7 Cách tính lương cho người lao động chính xác

Một vấn đề mà người lao động và doanh nghiệp đều quan tâm là tiền lương. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ chia sẻ với kế toán viên 7 cách tính lương cho người lao động. Doanh nghiệp nên chọn cách tính tiền lương phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Tải miễn phí – Báo cáo đo lường và Chi phí nhân sự

1. Tiền lương có ý nghĩa gì?

Tiền lương là thù lao người sử dụng lao động trả cho người lao động, tuân thủ quy định pháp luật và theo thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng lao động. Tiền lương còn có thể hiểu là thu nhập của người lao động với các khoản tiền lương cơ bản, khoản phụ cấp. Tiền lương không được thấp hơn mức tối thiểu do Nhà nước quy định.

Ý nghĩa của tiền lương đối với người lao động:

• Giúp người lao động ổn định cuộc sống, chi trả cho tiêu dùng, sinh hoạt và sử dụng cho các kế hoạch tài chính cá nhân khác.
• Là động lực để người lao động có trách nhiệm với công việc, tích cực làm việc.
• Là thước đo giá trị sức lao động, phản ánh năng lực của người lao động.

Ý nghĩa của tiền lương đối với doanh nghiệp:

• Tiền lương được tính vào chi phí doanh nghiệp, cần được tính toán chính xác, minh bạch
• Là công cụ để xây dựng nguồn lực lao động trong doanh nghiệp.
• Tiến lương cũng được sử dụng như một biện pháp để giữ chân nhân tài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo mới.

Những căn cứ để tính lương:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công
• Giấy tờ xác nhận hoàn thành công việc, số lượng sản phẩm trong trường hợp tính lương khoán, tính lương theo sản phẩm
• Quy chế lương thưởng, chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp
• Mức lương tối thiểu vùng
• Tỉ lệ trích, khấu trừ các khoản theo lương
• Mức lương đóng bảo hiểm

2. Các hình thức trả lương

2.1 Cách tính lương theo sản phẩm

Trả lương theo sản phẩm là việc tính toán phụ thuộc vào số lượng sản phẩm và chất lượng hoàn thành mà người lao động làm ra. Cách tính lương này được các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, chế tạo sản phẩm áp dụng rộng rãi. Để tính lương khoán chính xác, doanh nghiệp cần xác định được được định mức khoán sản phẩm và đơn giá cho mỗi sản phẩm trong khoảng thời gian nhất định.

Ưu điểm:

• Thúc đẩy người lao động làm việc, tăng năng suất lao động, nâng cao kỹ năng, tay nghề,..
• Quản lý số lượng sản phẩm dễ hơn so với quản lý thời gian làm việc.

Nhược điểm:

• Tạo áp lực về khối lượng sản phẩm, nếu đặt định mức không phù hợp có thể khiến người lao động quá sức và giảm chất lượng mỗi sản phẩm đầu ra.
• Người lao động khó duy trì mức thu nhập ổn định nếu tay nghề không đồng đều.

Công thức tính lương theo sản phẩm:

Tiền lương tính theo sản phẩm = Đơn giá sản phẩm x Số lượng sản phẩm hoàn thành

Ví dụ:

Một công nhân hoàn thiện xong 1 sản phẩm được trả 50.000 VNĐ. Họ được giao hoàn thiện 200 sản phẩm. Nếu hoàn thành mức này trong tháng, họ sẽ nhận được:

50.000.000 x 200 = 10.000.000 VNĐ.

2.2 Cách tính lương theo thời gian

Cách tính lương dựa vào thời gian làm việc thực tế của người lao động. Mức lương cụ thể theo thời gian được thỏa thuận trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và người lao động.

Ưu điểm:

• Đơn giản và dễ tính đối với cả nhân viên và doanh nghiệp.
• Thu nhập của nhân viên khá ổn định, không bị ảnh hưởng bởi hiệu suất công việc hay thị trường.

Nhược điểm:

• Mức lương đều đặn bất chấp hiệu quả làm việc, dẫn đến người lao động không có động lực để làm việc năng suất hơn.
• Những người làm ít việc, làm không hiệu quả vẫn nhận được lương cố định, về lâu dài sẽ ảnh hưởng hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp.

Công thức tính lương theo thời gian:

Lương tháng = Lương thỏa thuận / số ngày làm việc trong tháng x số ngày công thực tế

Nếu doanh nghiệp cố định số ngày làm việc trong tháng là 26 thì tính như sau:

Lương tháng = Lương thỏa thuận / 26 x số ngày công thực tế

Ví dụ:

Chị A thỏa thuận lương hàng tháng là 12.000.000 VNĐ. Trong tháng có 23 ngày làm việc, chị A đi làm 22 ngày, nghỉ không phép 1 ngày. Lương tháng chị A nhận được là: 

12.000.000 / 23 x 22 = 11.478.261 VNĐ.

>>> Xem thêm: Cách tính lương tăng ca làm thêm giờ phổ biến nhất

2.3 Cách tính lương theo tháng

Lương được tính theo tháng là lương được trả mỗi tháng 1 lần hoặc nửa tháng 1 lần. Khoản này do người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận cùng ấn định vào 1 thời điểm có chu kỳ. 

Ưu điểm:

• Trả lương đều theo tháng giúp người lao động dễ quản lý tài chính cá nhân.
• Doanh nghiệp dễ quản lý quỹ lương khi được phân theo tháng.

Nhược điểm:

• Cách tính lương theo tháng có thể không phù hợp với môi trường làm việc có tính biến động cao hoặc theo mùa vụ.

Công thức tính lương theo thời gian:

Lương tháng = [(Lương + Phụ cấp nếu có) / Số ngày công chuẩn] x Số ngày làm việc thực tế.

Trong đó ngày công chuẩn là số ngày công hành chính trong tháng. Ví dụ một doanh nghiệp có quy định làm việc thứ 2 đến hết thứ 6, nghỉ thứ 7 và chủ nhật, số ngày công chuẩn là 22.

Với cách tính trên, số tiền công cho mỗi ngày là cố định, nghỉ bao nhiêu ngày sẽ trừ bấy nhiêu ngày tương ứng. Nếu như không có biến động về lương thì chỉ cần đi làm đủ ngày sẽ được hưởng đủ tiền người, người lao động dễ tính toán và không phải thắc mắc nhiều.

Ví dụ:

Nhân viên A làm cho doanh nghiệp với mức lương thỏa thuận 10 triệu đồng, làm từ thứ 2 đến thứ 7. Tháng 6/2023 có 30 ngày gồm 26 ngày công và 4 ngày chủ nhật được nghỉ. A làm 22 ngày. Lương bạn A nhận được là:

10.000.000 / 26 x 22 = 8.461.538 VNĐ.

>>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách trả lương cho nhân viên chính xác nhất.

2.4 Cách tính lương theo tuần

Cách tính lương theo tuần được doanh nghiệp thực hiện chu kì 7 ngày tương đương 1 tuần một lần. Sau đó thực hiện trả lương cho người lao động để họ chi trả các khoản chi trong cuộc sống.

Ưu điểm: 

• Dễ dàng điều chỉnh lương hàng tuần theo tình hình thực tế.
• Giúp người lao động tránh các khó khăn do thiếu hụt tài chính.

Nhược điểm:

• Việc tính lương phải được thực hiện hàng tuần, tốn thời gian quản lý, xử lý thông tin.
• Khiến người lao động khó tiếp cận các chế độ phúc lợi theo tháng.
• Chỉ phù hợp với một số công việc nhất định.

Công thức tiền lương trả theo tuần được tính như sau:

Tiền lương trả cho 1 tuần = Tiền lương tháng x 12 tháng : 52 tuần

Ví dụ:

Anh B thỏa thuận lương mức tháng là 10.000.000 VNĐ. Công ty trả lương hàng tuần. Vậy tiền lương hàng tuần của anh B là: 

10.000.000 x 12 / 52 = 2.307.692 VNĐ.

2.5 Cách tính lương theo ngày

Cách tính lương theo ngày chỉ phù hợp với rất ít lĩnh vực. Công và lương sẽ chốt và trả ngay sau khi hoàn thành công việc.

Ưu điểm:

• Đảm bảo người lao động nhận được đúng tiền công cho những ngày làm việc thực tế.
• Giúp quản lý tiền lương chặt chẽ hơn.

Nhược điểm

• Không kết hợp được với các chế độ phúc lợi như tính lương tháng.
• Nếu thời gian làm việc thay đổi thì việc tính lương cũng phức tạp hơn.
• Chỉ phù hợp với các công việc ngắn hạn hoặc có tính đặc thù theo ngày.

Nếu hợp đồng lao động giữa hai bên thỏa thuận trả lương theo ngày. Công thức tiền lương tháng trả theo ngày được tính như sau:

Tiền lương trả cho 1 ngày làm = Tiền lương cả tháng : Số ngày làm việc bình thường trong tháng đó.

