Kiến thức Quản lý - điều hành KPI là gì? Chiến lược xây dựng SMART KPI hiệu quả

KPI là gì? Chiến lược xây dựng SMART KPI hiệu quả

KPI là gì? Chỉ tiêu KPI là gì? Phân loại và triển khai KPI như thế nào? Xây dựng chỉ tiêu KPI hiệu quả. Cách xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp.

Chắc hẳn hầu hết chúng ta đều đã từng nghe qua khái niệm KPI, vì nó đã trở nên quá phổ biến. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm vững kiến thức, hiểu sâu về bản chất của KPI. Đặc biệt, để xây dựng được bộ KPI hiệu quả trong doanh nghiệp không hề là điều dễ dàng. Chúng ta cần phải tuân thủ đúng những nguyên tắc, kết hợp cùng với khả năng nghiên cứu, đánh giá thật chuẩn xác thì mới có thể triển khai KPI một cách hiệu quả. Chúng ta cùng đi vào phân tích chi tiết hơn trong bài viết dưới đây!

kpi la gi

KPI là gì? Chỉ tiêu KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ gì? – KPI là viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator, là chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất công việc. Đây là một mô hình đo lường chất lượng công việc qua các chỉ tiêu định lượng như số liệu cụ thể, tỷ lệ. 

KPI có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp, bối cảnh khác nhau, từ đời sống hàng ngày, hoạt động của các tổ chức cho đến các doanh nghiệp.

KPI trong doanh nghiệp nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân, phòng ban và của toàn thể doanh nghiệp đó. Với từng vị trí, phòng ban làm việc khác nhau sẽ có những chỉ số đánh giá KPI riêng.

Cách xác định chỉ tiêu KPI 

Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chủ yếu đề cập đến khái niệm KPI trong phạm vi doanh nghiệp. 

Từ định nghĩa của KPI/chỉ tiêu KPI, quá trình tạo ra KPI phải gắn liền với một mong muốn cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể của doanh nghiệp. Các câu hỏi để xác định một KPI bao gồm:

  • Kết quả mong muốn của công ty là gì? Tại sao?
  • Làm thể nào để đo lường và tác động đến quá trình đạt được kết quả đó?
  • Ai là người chịu trách nhiệm?
  • Làm thế nào để biết phòng ban của bạn đã đạt được kế quả như mục tiêu đã đề ra?
  • Làm thế nào để xem xét và đánh giá quy trình trên?

Ví dụ KPI của phòng Marketing về việc tăng doanh thu trong một năm:

  • Tăng doanh thu lên 15% trong năm nhằm đảm bảo lợi nhuận.
  • Quá trình được đo lường bởi tăng trưởng doanh thu của công ty hàng quý; tuyển dụng thêm nhân viên bán hàng và tạo chương trình giá giá cho khách hàng hiện tại để thúc đẩy quá trình đạt được kết quả.
  • Trưởng phòng Marketing sẽ chịu trách nhiệm.
  • Doanh thu của công ty tăng từ 15% trở lên.
  • Đánh giá quy trình và báo cáo công việc hàng tháng

phan loai kpi

Vai trò của KPI là gì?

Có thể thấy, cho đến hiện tại, KPI vẫn là mô hình đánh giá hiệu suất phổ biến nhất tại các doanh nghiệp ở Việt Nam và trên toàn thế giới. Điều này phần nào khẳng định sự cần thiết và vai trò của KPI trong công việc. 

vai tro cua kpi

KPI mang lại ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp nói chung và đối với nhân viên nói riêng. Cụ thể như sau: 

Giám sát quá trình đạt được mục tiêu

Việc sử dụng hợp lý KPIs trong kế hoạch giúp gắn kết và tổ chức hiệu quả các hoạt động quản lý marketing, sales, nhân sự, và hỗ trợ trong công ty. Khi các cấp quản lý có thể nhìn được toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên thông qua KPIs, họ sẽ dễ dàng đưa ra các bước cải thiện và khắc phục quy trình đó.

Quay lại ví dụ ở phần trên, nếu doanh nghiệp của bạn đã đạt mục tiêu tăng doanh thu lên 15% trong năm 2021. Nhưng đồng đội của bạn đã làm việc đó như thế nào?

  • Công ty đã phát triển tốt phần mềm CRM quản lý khách hàng?
  • Mục tiêu này có quá dễ dàng?
  • Chỉ cần một vài “ngôi sao” trong đội sales đã đủ để đạt được mục tiêu này?

