Chính sách nhân sự là gì? Các biểu mẫu chính sách nhân sự quan trọng

Trong quản trị nhân sự, chính sách nhân sự được xem là kim chỉ nam định hướng các hoạt động quản lý, từ tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ cho đến đánh giá hiệu suất. Một chính sách nhân sự rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn tạo động lực, giữ chân nhân tài.

Vậy chính sách nhân sự bao gồm những gì và đâu là các biểu mẫu chính sách nhân sự chuẩn mà doanh nghiệp nên áp dụng? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chính sách nhân sự là gì?

2. Vai trò của chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Từ việc hoàn thiện công tác quản lý nhân sự, cho đến nâng cao trải nghiệm nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate).

• Các chính sách đãi ngộ tốt sẽ làm nhân viên cảm thấy hài lòng hơn, đồng thời sẵn sàng tuân thủ các quy định, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Khi nhân viên không còn có nhiều nỗi lo bên ngoài, họ sẽ sẵn sàng cống hiến và đóng góp cho tổ chức.
• Chính sách nhân sự tốt còn giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa nhất quán, củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, giữa nhân viên và cấp quản lý.
• Chính sách nhân sự rõ ràng góp phần tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín hơn trong mắt ứng viên, nhân viên, khách hàng và đối tác.

3. Nội dung của chính sách nhân sự 

3.1. Chính sách tuyển dụng nhân sự

• Chính sách tuyển chọn: Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc, lên mô tả công việc, thông báo, truyền thông tuyển dụng, thu thập ứng viên và chọn lọc. Ngoài ra, khâu tuyển chọn cũng gồm phỏng vấn, đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng.
• Chính sách định hướng nhân viên mới: Chính sách này liên quan đến quy trình onboarding, tổng hợp các tiêu chí về con người, văn hóa để giới thiệu đến nhân viên mới. Từ đó, họ có thể nhận thức rõ hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của mình đối với công việc chung của tổ chức.
• Chính sách thử việc: Chính sách thử việc được áp dụng để đánh giá năng lực và sự phù hợp của nhân viên mới trong một khoảng thời gian trước khi ký hợp đồng chính thức. Mục đích của chính sách này là đảm bảo nhân viên mới có đủ khả năng, đáp ứng được yêu cầu công việc và hòa nhập tốt với văn hóa doanh nghiệp.

• Chính sách thế chỗ tạm thời: Trong trường hợp doanh nghiệp đang gặp khó khăn về nguồn lực giải pháp tìm nhân sự thay thế phù hợp, cung cấp đào tạo ngắn hạn nếu cần và đảm bảo nhân sự thế chỗ có đủ thông tin để thực hiện công việc. Chính sách này sẽ đảm bảo các vị trí quan trọng vẫn được duy trì khi nhân viên chính thức tạm thời vắng mặt (như nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản).

Nhằm giúp nhà quản trị trang bị kiến thức chuyên sâu nhất về tuyển chọn và tìm kiếm nhân tài, cũng như xây dựng được giải pháp tuyển dụng phù hợp cho doanh nghiệp, đội ngũ MISA AMIS đã biên soạn sơ đồ “HR MAP: Trọn bộ kiến thức và kỹ năng cần có trong tuyển dụng“. Mời bạn nhấp vào ảnh để tải đầy đủ tài liệu:

3.2. Chính sách đào tạo nhân sự

Chính sách đào tạo nhân sự là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nhân viên luôn được hỗ trợ nâng cao kỹ năng, kiến thức và hiệu suất làm việc.

• Dự trù tài chính: Công ty cần xác định ngân sách để tổ chức hoạt động đào tạo. Nếu chưa có đủ nguồn lực tài chính thì cần tìm các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
• Không gian đào tạo: Lựa chọn địa điểm, phòng đào tạo phù hợp đảm bảo hiệu quả, chi phí tối ưu. Ngoài ra doanh nghiệp có thể chọn tổ chức online để thuận tiện hơn.
• Hình thức đào tạo: Doanh nghiệp cần lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp, có thể là đào tạo trực tiếp, trực tuyến, hội thảo, hoặc tự học để tiết kiệm chi phí.
• Lên lịch cho buổi đào tạo: Doanh nghiệp phải có lịch trình rõ ràng cho các buổi đào tạo và nên áp dụng trong thời gian dài. 
• Đánh giá kết quả đào tạo: Công ty phải đưa ra các tiêu chí về đầu ra của nhân viên sau khi được đào tạo. Công ty cần có hoạt động kiểm tra kiến thức, kỹ năng để xác định xem có cần đào tạo lại hay không.

Hiện nay việc đào tạo nhân viên đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ có các công cụ, phần mềm đào tạo. Doanh nghiệp có thể thiết lập các trường thông tin, tạo lớp học, đánh giá nhân viên sau khóa học cực kỳ đơn giản và dễ dàng.

[GUIDEBOOK] Trọn bộ kiến thức và kỹ năng Đào tạo và Phát triển dành cho HR

3.3. Chính sách nghỉ việc

Bên cạnh các chính sách chiêu mộ, tuyển dụng nhân tài cũng như đào tạo nhân viên mới thì doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách nghỉ việc rõ ràng để đảm bảo sự minh bạch và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên kể cả khi họ rời khỏi công ty.

Nghỉ phép do việc gia đình hoặc lý do sức khỏe: Mỗi công ty có quy định riêng về thời gian và quy trình xin nghỉ phép. Số ngày nghỉ do công ty tùy ý quyết định nhưng thông thường giới hạn là 4 ngày/tháng. Nhân viên cần thông báo trước và cung cấp lý do chính đáng để được phê duyệt. Trong trường hợp đột xuất cần trao đổi với quản lý.

Nghỉ thai sản: Doanh nghiệp cần quy định cách tiếp nhận hồ sơ, phối hợp thực hiện thủ tục và bố trí công việc trong thời gian người lao động nghỉ thai sản. Chế độ nghỉ và quyền lợi phải được thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội hiện hành.

Nghỉ phép định kỳ: Thông thường nhân viên có tối thiểu 12 ngày nghỉ phép hàng năm, không bao gồm các ngày lễ và ngày nghỉ cuối tuần. Nhân viên phải thông báo trước cho cấp trên để doanh nghiệp có thể sắp xếp công việc hợp lý.

Nghỉ việc: Doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm thông báo, bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ và các khoản liên quan khi người lao động chấm dứt hợp đồng.

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn báo trước thông thường khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng là ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng và 3 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng. Luật cũng quy định một số trường hợp người lao động được quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước.

Bị sa thải: Doanh nghiệp cần quy định rõ hành vi vi phạm, hình thức xử lý, thẩm quyền và trình tự thực hiện trên cơ sở Bộ luật Lao động. Người lao động cần được truyền thông về các mức độ xử lý để thực hiện đúng nội quy công ty.

3.4. Chính sách lương thưởng và đãi ngộ cho nhân viên

Chính sách lương thưởng có ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, động lực làm việc và khả năng giữ chân nhân sự. Doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc trả lương minh bạch, phù hợp với giá trị công việc, năng lực và kết quả đóng góp.

Mức lương, thưởng

Lương thưởng là vấn đề người lao động quan tâm hàng đầu khi đi làm. Chính sách lương cần có 3 điểm như sau:

• Thời gian trả lương: hàng tháng, 2 lần mỗi tháng, hàng tuần,…
• Phúc lợi cho nhân viên: trợ cấp, mức đóng BHXH,…
• Hình thức thanh toán lương: tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Số ngày lễ, ngày nghỉ

Theo quy định, người lao động được nghỉ lễ theo lịch từ nhà nước và có tổi thiểu 12 ngày phép/năm. Tuy nhiên, mỗi công ty sẽ có chính sách khác nhau về ngày nghỉ. Một số công ty sẽ tính 15 ngày phép/năm cho nhân viên, ngày lễ có thể linh hoạt nếu sát với ngày cuối tuần,…

Nghỉ hưu

Kể từ năm 2021, tuổi nghỉ hưu của người lao động trong điều kiện lao động bình thường là đủ 60 tuổi 03 tháng đối với lao động nam và đủ 55 tuổi 04 tháng đối với lao động nữ; sau đó, cứ mỗi năm tăng thêm 03 tháng đối với lao động nam và 04 tháng đối với lao động nữ.

Du lịch, team building

Đây là chính sách không bắt buộc nhưng nếu có sẽ tốt cho nhân viên và là một điểm cộng đối với doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng. Tùy vào tình hình tài chính, văn hóa doanh nghiệp cũng như quan điểm của lãnh đạo mà chính sách sẽ du lịch được ban hành. Thông thường, các công ty sẽ tổ chức du lịch 1 lần hàng năm cho nhân viên. Một vài công ty sẽ tổ chức 2 lần gồm nghỉ mát và team building. 

3.5. Chính sách đánh giá nhân viên

Chính sách đánh giá giúp doanh nghiệp xác định mức độ hoàn thành công việc, năng lực và tiềm năng phát triển của từng nhân viên.

Nội dung cần làm rõ:

• Mục tiêu đánh giá: Đánh giá kết quả công việc, năng lực, mức độ hoàn thành mục tiêu hoặc mức độ phù hợp với vị trí.
• Tiêu chí đánh giá: Xây dựng tiêu chí cụ thể theo chức danh, phòng ban và đặc thù công việc.
• Phương pháp đánh giá: Có thể sử dụng KPI, OKR, đánh giá theo năng lực, đánh giá 360 độ hoặc kết hợp nhiều phương pháp.
• Chu kỳ đánh giá: Xác định thời điểm đánh giá theo tháng, quý, năm hoặc theo từng giai đoạn công việc.
• Trách nhiệm đánh giá: Phân định vai trò của nhân viên, quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự.
• Sử dụng kết quả: Làm căn cứ tham khảo cho kế hoạch đào tạo, phát triển, khen thưởng, điều chỉnh thu nhập hoặc bổ nhiệm theo quy định của doanh nghiệp.

Một hệ thống đánh giá hiệu quả cần có tiêu chí rõ ràng và được truyền thông trước để nhân viên hiểu mình được đánh giá dựa trên những căn cứ nào.

Tải 12 Form đánh giá nhân viên

3.6. Các chính sách khác

Một số công ty sẽ có chính sách giải quyết mâu thuẫn để tránh được các rủi ro trong công việc, cụ thể:

• Quy trình phản ánh ý kiến: Công ty nên có hướng dẫn để nhân viên gửi phản ánh, ý kiến của mình đến cấp quản lý. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm lắng nghe, ghi nhận ý kiến nhân viên với thái độ văn minh, cầu tiến. 
• Đánh giá 1:1: Trong một số trường hợp, đại diện doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với nhân viên để hiểu khách quan vấn đề và đưa ra hướng giải quyết.
• Quy định về hòa giải: Xây dựng các bước tổ chức hòa giải giúp cả 2 phía đều hài lòng, tránh những rắc rối không đáng có. Người giữ vai trò phán xử cần cân nhắc kỹ lưỡng về quyền lợi của hai bên và quyền lợi chung của công ty để có kết luận hợp lý.

Bên cạnh đó nhằm cải thiện tinh thần cho nhân viên, ngày càng nhiều công ty chú trọng hơn vào chính sách giải thưởng và tổ chức sự kiện thường niên.

• Giải thưởng: Xem xét ngân sách tổ chức giải thưởng, xây dựng các tiêu chí lựa chọn, đánh giá ứng viên cho giải thưởng, tổ chức trao thưởng cho các cá nhân tài năng, có thành tích xuất sắc, mang lại doanh số lớn hoặc gắn bó nhiều năm với công ty.
• Tổ chức sự kiện: Chính sách này gồm tổ chức các sự kiện sinh nhật hàng tháng, gala cuối năm, tiệc mừng ngày thành lập công ty, sự kiện vào ngày lễ, tri ân nhân viên và người nhà nhân viên,…

Xem thêm: Top 10 phần mềm nhân sự HRM hàng đầu hiện nay

4. Tải miễn phí: Biểu mẫu chính sách nhân sự cho doanh nghiệp mới nhất

Dưới đây là những biểu mẫu, chính sách nhân sự đầy đủ, chi tiết dành cho doanh nghiệp được MISA AMIS biên soạn và tổng hợp. Mời bạn đọc tải về và áp dụng ngay.

4.1. Quy chế tuyển dụng

Quy chế tuyển dụng mẫu với các điều liên quan đến hoạt động tuyển dụng trong doanh nghiệp.

4.2. Hướng dẫn đào tạo nhân viên mới (Onboarding)

Hướng dẫn quy trình Onboarding đào tạo nhân viên mới bài bản và các biểu mẫu đính kèm như theo dõi nhiệm vụ, đánh giá nhân viên, kiểm tra thông tin cho nhân viên và quản lý

4.3. Biểu mẫu chính sách lương thưởng

• Mẫu quy chế lương thưởng công ty cổ phần
• Mẫu quy chế lương thưởng công ty TNHH
• Mẫu quy chế lương thưởng doanh nghiệp ngành hàng bán lẻ
• Mẫu quy chế lương thưởng doanh nghiệp sản xuất
• Mẫu quy chế lương thưởng chung

4.4. Biểu mẫu liên quan đến chính sách nghỉ việc

• Mẫu quyết định nghỉ việc
• Mẫu quyết định cho thôi việc
• Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
• Mẫu quyết định nghỉ việc cho nhân viên

5. Số hóa quản trị nhân sự, triển khai chính sách nhất quán với MISA AMIS HRM

Xây dựng chính sách nhân sự bài bản mới là bước khởi đầu. Khi đi vào thực tế, doanh nghiệp còn phải đảm bảo các quy định được triển khai thống nhất, dữ liệu được cập nhật đầy đủ và nhà quản lý có thể theo dõi tình hình thực hiện.

Nếu vẫn quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, tiền lương và đánh giá trên nhiều file riêng lẻ, HR sẽ mất nhiều thời gian tổng hợp, đối chiếu; nhà quản lý cũng khó có được bức tranh đầy đủ về tình hình nhân sự.

MISA AMIS HRM hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và quản lý tập trung các hoạt động nhân sự trên một nền tảng, từ đó giúp HR giảm thao tác thủ công và nhà quản lý có thêm dữ liệu để theo dõi, điều chỉnh chính sách phù hợp.

• Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự: Lưu trữ tập trung thông tin nhân viên, hợp đồng và quá trình công tác, hỗ trợ tra cứu khi cần.
• Quản lý chấm công và nghỉ phép: Theo dõi dữ liệu ngày công, ca làm việc, đơn nghỉ và tình hình sử dụng phép của nhân viên.
• Quản lý tiền lương: Kế thừa dữ liệu chấm công để hỗ trợ tổng hợp và tính lương theo chính sách của doanh nghiệp.
• Quản lý tuyển dụng và đánh giá: Theo dõi quy trình tuyển dụng, kết quả đánh giá và thông tin phục vụ phát triển nhân sự.
• Báo cáo quản trị nhân sự: Cung cấp dữ liệu về tình hình nhân sự, hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và đưa ra quyết định.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ sử dụng miễn phí tất cả các phân hệ tính năng của MISA AMIS HRM, xin mời đăng ký form dưới đây:

Kết luận

Trên đây là những chính sách nhân sự, biểu mẫu chính sách nhân sự mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần để tối ưu nguồn lực, ổn định tổ chức. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp HR và nhà quản trị có được góc nhìn toàn diện về vấn đề này, xác định được những điều cần làm để cải thiện chính sách đang áp dụng tại công ty mình.