Có rất nhiều mẫu bảng chấm công khác nhau như mẫu chấm công theo ca, mẫu chấm công theo giờ, mẫu chấm công dạng excel, mẫu chấm công dạng word…..Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu rõ hơn về các mẫu bảng chấm công phổ biến nhất qua bài viết dưới đây.
1. Quy định về mẫu bảng chấm công
Theo Điều 9 Thông tư 200 và Điều 10 Thông tư 133 quy định như sau:
- Các chứng từ kế toán đều thuộc loại không bắt buộc và doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu hoạt động của đơn vị.
- Doanh nghiệp có thể áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm phụ lục số 3 thông tư 200.
Như vậy, Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế mẫu bảng chấm công phù hợp.
2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng bảng chấm công?
Chấm công có vai trò cực kì quan trọng đối với bất kì một doanh nghiệp nào. Việc chấm công nhân viên sẽ giúp chủ doanh nghiệp hay quản lí cùng với các bộ phận trong công ty như nhân sự, kế toán,…có thể nắm rõ được về số ngày, số giờ làm việc của từng nhân viên trong thời gian quy định.
Bên cạnh đó, dùng mẫu bảng chấm công giúp:
- Hỗ trợ tính lương cho toàn bộ nhân sự trong công ty. Ngoài ra, các số liệu trong bảng chấm công còn có tác dụng trong các quyết định tăng lương, khen thưởng hay phạt dành cho nhân viên.
- Thông qua các hình thức chấm công, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn một cách tổng thể hơn về toàn bộ nhân viên của mình. Từ đó bạn có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá, xây dựng khách quan nhất về khối lượng công việc của từng phòng ban, từng nhân sự.
- Bảng số liệu chấm công còn hỗ trợ trong việc ra các quyết định quan trong có ảnh hướng tới tương lai của doanh nghiệp. Nó cũng có thể giúp công ty xác định đúng tầm nhìn chiến lược ngắn và dài hạn trong tương lai. Điều đó nhằm mang lại doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp
3. Top 6 Mẫu bảng chấm công excel phổ biến nhất
3.1. Mẫu bảng chấm công bằng excel
Để chấm công cho nhân viên, mỗi công ty cần tạo lập ra File chấm công khác nhau. Khi xây dựng một bảng chấm công cần phải đảm bảo theo các tiêu chuẩn nhất định. Điều đó để không có sai sót và các vấn đề bất cập trong quá trình chấm công. Một File Excel chấm công nhân viên và tính lương theo giờ cần có dạng tương tự, đầy đủ các thông tin như trong ảnh.
3.2. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu bảng về chấm công hàng ngày là một loại chấm công khá phổ biến ở các công ty, doanh nghiệp. Mẫu này sẽ chấm công theo từng ngày, nó tạo nên sự giám sát dễ dàng cho quản lý cũng như tạo động lực cho nhân viên chăm chỉ đi làm. Dưới đây là hình ảnh và link tải mẫu của bảng chấm công hàng ngày cho nhân sự HR.
3.3. Mẫu bảng chấm công sản xuất
Mẫu bảng chấm công nhân viên sản xuất là một mẫu được lập ra để chấm công chủ yếu cho công nhân trong các phân xưởng sản xuất. Mẫu này được trình bày theo một cách rất dễ dàng sử dụng gồm các thông tin như: Tên nhân viên, vị trí công việc, lương tăng ca, tiền cơm trưa...Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được công cùng các chế độ khác của người lao động.
3.4. Mẫu bảng về chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tính lương của đa số doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực sản xuất.
Mẫu này vừa phản ánh chính xác được giờ làm thêm của người lao động, vừa đảm bảo được sự công bằng trong công việc. Việc theo dõi về ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ hành chính cũng là một trong những yếu tố để bộ phận kế toán tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy đổi thành tiền lương trong doanh nghiệp.
3.5. Mẫu bảng chấm công theo tuần
Việc để hạn chế các mâu thuẫn và bất hòa giữa doanh nghiệp cùng nhân viên, thì nhân sự HR có thể áp dụng mẫu bảng về chấm công theo tuần. Bảng này sẽ giúp cán bộ hành chính và quản lý có thể xác nhận công hàng tuần để xác thực việc chấm công.
3.6. Mẫu bảng chấm công theo ca
Mẫu bảng về chấm công theo ca là việc chấm công hàng ngày bình thường. Bảng chấm công này có mục đích sử dụng là để theo dõi tình hình ngày công làm việc theo ca của công nhân tại các công ty, doanh nghiệp có chế độ hay giờ làm việc chia theo ca. Mẫu này giúp người quản lý giám sát được ca làm việc của mỗi nhân viên và số lượng nhân viên trong một ca đó.
Nhờ vào điều đó người quản lý có thể phân bổ lại ca làm việc hợp lý hơn, tránh tình trạng ca tập trung nhiều nhân viên, ca thì ít người làm không đảm được hiệu suất làm việc.
4. Hướng dẫn điền bảng chấm công
4.1. Người có ủy quyền thực hiện chấm công
Hàng ngày, trưởng phòng, trưởng bộ phận,… hoặc người được ủy quyền căn cứ theo tình hình thực tế bộ phận của mình để chấm công cho từng người. Họ sẽ ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu theo quy định trong chứng từ.
4.2. Phương pháp chấm công
Tùy vào điều kiện sản xuất, kinh doanh của mỗi đơn vị mà sẽ có các phương pháp chấm công phù hợp và hiệu quả.
Lưu ý:
- Nếu trong 1 ngày, người lao động làm 2 công việc với thời gian khác nhau, thì họ sẽ chấm công theo công việc nhiều thời gian nhất.
Ví dụ: Lao động X dự hội nghị trong 5 tiếng, làm việc tại đơn vị trong 3 tiếng thì cả ngày chấm công theo thời gian 5 tiếng dự hội nghị.
- Nếu trong ngày, người lao động làm 2 công việc có thời gian giống nhau, thì họ cần chấm công theo công việc nào diễn ra trước.
Ví dụ: Lao động Y dự hội nghị trong 4 tiếng, làm việc tại đơn vị 4 tiếng thì cả ngày sẽ chấm công theo việc dự hội nghị.
4.3. Lập bảng chấm công
Bảng chấm công cần thể hiện rõ số ngày trong tháng (tối thiểu 28 và tối đa 31 ngày tùy tháng). Điều đó tương ứng với từng ngày là các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công một cách chi tiết sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn cho người quản lý trong việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá nhân viên của chính mình.
4.4. Điền bảng chấm công
Người lao động làm việc tại đơn vị, công ty đủ thời gian theo như hợp đồng lao động, nội quy, quy chế của tổ chức, doanh nghiệp, thì họ sẽ được tính là 1 ngày công và đánh dấu “x” vào ô của ngày đó.
Các trường hợp khác cũng sẽ đánh dấu theo ký hiệu tương ứng.
4.5. Tổng hợp
Tổng hợp công nhân viên theo tháng (Từ cột 35 – 39):
- SP: Tổng số công làm việc trong vòng 1 tháng của người lao động.
- P: Tổng số ngày nghỉ phép (có giấy xin nghỉ) của người lao động trong tháng.
- L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của cơ quan Nhà nước (bao gồm ngày nghỉ chính thức và cả ngày nghỉ bù).
- Ô: Tổng số ngày nghỉ ốm của người lao động trong tháng (nếu có).
- CĐ: Tổng số ngày nghỉ để hưởng chế độ trong tháng của người lao động (du lịch, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp,lao động nghĩa vụ, nghỉ không hưởng lương, …).
4.6. Xác nhận và chuyển bảng chấm công cho ban lãnh đạo
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách của từng bộ phận sẽ ký xác nhận vào bảng chấm công. Sau đó, họ sẽ chuyển bảng chấm công cùng các giấy tờ khác có liên quan về bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu.
Bộ phận kế toán sẽ tiến hành xây dựng bảng lương tháng trả cho nhân viên và trình cùng bảng chấm công tháng này tới ban điều hành, Tổng Giám đốc/ Giám đốc để ký duyệt.
5. Làm bảng chấm công chuyên nghiệp với phần mềm AMIS Chấm Công
Nếu như chấm công bằng excel gây ra nhiều khó khăn, tốn kém thời gian thì doanh nghiệp có thể tham khảo dùng phần mềm công nghệ. Trong số nhiều giải pháp, AMIS Chấm công được đánh giá là một trong những sản phẩm hiện đại với nhiều tính năng ưu việt giúp quản lý chấm công nhân sự cực kỳ đơn giản và dễ dàng.
Những tính năng của AMIS Chấm công
- Phần mềm cho phép chấm công bằng vân tay, khuôn mặt, GPS,…. chấm công ngay trên ứng dụng, phù hợp với công ty có nhân sự thường xuyên đi công tác, làm việc từ xa.
- Việc chấm công cho nhân sự đi ca kíp hoặc công ty có nhiều chi nhánh cũng đơn giản hơn, dữ liệu sẽ được tổng hợp trên một phần mềm để dễ dàng xuất dữ liệu và tính lương.
- Nhân sự có thể tạo đơn xin nghỉ phép, đi sớm về muộn ngay trên phần mềm, loại bỏ thao tác thủ công.
- Tạo báo cáo trực quan, dễ nhìn để ban lãnh đạo có thể theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên và đưa ra chính sách phù hợp.
| Xem thêm: TOP phần mềm chấm công cho doanh nghiệp vừa và lớn tốt nhất |
Vì sao nên dùng phần mềm AMIS Chấm công?
- Phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng như: Trống Đồng Palace, Ivy moda,….
- AMIS Chấm công là giải pháp đến từ Công ty MISA với 28 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển phần mềm. Công ty cũng vinh dự nhận nhiều giải thưởng danh giá trong suốt gần 30 hoạt động.
- Phần mềm giúp tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian cho bộ phận HR mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc.
- AMIS Chấm Công có kết nối dữ liệu với phần mềm tính lương, thông tin nhân sự, kế toán, bán hàng của MISA giúp quản trị doanh nghiệp tổng thể.
Để đăng ký dùng thử sản phẩm, bạn có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ hotline 0904 885 833 để được tư vấn cụ thể hơn.
Kết luận
Trên đây là bài viết MISA AMIS chia sẻ về chấm công và một số mẫu bảng chấm công thường gặp nhất ở các doanh nghiệp. Hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về bảng chấm công và có thể tìm được mẫu bảng về chấm công thích hợp nhất với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
1,100
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