Nếu như không đạt được mục tiêu trên, vậy tại sao?

  • Mục tiêu vượt quá tầm với của doanh nghiệp?
  • Phần mềm tuyển dụng chưa phát huy vai trò của mình trong việc tìm kiếm tài năng sales?
  • Có nên cân nhắc sử dụng Phần mềm quản lý công việc?

Tóm lại, điều quan trọng trong quản lý là trả lời được câu hỏi “Tại sao”. Đây chính là một trong những điểm mạnh của KPI: thể hiện trực quan việc đánh giá những quyết định chiến lược của công ty có thực sự đem lại hiệu quả công việc hay không.

Tạo động lực cho nhân viên

Về mặt tinh thần, KPI sẽ giúp nhân viên hiểu về mục đích phát triển và mục đích công việc. Đặc biệt với những nhân viên có thái độ cầu tiến, KPI có độ thử thách cao sẽ kích thích tinh thần làm việc của họ. Ngoài ra, chỉ tiêu KPI rõ ràng sẽ đơn giản hóa công việc của nhân viên.

Dưới góc nhìn của cấp quản lý, tăng 15% doanh thu trong năm là mục tiêu dễ hiểu bởi họ đã có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những nhân viên cấp dưới, mục tiêu này có thể quá lớn và khiến họ “lạc lối” trong công việc.

Vì vậy, “xé nhỏ” mục tiêu lớn thành những KPIs cụ thể sẽ giúp nhân viên tự định hướng trong công việc, từ đó tạo động lực trong cả quá trình làm việc. Ví dụ, Trưởng phòng kinh doanh có thể đưa ra các KPI như “Gửi 20 emails cho khách hàng mỗi ngày”, “tạo ra 30 cơ hội kinh doanh mỗi tuần”. Những KPI này rất cụ thể, có thể đo lường và có thể giám sát!

Tuy nhiên, nếu bạn chưa có được kết quả mong muốn, hãy xem lại mức độ phù hợp của KPI, thậm chí là mục tiêu mà công ty đã đề ra để có những điều chỉnh hợp lý

Về mặt vật chất, đạt được KPI đồng nghĩa với những phần thưởng. Điều này dễ hiểu bởi nhân viên đang đáp ứng đúng nhu cầu phát triển và sự thành công. Bởi vậy, việc đạt được KPI là cơ hội để khen thưởng và động viên nhân viên phát triển hơn trong tương lai.

Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của công ty

KPI giúp cấp quản lý phát hiện ra những “lỗ hổng” trong quy trình làm việc của mình. Nếu doanh nghiệp chưa đạt được mục tiêu đề ra, có thể việc sử dụng tài nguyên của công ty đang chưa được tối ưu hóa hoặc chưa chuyển đổi số.

Cũng với câu chuyện tăng doanh thu, nếu như bạn nhận thấy số lượng chốt sales chưa đúng như kì vọng trong quý đầu năm 2021, chứng tỏ, đội sales đang chưa quản lý tốt công việc của mình. Vì vậy, bạn cần xem xét việc bồi dưỡng kĩ năng cho nhân viên sales, cải tiến Sales pipeline hoặc cân nhắc sử dụng một nền tảng quản lý bán hàng mới.

Với xu hướng hiện nay cùng kinh nghiệm chuyển đổi số của các tập đoàn, việc sử dụng phần mềm quản lý toàn diện để tạo và kiểm soát KPI của công ty là phương pháp hoàn hảo để tối ưu mọi nguồn lực.

Phân loại chỉ tiêu KPI

Trên thực tế, có rất nhiều cách để phân loại KPI trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích sử dụng đối với nó như thế nào. Có những chỉ số KPI được áp dụng trong thời gian ngắn, dùng để đo lường các quy trình cụ thể. Nhưng bên cạnh đó cũng có những chỉ số KPI lại được sử dụng trong  lời gian dài (quý, năm,…) và thường sẽ mang tính chiến lược, tổng quát. 

Dưới đây là 4 loại chỉ tiêu KPI thường gặp nhất hiện nay: 

Operational KPI (KPI vận hành)

KPI vận hành, hay KPI hoạt động là loại KPI phổ biến nhất được sử dụng trong các doanh nghiệp, và chúng thường được áp dụng trên các khung thời gian ngắn. Loại KPI này sẽ cho chúng ta biến các công việc hàng ngày của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào. Operational KPI hướng đến hiệu suất và tiến độ công việc, nên mang tính cụ thể, rõ ràng. 