Trong đó: Số ngày làm việc bình thường trong tháng sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp quy định trên cơ sở quy định của pháp luật. Nó tùy thuộc vào thời gian thực tế làm việc và chế độ nghỉ của doanh nghiệp, thì số ngày làm việc bình thường trong tháng sẽ khác nhau.

Nếu hợp đồng lao động thỏa thuận trả lương theo ngày của tuần. Công thức tiền lương trả theo ngày được tính như sau:

Tiền lương trả cho 1 ngày = Tiền lương tuần : Số ngày làm việc trong tuần.

Trong đó: Số ngày làm việc trong tuần là số ngày làm việc được 2 bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Theo quy định tại Điều 111 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục mỗi tuần. Số ngày làm việc bình thường là 6 ngày, tuy nhiên tại các doanh nghiệp nghỉ cả thứ 7 và chủ nhật thì con số này là 5 ngày.

Ví dụ:

Chị A có hợp đồng lao động với mức lương 12.000.000 VNĐ, làm việc 24 ngày/tháng. Tiền lương theo ngày sẽ là:

12.000.000 / 24 x 12 = 500.000 VNĐ.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2.6 Cách tính lương theo giờ làm việc

Cách tính lương việc theo giờ làm việc là phương pháp tính lương khá phổ biến ở một số lĩnh vực như bán hàng phụ thời cao điểm, người mẫu ảnh, PJ…..

Ưu điểm:

• Đảm bảo tính công bằng, chính xác, trả lương theo đúng số giờ làm việc thực tế.
• Tạo động lực nâng cao tinh thần làm việc trong giờ quy định.

Nhược điểm:

• Tính lương cụ thể theo giờ có thể khiến quá trình tính toán phức tạp hơn.
• Nếu tính chất công việc khác nhau, lương theo giờ cũng khác nhau, gây khó khăn trong quản lý tiền lương.

Công thức tính lương trả theo giờ được tính như sau:

Tiền lương trả cho 1 giờ = Tiền lương ngày : 8 giờ

Trong đó: 08 giờ là số giờ làm việc bình thường trong ngày của người lao động theo quy định tại Điều 105 Bộ luật Lao động năm 2019.

Ví dụ: anh B thỏa thuận với công ty mức lương mỗi ngày là 480.000 VND. Tiền lương trả theo giờ là:

480.000 / 8 = 60.000 VNĐ/giờ.

2.7 Cách tính lương theo khoán

Các yếu tố để tính lương khoán là khối lượng công việc, thời gian hoàn thành theo đúng hạn,  đơn giá lương khoán.

Điều cần quan tâm đối với cách tính tiền lương theo khoán đó là người sử dụng lao động phải ước lượng trước đơn giá khoán phù hợp với sức lao động bỏ ra. Lương khoán sẽ được trả theo hợp đồng giao khoán việc hay biên bản nghiệm thu công việc,…

Ưu điểm:

• Thúc đẩy người lao động nâng cao hiệu suất để đạt yêu cầu.
• Người lao động hiệu suất cao thì nhận được mức lương cao tương xứng.

Nhược điểm:

• Mức khoán không phù hợp có thể gây áp lực cho người lao động.
• Vì chỉ khoán số lượng tổng nên khó kiểm soát được thời gian làm việc, chất lượng công việc.

Cách tính lương theo khoán được tính như sau:

Lương khoán = Mức lương khoán x Tỷ lệ hoàn thành công việc.

Ví dụ:

Công ty nội thất A thuê anh B hoàn thiện các sản phẩm nội thất theo yêu cầu. Mức lương khoán là 15.000.000 VNĐ và cần hoàn thành 15 sản phẩm trong tháng này. Anh B hoàn thành được 12 sản phẩm, anh có tỷ lệ hoàn thành là 12 / 15 = 80%. Như vậy tiền lương của anh B là:

15.000.000 x 80% = 12.000.0000 VNĐ

3. Cách tính lương trong một số trường hợp đặc biệt

3.1 Cách tính lương làm thêm vào ngày thường cho lao động

Vào ngày thường, lương làm thêm phải bằng ít nhất 150% so với mức lương làm hằng ngày. Thông thường việc tính lương này sẽ nhân theo giờ làm thêm của người lao động trong ngày thường đó.

