Kiến thức Quản lý nhân sự Top 11+ phần mềm chấm công được tin dùng nhất hiện nay

Top 11+ phần mềm chấm công được tin dùng nhất hiện nay

75
top 11 phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ cán bộ C&B trong việc tổng hợp công, ghi nhận số ngày làm việc thực tế, thời gian đi muộn về sớm của nhân viên từ máy chấm công để tính lương, thưởng/phạt chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về khó khăn nhân sự thường gặp khi thực hiện nghiệp vụ chấm công và top 11 phần mềm chấm công được tin dùng nhất hiện nay.

Thực trạng chấm công tại các doanh nghiệp

Mỗi công ty trong từng lĩnh vực, ngành nghề hay khối kinh doanh/hỗ trợ/sản xuất sẽ có đặc điểm chấm công khác nhau. Sự khác biệt lớn nhất là giữa doanh nghiệp thương mại/dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất, giữa khối BO và khối sản xuất/vận hành.

thực trạng của phần mềm chấm công

Thay vì mô tả chi tiết đặc điểm của từng công ty, MISA AMIS xin đưa ra những khó khăn chính mà mỗi loại hình thường gặp. Đây sẽ là căn cứ để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm chấm công giải quyết được vấn đề nhức nhối nhất tại công ty mình;

Các đơn vị thương mại dịch vụ & khối BO (bộ phận hỗ trợ Back Office) của doanh nghiệp sản xuất

  1. Nhân viên quên chấm công, nghỉ phép, đi công tác nhưng không kịp thời phản hồi lại, gửi đơn nghỉ phép với HR để chấm công bù hay tổng hợp ngày phép
  2. Mất nhiều thời gian lập đơn/ gửi đơn qua nhiều cấp phê duyệt, sau đó thông tin mới được chuyển đến HR để tổng hợp công
  3. Khó khăn trong việc kiểm soát giờ giấc đi muộn về sớm, thời gian làm thêm, từ đó tính thưởng/phạt chuyên cần mất nhiều thời gian hơn
  4. Việc tổng hợp công sai sót khiến việc tính lương mất nhiều thời giờ, công sức hơn do:
    • Mỗi nhân viên có mức lương, thưởng, phụ cấp, … khác nhau. Có loại được tính theo số ngày công, có loại lại không phụ thuộc vào số ngày công
    • Nhân viên thử việc lên chính thức hoặc được tăng lương trong kỳ thì tính lương tương ứng ngày công từng giai đoạn

Khối nhà máy của đơn vị sản xuất

Điểm khác biệt lớn nhất của doanh nghiệp sản xuất giữa 2 khối BO & Nhà máy là sự khác biệt về ca làm việc. Đối với khối vận hành, công nhân sản xuất tại nhà máy:

  • HR khó khăn khi tổng hợp công do đặc thù chia ca làm, giờ vào làm của các ca là khác nhau
  • Khi công nhân đổi ca cho nhau không kịp báo với HR, HR có thể tổng hợp sai hoặc mất thời gian làm đi làm lại khi nhân viên có ý kiến.
  • Các khó khăn tương tự  như khối BO như việc tổng hợp ngày phép do nhiều cấp phê duyệt, nhân viên quên không chấm công hoặc khó khăn khi tổng hợp công đi sớm về muộn, làm thêm… trên máy tính

Ngoài công ty sản xuất, công ty dịch vụ F&B cũng có đặc thù làm việc theo ca trưa, tối, nhân viên thường đổi ca cho nhau nên việc quản lý, tổng hợp công mất khá nhiều thời gian.

Với những khó khăn kể trên, doanh nghiệp cần tìm kiếm một phần mềm chấm công có khả năng đáp ứng:

  • Tự động tổng hợp công từ dữ liệu các máy chấm công
  • Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công khi nhân viên gửi đơn nghỉ phép, làm thêm, đi công tác cho bộ phận nhân sự
  • Chia ca làm việc & quản lý nhân viên
  • Quản lý thời gian đi muộn về sớm
  • Tự động hóa giữa các giai đoạn từ chấm công – tổng hợp công – tính lương
  • Một số đơn vị đặc thù cần chấm công bằng cách định vị vị trí làm của nhân viên

Tổng quan về phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ cán bộ C&B trong việc tổng hợp công, ghi nhận số ngày làm thực tế, thời gian đi muộn về sớm của nhân viên từ máy chấm công để tính lương, thưởng/phạt chính xác.

