Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất

Bảng chấm công theo giờ là một công cụ giúp phòng Nhân sự cũng như nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và tính toán lương thưởng đúng nhất. Bài viết sau đây MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn nhà quản trị và kế toán viên cách làm bảng công theo giờ khoa học và chuyên nghiệp.

1. Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ sử dụng excel hoặc word để ghi lại thời gian làm việc của nhân viên theo ngày, tuần, tháng. Đây sẽ là căn cứ để phòng nhân sự tính toán lương thưởng chính xác nhất cho người lao động.

Bảng chấm công theo giờ sẽ sử dụng nhiều tại các công ty có nhân sự làm việc bán thời gian và trả lương theo giờ làm việc. Ngoài ra, một số công ty cũng áp dụng cách chấm công này ở các nhà hàng, khách sạn – đây là những nơi đa số nhân viên sẽ làm theo ca xoay hay ca gãy.

2. Bảng chấm công theo giờ gồm những nội dung gì? 

Tùy mỗi doanh nghiệp mà phòng nhân sự đưa ra bảng chấm công theo giờ phù hợp nhất, tối ưu hóa quy trình quản lý. Tuy nhiên, nhà quản trị cần đảm bảo có đầy đủ những thông tin dưới đây:

• Tên công ty.
• Tên nhân viên.
• Mã nhân viên.
• Loại hợp đồng (chính thức/thử việc).
• Ngày chấm công.
• Giờ vào.
• Giờ ra.
• Tổng số ngày công.
• Số giờ làm thêm.
• Xác nhận của người lao động.
• Ghi chú.

Ngoài những thông tin cơ bản kể trên doanh nghiệp cũng nên thêm 1 số thông tin sau đây để chi tiết hơn về nhân viên để dễ dàng theo dõi và báo cáo cuối tháng như: 

• Ngày tháng năm sinh.
• Phòng ban làm việc.
• Vị trí công việc.
• Thông tin liên hệ.

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

3.1 Ưu điểm

Bảng chấm công theo giờ làm trên excel có một số ưu điểm như sau:

• Excel đã có sẵn công thức tính, người dùng chỉ cần điền thông tin có sẵn.
• Nếu thông tin giống nhau nhà quản trị có thể dùng tính năng copy khá đơn giản và nhanh chóng.
• Bảng chấm công được tạo nhanh chóng, nếu nhân viên giỏi excel thì việc sử dụng vô cùng đơn giản.
• Công thức thiết lập sẵn cho phép nhân viên có thể tính toán được giờ làm việc, tổng lương của người lao động.
• Sử dụng bảng chấm công excel cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

3.2 Nhược điểm

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng quản lý công lương bằng excel gây ra một số hạn chế ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhà quản trị như:

• Dễ gây nhầm lẫn: Bảng excel có nhiều cột và dùng nhiều định dạng và gây nhầm lẫn nếu như bạn chưa sử dụng thành thạo. Việc nhầm lẫn, sai sót số liệu có thể gây ra nhiều ảnh hưởng cho doanh nghiệp cũng như quyền lợi của người lao động trong công ty.
• Quản lý phức tạp: Bằng việc dùng excel, chỉ có 1 người duy nhất có thể theo dõi, nếu để cấp trên xem thì bạn cần gửi báo cáo, điều này có thể gây nhầm lẫn và khiến bạn bị tốn kém thời gian thực hiện.
• Lưu trữ khó khăn: Việc dùng excel đòi hỏi bạn cần phải liên tục ấn lưu sau mỗi thao tác nếu không dữ liệu sẽ bị mất. Chưa kể dùng bảng chấm công theo giờ trên excel có đôi khi còn bị mất file, thất lạc file.
• Hạn chế nhiều thao tác: Ví dụ, nếu như quản lý cần xem thông tin của một nhân viên nào đó thì phải đợi cấp dưới gửi báo cáo lên, không tự kiểm tra được và vô cùng phiền phức.

QUẢN LÝ CHẤM CÔNG CA KÍP DỄ DÀNG CHO DOANH NGHIỆP TRÊN 100 NHÂN SỰ VỚI AMIS CHẤM CÔNG 

Để hạn chế những sai sót, nhầm lẫn và khó khăn này, doanh nghiệp có thể thay thế bảng chấm công theo giờ trên excel bằng AMIS Chấm công. Giải pháp thuộc bộ phần mềm MISA AMIS HRM được phát triển bởi Công ty MISA.

Dùng ngay miễn phí

Với tính năng chấm công theo giờ vô cùng tối ưu, sản phẩm đặc biệt phù hợp cho những công ty có quy mô trên 100 nhân sự. Với AMIS Chấm công doanh nghiệp có thể:

• Dễ dàng theo dõi thời gian đi làm, check in, check out của nhân viên ở toàn bộ cửa hàng, chi nhánh khác nhau.
• Nhân viên tự theo dõi ngày nghỉ, tự xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm ngay trên phần mềm.
• Có thể cài đặt, thiết lập các thông tin liên quan đến chấm công sao cho phù hợp nhất với đặc thù của công ty.
• Chấm công đơn giản bằng FaceID hoặc GPS, mã QR, chấm công Wifi…. hạn chế tối đa sai sót.
• Dữ liệu được cập nhật tự động, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên và có những điều chỉnh phù hợp.
• Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi thông tin mà không cần đợi cấp dưới báo cáo.
• Biểu đồ, báo cáo, thống kê chi tiết giúp nhà quản trị đánh giá được tình hình làm việc của mỗi phòng ban, chi nhánh cũng như toàn bộ công ty.

AMIS Chấm công giúp HR tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, tăng sự chuyên nghiệp cho toàn bộ doanh nghiệp và giúp nhân viên hài lòng hơn với công ty. Ngoài ra, phần AMIS Chấm công cũng kết nối với các giải pháp của MISA như Tiền lương, Thông tin nhân sự… giúp tính lương và lưu trữ thông tin dễ dàng.

Với phần mềm MISA, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm vì sẽ được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, hạn chế tối đa các lỗi trong quá trình sử dụng, giúp “tinh gọn” hơn quy trình quản trị nhân sự.

Độc giả có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY hoặc liên hệ qua HOTLINE: 090 488 5833 để được tư vấn chi tiết hơn đồng thời nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trong 15 ngày.

4. Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ 

Bước 1: Lập bảng chấm công 

Ở bước đầu tiên bạn cần hình dung được bảng chấm công có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. Ngoài ra, bạn cũng cần điền đầy đủ thông tin của nhân viên (tên, mã nhân viên, vị trí công việc…).

Bước 2: Điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel

Nếu như doanh nghiệp của bạn sử dụng máy chấm công thì dữ liệu sẽ được trích xuất sang. Nhà quản trị nhân sự hoặc kế toán viên sẽ cần làm 1 số thao tác như sau:

• Sử dụng tính năng Data/Filter để lọc dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên. 
• Sao chép dữ liệu vào bảng xử lý và dùng tính năng paste để dán dữ liệu.
• Copy toàn bộ dữ liệu của bảng kết xuất vào bảng chấm công (Paste value).

Còn nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì, người dùng có thể điền số giờ check in, giờ check out của nhân viên theo từng ngày cụ thể trong file.

Bước 3: Tính số giờ công

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên, nhà quản lý thực hiện tính giờ công của người lao động theo công thức sau đây:

Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào

5. Kết luận

Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR có thể theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị tại doanh nghiệp biết cách lập bảng chấm công bằng excel chuyên nghiệp để đơn giản hơn quy trình tính công lương cho người lao động.