Hướng dẫn cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel

Máy chấm công là thiết bị phổ biến để kiểm soát thời gian ra vào của nhân viên tại các doanh nghiệp. Khi sử dụng máy chấm công, nhiều người dùng chưa biết cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn các bước chi tiết để xuất được dữ liệu chấm công ra bảng tính.

1. Khi nào cần xuất dữ liệu máy chấm công?

Trước khi xem cách xuất dữ liệu, hãy tìm hiểu về thời điểm cần xuất dữ liệu chấm công. Dữ liệu máy chấm công là giờ vào và giờ ra của nhân viên hàng ngày. Những dữ liệu này giúp phòng hành chính nhân sự tính toán thời gian làm việc, số công để tiến hành trả lương, thưởng phạt theo quy định… Nhà quản lý cũng nhìn vào bảng chấm công để đưa ra đánh giá khách quan nhân viên cũng như khối lượng công việc họ đảm nhận.

Vì vậy việc xuất dữ liệu máy chấm công ra Excel thường được thực hiện định kỳ hàng tháng, trước thời hạn tổng hợp công và trả lương vài ngày. Thông thường, dữ liệu chấm công tháng trước được xuất vào đầu tháng sau để hiển thị đầy đủ nhất. Ngoài ra khi cần xem lại giờ ra, giờ vào của một số nhân viên đột xuất, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện xuất dữ liệu để kiểm tra.

>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

2. Hướng dẫn cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel

Dữ liệu từ máy chấm công dễ dàng xuất ra Excel để tính toán, thông qua phần mềm hoặc USB. Các phần mềm chấm công phổ biến hiện nay có thể kể đến WISE EYE on 29, WISE EYE 5.1, AMIS Chấm Công của MISA… Hãy tham khảo cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel dưới đây:

2.1 Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công bằng WISE EYE on 39 (phiên bản mới nhất)

Để lấy dữ liệu từ máy chấm công bằng Wise Eye on 39 bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trước hết bạn cần Download và mở phần mềm Wise Eye on 39, chọn vào mục Menu và chọn Máy chấm công.

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn mục Tải dữ liệu chấm công. Để tải bảng chấm công của một nhân viên thì bạn cần điền mã số chấm công của nhân viên đó vào trong mục Mã chấm công trong phần mềm Wise Eye on 39.

Bước 3: Tiếp tục chọn vào Duyệt từ máy chấm công vào lưu vào CSDL, sau đó bạn chỉ cần đợi một khoảng thời gian để máy tải dữ liệu và Download về. 

Bước 4: Sau cùng bạn chỉ cần chọn vào mục Lưu tệp tin từ máy tính là được.

Khi hoàn tất tải xuống, bạn mở tập tin bằng Excel và có thể xem dữ liệu chấm công ngay.

2.2 Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công bằng WISE EYE 5.1

Phiên bản Wise Eye 5.1 có điểm khác biệt so với Wise Eye on 39, bạn tiến hành bằng các bước sau:

Bước 1: Mở máy tính và vào mục Chấm công. Sau đó ấn vào mục Menu và chọn mục Báo biểu.

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn vào mục Xem công và Xuất báo biểu.

Bước 3: Ở bước 3, bạn tiến hành chọn vào phòng ban mà bạn muốn xem công. Ở đây bạn sẽ được lần lượt đánh dấu và tích vào các ô của những nhân viên mà bạn muốn chấm hoặc xem công

Bước 4: Sau cùng, các bạn chỉ cần nhấn vào Xem công, ở mục này, nếu muốn xem trực tiếp trên phần mềm còn nếu muốn xuất dữ liệu ra để xem và làm giấy tờ thì chỉ cần chọn vào Xuất báo biểu là hoàn thành. File sẽ được xuất ra Excel để thực hiện tính công lương.

2.3 Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel bằng AMIS Chấm Công

AMIS Chấm Công là công cụ được phát triển bởi MISA, giúp tự động hóa nghiệp vụ chấm công. Phần mềm có thể kết nối với hầu hết các dòng máy chấm công phổ biến trên thị trường hiện nay.

