Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công Tìm hiểu cơ bản về quy trình chấm công và một số...

Tìm hiểu cơ bản về quy trình chấm công và một số vấn đề có liên quan

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng và thiết kế một quy trình chấm công đạt chuẩn và có thể ứng dụng được quy trình đó vào chuỗi hoạt động kiểm toán lương thưởng cho nhân viên. Vậy các bước chấm công chuẩn là như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS khám phá những câu hỏi ấy ngay dưới bài viết này bạn nhé

1. Lợi ích của quy trình chấm công chuẩn

Chấm công là hoạt động cần thiết và dường như có mặt ở hầu hết trong mọi tổ chức hay doanh nghiệp. Quy trình để chấm công sẽ bao gồm các hoạt động diễn ra cả trước và sau giai đoạn chấm công để có thể hoạch định và tiến tới các quy trình kiểm kê, tính toán tiền lương cho toàn bộ các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp.

Quy trình chấm công chuẩn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Quy trình chấm công chuẩn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

1.1 Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Một quy trình dùng chấm công đúng chuẩn được hiểu một cách đơn giản là hoạt động này sẽ cho ra được chính xác và tối thiểu sai sót nhất về các mặt như kết quả giờ làm việc, công làm việc của nhân viên,… Quy trình này cũng giúp cho các công ty và doanh nghiệp tạo ra cả một hệ thống tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả.

Khi quy trình chấm công chuẩn được áp dụng thì sẽ giảm thiểu được rất nhiều chi phí, thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Từ đó các hoạt động như tổng hợp tiền lương, báo cáo,… đều được làm một cách tối ưu hóa và nhanh chóng nhất.

1.2 Giảm thiểu sai sót

Quy trình chấm công nếu không đạt chuẩn và chính xác sẽ gây ra khá nhiều rủi ro và sai sót trong quá trình tổng hợp, quyết toán,… từ đó sẽ gây ảnh hưởng liên tiếp tới các hoạt động khác làm cho công ty, doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức để xử lý.

Hơn nữa chấm công được xem như là một sự chứng minh cho việc nhân viên có thể xác nhận được công sức mà mình bỏ ra và chính xác về các quyền lợi mình sẽ được nhận. Một quy trình chấm công chuẩn cũng sẽ giúp cho các tình huống khó xử dễ dàng xử lý, giảm thiểu được nhiều rủi ro trong việc quản lý nhân sự.

1.3 Tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Nhờ một quy trình quản lý chấm công chuẩn, công ty có thể đưa ra những quy định hợp lý mà dựa vào đó toàn bộ nhân viên phải nắm rõ, hiểu và tuân theo. Nó tạo ra một kế hoạch chấm công được triển khai xuyên suốt, nâng cao tính chuyên nghiệp trong các hoạt động văn phòng và tạo nên một văn hóa làm việc tích cực trong mỗi công ty.

Quy trình chấm công chuẩn giúp tiết kiệm chi phí, mọi thủ tục trở nên dễ dàng hơn
Quy trình chấm công chuẩn giúp tiết kiệm chi phí, mọi thủ tục trở nên dễ dàng hơn

Mỗi tháng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành tổng kết số công của nhân để tiến hành quá trình hạch toán lương thưởng. Nếu quy trình không đúng chuẩn thì dễ gây ra các hệ lụy liên quan và mất nhiều thời gian cũng như chi phí để xử lý, gây mất niềm tin từ phía nhân viên vì sự thiếu chuyên nghiệp và yếu kém về bộ phận nhân sự nói riêng hay toàn bộ doanh nghiệp nói chung.

1.4 Có cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn

Từ việc lưu đồ quy trình chấm công và tính lương chuẩn, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định và tính toán được các con số một cách nhanh chóng, chính xác và cụ thể của từng nhân viên. Từ đó tạo nên sự rõ ràng, minh bạch về tiền lương cũng như các mức thưởng phạt khác. 

Ngoài ra, hệ thống tài liệu, bảng biểu hay cả thời gian làm việc của từng nhân sự cũng được báo cáo một cách rõ ràng, minh bạch. Qua đó, các chủ doanh nghiệp hay quản lý có thể gắn kết, tăng cường thêm mối liên hệ giữa người lao động với công ty, tạo ra được một hệ thống nhân lực vững chắc và mang lại nhiều giá trị và cơ hội thăng tiến hơn cho doanh nghiệp.

2. Tìm hiểu chi tiết 08 bước trong quy trình chấm công tính lương 

Một quy trình chấm công tính lương chuẩn trên thị trường hiện nay có thể bao gồm các bước sau đây:

2.1 Tạo và lưu hồ sơ nhân viên 

Để có thể thực hiện quy trình chấm công và tính lương cho các nhân viên thì doanh nghiệp cần phải có dữ liệu của mỗi nhân sự, các đặc điểm về chế độ lương có trong các loại hợp đồng ký kết bên cạnh những thông tin khác liên quan tới người lao động. Đây là một bước đệm quan trọng cho cho các bước sau cũng như là yếu tố đầu tiên tạo nên một mẫu quy trình chấm công chuẩn.

Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên đôi khi sẽ rất khó khăn vì lượng nhân sự quá nhiều. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự – giải pháp giúp quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.