Ví dụ: 

KPI của vị trí content marketing thường được đo lường bởi traffic website, lượng tiếp cận và tương tác trên social, số lead thu về,… 

Strategic KPI (KPI chiến lược)

KPI chiến lược trái ngược với KPI vận hành. Đây là chỉ số KPI “cấp cao” và thường áp dụng cho những người quản lý, CEO trong doanh nghiệp. Thay vì đo lường các chỉ số cụ thể về công việc, KPI chiến lược thường có tầm nhìn lớn hơn, gắn với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. 

Ví dụ:

KPI của CEO có thể là doanh thu, lợi nhuận,…

Leading KPI (KPI sơ cấp)

KPI sơ cấp được sử dụng để dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai. KPI sơ cấp tương đối khó thiết lập vì nó còn phụ thuộc nhiều đến thực tế triển khai, hoặc các tác động khách quan bên ngoài, ví dụ như nhu cầu thị trường, các xu hướng mới,…

Lagging KPI (KPI thứ cấp)

KPI thứ cấp là KPI dùng để xác định kết quả của hiêu suất công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp rất dễ đo lường, vì chỉ cần dựa vào dữ liệu trong quá khứ. 

Các cấp độ KPI thường gặp trong doanh nghiệp

KPI công ty

Bộ KPI cấp công ty tập trung vào “sức khỏe” tổng thể và hiệu suất kinh doanh của toàn doanh nghiệp. 

KPI công ty là bộ KPI “cấp cao”, nên phải hướng đến mục tiêu chung, mang tính chiến lược. Tuy nhiên, để xây dựng KPI công ty, thì ngoài việc phải có một tầm nhìn bao quát, các CEO cũng phải có những cái nhìn chi tiết, xuất phát từ các khía cạnh, các vấn đề của doanh nghiệp. Nếu đi quá rộng hoặc chung chung, KPI sẽ không thể nào được đo lường một cách chính xác, sát với thực tế. 

KPI phòng ban

Trong một doanh nghiệp thường có nhiều phòng ban khác nhau: nhân sự, marketing, kinh doanh,…với tính chất công việc riêng biệt. Chính vì thế, mỗi phòng ban sẽ phải xây dựng và triển khai bộ KPI riêng, không thể dùng một bộ KPI để áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. 

Thông thường, các bộ phận như marketing, kinh doanh sẽ rất dễ để thiết lập KPI, với các chỉ số cụ thể có thể đo lường được. Tuy nhiên, với phòng nhân sự, việc thiết lập KPI sẽ thường khó khăn hơn so với các phòng ban khác. 

KPI cá nhân 

KPI cá nhân sẽ phụ thuộc phần lớn vào KPI của phòng ban. Và đây là KPI cấp cụ thể nhân trong doanh nghiệp, giúp trực tiếp đo lường hiệu quả làm việc, tiến độ công việc của từng nhân viên. 

Hạn chế của KPI là gì?

KPI cần nhiều thời gian

Một số KPI sẽ không đo lường tức thời hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Bởi vậy, các quản lý cấp cao đôi khi cần chờ đợi để nhìn ra những “lỗ hổng” từ KPI.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp tạo ra một chỉ tiêu KPI để đo lường tính hiệu quả của việc chuyển đổi số. Tuy nhiên, tính hiệu quả này chỉ được thể hiện sau khoảng vài tháng áp dụng KPI.

Bởi vậy, hãy kiên nhẫn với các KPI đã đề ra để tìm ra cách cải tiến công việc trong tương lai.

KPI là một quá trình học hỏi

Nếu như doanh nghiệp của bạn mới thành lập và chưa hiểu chỉ tiêu KPI là gì, hãy bắt đầu với một hoặc hai KPI để làm quen với nó.

Giống như việc làm toán, nếu bạn chưa làm quen với các phép tính và con số đủ lâu, việc giải các bài tập nâng cao hay thi học sinh giỏi có thể là điều bất khả thi ở thời điểm ban đầu. Đối với nhân viên, việc đặt quá nhiều KPI không những không tạo động lực, mà còn tạo ra áp lực lớn cho họ. Đối với cấp quản lý, quá nhiều KPI sẽ gây khó khăn trong quản lý dữ liệu.

Tóm lại, những lợi ích của việc sử dụng KPI vẫn nhiều hơn so với những mặt hạn chế của nó. Bởi vậy, hãy làm việc thật hiệu quả và thông minh với những KPI, sau đó cải thiện chúng trong thời gian hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ để quản lý công việc và giám sát KPI sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn tài nguyên hơn rất nhiều.

Cách xây dựng KPI hiệu quả

Có nhiều cách xây dựng KPI, một trong số đó chính là áp dụng nguyên tắc SMART để xây dựng KPI để tối ưu hiệu quả của KPI.

cach xay dung kpi hieu qua

Nguyên tắc SMART là gì?

Nguyên tắc SMART là một hệ thống các tiêu chí, thường được áp dụng trong nhiều mô hình quản trị doanh nghiệp, quản trị hiệu suất công việc.

KPI dựa trên nguyên tắc SMART cần thỏa mãn được các yếu tố như sau:

  • S – Specific: KPI phải cụ thể, rõ ràng
  • M – Measurable: các chỉ số KPI phải đo lường được
  • A – Attainable: Cần xây dựng KPI khả thi, có thể thực hiện được.
  • R – Relevant: KPI giữa các cá nhân, các phòng ban cần có tính liên kết chặt chẽ 
  • T – Time-Bound: Cần đặt giới hạn thời gian thực hiện KPI

Các bước xây dựng SMART KPI hiệu quả 

Mô hình SMART KPI

Bước 1: Xác định các chỉ số cụ thể trong KPI

Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng KPI đó chính là phải xác định được chỉ số KPI. Các chỉ số này sẽ không cố định trong tất cả mọi trường hợp. Tùy vào từng đặc điểm ngành nghề, tính chất công việc ở mỗi vị trí mà sẽ có các chỉ số KPI khác nhau.

Ví dụ:

Chỉ số KPI của phòng kinh doanh có thể là số sản phẩm bán được, doanh thu, số lượng khách hàng,…

Chỉ số KPI của phòng marketing có thể là lead, MQL (marketing qualified lead), traffic website, ngân sách quảng cáo,…

Bước 2: Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường 

Để theo dõi được tiến độ và hiệu suất công việc, thì KPI cần phải được xây dựng gắn với các chỉ số đo lường, tức là nó phải là một số định tính.

Nếu KPI là định lượng, không đo lường được, thì rất dễ dẫn đến mơ hồ về mục tiêu, và nhân viên sẽ đi sai hướng. Đồng thời, KPI mang tính định lượng sẽ rất khó để đánh giá một cách chuẩn xác. 

Bước 3: Cân nhắc tính khả thi của KPI 

Nếu như xây dựng một KPI với mục tiêu quá cao, quá khó để thực hiện, thì rất dễ gây nản cho nhân viên. Ngược lại, nếu KPI quá dễ dàng để thực hiện, thì khó có thể phát huy được hết năng lực của các nhân sự trong doanh nghiệp.

Một KPI được đánh giá là hiệu quả, thì nó phải trong tầm thực hiện được, nhưng vẫn đòi hỏi người thực hiện phải cố gắng và nỗ lực. 

Để xác định được chính xác mức độ khả thi đến đâu, thông thường sẽ dựa vào các yếu tố sau:

  • Dữ liệu lịch sử: Thông thường, chỉ số KPI của giai đoạn sau sẽ phải tăng 10-20% so với giai đoạn trước. Tuy nhiên, đây chỉ là con số tham khảo. Tùy vào từng trường hợp, anh chị cần xác định mức tăng/giảm cho phù hợp với doanh nghiệp.  
  • Năng lực của người thực hiện
  • Các yếu tố khách quan tác động đến chỉ số KPI

Ví dụ: Một công ty đạt doanh thu tháng 11 là 1 tỷ đồng. Nếu công ty đó vẫn có số lượng nhân sự như cũ, và đặt mục tiêu KPI tháng 12 lên 5  tỷ đồng (500%), thì đó gần như là một KPI bất khả thi, không thể thực hiện được. 

Bước 4: Tạo liên kết giữa KPI của các bên liên quan 

Trên thực tế, mỗi phòng ban sẽ có một bộ KPI riêng, và mỗi đội nhóm, mỗi cá nhân lại có một bộ KPI riêng biệt. Tuy nhiên, không phải vì thế mà các bộ KPI trong doanh nghiệp lại hoàn toàn độc lập với nhau. 

Ngược lại, với các bộ phận, vị trí có liên quan thì KPI giữa các bộ phận đó lại càng phải liên kết chặt chẽ với nhau.