Dùng ngay miễn phí

Đặc biệt, nếu các phần mềm khác chỉ xuất giờ ra, giờ vào, thì với công cụ này, dữ liệu được tổng hợp thành bảng công ngay, HR không cần xử lý bảng hay tính toán thêm. Để tải file chấm công Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào AMIS Chấm Công, vào phân hệ Dữ liệu máy chấm công, chọn thời gian muốn xuất dữ liệu.

Bước 2: Nhấn vào Lấy dữ liệu để hệ thống tổng hợp.

Bước 3: Nhấn vào Đồng bộ dữ liệu để đồng bộ từ máy chấm công vào phần mềm.

Bước 4: Trở lại giao diện chính, chọn phân hệ Chấm công >> Bảng chấm công chi tiết. Tại đây bạn nhấn vào biểu tượng xuất khẩu ở góc phải màn hình (khoanh đỏ trong ảnh dưới). Một danh sách dữ liệu sẽ hiện ra, bạn chọn các dữ liệu mình muốn xuất và ấn Xuất khẩu. File Excel sẽ được tải về máy tính.

2.4 Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra USB

Nếu có nhu cầu dùng dữ liệu chấm công ở nhiều nơi, copy sang các máy tính khác nhau, bạn có thể xuất dữ liệu ra USB. Cách làm chi tiết như sau:

Bước 1: Chuẩn bị USB dung lượng tối thiểu 2GB

Bước 2: Cắm USB trực tiếp vào máy chấm công. Trong trường hợp cổng tiếp nhận quá nhỏ, không khớp với USB, bạn có thể dùng dây cáp chuyển đổi để kết nối hai thiết bị. Khi đèn USB sáng là đã kết nối thành công.

Bước 3: Trên máy chấm công, vào mục Quản lý USB. Tiếp theo vào Tải về >> Tải dữ liệu chấm công. Chọn thời gian cần xuất dữ liệu bạn muốn, ví dụ theo ngày, theo tháng, hoặc tất cả các tháng. Khi tải thành công, máy chấm công sẽ có thông báo, bạn chọn Ok. Như vậy dữ liệu đã được xuất ra USB, hãy kết nối USB với máy tính để xem file chi tiết.

3. Lưu ý khi xuất dữ liệu máy chấm công

Khi máy chấm công gặp lỗi, việc lấy dữ liệu có thể gặp một số trở ngại. Dưới đây là cách xuất file Excel từ máy chấm công khi gặp các lỗi phổ biến:

Dữ liệu chấm công bị trống: Nếu máy chấm công không xuất dữ liệu, nguyên nhân có thể là chưa tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn của phần mềm máy chấm công. Tiếp theo cân đảm bảo rằng máy tính đã được kết nối với máy chấm công qua mạng LAN và kiểm tra xem ID của máy chấm công có chính xác không.

Máy chấm công vân tay không nhận dữ liệu: Nếu máy chấm công vân tay không nhận dữ liệu, bạn có thể khởi động lại máy chấm công hoặc thử đặt máy ở vị trí khác thuận lợi hơn. Điều này giúp đảm bảo quá trình lấy dữ liệu diễn ra một cách suôn sẻ và máy chấm công có thể nhận vân tay.

Thời gian chấm công bị sai: Trong trường hợp dữ liệu chấm công bị sai thời gian, bạn có thể sửa dữ liệu trên phần mềm máy chấm công. Điều này giúp điều chỉnh thời gian chấm công sao cho chính xác và phù hợp với thực tế làm việc.

4. Kết luận

Với những thông tin chi tiết trên, hy vọng bạn đã biết cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel bằng các phần mềm phổ biến. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm và cách thức tải dữ liệu khác nhau, tuy nhiên bạn vẫn nên ưu tiên sự chính xác, nhanh chóng và an toàn lên hàng đầu.