Mẫu bảng chấm công theo giờ, theo ngày tự động trong Excel

17/10/2023

Loading

Bảng chấm công theo giờ là công cụ hữu ích giúp phòng nhân sự dễ dàng theo dõi chi tiết số giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác nhất. Bài viết sau, MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn nhà quản trị cách làm bảng công theo giờ khoa học và chuyên nghiệp. Ngoài ra, Chúng tôi còn cung cấp các file excel chấm công theo giờ để tải xuống và dùng luôn. Tìm hiểu ngay!

mẫu bảng chấm công

Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024

1. Những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?

Bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình, phân bổ công việc hợp lý, tiết kiệm chi phí nhân sự…. Phương pháp chấm công theo giờ phù hợp với các doanh nghiệp tính lương cho nhân viên theo số giờ làm việc. Ví dụ: Nhân viên bán hàng, nhân viên sản xuất, nhân viên phục vụ nhà hàng, lao công, tạp vụ…

Ngoài ra, ghi chép và bảo quản bảng chấm công theo giờ là cách doanh nghiệp tuân thủ quy định về lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, làm căn cứ trả lương.

Tìm hiểu những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ
Tìm hiểu những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ

>>> Xem thêm: 10 Ứng dụng chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

2. Nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ bằng excel

Tùy đặc thù doanh nghiệp mà phòng nhân sự đưa ra file chấm công theo giờ phù hợp nhất tối ưu hóa quy trình quản lý. Tuy nhiên, một bảng chấm công theo giờ bằng excel cần đảm bảo có đầy đủ những thông tin sau:

  • Thông tin tên công ty, tên bộ phận làm việc.
  • Thông tin họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ
  • Thông tin mã nhân viên.
  • Thông tin loại hợp đồng lao động gồm Chính thức và Thử việc.
  • Thông tin tổng số giờ làm việc tho ngày, theo tuần, theo tháng.
  • Thông tin tổng số giờ làm thêm, thời gian đi muộn, thời gian về sớm.
  • Thông tin về ký xác nhận của người lao động và phê duyệt của quản lý.
Những thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ
Những thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ

Lưu ý: Cuối mỗi file chấm công theo giờ phải có Họ và tên cùng chữ ký xác nhận của cả hai bên. Một bên đại diện cho người lao động và bên còn lại đại diện cho doanh nghiệp / bộ phận phụ trách trả lương hoặc chấm công.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

3. Tổng hợp bảng chấm công theo giờ  – Tải miễn phí

Dưới đây là các bảng chấm công theo giờ được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham khảo và sử dụng. Nhà quản trị có thể tải về sử dụng luôn cho doanh nghiệp mình hoặc tiến hành chỉnh sửa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Bảng chấm công tổng hợp

Đây là bảng chấm công phổ biến được phòng nhân sự dùng để tổng hợp các thông tin giờ công, lương thưởng, phụ cấp,…

Bảng chấm công ra vào đi sớm về muộn theo giờ
Bảng chấm công ra vào đi sớm về muộn theo giờ
>>> Tải miễn phí Bảng chấm công theo giờ  TẠI ĐÂY

Bảng chấm công theo giờ

Đi làm cả ngày hay nửa ngày cũng được thống kê chính xác
Đi làm cả ngày hay nửa ngày cũng được thống kê chính xác
>>> Tải miễn phí Bảng chấm công theo giờ TẠI ĐÂY

Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tính lương và đảm bảo phúc lợi. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên phải tăng ca. Việc theo dõi làm thêm ngoài giờ hành chính là căn cứ để tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy đổi thành tiền lương.