Phần mềm này hoạt động như thế nào?

phần mềm chấm công là gì

Phần mềm này kết nối với công cụ là máy chấm công để trích xuất dữ liệu về thời gian đi làm của các thành viên. Các loại máy chấm công phổ biến là máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công bằng thẻ từ, máy chấm công Face ID, chấm công bằng định vị GPS, kết nối với máy tính…

Hiện nay, các phần mềm chấm công chủ yếu lưu trữ dữ liệu trên Cloud. Bên cạnh việc kết nối với các máy chấm công, phần mềm thường liên thông trực tiếp với phần mềm tính lương, phần mềm quản lý nhân viên để kế thừa và lưu chuyển dữ liệu phục vụ nghiệp vụ C&B.

Các tính năng cơ bản của một phần mềm chấm công

Với mục đích quản lý ngày công thực tế & quản lý thời gian, một phần mềm chấm công thường đáp ứng các tính năng cơ bản sau:

  • Quản lý thời gian check in, check out của nhân viên(bằng vân tay, khuôn mặt….)
  • Quản lý lịch sử ra vào của nhân viên
  • Cung cấp hệ thống đệ trình, phê duyệt, ghi nhận ngày phép, làm thêm, đi công tác…
  • Quản lý ca làm việc, đáp ứng linh hoạt các ca hành chính, ca sáng/ chiều/ tối, tăng ca, ca làm việc ngày Lễ, Tết…
  • Tự động trích xuất dữ liệu bảng công từ máy chấm công & tự động ghi nhận ngày phép/tăng ca/công tác vào bảng tổng hợp công…

Ngoài những chức năng cơ bản trên, một số phần mềm đáp ứng việc chấm công qua hệ thống định vị GPS trên phần mềm, kết nối trực tiếp với các phân hệ khác của hệ thống quản trị nhân sự để tự động hóa công việc.

Dưới đây là top 11 phần mềm chấm công phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay.

Top 11 phần mềm chấm công tốt nhất thị trường hiện nay

Những phần mềm dưới đây bao gồm phần mềm có tách riêng module chấm công và phần mềm quản lý nhân sự (chấm công, tính lương, …). Để chọn được phần mềm phù hợp với quy mô, đặc thù của từng doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu trước các tính năng và trải nghiệm dùng thử để có được đánh giá khách quan nhất.

#1, Phần mềm AMIS Chấm công

AMIS Chấm công là phần mềm chấm công thuộc bộ giải pháp AMIS HRM. Phần mềm có khả năng kết nối nhiều họ máy chấm công, quản lý thời gian làm việc & tổng hợp bảng công tự động.

phần mềm chấm công

AMIS Chấm công đáp ứng nhu cầu quản lý công, ca cho cả công ty thương mại dịch vụ & doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, xây lắp. Những ưu điểm nổi bật là:

  • Kết nối máy chấm công, tự động lọc dữ liệu để hiển thị kết quả chấm công, đơn giản, nhanh chóng
  • Lập/duyệt đơn ngay trên mobile/web nhanh chóng
  • Nhân viên lập/duyệt đơn xin nghỉ, công tác…, xem kết quả chấm công hàng ngày, kịp thời phản ánh khi có sai sót
  • Báo cáo chấm công – kiểm soát thời gian đi muộn về sớm, thời gian làm việc trung bình của nhân viên
  • Cho phép quản lý phân ca lặp định kỳ. Cho phép nhân viên đăng ký ca, đổi ca HR xem ngay được bảng phân ca để chấm công mà không cần chờ quản lý gửi
  • Hệ thống tự động tổng hợp công theo ca
  • Cho phép khai báo quy định làm thêm và tự động tính toán thời gian làm thêm ban ngày, ban đêm, làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ

Ngoài ra, phần mềm kết nối với AMIS Tính lương, giúp tự động hóa công tác tính lương từ bảng công thực tế.

