Onboarding là gì? Quy trình 4 bước đào tạo hội nhập nhân sự mới

Onboarding là gì? Thực hiện quá trình onboarding, đào tạo và hội nhập có khó không? Cách thức thực hiện, các bước cần làm cụ thể sẽ diễn ra như thế nào? Bài viết này AMIS HRM sẽ chia sẻ bạn bí kíp để 85% nhân viên mới phấn đấu hết mình vì công ty.

1. Tổng quan về Onboarding

1.1 Onboarding là gì?

Onboarding là gì? Onboarding chính là quy trình hội nhập chính là một trong những chiến lược quan trọng để tối ưu hoá hoạt động và dịch vụ nhân sự tại doanh nghiệp, qua đó để giữ chân nhân tài, cải thiện thương hiệu tuyển dụng và đảm bảo rằng luôn tìm kiếm được những ứng viên tốt nhất.

1.2. Onboarding process là gì?

Trong thị trường định hướng ứng viên ngày nay, nơi mà sự cạnh tranh để tìm kiếm nhân tài đang gia tăng đều đặn. Các tổ chức và doanh nghiệp đương nhiên sẽ cần phải thu hút nhóm nhân sự có chất lượng cao.

Quy trình đào tạo hội nhập chính là ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp tới ứng viên. Chính là nền móng để đảm bảo trải nghiệm của người lao động luôn tích cực khi tiếp xúc với doanh nghiệp.

Qua đó, vào thời điểm kết thúc quá trình hội nhập, nhân viên mới sẽ cần phải có sự thấu hiểu sâu sắc về về văn hóa và các giá trị của tổ chức.

Mục tiêu của quá trình hội nhập, onboarding chính là để có thể soạn thảo một lược rõ ràng, đơn giản để thu hút ứng viên, cải thiện khả năng giữ chân nhân sự mới và hỗ trợ nhân viên thích ứng với tổ chức, doanh nghiệp.

2. Phân biệt giữa HR Onboarding và Customer Onboarding

• HR Onboarding: Doanh nghiệp cần tổ chức quá trình đào tạo hội nhập HR onboarding với các nhân sự mới bắt đầu đi làm tại doanh nghiệp, để trải qua 4 bước: Preboarding, Chào đón nhân viên mới, Đào tạo theo vai trò cụ thể cũng như cung cấp các trợ giúp cần thiết để nhân viên có thể tiến hành làm việc hiệu quả.
• Customer Onboarding: là thuật ngữ dành riêng cho lĩnh vực dịch vụ phần mềm, là quá trình mà người dùng mới sẽ phải trải qua để có thể thiết lập và bắt đầu sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Customer Onboarding bao gồm toàn bộ hành trình từ khi đăng ký ban đầu đến khi kích hoạt sản phẩm và sử dụng lần đầu tiên. Chăm sóc khách hàng trong thời điểm này có mục đích cung cấp giá trị cho khách hàng càng sớm càng tốt, đảm bảo rằng khách hàng sẽ không đổi sang đơn vị đối thủ trong quá trình trải nghiệm phần mềm.

Về bản chất, quy trình onboarding chính là lúc doanh nghiệp cần phải làm mẫu và cung cấp trải nghiệm tốt nhất tới nhân viên và người dùng. Để thực hiện được quy trình customer onboarding thành công, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện HR onboarding trước, để đảm bảo rằng nhân viên làm việc luôn hứng khởi và mong muốn làm việc, qua đó có thể cung cấp trải nghiệm tốt nhất tới người tiêu dùng, là cách gián tiếp để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ nói chung.

3. Lợi ích khi thực hiện Onboarding hiệu quả

3.1. Tăng cường trải nghiệm của nhân viên

HIện nay, đang có rất nhiều cơ hội việc làm mở rộng, do vậy, người lao động sẽ có rất nhiều lựa chọn nhân sự. Do đó, nếu nhân viên cảm thấy không hài lòng, không thích trải nghiệm và văn hoá doanh nghiệp, họ có thể dễ dàng tìm thấy một cơ hội khác phù hợp hơn.

Quy trình onboarding hiệu quả chính là tạo ra giai điệu cho toàn bộ trải nghiệm của nhân viên. Tập trung vào văn hóa doanh nghiệp để đảm bảo sự phát triển của nhân viên chính là cách để đảm bảo trải nghiệm của cả nhân viên và khách hàng khi tiếp xúc với thương hiệu. 

3.2. Mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn

Quy trình hội nhập, onboarding hiệu quả chính là cách để tăng mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, hỗ trợ giữ chân nhân tài hiệu quả.

Nhân viên trung thành với doanh nghiệp đem đến rất nhiều lợi ích cho công ty, như thúc đẩy năng suất và lợi nhuận, nhân viên cũng sẽ có môi trường làm việc ổn định để có nhiều thăng tiến trong công việc.

Do vậy, trong suốt quá trình onboarding hội nhập tại doanh nghiệp, nhân viên sẽ cần đảm bảo rằng sẽ có cơ hội thấu hiểu về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của tổ chức, thông qua các hoạt động ngoại khoá như tham quan và tiếp xúc với nhân sự ở các phòng ban liên quan, chính là cơ hội để nhận phản hồi 2 chiều, cải thiện chất lượng quá trình onboarding.

3.3. Giữ chân nhân viên tốt hơn

Giữ chân nhân viên là mối quan tâm hàng đầu của nhiều tổ chức trong năm nay và vì lý do chính đáng. Biến động nhân sự rất tốn kém, đặc biệt khi phải tính đến những chi phí để lấp đầy vị trí còn trống, cũng như chi phí tuyển dụng.

Do vậy, để góp phần vào tối ưu hoá doanh thu, chủ doanh nghiệp sẽ cần phải tối đa hóa giá trị lâu dài cho nhân viên. Thay thế một nhân viên mới trong vòng 90 ngày sẽ lãng phí hơn thay thế một nhân viên cũ đã mang lại cho tổ chức của bạn với nhiều năm năng suất.

Các tổ chức có quy trình hội nhập tốt, sẽ cải thiện được tỷ lệ nhân viên mới làm việc lên tới 82%. Điều này sẽ bắt đầu với việc nhân viên có một lời mời làm việc được viết ra tại thời điểm một lời đề nghị được ký kết, vì sẽ có khoảng 11% ứng viên thay đổi ý định về một lời đề nghị sau khi ký.

Hãy loại bỏ những thủ tục giấy tờ để ngày đầu tiên của nhân viên có thể tràn ngập những trải nghiệm tốt đẹp, có thể tiến hành học hỏi sớm từ các hoạt động đnag diễn ra trong doanh nghiệp.

Sau đó, hãy tiếp tục quá trình hội nhập của doanh nghiệp trong ít nhất 90 ngày để đảm bảo rằng nhóm lao động mới sẽ thích nghi và ổn định với vai trò mới của họ, qua đó tăng cường nhu cầu và mong muốn được gắn bó lâu dài.

3.4. Thu hút nhân tài dễ dàng hơn

20% nhân lực mới được mới tuyển dụng không có khả năng giới thiệu người sử dụng lao động với đồng nghiệp cũ, đặc biệt khi họ chưa có trải nghiệm sâu sắc với doanh nghiệp. Đây chính là vấn đề, do vậy, kể cả khi nhân viên mới bất mãn, đều có thể phản hồi công khai, qua đó làm hoen ố thương hiệu nhà tuyển dụng, trên các trang web đánh giá như Glassdoor, InHerSight hoặc ngay trên fanpage ‘Hội Review Công ty có tâm’.

Do vậy, quy trình hội nhập hấp dẫn, sẽ cung cấp trải nghiệm hấp dẫn với nhân viên, không chỉ giúp chủ doanh nghiệp giữ chân nhân tài mà còn có thể thu hút những ứng viên mạnh mẽ. Sau khi đã cung cấp trải nghiệm gia nhập đẳng cấp thế giới, hãy nhờ nhân viên mới hỗ trợ bằng cách viết đánh giá sơ bộ về Glassdoor.

Ngoài ra, hãy đảm bảo bao gồm các nhân viên mới trong chương trình giới thiệu nhân viên của bạn, để họ có thể dễ dàng giới thiệu những tài năng tuyệt vời từ trong mạng lưới công việc. Phương thức referral, giới thiệu nhân viên được biết là nhanh chóng và ít tốn kém hơn so với sử dụng dịch vụ, do vậy đây chính là một kênh quan trọng để tìm nguồn ứng viên chất lượng

3.5. Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Thu hút và giữ chân nhân tài là chưa đủ – bạn cần thu hút và giữ chân đúng nhân tài. Ví dụ, một người phù hợp với văn hóa tại Amazon có thể sẽ không phù hợp với văn hóa cuồng nhiệt của Zappo. Xây dựng văn hóa công ty có mục đích, mạnh mẽ và chia sẻ nó trong suốt quá trình tuyển dụng và giới thiệu có thể giúp bạn thu hút và giữ chân những người phù hợp.

69% các công ty đầu tư vào quy trình hội nhập được nhân viên đánh giá là dễ dàng nhập vào văn hóa hơn. Chia sẻ thông tin về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty bạn sớm và thường xuyên chính là cách để cải thiện vòng đời của nhân viên.

Sử dụng những tài liệu truyền thông nội bộ trong các cuộc họp trực tiếp chính là cách để làm nổi bật câu chuyện của nhân viên và chiến thắng của công ty nhằm củng cố giá trị doanh nghiệp, đảm bảo có sự liên kết trong văn hoá.

3.6. Tăng cường năng suất làm việc

Sau quá trình hội nhập hiệu quả, những người mới thuê thường sẽ mất khoảng thời gian nhất định để có thể đạt được năng suất cao nhất, qua đó họ sẽ có thêm thời gian để tìm hiểu tổ chức và xây dựng mối quan hệ trong doanh nghiệp.

Quy trình hội nhập đúng cách hỗ trợ đẩy nhanh khả năng tăng cười hiệu suất, giảm thời gian để làm quen với nghiệp vụ, qua đó để thành thạo và cải thiện năng suất tới hơn 70%. Một quy trình giới thiệu tuyệt vời giúp nhân sự mới làm quen với tổ chức và được tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ giữa các nhân viên và với quản lý trực tiếp.

Qua đó, quy trình hội nhập ở đây còn bao gồm thiết lập mục tiêu, đăng ký thường xuyên cho người quản lý và phát triển nhân viên để nhân viên biết họ mong đợi điều gì, vị trí của họ và có kế hoạch cải thiện. Chỉ có 21% nhân viên đồng ý nâng cao hiệu suất khi họ đã thấu hiểu về cách quản lý, để có thể hoàn thành công việc xuất sắc.

4. Quy trình Onboarding 4 bước hiệu quả

4.1. Giai đoạn 1: Pre-Onboarding

Đây chính là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập, bắt đầu ngay khi có một ứng viên chấp nhận đề nghị làm việc, và tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết để có thể đi làm tại công ty.

Đây là thời điểm rất quan trọng đối với các ứng viên vì không ai có thể chắc chắn rằng việc họ sẽ đi làm. Ngay cả một thông tin sai lệch hoặc hiểu nhầm nhỏ cũng có thể khiến ứng viên nghi ngờ quyết định gia nhập tổ chức. Mặt khác, khi các ứng viên được quản lý đúng cách và được cập nhật thông tin về sự phát triển của tổ chức, họ sẽ bắt đầu cảm thấy hào hứng hơn với quyết định gia nhập tổ chức của bạn.

Trong giai đoạn trước khi giới thiệu, hãy giúp nhân viên hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết. Đây có thể được gọi là thời gian nhạy cảm nhất của ứng viên, với rất nhiều lựa chọn trước mắt. Đảm bảo dành cho ứng viên thật nhiều thời gian vì họ có thể đang thực hiện quy trình nghỉ việc ở công ty cũ.

4.2. Giai đoạn 2: Orientation – Chào đón nhân viên mới

Giai đoạn thứ hai của quy trình hội nhập thường dành để chào đón những nhân viên mới bắt đầu làm việc ngày đầu tiên, do vậy họ sẽ cần được cung cấp định hướng để bắt đầu thích nghi. Hãy nhớ rằng họ có thể chưa biết bất kỳ ai trong tổ chức và cũng chưa biết được cách thức thực hiện công việc hàng ngày.

Đó là lý do tại sao cần phải cung cấp cho nhân sự một bức tranh rõ ràng về tổ chức trước khi bắt đầu công việc của mình. Tuy nhiên, hầu hết các nhân viên mới sẽ háo hức bắt đầu thực hiện công việc luôn, vì vậy tốt hơn là bộ phận nhân sự nên hạn chế giai đoạn này dưới một tuần.

Ngày đầu tiên làm việc tốt nhất nên thật đơn giản. Trong quá trình định hướng, hãy giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về văn hóa tổ chức và cho họ thấy cách thức làm việc của họ có thể sẽ phù hợp với văn hóa này.

Tiến hành thông báo và thảo luận với nhân viên mới về thời gian nghỉ, cách chấm công, sự chuyên cần, bảo hiểm y tế và chính sách trả lương. Nếu cần, hãy hướng dẫn nhân viên tới các điểm đỗ xe, phòng ăn và cơ sở y tế. Sau đó, hãy giới thiệu với đội nhóm lam việc và các phòng ban liên quan khác. Trong thời gian cuối của giai đoạn thứ hai, anh chị HR có thể tổ chức một cuộc họp nhanh với những người mới thuê để đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy thoải mái và thích nghi tốt.