Mẫu bảng chấm công ghi chú rõ giờ làm thêm
Bảng chấm công ghi chú rõ giờ làm thêm

2. Bảng chấm công khác bằng Excel 

Bảng chấm công theo ngày

Bảng chấm công theo ngày còn gọi là báo cáo điểm danh ngày. Bảng này sẽ nêu rõ giờ điểm danh của từng người, từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng. Bảng chấm công theo ngày phù hợp với các công việc yêu cầu nhân viên có mặt, thường trực liên tục tại nơi làm việc vào các khung thời gian cố định. Cụ thể hơn là nhân viên an ninh bảo vệ, nhân viên bán hàng…

Bảng chấm công hàng ngày với nhiều hạng mục chi tiết

Bảng chấm công theo tuần

Nhằm kiểm soát giờ làm chặt chẽ và chính xác hơn, hạn chế các mâu thuẫn phát sinh, HR có thể áp dụng bảng chấm công theo tuần. Bảng này không phổ biến, nhưng phù hợp nếu doanh nghiệp tính lương theo tuần, hoặc cần báo cáo tiến độ định kỳ hàng tuần. Khi sử dụng bảng chấm công theo tuần bạn cần lưu ý ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần.

Báo cáo chấm công theo tuần

4. Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo giờ nhanh chóng

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin vào file chấm công theo giờ

Ở bước đầu, nhà quản trị cần hình dung được bảng chấm công theo giờ có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. (Hãy tham khảo các bảng chấm công theo giờ đề cập ở nội dung bên trên)

Sau đó, doanh nghiệp cũng cần điền đầy đủ thông tin của nhân viên vào từng cột. Người phụ trách điền bảng chấm công theo giờ sẽ cập nhật tình hình thực tế của các nhân viên sao cho đúng cột và đúng ký hiệu.

Bước 1: Lập bảng chấm công theo giờ
Bước 1: Lập bảng chấm công theo giờ

Các thông tin cần điền đầy đủ như:

  • Thông tin nhân viên: Cột này cần ghi đầy đủ và chính xác thông tin về người lao động như họ và tên, giới tính, mã nhân viên.
  • Thời gian check IN/ check OUT: Cột này cần ghi chính xác thông tin về giờ vào làm và giờ ra về của người lao động.
  • Thời gian đi muộn hoặc về sớm: Cột này sẽ tự động tính thời gian đi sớm/ về muộn của người lao động.

Bước 2: Trích xuất số giờ làm việc của từng nhân sự vào ô tương ứng

Nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì dữ liệu sẽ được trích xuất sang. Nhà quản trị nhân sự hoặc kế toán viên cần làm một số thao tác như sau:

    • Sử dụng tính năng Data/Filter để lọc dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên.
    • Sao chép dữ liệu vào bảng xử lý và dùng tính năng paste để dán dữ liệu.
    • Copy toàn bộ dữ liệu của bảng kết xuất vào bảng chấm công theo giờ bằng excel (Paste value).

Còn nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì HR có thể điền số giờ check in, giờ check out của nhân viên theo từng ngày cụ thể trong file tham khảo.

Bước 2: Điền thời gian (giờ, phút) ra và vào
Bước 2: Điền thời gian (giờ, phút) ra và vào

Bước 3: Tính số giờ công thực tế

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên cần tính giờ công của người lao động theo công thức sau:

Số giờ công thực tế = Giờ ra (Out) – Giờ vào (In)

Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm

>>> Xem thêm:

5. Ưu nhược điểm khi quản lý công theo giờ bằng Excel

Ưu điểm Nhược điểm
  • Excel đã có sẵn công thức tính, người dùng chỉ cần điền thông tin có sẵn.
  • Nếu thông tin giống nhau nhà quản trị có thể dùng tính năng copy khá đơn giản và nhanh chóng.
  • File chấm công theo giờ được tạo nhanh chóng, nếu nhân viên giỏi excel thì việc sử dụng vô cùng đơn giản.
  • Công thức thiết lập sẵn cho phép nhân viên có thể tính toán được giờ làm việc, tổng lương của người lao động.
  • Tiết kiệm chi phí sử dụng Phần mềm hoặc các công cụ hỗ trợ chấm công cho doanh nghiệp quy mô nhân sự nhỏ.
  • Dễ gây nhầm lẫn: Bảng excel có nhiều cột và dùng nhiều định dạng và gây nhầm lẫn nếu như bạn chưa sử dụng thành thạo. Việc nhầm lẫn, sai sót số liệu có thể gây ra nhiều ảnh hưởng cho doanh nghiệp cũng như quyền lợi của người lao động trong công ty.
  • Quản lý phức tạp: Bằng việc dùng excel, chỉ có 1 người duy nhất có thể theo dõi, nếu để cấp trên xem thì bạn cần gửi báo cáo, điều này có thể gây nhầm lẫn và khiến bạn bị tốn kém thời gian thực hiện.
  • Lưu trữ khó khăn: Việc dùng excel đòi hỏi bạn cần phải liên tục ấn lưu sau mỗi thao tác nếu không dữ liệu sẽ bị mất. Chưa kể dùng bảng chấm công theo giờ trên excel có đôi khi còn bị mất file, thất lạc file.
  • Hạn chế nhiều thao tác: Ví dụ, nếu như quản lý cần xem thông tin của một nhân viên nào đó thì phải đợi cấp dưới gửi báo cáo lên, không tự kiểm tra được và vô cùng phiền phức.