 2.2 Thực hiện chấm công 

Chấm công là hoạt động diễn ra thường ngày của mỗi cán bộ, công nhân, hay nhân viên. Giờ công của từng cá nhân được chấm và xác định theo số liệu thông qua thẻ, hay chấm theo quy trình chấm công vân tay, thậm chí cả nhận diện khuôn mặt bên cạnh các phương thức chấm công truyền thống khác. 

Chấm công là hoạt động diễn ra thường ngày của mỗi cán bộ, công nhân, hay nhân viên
Chấm công là hoạt động diễn ra thường ngày của mỗi cán bộ, công nhân, hay nhân viên

2.3 Tổng hợp, đối chiếu xác nhận công 

Đây là một bước quan trọng và có thuận lợi trong việc tổng hợp phiếu chấm công và các chứng từ liên quan để so sánh, đối chiếu đồng thời tính chính xác các loại chi phí cho bộ phận kế toán đầy đủ các số liệu cụ thể. Việc này cần sự chính xác cao, sự cẩn thận do đó đây là một khâu khá quan trọng trong toàn bộ hệ thống chấm công.

2.4 Lập bảng lương 

Lập bảng lương, tính toán tiền lương là công đoạn dựa vào số công của nhân sự và các ghi chú khác, đồng thời chuyển báo cáo cho bộ phận kế toán. Ở bước này các công ty thường có 2 cách lập bảng lương chính là lập thủ công và lập bằng phần mềm. 

Lập thủ công thì tương đối tối thời gian và chi phí, do đó hiện nay đa phần đều chuyển sang dùng phần mềm vì sự nhanh chóng, hiện đại và tiện lợi trong việc ghi chú và hạch toán toàn bộ số tiền lương cuối cùng mà mỗi nhân viên sẽ nhận được. Anh/chị có thể tham khảo tính năng AMIS Chấm công nằm trong bộ giải pháp AMIS HRM của MISA để dễ dàng lập được bảng lương.

2.5 Duyệt bảng lương

Kế toán trưởng là người xem xét, kiểm tra để duyệt bảng lương cho nhân viên. Nếu tính đúng và đầy đủ thì phê duyệt và đưa cho Giám đốc phê duyệt. Còn nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ chuyển báo cáo lại cho phòng kế toán tính lại tiền lương chỉnh sửa.

2.6 Viết phiếu chi 

Thực hiện viết phiếu chi là bước sau khi bảng lương được giám đốc phê duyệt thì sẽ được kế toán trưởng chuyển bảng lương cho bộ phận kế toán để viết phiếu chi nhằm thanh toán tiền lương cho toàn bộ người lao động.

2.7 Trả lương

Thủ quỹ hoặc bộ phận kế toán tiền lương và thực hiện phân phát lương cho nhân sự, và cá nhân đó cần phải xác nhận là đã nhận được tiền lương. Nếu có bất kỳ thắc mắc về tiền thì hai bên sẽ ngồi lại giải quyết và xử lý ngay tại lúc đó.

Những bước cuối của quy trình sẽ là làm bảng lương và trả lương
Những bước cuối của quy trình sẽ là làm bảng lương và trả lương

2.8 Hoàn thiện và lưu hồ sơ 

Khi đã thực hiện xong 7 bước trên thì kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ sách và lưu trữ tất cả loại hồ sơ, chứng từ có liên quan chẳng hạn như: Phiếu thu, chi, bảng chấm công, hay bảng thanh toán tiền lương.

3. Tạo được quy trình chấm công chuyên nghiệp với phần mềm AMIS Chấm Công

Hiện nay, việc chấm công và tạo quy trình chấm công thủ công có thể gặp phải nhiều khó khăn, điển hình như:

  • Không theo dõi được thời gian làm việc của những ai đi công tác hoặc đi ca kíp.
  • Nếu nhân viên làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau thì gặp rắc rối trong việc tổng hợp công.
  • Khó khăn trong việc duyệt đơn từ xin nghỉ, xin đi muộn, về sớm, quy trình chấm công không khoa học, rõ ràng.
  • Nếu có sai sót, nhân viên không biết phản hồi với ai, việc thu thập ý kiến cũng mất nhiều thời gian.

Lúc này, sử dụng phần mềm chấm công là giải pháp hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn. AMIS Chấm Công nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM với rất nhiều tính năng hiện đại và ưu việt, giúp HR xây dựng quy trình chấm công chuẩn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

  1. Bộ phận C&B có thể theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên trong công ty, theo dõi được cả những ai đi làm theo ca kíp, dữ liệu công được tổng hợp dễ dàng.

2. Đơn xin nghỉ phép, đi muộn được tạo ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ, xin chữ ký của những người liên quan.

3. Nhân viên xác nhận, phản hồi công, phiếu lương dễ dàng, vừa tiết kiệm thời gian, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp.

4. Nhà lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự, tình hình chấm công, tính lương của công ty.

Là một giải pháp công nghệ hiện đại, phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng, trong đó có Trống Đồng Palace – đơn vị với quy mô hơn 1000 nhân sự.

ĐỪNG BỎ QUA: TRỐNG ĐỒNG PALACE HOÀN THÀNH MỤC TIÊU GIẢM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỚI AMIS HRM

Rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, còn bạn thì sao? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0904 885 833 hoặc trải nghiệm dùng thử tại đây.

Một quy trình chấm công chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp của các bạn trông hiện đại và tạo ra một sự công bằng cần thiết, giúp phát triển cả công ty và nguồn nhân sự trong công ty.

 114 

Chia sẻ bài viết hữu ích này