Ví dụ:

Phòng nhân sự muốn thiết lập KPI về tuyển dụng thì cần phải liên kết với các bộ phận khác (kinh doanh, sản xuất, marketing,…) để nắm bắt được nhu cầu về nhân sự của họ.

Các thành viên trong cùng một team cần phải trao đổi, đàm phán thật kỹ lưỡng để đảm bảo KPI của mỗi người đều phải hướng tới mục tiêu chung, đó là KPI của toàn đội, nhóm. 

Bước 5: Xác định khoảng thời gian, mốc thời gian cụ thể cho KPI

Một điều rất quan trọng khi thiết lập KPI đó chính là nó phải được gắn liền với một khoảng thời gian hoặc mốc thời gian cụ thể. Nếu không có giới hạn về thời gian, các nhân viên có thể sẽ vẫn hoàn thành công việc nhưng sẽ bị trì trệ, chậm tiến độ. 

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ xây dựng KPI theo các cấp độ: theo năm, theo quý, theo tháng. 

Việc giới hạn thời gian cụ thể cho KPI giúp cho nhân sự tập trung tối đa vào mục tiêu công việc, chủ động làm việc hơn và tạo ra năng suất cao hơn cho doanh nghiệp. 

Một số chỉ số KPI phổ biến cho các phòng ban

Dưới đây, MISA AMIS xin đưa ra một vài chỉ số KPI tham khảo, thường được sử dụng phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp:

Các chỉ số KPI phổ biến
Các chỉ số KPI phổ biến

KPI phòng kinh doanh

1. Tăng trưởng doanh thu
2. Số lượng đơn hàng 
3. Giá trị đơn hàng 
4. Tỷ suất lợi nhuận trung bình
5. Giá trị vòng đời khách hàng
6. Tỷ lệ chốt đơn hàng 

 

>> Xem thêm: Cách xây dựng bảng KPI cho nhân viên kinh doanh

KPI phòng marketing 

1. Traffic trên các kênh
2. Ranking từ khóa 
3. Tỷ lệ chuyển đổi trên các kênh
4. Ngân sách quảng cáo
5. Tỷ lệ mở email
6. Tỷ lệ click vào link 
7. Số lượt tiếp cận
8. Số lượng lead/MQL/SQL

 

KPI nhân sự 

1. Chi phí tuyển dụng
2. Thời gian tuyển dụng
3. Tỷ lệ vòng đời nhân viên
4. Chi phí đào tạo
5. Thời gian đào tạo
6. Số lượng nhân sự
7. Số lượng hồ sơ nhân viên hợp lệ 
8. Chi phí tiền lương, thưởng 

 

Tăng hiệu suất nhân viên với AMIS HRM

Nếu như anh chị quan tâm đến KPI là gì và các cách thức đo lường hiệu suất làm việc của nhân sự, thì ngoài việc xây dựng bộ KPI hiệu quả, các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý nhân sự tối ưu.

Phan mem quan ly nhan su AMIS HRM
Phần mềm quản lý nhân sự AMIS HRM

AMIS HRM tự hào là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất với các tính năng vượt trội, hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ về quản lý nhân sự, bao gồm:

  • Cung cấp nền tảng tuyển dụng nhân sự, tự động hóa mọi quy trình tuyển dụng
  • Chấm công nhân viên tự động, nhanh chóng và chính xác: chấm công hành chính, chấm công theo ca kíp,…
  • Tính lương với nhiều cấp độ từ đơn giản đến phức tạp
  • Hệ thống lưu trữ đầy đủ hồ sơ, thông tin nhân sự với độ bảo mật cáo
  • Tự động hóa kê khai các thủ tục về bảo hiểm xã hội, tiết kiệm 50% thời gian cho HR
  • Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến thuế và kê khai thuế

Ngoài ra, AMIS HRM còn đang trong quá trình phát triển và hoàn thiện thêm các tính năng mới như:

  • Hỗ trợ đào tạo trực tuyến
  • Đánh giá nhân viên
  • Khảo sát nhân viên

Đối với những người làm nhân sự, AMIS HRM giải quyết gần như toàn bộ mọi nghiệp vụ nhân sự cần thiết, giúp anh chị HR có thêm thời gian tập trung hơn vào các công việc mang tính chiến lược, phát triển nguồn nhân lực. hệ thống quản lý nhân sự tốt, chính là tiền đề quan trọng giúp nhân viên công ty nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc của mình.

Đăng ký ngay để trải nghiệm miễn phí ứng dụng quản lý nhân sự AMIS HRM 

>> Xem thêm:

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này