CHẤM CÔNG THEO GIỜ DỄ DÀNG VỚI AMIS CHẤM CÔNG CỦA MISA

Để hạn chế những sai sót, nhầm lẫn và khó khăn này, doanh nghiệp có thể thay thế bảng chấm công theo giờ trên excel bằng AMIS Chấm công. Giải pháp thuộc bộ phần mềm MISA AMIS HRM được phát triển bởi Công ty MISA.

Thiết lập bảng phân ca dễ dàng với phần mềm AMIS Chấm công
Thiết lập bảng phân ca dễ dàng với AMIS Chấm công

Dùng ngay miễn phí

6. Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel

  • Tính riêng tư và bảo mật: Khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel cần thiết lập tính năng giới hạn quyền truy cập. Nhà quản trị chỉ nên cho phép những người liên quan truy cập được nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của các nhân viên có tên trong bảng.
  • Tính chính xác và đầy đủ: Nhà quản trị cần đảm bảo thông tin liên quan cập được nhập liệu một cách chính xác. Các thông tin như ngày làm việc, giờ vào, giờ ra, ca làm việc,….
  • Xử lý dữ liệu không hợp lệ: Mọi dữ liệu trên bảng chấm công không được sai sót hoặc bị lỗi không hợp lệ… Bạn cần kiểm tra và xử lý các giá trị không hợp lệ đó.
  • Kiểm tra và phê duyệt: Nhằm hạn chế sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Bạn nên yêu cầu xác nhận công trước khi tính toán lương.

> Xem thêm: Các bảng chấm công khác bằng Excel [TẢI MIỄN PHÍ]

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu1:  Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ bằng excel được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay hỗ trợ tính lương theo số giờ làm việc cho người lao động.

Nội dung cơ bản của bảng chấm công excel theo giờ thường có: Thời gian, tên / mã nhân viên, ca làm, giờ vào làm / giờ ra về, tổng giờ làm thực tế, số giờ nghỉ và mức lương thực nhận tương ứng.

Bảng chấm công excel theo giờ đóng vai trò như nhật ký hoặc bản thống kê lịch làm việc của toàn bộ nhân viên. Một bản chấm công xây dựng hiệu quả và thực tế sẽ ghi lại thông tin làm việc của nhân viên một cách minh bạch – chính xác nhất. Đồng thời, giúp HR theo dõi mức độ chấp hành kỷ luật nội quy của cán bộ nhân viên.

Câu 2: Bảng chấm công excel theo giờ dùng để làm gì?

  • Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi hoạt động chấp hành quy định, nội quy của cán bộ nhân viên các phòng ban.
  • Bằng cách thống kê đầy đủ giờ vào – check in và giờ ra – check out, quản lý sẽ biết được tổng thời gian làm việc của mỗi nhân viên cũng như số lần đi muộn, về sớm.
  • Là cơ sở để doanh nghiệp tính lương cuối tháng cũng như quyết định khen thưởng cho những nhân viên có biểu hiện xuất sắc trong năm vừa qua.
  • Giúp nắm bắt tình hình chuyên cần thực tế giúp quản lý và HR đưa ra những biện pháp quản lý kịp thời với cán bộ nhân viên chưa thực hiện nghiệm túc quy chế và chính sách doanh nghiệp.

8. Kết luận

Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR có thể theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị tại doanh nghiệp biết cách lập bảng chấm công excel theo giờ chuyên nghiệp để đơn giản hơn quy trình tính công lương cho người lao động.


Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 11 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả