Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đo lường hiệu suất công việc hiệu quả do áp dụng KPIs không phù hợp với mục tiêu cốt lõi. Việc xây dựng và triển khai đúng KPIs sẽ giúp tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.
Cùng MISA AMIS tìm hiểu cách áp dụng KPIs đúng để tạo ra khác biệt rõ rệt trong hiệu suất nhân sự!
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.
KPI như một tấm bản đồ chỉ đường, giúp các thành viên trong công ty nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung biết mình đang đi đâu và cần làm gì để đến đích bằng những cột mốc rõ ràng.
KPIs là “ngôn ngữ chung” giúp mọi người hiểu rõ hơn về đóng góp của mình vào thành công chung của công ty, từ phòng ban tài chính, đội ngũ bán hàng đến các phòng ban khác như tiếp thị, nhân sự,….
2. Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp
Như Peter Drucker – “cha đẻ của Quản trị Kinh doanh Hiện đại” từng nói: “Cái gì không đo lường được thì không thể quản trị. Cái gì không đo lường được thì cũng không thể cải tiến.”
Vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp đó là:
- Giám sát quá trình hoàn thành mục tiêu: Muốn theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu lớn ở cấp độ tổng thể, doanh nghiệp cần chia thành các mục tiêu định lượng cụ thể – chính là KPI. KPI thể hiện rõ nhất doanh nghiệp đang ở đâu trên hành trình phát triển.
- Hỗ trợ xây dựng chiến lược trong kinh doanh của doanh nghiệp: Để đưa ra những quyết định chính xác, ban lãnh đạo phải dựa vào những kết quả thực tế. KPI sẽ giúp đo lường kết quả một cách rõ ràng và chính xác nhất, tránh tình trạng đánh giá cảm tính, ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược.
- Tối ưu quá trình sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp: KPI chỉ rõ mức độ hiệu quả của từng cá nhân, vị trí, phòng ban. Từ đó nhà quản lý sẽ biết được đâu là điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện trong nguồn lực hiện tại.
Đối với nhân viên, KPI là chỉ số nhất định phải nắm rõ để không bị bỡ ngỡ khi nhận nhiệm vụ. Nắm được KPI ngay từ đầu tháng sẽ giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và hoàn thành công việc, đáp ứng đầy đủ yêu cầu do cấp trên đề ra.
- Đánh giá chính xác năng lực: KPI phản ánh rõ mức độ hoàn thành công việc, năng lực của nhân viên ở nhiều khía cạnh: kiến thức, kỹ năng, thái độ, mức độ phù hợp với doanh nghiệp… KPI có thể áp dụng cho nhân viên ở mọi cấp độ, có sự tùy chỉnh linh hoạt: thử việc hoặc chính thức, nhân viên hoặc quản lý, lãnh đạo.
- Tạo động lực cho nhân viên: Trong quá trình triển khai KPI, nhân viên chính là người cảm nhận rõ nhất về mức độ hoàn thành công việc. Từ đó họ sẽ biết được cần phải nỗ lực như thế nào để bù đắp phần còn thiếu, hoặc biết đã đạt KPI, vượt KPI để nhận được mức lương cao hơn và được khen thưởng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách xây dựng KPI phòng nhân sự chuẩn nhất
3. Đặc điểm của KPI
Để một chỉ số KPI thực sự phát huy vai trò đo lường và thúc đẩy hiệu suất công việc, KPI cần đảm bảo những đặc điểm cốt lõi sau đây:
1. Cụ thể (Specific): KPI phải rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung hoặc gây hiểu nhầm. Một KPI tốt phải trả lời được câu hỏi: Đang đo lường chính xác điều gì?
2. Đo lường được (Measurable): Các chỉ số KPI cần có đơn vị đo lường rõ ràng để dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành, từ đó tạo cơ sở để khen thưởng hoặc điều chỉnh chiến lược.
3. Khả thi (Achievable): KPI phải phù hợp với năng lực thực tế của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức, vừa đủ thách thức để tạo động lực nhưng không quá xa vời gây áp lực tiêu cực.
