Phần mềm KPI là giải pháp hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp trong công tác quản lý và đo lường hiệu suất làm việc, mức độ tăng trưởng dự kiến của công ty. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng đã tìm được phần mềm quản lý KPI phù hợp. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ giới thiệu Top 9 phần mềm quản lý KPI miễn phí tốt nhất hiện nay. Tìm hiểu ngay.
1. Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm quản lý KPI (KPI Dashboard) là phần mềm sử dụng để đo lường hiệu quả công việc của toàn bộ cá nhân và các phòng ban trong tổ chức.
Các phần mềm quản lý KPI sẽ hoạt động trên 2 nền tảng website và app. Do vậy, Phần mềm sẽ tổng hợp, phân tích và xuất bản báo cáo tổng quan khoa học hơn những công cụ truyền thống như Excel, phiếu đánh giá, Google Sheet,…
Sử dụng phần mềm KPI cũng là cách nâng cao hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả. Giúp nhà quản trị nắm rõ nhân viên đang thực hiện công việc đến đâu so với kế hoạch đề ra. Dựa vào chỉ số KPI, nhà quản trị có thể xây dựng chế độ lương thưởng chính xác và khách quan hơn.
2. Đặc điểm của phần mềm quản lý KPI
2.1 Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý KPI
- Khả năng xây dựng bộ tiêu chí đánh giá theo mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận: Phần mềm quản lý KPI thường tạo biểu mẫu có sẵn hoặc cho phép nhập khẩu từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể chọn phiên bản phù hợp, sử dụng nhanh chóng mà không tốn thời gian cài đặt.
- Khả năng thiết lập KPI cụ thể chi tiết đến từng cá nhân, chức danh: Mỗi cá nhân được quy định công thức tính KPI theo trọng số, tỷ lệ hoàn thành tương ứng với vị trí. Ví dụ, nhân viên Marketing sẽ có KPI về lượt tiếp cận, số lead còn nhân viên kinh doanh phải đảm bảo doanh số, số lượng đơn hàng…
- Khả năng theo dõi tiến độ: Phần mềm có báo cáo theo dõi mức độ hoàn thành, tỷ lệ đạt KPI. Người quản lý có thể kiểm tra công việc quá hạn cùng người phụ trách để nhắc nhở kịp thời.
- Đánh giá kết quả: Từ dữ liệu và công thức tính toán ban đầu, phần mềm tự động cập nhật kết quả đạt/không đạt theo chỉ tiêu. Doanh nghiệp căn cứ vào số liệu để áp dụng tính lương, review ứng viên hoặc bổ sung chương trình đào tạo phù hợp.
2.2. Hạn chế của phần mềm quản lý KPI
Bên cạnh những tính năng nổi bật trên, phần mềm quản lý KPI còn một số hạn chế sau đây:
- Chỉ số KPIs cần đặt theo tiêu chí SMART (Specific – Tính cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Khả năng thực hiện, Realistic – Tính thực tế, Time-bound -Khung thời gian). Nếu Tổ chức không đặt KPIs đạt tiêu chí sẽ gây nên ảnh hưởng tiêu cực.
- Nếu mục tiêu đề ra không đạt tiêu chí Specific có thể sẽ khiến cho nhân viên không xác định được mình cần làm thế nào để đạt được mục tiêu kỳ vọng.
- Nếu mục tiêu đề ra không đạt tiêu chí Measurable có thể sẽ khiến cho nhân viên mất ý chí phấn đấu.
- Nếu mục tiêu đề ra không đạt tiêu chí Achievable – có thể đạt được và Realistics – thực tế thì sẽ ảnh hưởng tâm lý nhân viên và mất tập trung trong công việc.
- Nếu KPI không đảm bảo tiêu chí Time-bound – Khung thời gian sẽ khiến người lao động không biết công việc cần hoàn thành xong trong bao lâu.
Nhìn chung, Chỉ số KPIs cần thay đổi theo mục tiêu của tổ chức. KPI và đáp ứng tiêu chí SMART. Hơn nữa, Trong lĩnh vực sáng tạo không nên áp dụng hệ thống KPIs.
3. Top 9 phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay
MISA AMIS HRM xin gửi tới danh sách Top 9 phần mềm KPI tiêu biểu nhất nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn chính xác hơn:
3.1 Phần mềm KPI Scoro toàn diện
Nếu doanh nghiệp mong muốn quản lý KPI trực tuyến thì Scoro là một trong những gợi ý không thể bỏ qua. Scoro tạo điều kiện cho nhà quản lý lập kế hoạch, xuất bản báo cáo ngay trên hệ thống. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn kiểm soát hoạt động chặt chẽ tại bảng điều khiển trung tâm.
Tính năng nổi bật:
- Chia sẻ, phân quyền cho cá nhân hoặc team để mọi người nắm được mục tiêu chung.
- Dễ dàng tùy chỉnh các yếu tố trong báo cáo theo mục đích của người xem.
- Theo dõi được thời gian hoàn thành KPI để tối ưu.
- Nhắc nhở thời gian cho mỗi cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
3.2 Phần mềm Simple KPI trên nền tảng cloud
Simple KPI sử dụng nền tảng Cloud đáp ứng nhu cầu cải thiện hiệu suất của mọi quy mô, ngành nghề. Hệ thống phần mềm trang bị đa dạng công cụ quản lý, trực quan như KPI dashboard, báo cáo chi tiết, phân tích dữ liệu, tích hợp dữ liệu,…
Tính năng nổi bật:
- Hệ thống dashboard chuyên nghiệp, đa chiều, cập nhật real-time liên tục.
- Biến file Excel thành dashboard dễ dàng.
- Phân tích các chỉ số một cách chi tiết.
- Tùy chỉnh chia sẻ, phân quyền, hiển thị theo phòng ban, bộ phận.
3.3 Phần mềm quản lý KPI Domo
Tương tự như SimpleKPI hay Scoro, Domo cũng là phần mềm nước ngoài được các tập đoàn lớn tin dùng. Đặc biệt, Domo đã nhiều lần đứng đầu bảng xếp hạng phần mềm KPI đáng sử dụng nhất.
Tính năng nổi bật:
- Kết nối với 1000+ nguồn data chất lượng phục vụ cho việc nghiên cứu thị trường, thiết lập mục tiêu.
- Cung cấp nhiều phương thức đồ thị hóa số liệu, báo cáo.
- Trao đổi dễ dàng ngay trên hệ thống.
- Thông báo, cập nhật trên điện thoại người dùng để không bỏ lỡ công việc.
3.4 Phần mềm KPI Tanca
Tanca là phần mềm KPI phát triển theo hình thức cho thuê của Công ty Cổ phần Ứng dụng Di động xanh. Phần mềm nhận được sự ủng hộ từ nhiều doanh nghiệp trong nước bởi khả năng quản lý KPI ưu việt.
Tính năng nổi bật:
- Hiển thị mục tiêu cá nhân gắn liền với mục tiêu tập thể để nhìn được tổng quan.
- Cung cấp hệ thống tiêu chí mẫu để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ KPI phù hợp.
- Gắn liền với quản lý công việc, cập nhật KPI khi nhân viên hoàn thành công việc.
- Tích hợp chức năng đánh giá với chính sách lương thưởng để triển khai đồng bộ.
3.5 Phần mềm Digii KPI
Phần mềm digiiKPI sở hữu hệ thống chiến lược theo phương pháp BSC giúp doanh nghiệp đo lường KPI, giám sát hiệu suất thông minh. Các kế hoạch hành động được đảm bảo bám sát mục tiêu đề ra. Một phần kết quả KPI cá nhân cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý tối ưu hơn.
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp KPI, OKR, giao công việc và quản lý dự án.
- Dashboard hiển thị báo cáo tổng hợp theo công ty, bộ phận, cá nhân.
- Kết xuất báo cáo đa định dạng, linh hoạt.
- Giao diện đơn giản, dễ làm quen và thao tác.
3.6 Phần mềm Handy KPI dễ sử dụng
Hướng tới sự đơn giản, thuận tiện, Handy KPI giống như một công cụ thu nhỏ kết quả hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, nhà cung cấp tập trung tối ưu ứng dụng trên di động thay vì phiên bản desktop thông thường.
Tính năng nổi bật:
- Hiển thị KPI rõ ràng, dễ hiểu: tên tiêu chí, mục tiêu theo kế hoạch, con số thực tế và tiến độ.
- Dễ dàng nhập dữ liệu từ web, app, file Excel hoặc từ các phần mềm khác.
- Ưu tiên bảo mật, bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ bị hack hoặc bị mất mát, thất lạc.
- Miễn phí sử dụng cho nhóm 3 người.
3.7 Phần mềm quản lý KPI ClicData
Ứng dụng ClicData phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm cung cấp tùy chọn tạo báo cáo, chia sẻ báo cáo qua Email, hợp nhất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu tự động.
Tính năng nổi bật:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, từ các dịch vụ lưu trữ đến cổng API.
- Tự động cập nhật chỉ đố theo KPI của cá nhân, phòng ban hoặc theo dự án.
- Xử lý, phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Cung cấp hơn 70 dạng đồ thị và cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Dễ dàng theo dõi mọi chỉ số về tiến độ qua web hoặc thiết bị di động.
3.8 Phần mềm KPI InetSoft giao diện trực quan
Phần mềm KPI InetSoft là hệ thống phân tích và báo cáo có khả năng mở rộng dữ liệu lớn. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động chuyển đổi dữ liệu ngay khi cần. Inetsoft cũng có thể bổ sung hoặc tinh gọn kho dữ liệu sau thời gian dài làm việc.
Tính năng nổi bật:
- Tùy chỉnh dashboard linh hoạt theo nhu cầu của người dùng.
- Khả năng phân tích nguồn dữ liệu đa dạng, tổng hợp thành biểu đồ trực quan.
- Bao gồm nhiều tiêu chí chuyên sâu, phù hợp với nhiều nghiệp vụ khác nhau như kinh doanh, tài chính, nhân sự, logistic, chăm sóc khách hàng…
- Cung cấp báo cáo về hiệu suất kinh doanh, so sánh thực tế với dự báo hoặc với mục tiêu.
3.9 Phần mềm KPI Base Goal
Không chỉ là phần mềm KPI, Base Goal còn được biết đến là phần mềm quản lý mục tiêu toàn diện. Base Goal bám sát KPI của cá nhân, đội nhóm một cách nhất quán theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Thiết lập chu kỳ, liên kết các mục tiêu theo chiến lược của công ty.
- Dễ dàng tùy chỉnh KPI và key metric theo từng vị trí, phòng ban, nhóm.
- Cá nhân tự xây dựng và theo dõi được mục tiêu của mình.
- Cung cấp báo cáo, đánh giá hiệu suất một cách dễ hiểu.
4. Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý KPI hiệu quả
- Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm có thao tác đơn giản và dễ sử dụng. Dashboard gọn gàng, logic và chứa những thông tin hữu ích.
- Phần mềm có thể thích ứng với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Đặc biệt, khả năng tùy biến để phục vụ theo nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
- Không mất nhiều thời gian cài đặt và triển khai sử dụng.
- Phần mềm có khả năng đảm bảo an toàn dữ liệu và độ bảo mật cao.
- Cho phép người dùng sử dụng nhiều hình thức như xuất dữ liệu, nhập tay, phân quyền, kết nối phần mềm khác…
- Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ am hiểu và nhiệt tình.
5. Lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI
- Việc áp dụng phần mềm KPI để do lường hiệu quả công việc liên quan đến linh vực sáng tạo là không phù hợp. Bởi lẽ, Công việc sáng tạo thường đổi mới liên tục,
- Phần mềm KPI không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Nhà quản trị cần thiết kế chỉ tiêu KPI phù hợp với doanh nghiệp. Sau đó, Nhà quản trị cần theo dói, kiểm soát kết quản thực hiện và duyệt kết quả ngay trên phần mềm.
6. Kết luận
Phần mềm quản lý KPI đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất. Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều phần mềm KPI miễn phí hiệu quả mà doanh nghiệp có thể lựa chọn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc áp dụng phần mềm này cần có sự hiểu biết về KPI và quy trình quản lý. Chọn phần mềm phù hợp và áp dụng một cách thông minh, nhà quản trị có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh một cách đáng kể.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