Trải nghiệm miễn phí AMIS Chấm công với những hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây:

Trải nghiệm miễn phí

#2, Phần mềm Ripping

Rippling là phần mềm HRM “all in one”. Đối với nghiệp vụ chấm công, phần mềm đáp ứng quản lý giờ làm của nhân viên một cách tự động. Từ theo dõi số giờ làm việc của nhân viên, giờ bắt đầu, giờ kết thúc ca làm việc, từ đó tự động tính lương theo giờ.

Phần mềm cũng cho phép HR tự động thiết lập workflow theo ý muốn để đo lường thời gian làm việc, thiết lập ca hay quy đổi hệ số thời gian ngày Lễ, giúp việc chạy bảng công, tính lương chính xác và nhanh chóng.

Phần mềm có cung cấp thông báo cho nhân viên về việc chấm công, tăng ca ngay trên di động.

Là phần mềm HRM của nước ngoài, Ripping có giao diện khá đẹp và được đánh giá cao. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin và trải nghiệm, bạn có thể truy cập phần mềm này tại đây: rippling.com

#3. Phần mềm Paychex Flex

phần mềm Paychex Flex

Đây là phần mềm HRM giúp bạn hệ thống hóa tất cả công việc của bộ phận HR, bao gồm tuyển dụng, tính lương và quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm cũng chia thành các module nhỏ, trong đó, phần mềm chấm công có các đặc điểm nổi bật là:
  • Quản lý thời gian làm việc của nhân viên, giờ check in-check out
  • Nhân viên chủ động xem được phần chấm công của mình trên di động
  • Tự động tổng hợp bản công từ dữ liệu chấm công, từ đó liên kết và tự động chạy quy trình tính lương
  • Quản lý ca làm, thời gian tăng ca, thiết lập quy tắc làm việc tăng ca
  • Gửi thông báo qua tin nhắn, notify trên ứng dụng và email cho nhân viên về các dịch vụ nhân sự liên quan

Xem thông tin và hướng dẫn về phần mềm này tại: Paychex Flex

#4, Phần mềm BambooHR

phần mềm chấm công bamboo

Là phần mềm khá thông dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn quản lý nhân sự toàn diện. Phần mềm nổi bật với tính năng:

  • Đo lường thời gian làm việc của nhân viên cụ thể tới từng dự án và công việc
  • Tự động tổng hợp số công làm việc của nhân viên, tiết kiệm 75% thời gian so với các tác vụ thủ công
  • Phê duyệt các thủ tục nghỉ phép, làm thêm, đi công tác của nhân viên chỉ với 1 thao tác, các thông tin được tự động ghi nhận trên hệ thống
  • Nhân viên có thể check được giờ làm việc của mình một cách chủ động nhất chỉ bằng chiếc điện thoại, dất đơn giản tiện dụng.

#5, Phần mềm Sage People

Sage People nằm trong nền tảng Sage Intacct, đây là bộ giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, phổ biến tại các công ty có quy mô vừa.

Hiền nhân

Phần mềm chấm công là một module nhỏ trong giải pháp Sage People, cung cấp các tính năng:

  • Xác định, quản lý và báo cáo thời gian nghỉ phép, vắng mặt, làm thêm,.. hay thời gian check-in/out của nhân viên
  • Tự động thông báo cho nhân viên khi được phê duyệt đề nghị nghỉ phép, nghỉ ốm,…
  • Cho phép nhân viên đề trình đơn nghỉ phép, làm thêm ở bất cứ đâu
  • Lưu lại toàn bộ thông tin: tổng số giờ làm việc, giờ đi làm, kết thúc công việc hàng ngày của mỗi nhân viên
  • HR tổng hợp bảng chấm công để tính lương nhanh chóng

Tham khảo phần mềm và hướng dẫn chi tiết tại: Sage People 

#6, Phần mềm SentricHR

Module chấm công trên phần mềm SentricHR có khả năng tự động đo lường thời gian, quản lý thời gian đi muộn về sớm, vắng mặt, nghỉ phép, làm thêm của nhân viên một cách chính xác, nhanh chóng.

Nhân viên cũng có thể tự mình theo dõi thời điểm in/out và đệ trình các thủ tục nhân sự bằng thiết bị di động.