4. Liên quan (Relevant): Chỉ số được lựa chọn phải gắn chặt với mục tiêu chung của doanh nghiệp, đảm bảo mọi nỗ lực đều đóng góp trực tiếp vào sự phát triển của tổ chức.
5. Giới hạn thời gian (Time-bound): Mỗi KPI cần có khung thời gian cụ thể để đánh giá tiến độ và kết quả, ví dụ: theo tuần, tháng, quý hoặc năm.
6. Định lượng hóa ưu tiên (Prioritized): Trong số nhiều chỉ số, cần xác định KPI trọng yếu để tập trung nguồn lực tối đa vào những mục tiêu mang lại giá trị lớn nhất.
7. Động lực thúc đẩy hành động (Action-driven): Một KPI tốt không chỉ để đo lường mà còn thúc đẩy hành động, truyền cảm hứng cho cá nhân và tập thể nỗ lực đạt được kết quả vượt trội.
3. Các loại KPI cho từng lĩnh vực
3.1 KPI kinh doanh (Sales KPI)
Là chỉ số giúp các doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả trong kinh doanh trong khoảng thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhờ những chỉ số này, các doanh nghiệp có thể xác định hiệu quả của những dự án đang triển khai thực hiện, đồng thời biết rõ những điểm yếu, cần phải khắc phục để nâng cao doanh số.
3.2 KPI vận hành (Operational KPI)
KPI vận hành còn gọi là KPI hoạt động, là loại KPI phổ biến trong các doanh nghiệp, và thường được áp dụng để đo lường hiệu quả trong kinh doanh trong các khung thời gian ngắn.
KPI này sẽ thể hiện quá trình diễn ra công việc hàng ngày của các cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. KPI vận hành mang tính rõ ràng, cụ thể nhằm đạt được hiệu suất, tiến độ công việc mà doanh nghiệp mong muốn.
3.3 KPI chiến lược (Strategic KPI)
Là chỉ số KPI “cấp cao”, thường được áp dụng cho quản lý, CEO của doanh nghiệp. KPI chiến lược thông thường có tầm nhìn lớn gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp, thay vì đo lường những chỉ số công việc.
3.4 KPI sơ cấp (Leading KPI)
được sử dụng với mục đích dự đoán hiệu suất công việc. KPI này khó để thiết lập vì nó phụ thuộc nhiều đến những yếu tố triển khai trong đến thực tế, những tác động bên ngoài, như các xu hướng, nhu cầu mới của thị trường,…
3.5 KPI thứ cấp (Lagging KPI)
Là KPI dùng với mục đích xác định kết quả hiệu suất làm việc trong quá khứ. KPI này chỉ cần dựa vào những dữ liệu trong quá khứ nên không khó đo lường, nếu doanh nghiệp vẫn lưu trữ số liệu đầy đủ.
4. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI
Trong quá trình triển khai KPI, nhiều doanh nghiệp dù rất nỗ lực nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân chủ yếu đến từ những sai lầm phổ biến sau:
-
Thiết lập KPI chung chung, thiếu cụ thể: KPI quá rộng, mơ hồ hoặc không gắn với kết quả cụ thể sẽ khiến nhân viên khó hiểu rõ mục tiêu công việc, dẫn đến việc thực hiện lệch hướng hoặc kém hiệu quả.
-
KPI không gắn với mục tiêu chiến lược: Nếu KPI chỉ tập trung vào các hoạt động nhỏ lẻ mà không liên kết với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, sẽ gây lãng phí nguồn lực và làm mất phương hướng phát triển chung.
-
Đặt quá nhiều KPI cho một vị trí: Khi nhân viên bị yêu cầu theo dõi và hoàn thành quá nhiều KPI cùng lúc, họ sẽ dễ mất tập trung và không thể tối ưu hóa hiệu suất trong những mục tiêu quan trọng nhất.
-
Thiếu sự đồng bộ giữa các cấp độ KPI: KPI ở cấp cá nhân, bộ phận và doanh nghiệp nếu không liên kết chặt chẽ với nhau sẽ dẫn đến xung đột mục tiêu, khiến tổ chức khó đạt được sự phối hợp nhịp nhàng trong toàn hệ thống.