4.3. Giai đoạn 3: Role-Specific-Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể

Giai đoạn đào tạo trong quá trình hội nhập rất quan trọng, để nhân viên có thể hiểu được về cách làm việc tại doanh nghiệp, cũng như công ty có thể kiểm tra lại năng lực của nhân viên.

Nếu không được đào tạo chính thức, nhân viên có thể không biết cần phải làm những gì. Do đó, nhân sự có thể nảy sinh cảm giác không hài lòng, dẫn đến tỷ lệ đổi việc cao. Mặt khác, một kế hoạch đào tạo tuyển dụng mới được soạn thảo tốt sẽ giúp nhân viên cảm thấy được chào đón bằng cách thể hiện rằng anh chị HR quan tâm đến sự phát triển của họ.

Bước đầu tiên của khóa đào tạo, hãy giúp nhân viên làm quen với hệ thống đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp. Hãy thực hiện các chương trình khác nhau như vừa làm vừa đào tạo kết hợp, cũng như đưa ra các bài test và công việc nhỏ để nhân viên làm quen dần với áp lực công việc. Bất kỳ tài liệu đào tạo tích hợp nào cũng nên được lưu trữ an toàn ở nơi mà nhân viên có thể dễ dàng truy cập và tham khảo khi cần thiết.

4.4. Giai đoạn 4: Ongoing support – Trợ giúp nhân sự mới

Giai đoạn cuối cùng của quy trình hội nhập chính là hỗ trợ nhân viên chuyển đổi từ vai trò của một nhân viên mới thuê sang một nhân viên chính thức. Khuyến khích người quản lý trực tiếp nhân viên đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho các thành viên mới trong nhóm để họ biết mình phải chịu trách nhiệm gì.

Tốt hơn hết hãy đặt ra các mục tiêu thông minh để giúp nhân viên hình dung được cần phải làm gì, phải làm sao để thành công, chất lượng và năng suất nên như thế nào. Sau một tháng hoặc một quý, anh chị có thể tiến hành đánh giá hiệu suất để ghi nhận những nỗ lực của họ cho đến nay và giúp họ cải thiện hiệu suất của mình.

5. Tối ưu hoá quá trình onboarding với AMIS MISA

Có thể thấy, quá trình onboarding đặc biệt quan trọng để có thể đảm bảo rằng nhân viên khi mới được nhận vào công ty sẽ hiểu rõ được về vai trò, trách nhiệm cần làm, cũng như tăng tính kết nối với doanh nghiệp, hỗ trợ giữ chân nhân tài hiệu quả. 

Tuy nhiên, quá trình onboarding, hội nhập và đào tạo sẽ không còn đơn giản nếu bộ phận nhân sự đang tiếp nhận nhiều ứng viên đi làm cùng một lúc, do đó hoàn toàn có thể bị lẫn lộn về sơ yếu lí lịch, thông tin cá nhân, hiến nhân sự cảm thấy lạc lõng, mất lòng tin vào doanh nghiệp nếu HR làm chưa tốt. 

Tự động hoá và cá nhân hoá hồ sơ chính là cách làm hiện đại hỗ trợ bộ phận nhân sự xử lý vấn đề này. Dữ liệu nhân viên tại AMIS MISA được liên thông từ AMIS Tuyển dụng, AMIS Thông tin nhân sự, sau đó sẽ được ‘chảy’ tới AMIS Onboarding, Chấm công & Tính lương, với mục tiêu tối thượng chính là giải bài toán quản lý nhân sự hiệu quả ngay từ khi còn đang ở ‘đầu phễu’, để tăng tính kết nối, gắn kết, đảm bảo năng suất và giảm chi phí cho nghiệp vụ nhân sự.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí cùng AMIS HRM

6. Tổng kết

Trên đây là phần chia sẻ của AMIS về Onboarding là gì? Những điều cần biết khi Onboarding người mới. Quá trình giới thiệu nhân viên chiến lược không chỉ đơn giản là chuẩn bị slide PowerPoint thật đẹp, mà đó chính là tối ưu hoá quá trình quản lý và thúc đẩy tinh thần của nhân sự tại doanh nghiệp. 

Do vậy, bộ phận nhân sự nên lưu ý cung cấp thật nhiều lợi ích khi giới thiệu nhân viên một cách chiến lược, để đảm bảo rằng năng suất được cải thiện, ảnh hưởng tích cực trực tiếp đến doanh thu.