Bảng chấm công theo giờ là công cụ hữu ích giúp phòng nhân sự quản lý và theo dõi số giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác nhất. Trong bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn HR cách làm bảng công theo giờ chuyên nghiệp để phục vụ công việc hàng ngày. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các file Excel chấm công và tính lương theo giờ, theo ngày để bạn đọc tải xuống và áp dụng ngay.
1. Những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?
Bảng chấm công theo giờ làm việc giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, phân bổ công việc hợp lý, giám sát chi phí lương cho nhân sự. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có hình thức làm việc linh hoạt, tính lương dựa trên số giờ hoặc số ca làm việc, bao gồm:
- Doanh nghiệp bán lẻ & dịch vụ: Siêu thị, cửa hàng tiện lợi, shop thời trang, trung tâm thương mại – nơi nhân viên làm việc theo ca và có thời gian làm việc không cố định.
- Nhà hàng – khách sạn – du lịch: Nhân viên phục vụ, lễ tân, bếp, tạp vụ thường làm việc theo ca xoay, đòi hỏi chấm công chính xác để đảm bảo quyền lợi.
- Nhà máy – khu công nghiệp: Công nhân sản xuất, kỹ thuật viên thường có ca kíp luân phiên, cần hệ thống chấm công theo giờ để tính lương và phụ cấp ca đêm, tăng ca.
- Ngành logistic & vận tải: Nhân viên kho bãi, tài xế giao hàng, nhân viên bốc xếp có thời gian làm việc linh hoạt, cần chấm công theo giờ để theo dõi năng suất và chi phí nhân sự.
- Ngành giáo dục: Giáo viên dạy theo giờ, giảng viên thỉnh giảng, trợ giảng cần có bảng chấm công để tính toán thù lao một cách chính xác.
Ngoài ra, việc kiểm soát bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thời gian làm việc, tính lương, quyền lợi người lao động và làm căn cứ khi giải quyết tranh chấp lao động.
2. Nội dung bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Tùy theo đặc thù doanh nghiệp mà phòng nhân sự đưa ra file chấm công theo giờ phù hợp, nhằm tối ưu quy trình chấm công. Tuy nhiên, tạo bảng chấm công theo giờ bằng Excel cần có những thông tin sau:
- Tên công ty, tên phòng ban hoặc bộ phận làm việc.
- Họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ
- Mã nhân viên.
- Loại hợp đồng lao động gồm Chính thức và Thử việc.
- Tổng số giờ làm việc theo ngày, theo tuần, theo tháng.
- Tổng số giờ làm thêm, thời gian đi muộn, thời gian về sớm.
- Chữ ký xác nhận công của người lao động và phê duyệt của người có thẩm quyền trong công ty.
Lưu ý: File chấm công theo giờ khi in ra để xác nhận phải có Họ và tên cùng chữ ký xác nhận của cả các bên: người chấm công, trưởng phòng ban liên quan, thường là phòng hành chính nhân sự, giám đốc.
Xem thêm bài viết liên quan:
- Top 10 phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay
- 17 Mẫu bảng chấm công hiệu quả nhất hiện nay 2024 [Tải miễn phí]
- Chấm công ngay trên điện thoại xác thực bằng kết nối Wi-Fi
3. Tổng hợp mẫu bảng chấm công theo giờ – Tải miễn phí
Dưới đây là các mẫu bảng chấm công theo giờ được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham khảo và sử dụng. HR và nhà quản lý có thể tải về sử dụng luôn hoặc tiến hành chỉnh sửa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Bảng chấm công tổng hợp
Đây là bảng chấm công giờ vào giờ ra phổ biến được phòng nhân sự dùng để tổng hợp các thông tin giờ công, lương thưởng, phụ cấp,…
Mẫu bảng chấm công theo giờ
Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ là tài liệu quan trọng trong công tác tính lương và đảm bảo phúc lợi cho người lao động.
Văn bản này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên phải tăng ca. Việc theo dõi làm thêm ngoài giờ hành chính là căn cứ để tính tiền lương đầy đủ và tính thời gian nghỉ bù cho người lao động.
>>> Xem thêm: Top 10 Ứng dụng chấm công trên điện thoại hiệu quả, được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất
4. Các mẫu bảng chấm công bằng Excel khác
Bên cạnh các mẫu bảng chấm công theo giờ, MISA AMIS HRM giới thiệu thêm đến bạn đọc một số mẫu file chấm công theo các tiêu chí khác, có thể sử dụng cho nhiều vị trí, bộ phận, phòng ban khác nhau.
Bảng chấm công theo ngày bằng Excel
Bảng chấm công theo ngày còn gọi là báo cáo điểm danh ngày. Bảng này sẽ nêu rõ giờ điểm danh của từng người, từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng.
Bảng chấm công theo ngày phù hợp với các công việc yêu cầu nhân viên có mặt, thường trực liên tục tại nơi làm việc vào các khung thời gian cố định. Cụ thể hơn là nhân viên an ninh bảo vệ, nhân viên bán hàng…
Bảng chấm công theo tuần bằng Excel
Nhằm kiểm soát giờ làm chặt chẽ và chính xác hơn, hạn chế các mâu thuẫn phát sinh, HR có thể áp dụng bảng chấm công theo tuần.
Bảng này không phổ biến, nhưng phù hợp nếu doanh nghiệp tính lương theo tuần, hoặc cần báo cáo tiến độ định kỳ hàng tuần. Khi sử dụng bảng chấm công theo tuần bạn cần lưu ý ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần.
Xem thêm 10 phần mềm tính lương kết hợp chấm công tốt nhất hiện nay
5. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Làm thế nào để tự tạo một file chấm công trên Excel với các hàng và cột tùy chỉnh được theo nhu cầu của doanh nghiệp? Bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Nhập dữ liệu vào file chấm công theo giờ
Ở bước đầu, bạn cần hình dung được bảng chấm công theo giờ làm việc có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. (Hãy tham khảo các bảng chấm công theo giờ đề cập ở nội dung bên trên)
Sau đó, bạn hãy điền họ tên, mã nhân viên vào các cột đầu tiên. Hàng ngày hoặc cuối tháng, bạn sẽ cập nhật giờ làm việc của nhân viên vào cột ngày tương ứng.
Các thông tin cần điền:
- Thông tin nhân viên: Họ và tên, mã nhân viên, có thể thêm thông tin khác như phòng ban, bộ phận nếu cần.
- Thời gian check in / check out: Ghi nhận giờ vào làm và giờ ra về của người lao động.
Bước 2: Trích xuất số giờ làm việc của từng nhân viên vào ô tương ứng
Nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì có thể xuất dữ liệu từ máy để sao chép vào Excel. Người làm bảng cần thực hiện một số thao tác như sau:
- Ở bảng dữ liệu gốc, sử dụng tính năng Data/Filter để lọc các dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên.
- Sao chép dữ liệu vào bảng chấm công theo giờ (Paste Value). Cần kiểm tra lại các dữ liệu đã chính xác và khớp hàng cột hay chưa, có dữ liệu nào bị lỗi không.
Nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì HR cần nhập số giờ check in, giờ check out của nhân viên hàng ngày và lưu file thường xuyên.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel dễ dàng, nhanh chóng
Bước 3: Tính số giờ công, ngày công thực tế
Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên cần tính số giờ công như sau:
Số giờ công thực tế = Giờ ra (Check Out) – Giờ vào (Check In)
Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm
Đa phần các doanh nghiệp sẽ tính ngày công cho nhân viên. Ví dụ những ngày nhân viên làm việc đủ số giờ được tính là 1 ngày công, những ngày xin nghỉ phép, làm nửa ngày, quên chấm công được tính như thế nào tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp. Kết quả cuối cùng cho biết nhân viên làm được bao nhiêu ngày công trong một tháng, từ đó sử dụng làm căn cứ tính lương.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công bằng Excel đơn giản, dễ dàng và chi tiết
6. Ưu nhược điểm khi quản lý công theo giờ bằng Excel
Excel rất phổ biến trong quản lý chấm công vì tính tiện lợi và chi phí thấp, tuy nhiên file chấm công Excel cũng tồn tại một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
7. Quản lý giờ làm tự động bằng AMIS Chấm Công
Để hạn chế những nhược điểm trên, doanh nghiệp có thể thay thế bảng chấm công theo giờ trên Excel bằng AMIS Chấm Công. Phần mềm thuộc bộ giải pháp AMIS HRM được phát triển bởi Công ty MISA với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường công nghệ.
- Kết nối máy chấm công dễ dàng, cung cấp nhiều hình thức chấm công: vân tay, khuôn mặt, QR code, GPS…
- Tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công để tổng hợp công hàng tháng một cách chính xác.
- Tinh gọn hoàn toàn các thao tác thủ công, HR không mất thời gian điền giờ, điều chỉnh bảng từ máy chấm công.
- Dễ dàng thiết lập hình thức chấm công cho từng phòng ban.
- Gửi bảng công cho nhân viên xác nhận chỉ với 1 click.
- Quản lý đi muộn, về sớm, nghỉ phép toàn diện.
8. Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel
- Tính riêng tư và bảo mật: Khi sử dụng bảng chấm công theo giờ làm việc trên Excel, cần thiết lập quyền truy cập giới hạn. Chỉ những người có liên quan mới được phép truy cập để bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên có trong bảng.
- Tính chính xác và đầy đủ: Nhà quản lý cần đảm bảo dữ liệu như ngày làm việc, giờ vào, giờ ra, và ca làm việc được ghi nhận đầy đủ và chính xác, tránh các lỗi như xuất nhầm dữ liệu từ máy chấm công, dữ liệu lệch.
- Xử lý dữ liệu không hợp lệ: Bảng chấm công gốc thường chứa cả những giá trị không hợp lệ hoặc thiếu sót, khiến công thức tính không chạy được. Trước khi tính toán và chốt công, cần kiểm tra và sửa chữa các lỗi này.
- Kiểm tra và phê duyệt: Để hạn chế sai sót và đảm bảo độ chính xác, hãy yêu cầu nhân viên xác nhận công trước khi chuyển sang bước tính lương.
>>> [TẢI MIỄN PHÍ] 17+ Mẫu bảng chấm công đơn giản, hiệu quả, dễ sử dụng, theo ca, theo giờ, theo ngày, theo tháng,…
9. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ bằng Excel được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm tính công lương theo số giờ làm việc cho người lao động.
Nội dung cơ bản của bảng chấm công Excel theo giờ bao gồm: Thời gian, tên và mã nhân viên, ca làm, giờ vào làm, giờ ra về, tổng giờ làm thực tế, số giờ nghỉ và tổng số công. Có thể gồm cả mức lương thực nhận tương ứng.
Bảng chấm công Excel theo giờ đóng vai trò như bản thống kê lịch làm việc của toàn bộ nhân viên. Một bảng chấm công được xây dựng hiệu quả và sát với thực tế sẽ ghi lại giờ làm việc của người lao động một cách minh bạch – chính xác nhất. Đồng thời, bảng này giúp HR theo dõi mức độ chấp hành kỷ luật của cán bộ nhân viên.
Câu hỏi 2: Bảng chấm công Excel theo giờ dùng để làm gì?
- Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi hoạt động chấp hành quy định, nội quy của cán bộ công nhân viên các bộ phận.
- Bằng cách thống kê đầy đủ giờ vào – check in và giờ ra – check out, quản lý sẽ biết được tổng thời gian làm việc của mỗi nhân viên cũng như số lần đi muộn, về sớm.
- Là cơ sở để doanh nghiệp tính lương cuối tháng cũng như quyết định khen thưởng cho những nhân viên có biểu hiện xuất sắc trong năm vừa qua.
- Giúp nắm bắt tình hình chuyên cần thực tế, giúp quản lý và HR đưa ra những biện pháp quản lý kịp thời với cán bộ nhân viên chưa thực hiện nghiêm túc nội quy.
10. Kết luận
Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Hy vọng qua những thông tin mà MISA AMIS HRM chia sẻ, bạn đọc đã nắm được những nội dung cơ bản của file chấm công theo giờ và cách tạo lập bảng chấm công Excel theo giờ này để quản lý giờ làm của nhân viên trong công ty.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