Ngoài ra, phần mềm cho phép HR thiết lập luồng tự động phê duyệt & gửi thông báo cho nhân viên, định vị vị trí của nhân viên với các trường hợp cần chấm công bằng định vị, thiết lập các điều kiện nghỉ, làm thêm, làm việc ngày Lễ để tự động hóa việc tính lương.

Tham khảo phần mềm và hướng dẫn cài đặt sử dụng tại: SentricHR

Ngoài 6 phần mềm phổ biến kể trên, bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm kể sau:

#7, Phần mềm intelliHR

Là một nền tảng quản lý chiến lược nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý tức thời các chỉ số, hiệu quả liên quan đến nguồn lao động. Bao gồm quản lý dữ liệu ứng nhân viên, quá trình làm việc và tự động hóa các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hiệu suất, quản trị theo mục tiêu, khảo sát và dịch vụ cho nhân viên như quản lý nghỉ, quản lý phiếu lương…

#8, Phần mềm isolved

Phần mềm này có cung cấp tính năng chấm công cơ bản, có các workflow được tùy chỉnh tự động để cài đặt điều kiện về quản lý chấm công, thiết lập ca làm việc. Điểm nổi bật là quản lý dữ liệu nhân viên, tập trung trong việc xây dựng văn hóa và cải thiện hiệu quả của tổ chức.

#9, Phần mềm bob

Phần mềm chấm công & quản lý nhân sự này thích hợp với quy mô công ty trên 100 nhân sự. Phần mềm cung cấp công cụ tự động để HR quản lý thông tin nhân viên, thấu hiểu người lao động một cách tức thời nhất.

Phần mềm cũng cung cấp những tính năng để doanh nghiệp kiến tạo văn hóa nơi làm việc tốt hơn, nhân viên có thể kết nối với đồng nghiệp và tổ chức một cách gắn kết.

HR cũng có thể quản lý thời gian, chấm công, tính lương, quản lý hiệu suất trên cùng nền tảng.

#10, Phần mềm HR Acuity

Nền tảng công nghệ được xây dựng để quản trị các mối quan hệ giữa nhân viên với nhau & với tổ chức. Phần mềm trang bị cho HR những biểu mẫu, báo cáo nhân sự giúp phân tích hiệu suất, các vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp để kiến tạo môi trường làm việc hoàn hảo hơn.

Các tính năng quản lý công, ca của HR Acuity chưa được chuyên sâu như một số phần mềm HRM khác.

#11, Phần mềm chấm công miễn phí Wise Eye

phần mềm chấm công miễn phí wise-eye

Là một trong những phần mềm có mặt rất sớm tại thị trường Việt Nam, phần mềm chấm công cho đến nay Wise Eye vẫn được sử dụng khá phổ biến. Đặc biệt đây là phần mềm chấm công miễn phí, vì vậy bạn có thể sử dụng cho cơ quan mình mà không tốn một đồng.

Wise Eye, chạy ổn định trên các máy chấm công Ronald Jack, và hoàn toàn chạy tốt trên bản Web, nhược điểm của Wise Eye là chúng được lập trình khá lâu, và vẫn chưa có nhiều cập nhật mới phù hợp với nhu cầu của thị trường.

#12, Phần mềm SutiHR

Phần mềm chấm công & quản lý nhân sự cuối cùng trong danh sách là SutiHR. Phần mềm này thích hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ nhân sự cho nhân viên, on-boarding, đo lường hiệu quả tuyển dụng, chấm công, quản lý thời gian và đánh giá hiệu quả, phúc lợi nhân viên…. Phần mềm giúp nhân viên và cả HR tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các thủ tục, nghiệp vụ nhân sự như tính lương, tự động hóa luồng đệ trình, phê duyệt nghỉ phép, làm tăng ca, …

Với top 11 phần mềm chấm công kể trên, hy vọng bạn lựa chọn được giải pháp quản lý phù hợp nhất với công ty mình để gia tăng hiệu quả khi thực hiện nghiệp vụ chấm công nói riêng và C&B, quản lý nhân sự nói chung.

Để nhận thêm nhiều thông tin nhân sự hữu ích và miễn phí, khách hàng có thể đăng ký nhận bản tin ngay tại đây: