Cách đặt câu hỏi phỏng vấn để đánh giá ứng viên hiệu quả

Đặt câu hỏi phỏng vấn là một trong những khâu quan trọng trong đánh giá ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp của bạn. Cuộc phỏng vấn có được như ý và đạt được sự đồng thuận của hai bên hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của MISA AMIS HRM để tìm hiểu cách đặt câu hỏi phỏng vấn hiệu quả.

1. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn hay và hiệu quả

1.1 Kỹ năng đặt câu hỏi theo trình tự logic

Đặt câu hỏi từ đơn giản đến phức tạp theo đúng trình tự là cách đơn giản nhất để nhà tuyển dụng không bỏ lỡ bất cứ thông tin nào. Điều quan trọng là bạn cần tạo được khung logic và trình tự phù hợp cho bộ câu hỏi của mình. Ví dụ như:

• Yêu cầu ứng viên giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm việc
• Câu hỏi về kỹ năng làm việc
• Câu hỏi hành vi, tình huống giả định
• Câu hỏi đánh giá sự hiểu biết về ngành và doanh nghiệp

Lưu ý rằng mỗi ngành nghề, vị trí sẽ có những câu hỏi chuyên sâu khác biệt. Thông qua trình tự cố định, nhà tuyển dụng sẽ có được thông tin đầy đủ nhằm đánh giá ứng viên toàn diện nhất.

1.2 Kỹ năng đặt câu hỏi mở

Trong buổi phỏng vấn thay vì đặt những câu hỏi “có”, “không” hãy đưa ra cho ứng viên những câu hỏi gợi mở để có thể khai thác được nhiều thông tin hơn từ họ. Đồng thời các câu hỏi mở cũng tạo cho ứng viên cảm giác gần gũi, thoải mái, dễ dàng bộc lộ năng lực cá nhân. Ví dụ như:

• Với bạn những kỹ năng cần có của vị trí này là gì?
• Điều gì khiến cho bạn muốn gắn bó với công ty?
• Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?

Khi hỏi những câu hỏi này đòi hỏi ứng viên trình bày chi tiết về chủ đề được nhắc đến. Qua đó nhà tuyển dụng có thể gián tiếp thu thập được những thông tin của ứng viên như kỹ năng tiếp nhận thông tin, cách xử lý câu hỏi, khả năng trình bày…

1.3 Kỹ thuật đặt câu hỏi thăm dò 

Câu hỏi thăm dò sẽ giúp bạn khai thác sâu vào những khía cạnh bạn muốn biết rõ hơn. Kỹ thuật này nên sử dụng trong trường hợp bạn vô tình mất dấu với chia sẻ của ứng viên, hoặc khi ứng viên ngần ngại chưa chia sẻ hết thông tin. Một số mẫu câu hỏi thăm dò:

• Theo bạn vấn đề chủ yếu ở đây là gì?
• Tại sao bạn lại có suy nghĩ như vậy?
• Tại sao bạn lại cho rằng làm vậy là đúng/sai?
• Bạn có thể nói chi tiết hơn về vấn đề này không?

Đặt câu hỏi thăm dò sẽ khiến ứng viên suy nghĩ về vấn đề mà họ cần trả lời một cách sâu sắc hơn. Nhà tuyển dụng cũng sẽ thu thập được các thông tin chuyên sâu như mong muốn.

1.4 Kỹ thuật đặt câu hỏi dẫn dắt 

Câu hỏi dẫn dắt (còn gọi là leading question) là câu hỏi đưa ứng viên trả lời theo hướng mà người hỏi mong muốn. Câu hỏi dẫn dắt sẽ khiến ứng viên trả lời nhanh gọn, trọng tâm vào vấn đề mà nhà tuyển dụng muốn khai thác, tránh lan man, mất thời gian. Ví dụ về một số câu hỏi dẫn dắt:

• Bạn nghĩ điều gì khiến công ty chúng tôi chiếm được thị phần lớn nhất tại khu vực phía Bắc trong năm qua?
• Bạn nghĩ sao về sản phẩm của công ty?
• Bạn có cho rằng kỹ năng sử dụng phần mềm tự động quá là cần thiết với vị trí này.

Câu hỏi dẫn dắt giúp các ứng viên bày tỏ lên quan điểm của mình một cách rõ ràng nhất, đồng thời thể hiện được sự khéo léo của ứng viên khi trả lời.

1.5 Kỹ thuật đặt câu hỏi phễu

Câu hỏi phễu là dạng câu hỏi khai thác từ khía cạnh rộng, tổng quan, rồi thu hẹp dần vào những câu hỏi cụ thể hơn. Ví dụ như:

• Bạn đã bao giờ làm trưởng nhóm chưa?
• Đội nhóm bạn đã dẫn dắt gồm bao nhiêu người?
• Bạn nghĩ một trưởng nhóm tốt cần có những tố chất gì?

Đây cũng là một cách hiệu quả để có thể thâu tóm chân dung nhân viên tiềm năng một cách chính xác nhất. Lưu ý khi sử dụng phương pháp hỏi này đó là hãy tập trung vào những câu hỏi liên quan đến công việc nhất, tránh gây khó dễ cho ứng viên hoặc lan man không cần thiết.

1.6 Kỹ thuật đặt câu hỏi giả định

Câu hỏi giả định là câu hỏi tình huống được đặt ra để xem hướng giải quyết, xử lý tình huống cũng như quan điểm của ứng viên. Câu hỏi tình huống buộc phải đặt trong những yêu cầu cụ thể, ví dụ như:

• Giả sử bạn không đạt đủ KPI đã đặt ra trong tháng của mình, bạn sẽ làm gì?
• Nếu thấy team mình đang có dấu hiệu trì trệ trong công việc bạn sẽ làm gì để cải thiện tình trạng đó?
• Nếu bạn là nhà tuyển dụng, những ứng viên được bạn cho là tiềm năng sẽ cần có những tố chất nào? 

Mặc dù câu hỏi là giả định nhưng vẫn cần bám sát những tiêu chí, yêu cầu của công việc đang tuyển dụng. Qua đó bạn sẽ thấy được cách thức ứng viên đối diện với vấn đề và khả năng tìm phương án xử lý tình huống.

1.7 Kỹ năng đặt câu hỏi xoáy

Câu hỏi xoáy đặt ra những tình huống tương đối bất ngờ và nhạy cảm để đánh giá khả năng xử lý của ứng viên khéo léo đến đâu. Một số câu hỏi xoáy có thể kể đến như:

• Điểm yếu của bạn là gì? Bạn nhận thấy điều này cản trở mình trong công việc ra sao?
• Nếu khách hàng phản ánh rất tức giận về dự án bạn phụ trách, bạn sẽ làm gì?
• Nếu được giao công việc vào sáng thứ 7 và phải hoàn thành ngay trong ngày hôm sau, bạn có sẵn sàng đảm nhận?

2. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn theo mô hình STAR

Ngoài những kỹ năng trên, người phỏng vấn cũng nên trang bị thêm kiến thức về cách đặt câu hỏi phỏng vấn theo mô hình. Trong đó mô hình STAR là cách phỏng vấn hành vi được sử dụng rộng rãi trong công tác tuyển dụng tại nhiều doanh nghiệp. STAR là viết tắt của: 

• Situation: Tình huống
• Task: Nhiệm vụ
• Action: Hành động
• Result: Kết quả

Phỏng vấn theo mô hình này có thể giúp nhà tuyển dụng xác định xem ứng viên có phù hợp và có khả năng xử lý tình huống nhất định trong công việc hay không. Câu hỏi phỏng vấn hành vi có thể bắt đầu bằng:

• Hãy kể cho tôi nghe về một…
• Hãy mô tả một tình huống…
• Hãy kể cho tôi một ví dụ về…
• Đã bao giờ bạn làm…

Tiếp theo bạn có hỏi ứng viên về cụ thể tình huống đó thông qua những câu hỏi: Tình huống đó xảy ra như thế nào? Trong tình huống đó bạn đã làm nhiệm vụ gì/ có vai trò gì? Kết quả mà bạn đạt được là gì?

3. Một số nguyên tắc khi đặt câu hỏi phỏng vấn

3.1 Giữ phép lịch sự tối thiểu

Phép lịch sự là một trong những yếu tố cơ bản mà ứng viên có thể đánh giá nhân viên cũng như đánh giá công ty nói chung. Dù là HR mới hay HR có kinh nghiệm lâu năm thì việc giữ phép lịch sự tối thiểu đối với ứng viên là điều không thể thiếu. Tùy vào đối tượng phỏng vấn mà bạn nên có cách xưng hô sao cho phù hợp

Khi đặt câu hỏi, HR cũng nên cần diễn đạt tinh tế. Bạn nên tránh những câu hỏi quá ngắn hoặc những câu hỏi mang tính đời tư cá nhân.

3.2 Đặt câu hỏi rõ ràng

Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên đặt cho ứng viên những câu hỏi rõ ràng, liên quan đến ngành và chuyên môn mà ứng viên ứng tuyển vào vị trí công việc. Các câu hỏi đều phải mạch lạc, tránh mơ hồ hoặc hiểu lầm. Bạn không nên hỏi những công việc không liên quan nhiều doanh nghiệp, lĩnh vực, vị trí đang tuyển. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của người phỏng vấn.

3.3 Biết cách lắng nghe

Nhà tuyển dụng nên chú tâm lắng nghe câu trả lời của ứng viên để từ đó có được cái nhìn tổng quan nhất về ứng viên. Ngoài ra hãy đợi ứng viên nói hết câu trước khi hỏi câu tiếp theo. Nếu ứng viên có những hành vi chưa tốt hoặc chưa phù hợp, nên góp ý một cách chân thành và lịch sự. Nếu có nhận xét về câu trả lời từ ứng viên, người phỏng vấn cần tránh thái độ bề trên dạy bảo, nên thể hiện sự tôn trọng ứng viên. 

4. Kết luận

Trên đây là một số cách đặt câu hỏi phỏng vấn hiệu quả mà MISA AMIS HRM cung cấp cho bạn đọc. Mong rằng những thông tin này sẽ nhà tuyển dụng có được những buổi phỏng vấn thành công, tìm được những ứng viên sáng giá cho doanh nghiệp.