Kiến thức Quản lý nhân sự 4 bước quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh...

4 bước quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính luôn cần có những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, rất quan trọng cho chất lượng của công việc thuộc bộ phận hành chính.

1. Tại sao phải lưu hồ sơ nhân sự?

Nhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.

  • Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là do yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận hành chính cần phải có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.
  • Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các anh chị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn.
  • Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh giúp quản lý nhân sự có cơ sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

2. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ như:

  • Đơn xin việc
  • Sơ yếu lý lịch
  • Chứng minh thư photo công chứng
  • Bằng cấp có photo công chứng

3. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến.

Đó chính là thực hiện lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Hoặc, anh chị có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính.

3.1 Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác .. Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.

Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

3.2. Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự

Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.

Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:

  • Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
  • Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
  • Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.

3.3. Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.

3.4 Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự AMIS Nhân sự giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

4. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Ngoài quản lý hồ sơ, AMIS Thông tin nhân sự còn giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các nghiệp vụ quản trị nhân sự khác như: Chấm công, Tính lương, hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, công tác, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, Đánh giá, Đào tạo, Phát triển …

cập nhật hồ sơ nhân sự

>>> Tìm hiểu thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự

Anh chị phụ trách phần việc hành chính nhân sự của toàn doanh nghiệp sẽ cần phải đề cao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, thông minh để có thể tìm kiếm và trích xuất khi nào cần thiết.

Điều này vừa giúp anh chị có trách nhiệm với công việc, để đem đến nhiều thuận tiện trong công việc nhân sự nói chung.

4.1. Tính năng nổi bật của AMIS Thông tin nhân sự

AMIS Thông tin nhân sự chính công cụ tối ưu hoá thời gian và năng suất làm việc của một nhân viên HR, cụ thể như sau:

  • Số hóa thông tin & tối ưu thủ tục nhân sự theo cách toàn diện nhất.
  • Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc
  • Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ
  • Theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp
  • ++20 loại báo cáo nhân sự cụ thể, đánh giá hồ sơ năng lực của từng nhân viên trong tổ chức để quy hoạch cán bộ nguồn, xây dựng đội ngũ kế cận…

Đây chính là những tính năng rất quan trọng với mọi nhà quản lý nhân sự, cũng chính là thông tin hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược quy hoạch, phát triển đội ngũ, để có thể tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất!

Đăng ký dùng thử AMIS Thông tin nhân sự miễn phí trong vòng 15 ngày

CTA dùng thử