-
Không cập nhật KPI theo biến động thực tế: Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, vì vậy KPI cũng cần được điều chỉnh linh hoạt. Việc giữ nguyên KPI cũ không còn phù hợp sẽ gây ra sự trì trệ và giảm tính hiệu quả.
-
Đánh giá KPI chỉ dựa trên kết quả cuối cùng: Chỉ tập trung vào kết quả mà bỏ qua quá trình thực hiện sẽ không giúp nhận diện sớm những rủi ro hoặc hành vi cần điều chỉnh trong suốt quá trình làm việc.
-
Thiếu minh bạch trong cách tính điểm KPI: Nếu nhân viên không hiểu rõ tiêu chí đánh giá hoặc cách tính điểm KPI, sẽ dẫn đến tâm lý nghi ngờ, thiếu tin tưởng vào hệ thống quản lý hiệu suất, làm giảm động lực làm việc.
4. Phương pháp xây dựng KPI – SMART
Để lựa chọn và xây dựng chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) phù hợp cho từng doanh nghiệp, việc xác định mục tiêu kinh doanh là cần thiết. Phương pháp SMART – một phương pháp phổ biến trong quản lý hiệu suất và đánh giá kết quả, được sử dụng để thiết lập KPI trong các tổ chức và doanh nghiệp. Có năm tiêu chí SMART cần tuân thủ khi xây dựng KPI:
- Cụ thể (Specific): KPI phải được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và chi tiết để tránh hiểu sai hoặc mục tiêu không rõ ràng.
- Có thể đo lường được (Measurable): KPI cần có khả năng đo lường để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu. Dữ liệu cụ thể giúp đánh giá hiệu suất một cách chính xác và khách quan.
- Có thể đạt được (Achievable): KPI cần được thiết lập sao cho có khả năng đạt được và phản ánh thực tế, tránh đặt mục tiêu không thể đạt được hoặc quá khó khăn.
- Có liên quan (Relevant): KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu và chiến lược tổ chức. Chúng cần phản ánh khía cạnh quan trọng và mang ý nghĩa trong việc đo lường hiệu suất.
- Có thời hạn (Time-bound): KPI cần có một khung thời gian cụ thể để đạt được, giúp xác định thời hạn cho việc đánh giá và theo dõi tiến độ đạt mục tiêu.
Các chỉ số KPI sẽ khác nhau tùy theo ngành công nghiệp, giai đoạn phát triển và dự án. Chúng có thể thay đổi khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Sử dụng phương pháp SMART giúp đảm bảo rằng KPI được xây dựng một cách hợp lý, dễ quản lý và đo lường, đồng thời tập trung vào những mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa cho sự phát triển và thành công của tổ chức.
Xem thêm: BSC và KPI là gì? Những điều cần biết về 2 khái niệm này
5. Hướng dẫn cách xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, dẫn đến những hệ thống KPI khác biệt. Tuy nhiên quá trình xây dựng bộ KPI cơ bản gồm 5 bước như sau.
Bước 1: Xác định mục tiêu của hệ thống KPI
Đây là quá trình quan trọng nhất đối với việc tạo ra chỉ số KPI. Việc thiết lập chỉ số KPI phải hướng vào mục tiêu phát triển doanh nghiệp.
KPI cần phải được mô tả bằng số liệu trực quan và có thể đo lường được. Khi nhìn vào KPI, mọi người sẽ dễ dàng hình dung ra tầm nhìn, chiến lược trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Xây dựng hệ thống KPI
Xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp là bước thiết yếu, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Quá trình này giúp đưa ra phương hướng phát triển cụ thể cho mỗi doanh nghiệp.
