Bảng chấm công theo giờ là công cụ hữu ích giúp phòng nhân sự theo dõi chi tiết số giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác nhất. Trong bài viết sau MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn nhà quản trị cách làm bảng công theo giờ khoa học và chuyên nghiệp. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các file Excel chấm công theo giờ để tải xuống và áp dụng ngay.
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024
1. Những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?
Bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, phân bổ công việc hợp lý, giám sát chi phí lương cho nhân sự. Phương pháp chấm công theo giờ phù hợp với các doanh nghiệp tính lương cho nhân viên theo số giờ làm việc. Ví dụ: Nhân viên bán hàng, nhân viên sản xuất, nhân viên phục vụ nhà hàng, lao công, tạp vụ…
Ngoài ra, kiểm soát bảng chấm công theo giờ là cách doanh nghiệp tuân thủ quy định về lao động, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, làm căn cứ trả lương.
>>> Xem thêm: 10 Ứng dụng chấm công trên điện thoại hiệu quả nhất
2. Nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Tùy theo đặc thù doanh nghiệp mà phòng nhân sự đưa ra file chấm công theo giờ phù hợp, nhằm tối ưu quy trình chấm công. Tuy nhiên, một bảng chấm công theo giờ bằng Excel cần có những thông tin sau:
- Tên công ty, tên bộ phận làm việc.
- Họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ
- Mã nhân viên.
- Loại hợp đồng lao động gồm Chính thức và Thử việc.
- Tổng số giờ làm việc theo ngày, theo tuần, theo tháng.
- Tổng số giờ làm thêm, thời gian đi muộn, thời gian về sớm.
- Ký xác nhận của người lao động và phê duyệt của quản lý.
Lưu ý: File chấm công theo giờ khi in ra để xác nhận phải có Họ và tên cùng chữ ký xác nhận của cả các bên: người chấm công, trưởng phòng ban liên quan, thường là phòng hành chính nhân sự, giám đốc.
>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không?
3. Tổng hợp bảng chấm công theo giờ – Tải miễn phí
Dưới đây là các bảng chấm công theo giờ được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham khảo và sử dụng. HR và nhà quản lý có thể tải về sử dụng luôn hoặc tiến hành chỉnh sửa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Bảng chấm công tổng hợp
Đây là bảng chấm công phổ biến được phòng nhân sự dùng để tổng hợp các thông tin giờ công, lương thưởng, phụ cấp,…
Bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ là văn bản quan trọng trong công tác tính lương và đảm bảo phúc lợi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên phải tăng ca. Việc theo dõi làm thêm ngoài giờ hành chính là căn cứ để tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy đổi thành tiền lương.
2. Các bảng chấm công khác bằng Excel
Bảng chấm công theo ngày
Bảng chấm công theo ngày còn gọi là báo cáo điểm danh ngày. Bảng này sẽ nêu rõ giờ điểm danh của từng người, từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng. Bảng chấm công theo ngày phù hợp với các công việc yêu cầu nhân viên có mặt, thường trực liên tục tại nơi làm việc vào các khung thời gian cố định. Cụ thể hơn là nhân viên an ninh bảo vệ, nhân viên bán hàng…
Bảng chấm công theo tuần
Nhằm kiểm soát giờ làm chặt chẽ và chính xác hơn, hạn chế các mâu thuẫn phát sinh, HR có thể áp dụng bảng chấm công theo tuần. Bảng này không phổ biến, nhưng phù hợp nếu doanh nghiệp tính lương theo tuần, hoặc cần báo cáo tiến độ định kỳ hàng tuần. Khi sử dụng bảng chấm công theo tuần bạn cần lưu ý ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần.
4. Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo giờ nhanh chóng
Bước 1: Điền đầy đủ thông tin vào file chấm công theo giờ
Ở bước đầu, bạn cần hình dung được bảng chấm công theo giờ có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. (Hãy tham khảo các bảng chấm công theo giờ đề cập ở nội dung bên trên)
Sau đó, bạn hãy điền đầy đủ thông tin của nhân viên vào từng cột. Người phụ trách điền bảng chấm công theo giờ sẽ cập nhật tình hình thực tế của các nhân viên sao cho đúng cột và đúng ký hiệu.
Các thông tin cần điên:
- Thông tin nhân viên: Cột này cần ghi thông tin chính xác về người lao động như họ và tên, giới tính, mã nhân viên.
- Thời gian check in / check out: Cột này cần ghi chính xác thông tin về giờ vào làm và giờ ra về của người lao động.
- Thời gian đi muộn hoặc về sớm: Cột này sẽ tự động tính thời gian đi sớm / về muộn của người lao động.
Bước 2: Trích xuất số giờ làm việc của từng nhân viên vào ô tương ứng
Nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì dữ liệu sẽ được trích xuất sang. Người làm bảng cần thực hiện một số thao tác như sau:
- Sử dụng tính năng Data/Filter để lọc dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên.
- Sao chép dữ liệu vào bảng xử lý và dùng tính năng paste để dán dữ liệu.
- Copy toàn bộ dữ liệu của bảng kết xuất vào bảng chấm công theo giờ (Paste value).
Còn nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì HR có thể điền số giờ check in, giờ check out của nhân viên theo từng ngày cụ thể trong file tham khảo.
Bước 3: Tính số giờ công thực tế
Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên cần tính số giờ công như sau:
Số giờ công thực tế = Giờ ra (Out) – Giờ vào (In)
Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm
>>> Xem thêm:
- Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất
- Top phần mềm chấm công miễn phí và tốt nhất hiện nay
5. Ưu nhược điểm khi quản lý công theo giờ bằng Excel
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
QUẢN LÝ GIỜ LÀM DỄ DÀNG VỚI PHẦN MỀM AMIS CHẤM CÔNG
Để hạn chế những nhược điểm trên, doanh nghiệp có thể thay thế bảng chấm công theo giờ trên Excel bằng AMIS Chấm công. Phần mềm thuộc bộ giải pháp MISA AMIS HRM được phát triển bởi Công ty MISA với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường công nghệ.
- Kết nối máy chấm công dễ dàng, cung cấp nhiều hình thức chấm công: vân tay, khuôn mặt, QR code, GPS…
- Tự động lấy dữ liệu để tổng hợp công hàng tháng một cách chính xác
- Thiết lập hình thức chấm công cho từng phòng ban
- Gửi bảng công cho nhân viên xác nhận chỉ với 1 click
- Quản lý đi muộn, về sớm, nghỉ phép dễ dàng
6. Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel
- Tính riêng tư và bảo mật: Khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel cần thiết lập tính năng giới hạn quyền truy cập. Nhà quản trị chỉ nên cho phép những người liên quan truy cập được nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của các nhân viên có tên trong bảng.
- Tính chính xác và đầy đủ: Nhà quản trị cần đảm bảo thông tin liên quan cập được nhập liệu một cách chính xác. Các thông tin như ngày làm việc, giờ vào, giờ ra, ca làm việc,…
- Xử lý dữ liệu không hợp lệ: Mọi dữ liệu trên bảng chấm công không được sai sót hoặc bị lỗi không hợp lệ. Bạn cần kiểm tra và xử lý các giá trị không hợp lệ đó trước khi tính toán và chốt công.
- Kiểm tra và phê duyệt: Nhằm hạn chế sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, bạn nên yêu cầu nhân viên xác nhận công của mình trước khi chuyển sang tính toán lương.
> Xem thêm: Các bảng chấm công khác bằng Excel [TẢI MIỄN PHÍ]
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ bằng Excel được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm tính công lương theo số giờ làm việc cho người lao động.
Nội dung cơ bản của bảng chấm công Excel theo giờ thường có: Thời gian, tên và mã nhân viên, ca làm, giờ vào làm, giờ ra về, tổng giờ làm thực tế, số giờ nghỉ và tổng số công. Có thể gồm cả mức lương thực nhận tương ứng.
Bảng chấm công Excel theo giờ đóng vai trò như bản thống kê lịch làm việc của toàn bộ nhân viên. Một bảng chấm công được xây dựng hiệu quả và sát với thực tế sẽ ghi lại thông tin làm việc của nhân viên một cách minh bạch – chính xác nhất. Đồng thời, bảng này giúp HR theo dõi mức độ chấp hành kỷ luật của cán bộ nhân viên.
Câu hỏi 2: Bảng chấm công Excel theo giờ dùng để làm gì?
- Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi hoạt động chấp hành quy định, nội quy của cán bộ công nhân viên các bộ phận.
- Bằng cách thống kê đầy đủ giờ vào – check in và giờ ra – check out, quản lý sẽ biết được tổng thời gian làm việc của mỗi nhân viên cũng như số lần đi muộn, về sớm.
- Là cơ sở để doanh nghiệp tính lương cuối tháng cũng như quyết định khen thưởng cho những nhân viên có biểu hiện xuất sắc trong năm vừa qua.
- Giúp nắm bắt tình hình chuyên cần thực tế, giúp quản lý và HR đưa ra những biện pháp quản lý kịp thời với cán bộ nhân viên chưa thực hiện nghiêm túc nội quy.
8. Kết luận
Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Hy vọng qua những thông tin mà MISA AMIS HRM chia sẻ, bạn đọc đã nắm được những nội dung cơ bản của file chấm công và cách tạo lập file này để quản lý giờ làm của nhân viên trong công ty.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