Công thức tính như sau:

Lương làm thêm 1 giờ ngày bình thường = (Lương cơ bản của ngày * 150%) : 8

Trong đó: 

Lương cơ bản ngày là mức lương công ty trả cho người lao động theo tháng tính ra 1 ngày. Số 8 là chỉ 8 tiếng của một ngày làm công theo quy định nhà nước.

Ví dụ:

Người lao động A có mức lương cơ bản 5 triệu cho 26 ngày công. Từ đó ta có lương cơ bản ngày của người A sẽ là 5.000.000 VNĐ : 26 = 192.307 VNĐ. Vậy lương làm thêm 1 giờ ngày thường của người A là:

(193.307 VNĐ * 150%) : 8 = 24.038 VNĐ.

3.2 Cách tính lương làm thêm vào ngày chủ nhật cho lao động

Vào ngày nghỉ hằng tuần, lương làm thêm phải bằng ít nhất 200% so với mức lương làm hằng ngày. Tức là khi người lao động có phát sinh việc phải đi làm vào ngày chủ nhật, thì họ sẽ được tính lương làm thêm chủ nhật gấp đôi ngày lương cơ bản.

Công thức sẽ được tính như sau:

Lương ngày chủ nhật = Lương cơ bản của ngày * 200%

Ví dụ:

Lấy từ ví dụ trên người lao động A sẽ có lương khi đi làm ngày chủ nhật là:

193.307 VNĐ * 200% = 384.614 VNĐ.

3.3 Cách tính lương làm thêm vào ngày lễ tết cho lao động

Vào những ngày lễ tết, ngày nghỉ có lương, lương làm thêm phải bằng ít nhất 300% so với mức lương làm hằng ngày. Khoản đó chưa kể tiền lương ngày lễ tết, ngày nghỉ có lương đối với lao động được hưởng lương ngày.

Công thức tính cho khoản lương này là:

Lương làm thêm ngày lễ tết = Lương cơ bản của ngày * 300%

Ví dụ:

Ta cũng lấy ví dụ trên để tính, thì lương người A khi làm thêm ngày lễ tết sẽ là:

193.307 VNĐ * 300% = 579.921 VNĐ.

3.4 Cách tính lương tháng 13 cho người lao động

Có hai cách tính lương tháng 13 đối với người lao động:

• Tính lương tháng 13 theo tiền lương trung bình

Nếu người lao động đã làm đủ 12 tháng trở lên:

Mức lương tháng 13 = Tiền lương trung bình của 12 tháng

Ví dụ:

Anh A có mức lương từ tháng 1/2021 – 12/2021 là 15 triệu đồng/tháng, thì mức lương tháng 13 anh A nhận được là:

(15 triệu đồng x 12 tháng)/12 tháng = 15 triệu đồng.

Nếu người lao động làm chưa đủ 12 tháng:

Mức lương tháng 13 = Thời gian làm việc trong năm tính thưởng/12 x Tiền lương trung bình.

Ví dụ:

Anh A làm việc ở công ty B từ tháng 3/2021 đến hết tháng 5/2021 là 2 tháng, mức lương là 6 triệu đồng/tháng. Mức lương tháng 13 của Anh A được tính như sau:

(2 tháng/12 tháng) x 6 triệu đồng = 1 triệu đồng.

• Tính lương tháng 13 theo lương tháng 12

Nhiều doanh nghiệp thực hiện cách tính lương tháng 13 theo mức lương tháng 12 để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tức là:

Mức lương tháng 13 = Mức lương tháng 12 liền kề.

3.5 Cách tính lương trong thời gian ngừng việc, ngày nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết, nghỉ có việc riêng có hưởng lương

Theo Điều 111 của Bộ Luật Lao Động, người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng từ 12 đến 16 ngày.

Cứ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao đông thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm tương ứng 1 ngày. Đây là quy định tại điều 112 của Bộ Luật Lao Động. HR cần lưu ý ghi nhận ngày nghỉ hưởng nguyên lương hằng năm của người lao động một cách chính xác để tính lương.

Ngoài ngày nghỉ như trên, người lao động còn được nghỉ hưởng nguyên lương vào các ngày như sau, theo điều 115 của Bộ Luật Lao Động:

• Tết Dương lịch: 1 ngày (ngày 1/1 dương lịch).
• Tết Âm lịch: 5 ngày.
• Ngày Chiến thắng: 1 ngày (ngày 30/4 dương lịch).
• Ngày Quốc tế lao động: 1 ngày (ngày 1/5 dương lịch).
• Quốc khánh: 2 ngày (ngày 2/9 dương lịch và 1 ngày liền kề trước hoặc sau).
• Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 1 ngày (ngày 10/3 âm lịch).
• Kết hôn: nghỉ 3 ngày.
• Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 1 ngày.
• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: nghỉ 3 ngày.
• Lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam: được nghỉ thêm 1 ngày Tết cổ truyền dân tộc và 1 ngày Quốc khánh của nước họ.

>> Xem thêm: TOP phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

3.6 Cách tính lương nghỉ việc

• Trường hợp nghỉ việc do lỗi từ phía người lao động: người lao động sẽ không được doanh nghiệp trả khoản tiền lương còn lại.
• Trường hợp nghỉ việc do lỗi từ phía doanh nghiệp: người lao động sẽ được chi trả lương theo điều khoản trong hợp đồng lao động.

Trường hợp do các yếu tố bất khả kháng như thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, di dời địa điểm sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của nhà nước, các yếu tố cần thiết để làm việc như điện, nước, nguyên liệu sản xuất không đảm bảo, thì hai bên thỏa thuận tính lương và trả lương như sau:

• Người lao động ngừng việc dưới 14 ngày: Tiền lương ngừng việc không được thấp hơn mức lương tối thiểu được quy định trong hợp đồng lao động.
• Người lao động ngừng làm việc trên 14 ngày: Tiền lương ngừng việc được 2 bên thỏa thuận để đảm bảo không thấp hơn tiền lương tối thiểu.

4. Những nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp

4.1 Kỳ hạn lương

Nếu người lao động theo hình thức trả lương theo giờ, ngày, tuần thì sẽ được trả lương ngay sau giờ, ngày, tuần làm việc. Ngoài ra họ cũng có thể được trả lương gộp theo thỏa thuận với doanh nghiệp, đảm bảo ít nhất 15 ngày được trả lương gộp một lần.

Nếu người lao động được hưởng lương tháng, doanh nghiệp sẽ trả lương một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần.

Nếu người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán thì kỳ hạn trả lương phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Nếu công việc kéo dài trong nhiều tháng thì hàng tháng người lao động có thể được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã hoàn thành trong tháng đó.

4.2 Nguyên tắc trả lương

• Người lao động phải được trả lương đúng hạn và đầy đủ, dù là trả tiền mặt trực tiếp, qua tài khoản ngân hàng hay gián tiếp qua trung gian.
• Trường hợp do lý do bất khả kháng, người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phụ nhưng không thể trả lương đúng hạn theo thỏa thuận thì cũng không được trả chậm quá 1 tháng.
  • Nếu thời gian chậm lương dưới 15 ngày: không phải trả thêm.
  • Nếu thời gian chậm lương trên 15 ngày: người sử dụng lao động phải trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳ hạn 1 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương.
  • Nếu Ngân hàng Nhà nước không quy định trần lãi suất thì lãi suất này bằng lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 1 tháng của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trả lương.
  • Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều cách tính lương và trả lương cho từng vị trí, để đảm bảo sự phù hợp, công bằng cho người lao động.

5. Tính lương đơn giản hơn với AMIS Tiền Lương

Với những doanh nghiệp nhiều nhân sự, nhiều chi nhánh hoặc nhân viên đi làm theo ca kíp, thường xuyên làm thêm giờ…. việc tính toán lương thưởng có thể gây ra nhiều khó khăn cho bộ phận C&B. Nếu không có công thức tính lương chuẩn thì sẽ gây ra nhiều sai sót, tốn nhiều thời gian, công sức cũng như khiến nhân viên không hài lòng.

• Phần mềm được phát triển bởi công ty MISA – công ty công nghệ hàng đầu hiện nay với nhiều giải thưởng uy tín.
• AMIS Tiền Lương nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự một cách toàn diện, tiết kiệm nhiều chi phí, nhân lực.
• Sản phẩm đã được rất nhiều doanh nghiệp trong nước tin dùng, điển hình như IVY moda, Trống Đồng Palace,… Các doanh nghiệp đều khẳng định phòng nhân sự tiết kiệm được nhiều công sức khi sử dụng MISA AMIS HRM.

Dùng thử miễn phí

6. Kết luận 

Thông qua bài viết này, MISA AMIS HRM hy vọng có thể giúp ích cho người sử dụng lao động và người lao động có thể hiểu rõ hơn về quy định, cách tính lương chính xác và nhanh chóng nhất. Các cách tính này sẽ hạn chế bất cập về lương thưởng đối với người lao động, tránh mâu thuẫn và giữ chân người lao động lâu dài, góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững.