Hồ sơ nhân sự gồm những là gì? Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự

Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính nhân sự cần học cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Từ đó đảm bảo chất lượng của công việc thuộc bộ phận hành chính. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào? Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay.

Tải ngay miễn phí – Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2024

1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) như:

• Đơn xin việc.
• Sơ yếu lý lịch.
• Chứng minh thư photo công chứng.
• Bằng cấp có photo công chứng.
• Sổ hộ khẩu công chứng.
• Hợp  đồng  lao  động.
• Ảnh 3×4 hoặc 4×6.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận hành chính cần phải có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.
• Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các anh chị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh giúp quản lý nhân sự có cơ sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Mức độ lưu trữ hồ sơ tuỳ thuộc vào bộ hồ sơ gồm những giấy tờ nào và tính chất công việc. Một số giấy tờ trong hồ sơ nhân sự có thể trả lại cho người lao động. Một số giấy tờ sẽ được lưu trữ ngắn hạn, lưu trữ vĩnh viễn…..

3. Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được toàn bộ những nguyên tắc, quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả.

3 quy định quan trọng, ban hành bởi Pháp luật Việt Nam về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bỏ qua:

• Hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp đều phải đảm bảo gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi vì thông thường thì những bộ hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra.
• Và trong cả quá trình lao động làm việc của người lao động trong công ty, các bộ hồ sơ của người lao động đều sẽ được lưu trữ ở trong doanh nghiệp và nó cũng được gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
• Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự thay đổi về việc lưu trữ hồ sơ.

Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu về vấn đề hồ sơ. Đặc biệt cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

4. Cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến

Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là:

• Lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính hoặc trên phần mềm.

4.1 Lưu trữ bằng tủ hồ sơ có nhiều ngăn

Tủ có nhiều ngăn giúp HR bảo quản được số lượng hồ sơ lớn, đa dạng giấy tờ với các kích thước khác nhau. Tủ hồ sơ nhiều ngăn vừa gọn gàng, tạo tính thẩm mỹ cho văn phòng, lại cực kỳ thuận tiện. Với loại tủ này, anh/chị HR có thể phân chia thành nhiều khu vực để đựng các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

4.2 Lưu trữ bằng tủ hồ sơ 2 ngăn thấp 

Tủ hồ sơ 2 ngăn thấp phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nhân sự, ít giấy tờ phải lưu trữ. Loại tủ này thích hợp cho các phòng có diện tích nhỏ, và cũng có giá thành tương đối phải chăng.

4.3 Lưu trữ bằng thùng hồ sơ có nắp đậy 

Thùng hồ sơ có nắp đậy tương đối bất tiện trong việc lấy hồ sơ, vì vậy nó phù hợp với những loại tài liệu lâu năm, cố định, ít phải dùng đến.

4.4 Lưu trữ bằng bìa đựng thích hợp  

Bìa đựng hồ sơ là một phương pháp lưu trữ hồ sơ cũng khá phổ biến. Có nhiều loại bìa đựng khác nhau:

• Bìa còng: thích hợp cho hồ sơ lâu năm, cố định.
• Bì thư A4: độ bảo mật cao nhưng chi phí cũng cao.
• Kẹp giấy: độ thuận tiện cao, nhưng dễ gây rách, hỏng hồ sơ.

4.5 Lưu trữ bằng phần mềm

Ngoài những cách lưu trữ trên, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ nhân sự. Việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm giúp tối ưu được các thao tác thủ công thường ngày và khắc phục được những nhược điểm của việc lưu trữ hồ sơ bằng giấy tờ.

Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự ở các doanh nghiệp hiện nay thường gặp rất nhiều khó khăn, điển hình như:

• Số lượng nhân viên nhiều kèm theo khối lượng giấy tờ khổng lồ, dễ bị mất, thất lạc.
• Khó khăn khi cần tra cứu thông tin nhân viên.
• Quên thời gian gia hạn hợp đồng, khó khăn trong kiểm tra dữ liệu
• Đánh giá nhân viên không minh bạch vì không rõ ai làm việc hiệu quả, ai hoàn thành tốt công việc,…
• Thông tin về việc thuyên chuyển nhân sự, bãi nhiệm nhân viên cũng không được cập nhật tức thời.

Tất cả những khó khăn này có thể được giải quyết nhanh chóng với phần mềm AMIS Thông tin Nhân sự của MISA. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của MISA là công cụ giúp HR quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, tối ưu hoá thời gian và năng suất làm việc của một nhân viên HR, cụ thể như sau:

Dùng thử miễn phí

• Lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự một cách toàn diện.
• Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc.
• Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự.
• Theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp
• 20+ Mẫu báo cáo nhân sự cụ thể, đánh giá hồ sơ năng lực của từng nhân viên trong tổ chức để quy hoạch cán bộ nguồn, xây dựng đội ngũ kế cận…
• Hỗ trợ quy hoạch, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự của MISA?

• AMIS Thông tin nhân sự liên kết với các tính năng khác như Tuyển dụng, Chấm công, tính lương trong bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM –  giúp doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ trên một phần mềm duy nhất.
• Sản phẩm có giao diện trực quan, cực kỳ dễ nhìn và dễ thao tác và thực hiện. Đã có phiên bản web hoặc tải app trên smart phone để sử dụng.
• AMIS Thông tin nhân sự – một sản phẩm của MISA – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với rất nhiều giải thưởng trong 29 năm phát triển.
• Chưa hết, phần mềm cũng đã được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, trong đó có thể kể đến như Trống đồng Palace, IVY moda,… Đây đều là những công ty có quy mô nhân sự vừa và lớn.

Hơn 17.000 doanh nghiệp đã tin dùng sản phẩm của MISA, còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Hãy để lại thông tin để được chuyên gia của MISA tư vấn chi tiết hơn.

>> Xem review chi tiết MISA AMIS HRM từ những khách hàng thực tế

5. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

5.1 Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ:

Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác … Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.

Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

5.2 Bước 2: Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự:

Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.

Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:

• • Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
  • Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
  • Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.

5.3 Bước 3: Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.

5.4 Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

 >>> Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất

6. Kết luận

Trên đây là những thông tin rất quan trọng giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Thông tin cũng hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược hoạch định nhân sự, phát triển đội ngũ, tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất.