Onboarding là gì? Tại sao quy trình onboarding quan trọng với doanh nghiệp?

Onboarding là quá trình giới thiệu, đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu làm việc tại doanh nghiệp, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty, hiểu rõ công việc và tự tin đóng góp giá trị. Đây không chỉ là thủ tục nhận việc, mà là bước đệm quan trọng giúp giữ chân nhân viên, tối ưu hiệu suất làm việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.

1. Tầm quan trọng của onboarding

Nhiều nghiên cứu cho thấy, các doanh nghiệp có quy trình onboarding bài bản giữ chân nhân viên mới cao hơn 82% và tăng hiệu suất làm việc tới 70% trong 3 tháng đầu. Việc đầu tư vào onboarding mang lại lợi ích:

• Giúp nhân viên nhanh chóng hiểu vai trò, công việc và mục tiêu, từ đó tự tin làm việc.

• Tạo cảm giác được chào đón, gắn kết, tăng động lực làm việc.

• Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm do nhân viên không rõ định hướng công việc.

• Truyền tải văn hóa, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, thống nhất cách làm việc.

2. Các hoạt động cần có trong quy trình onboarding

Một quy trình onboarding bài bản cần kết hợp các nhóm hoạt động sau:

• Giới thiệu công ty: Văn hóa, sứ mệnh, cơ cấu tổ chức, chính sách, quy trình làm việc.

• Đào tạo: Kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, quy trình làm việc, sử dụng phần mềm.

• Hỗ trợ: Cung cấp người hướng dẫn, phản hồi liên tục trong quá trình làm việc.

• Hòa nhập: Giúp nhân viên làm quen đồng nghiệp, tham quan văn phòng, tham gia hoạt động nội bộ.

3. Các giai đoạn quan trọng trong quy trình onboarding

Quy trình onboarding hiệu quả không chỉ dừng ở ngày đầu tiên mà cần diễn ra có chiến lược qua nhiều giai đoạn, đảm bảo nhân viên mới hiểu công ty, hiểu việc, làm việc tốt, và gắn kết lâu dài.

3.1 Giai đoạn Pre-Onboarding (Trước ngày đi làm)

Giai đoạn này diễn ra ngay khi ứng viên đồng ý nhận việc đến trước ngày họ chính thức làm việc. Đây là bước khởi đầu quan trọng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và giảm bớt lo lắng trước ngày đầu tiên.

• Gửi thư mời nhận việc chính thức, xác nhận ngày bắt đầu.

• Gửi email chào mừng, giới thiệu người quản lý trực tiếp, mentor sẽ hỗ trợ họ.

• Chuẩn bị và gửi tài liệu nội quy công ty, quy trình, hướng dẫn cần thiết để nhân viên tìm hiểu trước.

• Hoàn thiện các giấy tờ, hợp đồng cần thiết trước ngày nhận việc.

• Chuẩn bị bàn làm việc, máy tính, tài khoản email công ty, phần mềm cần dùng.

• Gửi lịch trình ngày đầu tiên để nhân viên nắm rõ.

• Nếu có thể, gửi một video giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, văn phòng, phòng ban để họ hình dung trước.

3.2 Giai đoạn Orientation (Ngày đầu tiên)

Đây là giai đoạn giúp nhân viên làm quen với công ty, đồng nghiệp và môi trường làm việc.

• Tổ chức buổi chào đón nhân viên mới, giới thiệu về văn hóa công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.

• Giới thiệu sơ lược về các phòng ban, cơ cấu tổ chức, người quản lý.

• Hướng dẫn nhân viên quy trình check-in, chấm công, ăn trưa, gửi xe.

• Tham quan văn phòng, phòng họp, khu vực pantry, các khu vực làm việc.

• Cung cấp sơ đồ tổ chức, danh bạ nội bộ, các kênh liên lạc công ty (email, Zalo, Teams…).

• Thông báo lịch trình cụ thể trong tuần đầu để nhân viên không bị hoang mang.

• Giao quà chào mừng (nếu có) như sổ tay, áo đồng phục, cốc nước công ty.

• Thông báo quy trình hỗ trợ, liên hệ khi cần trợ giúp trong ngày đầu.

3.3 Giai đoạn Role-Specific Training (Tuần đầu tiên)

Giai đoạn này tập trung vào đào tạo công việc cụ thể, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu làm việc.

• Đào tạo quy trình công việc chi tiết liên quan đến vị trí nhân viên đảm nhận.

• Hướng dẫn sử dụng phần mềm nội bộ, công cụ làm việc, quy trình báo cáo, quy định bảo mật.

• Phân công mentor hoặc đồng nghiệp hỗ trợ, kèm cặp, trả lời các thắc mắc phát sinh.

• Giao nhiệm vụ nhỏ để nhân viên mới làm quen quy trình làm việc và đo lường mức độ hiểu công việc.

• Tổ chức buổi check-in hàng ngày hoặc giữa tuần để trao đổi, hỏi han khó khăn.

• Đảm bảo nhân viên mới hiểu rõ KPIs, cách đánh giá hiệu suất tại công ty.

• Khuyến khích nhân viên ghi chú các thắc mắc để hỏi và giải đáp cùng quản lý/mentor.

3.4 Giai đoạn Ongoing Support (3 tháng đầu)

Đây là giai đoạn quan trọng để duy trì sự gắn kết, hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả, đồng thời đánh giá thử việc.

• Theo dõi tiến độ công việc thông qua báo cáo tuần, meeting 1-1 định kỳ.

• Cung cấp phản hồi, hỗ trợ nhân viên giải quyết các vướng mắc khi làm việc thực tế.

• Đánh giá tiến độ học hỏi, hiệu suất công việc so với kỳ vọng ban đầu.

• Khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn, cảm nhận về công ty, đồng nghiệp.

• Tổ chức đánh giá thử việc vào cuối tháng thứ 3, phản hồi rõ điểm mạnh, điểm cần cải thiện.

• Ký hợp đồng chính thức nếu nhân viên đạt yêu cầu, thông báo quyền lợi chính thức, lộ trình phát triển tại công ty.

Tại sao cần duy trì onboarding liên tục?

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào ngày đầu tiên, nhưng thực tế onboarding cần diễn ra ít nhất 1–3 tháng đầu, thậm chí có công ty kéo dài đến 6 tháng để nhân viên thực sự hòa nhập. Việc này giúp:

• Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong 3–6 tháng đầu.

• Nâng cao hiệu suất làm việc, nhân viên tự tin đảm nhận công việc.

• Tăng mức độ gắn kết, tạo động lực cho nhân viên mới.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và đồng nhất.

4. Checklist quy trình onboarding hiệu quả

• Chuẩn bị email, tài khoản phần mềm, máy tính cho nhân viên trước ngày đi làm.

• Gửi thư mời, xác nhận ngày đi làm.

• Chuẩn bị bàn làm việc sạch sẽ, đầy đủ tiện nghi.

• Tổ chức buổi chào đón, giới thiệu đồng nghiệp, phòng ban.

• Lập kế hoạch đào tạo rõ ràng trong 1–3 tháng.

• Phân công mentor hỗ trợ nhân viên mới.

• Theo dõi, phản hồi định kỳ trong 1 tuần, 1 tháng và 3 tháng.

• Đánh giá kết quả thử việc để ký kết hợp đồng chính thức.

5. Tips nâng cao trải nghiệm onboarding

• Chuẩn bị quà chào mừng như sổ tay, áo đồng phục, cốc nước.

• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM (MISA AMIS HRM, Base HRM+, FastWork HRM) để quản lý quy trình onboarding hiệu quả, tự động gửi thông báo và phân công checklist cho các bộ phận liên quan.

• Tổ chức các hoạt động team bonding, buổi giao lưu giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.

• Phản hồi liên tục, công nhận những đóng góp ban đầu của nhân viên mới.

Tặng Ebook “Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding” 

Nhằm hỗ trợ nhà quản trị hội nhập nhân viên mới thành công, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng, đội ngũ chuyên gia MISA AMIS đã biên soạn Ebook “Hướng dẫn xây dựng Quy trình Onboarding” chuyên nghiệp, hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

6. Một số lưu ý về quy trình Onboarding nhân viên mới

Onboarding trong tuyển dụng không khó nếu nhà quản trị nhân sự lưu ý và nắm vững những vấn đề sau:

• Thời gian onboarding không nên quá dài. Tùy từng vị trí nên có thời gian onboarding phù hợp.
• Truyền tải đầy đủ và chính xác những thông tin của tổ chức cũng như văn hóa làm việc.
• Bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động Onboarding.
• Xây dựng mục tiêu cho nhân viên mới tương ứng với vị trí công việc.
• Xác định rõ ràng những ấn tượng tích cực mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên mới.

7. MISA AMIS HRM – Giải pháp toàn diện cho Onboarding hiệu quả

Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, nâng cao hiệu suất làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng MISA AMIS HRM – nền tảng quản trị nhân sự toàn diện giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình hội nhập, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân sự mới.

Việc triển khai MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hội nhập, nâng cao trải nghiệm nhân sự mới và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.

• Tự động hóa quy trình Onboarding: Hướng dẫn nhân viên mới từng bước, đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào.
• Quản lý tài liệu hội nhập tập trung: Cung cấp tài liệu, nội quy, video đào tạo trực tiếp trên hệ thống.
• Theo dõi tiến độ hội nhập: Nhà quản lý và HR có thể dễ dàng giám sát quá trình Onboarding, đảm bảo nhân sự mới thích nghi tốt.
• Tích hợp với các tính năng quản trị nhân sự khác: Kết nối chặt chẽ với các tính năng tuyển dụng, chấm công, tiền lương, đánh giá năng lực, giúp quy trình quản lý nhân sự trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết Luận

Onboarding không chỉ là thủ tục bắt buộc, mà còn là một phần quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập, gắn kết với doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả làm việc ngay từ những ngày đầu. Một quy trình onboarding được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuyển dụng, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, đồng thời tạo dựng văn hóa làm việc tích cực, chuyên nghiệp.