo. Nội dung mẫu bao gồm căn cứ pháp lý, quy định chung, chế độ tăng lương, chế độ thưởng….
Trọn bộ Quy chế lương thưởng được đội ngũ MISA AMIS HRM biên soạn dựa trên những quy định pháp luật hiện hành cũng như nhu cầu thực tế của hàng ngàn doanh nghiệp. Bạn có thể tải về tham khảo, điều chỉnh và áp dụng cho doanh nghiệp mình.
6. Xây dựng quy chế lương hiệu quả với AMIS Tiền Lương
AMIS Tiền Lương là giải pháp được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm được phát triển bởi MISA – đơn vị với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, là thương hiệu uy tín hàng đầu tại Việt Nam.
AMIS Tiền Lương nổi bật với các tính năng
- Theo dõi tình hình chi trả lương tổng quan trên 1 màn hình
- Dễ dàng xây dựng chính sách lương thưởng cho từng vị trí, phòng ban
- Tính lương tự động theo công thức
- Gửi, xem, xác nhận bảng lương nhanh chóng
- Hệ thống báo cáo lương toàn diện, chuyên sâu, cập nhật liên tục
- Người lao động chủ động theo dõi tình hình lương thưởng ngay trên điện thoại
7. Kết luận
Quy chế lương thưởng không chỉ là văn bản hướng dẫn triển khai phúc lợi mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp ổn định tình hình nhân sự, thúc đẩy động lực làm việc. Với những chia sẻ trên cũng như các mẫu quy chế lương thưởng vô cùng chi tiết, MISA AMIS HRM hy vọng bạn sẽ xây dựng được quy chế lương thưởng phù hợp với doanh nghiệp mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