Hệ thống KPI đơn giản hay phức tạp thường phụ thuộc vào ngành nghề, số lượng và quy mô các phòng ban. Về cơ bản, các doanh nghiệp thường xây dựng KPI kinh doanh, KPI tài chính, KPI nhân sự, KPI sản xuất… Mỗi bộ KPI có thể theo phương thức khác nhau, điều quan trọng là đánh giá đúng theo tính chất công việc và đều hướng đến mục tiêu chung của công ty. Sự đồng bộ và tính liên kết giữa các bộ KPI cũng là một yếu tố đáng lưu tâm.
Xem thêm: 7 chỉ số KPI tuyển dụng giúp đánh giá hiệu quả tuyển chọn nhân sự
Bước 3: Truyền đạt hệ thống KPI đến nhân viên, phòng ban
KPI có thể phát huy hiệu quả chỉ khi nó được truyền đạt đầy đủ đến nhân viên, các bộ phận, của doanh nghiệp. Việc triển khai KPI phải được thực hiện bởi mọi cá nhân trong tổ chức một cách đồng đều.
KPI sẽ ngày càng hoàn thiện, ngày càng hiệu quả hơn nếu được đóng góp, bổ sung ý kiến từ những nhân viên, phòng ban có liên quan.
Bước 4: Đo lường, theo dõi KPI định kỳ
Kiểm tra hiệu suất trong công việc rất cần thiết đối với việc duy trì, phát triển mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp. Việc đo lường KPI cần phải thực hiện thường xuyên, đều đặn, theo dõi KPI theo chu kỳ, vì không phải KPI nào cũng mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
Hiện nay với sự hỗ trợ của phần mềm KPI, doanh nghiệp có thể nắm bắt KPI một cách dễ dàng hơn rất nhiều mà không lo thiếu sót, nhầm lẫn, chậm trễ.
Bước 5: Điều chỉnh KPI phù hợp với tình hình thực tế
Theo dõi KPI thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện những vấn đề bất cập, còn tồn đọng trong KPI, từ đó đưa ra những phương án phù hợp để điều chỉnh KPI phù hợp với thực tế. Đây là công việc nên làm sau một giai đoạn nhất định, như cuối tháng, cuối quý, nửa năm, cuối năm.
7. Một số câu hỏi thường gặp về xây dựng và triển khai KPI
Chỉ số KPI thường gắn với đánh giá nhân viên và tác động trực tiếp đến chính sách lương thưởng, phúc lợi. Vì vậy nhà quản lý và các chuyên viên HR, đặc biệt là HR C&B cần nắm được các vấn đề sau để phục vụ công tác quản trị một cách đúng đắn.
Câu 1: Có cần phải đóng bảo hiểm xã hội với lương KPI không?
Tiền lương mà người lao động đóng BHXH là khoản tiền cụ thể, ổn định, chi trả vào mỗi kỳ. Tuy nhiên, tiền lương trả theo KPI không mang tính cụ thể, cố định mà được trả theo hiệu suất trong công việc. Khi hoàn thành chỉ tiêu KPI đề ra thì người lao động được trả lương. Và tùy thuộc vào độ hoàn thành công việc khác nhau, người lao động được trả mức lương KPI khác nhau.
Như vậy lương KPI không phải là khoản tiền trả cố định trong mỗi kỳ nên lương KPI sẽ không phải đóng BHXH.
Câu 2: Có cần đóng thuế thu nhập cá nhân với lương KPI hay không?
Theo Luật thuế thu nhập cá nhân, lương KPI là khoảng thu nhập mang tính tiền lương, tiền công, không thuộc những khoản miễn thuế. Do đó, lương KPI phải đóng thuế thu nhập cá nhân sau khi cộng lương KPI vào tổng thu nhập chịu thuế.
Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng những người lao động có tổng mức thu nhập cá nhân cao đến một mức nhất định mới cần phải đóng thuế thu nhập cá nhân.
Câu 3: Nhân viên không hoàn thành KPI, doanh nghiệp có được trừ lương hay không?
Việc trừ lương nhân viên khi không đạt KPI là một việc làm trái pháp luật theo Bộ Luật lao động 2019.
Tổ chức, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ trả cho người lao động đầy đủ tiền lương mà họ phải nhận. Người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt từ 5-50 triệu đồng nếu có hành vi vi phạm. Trong khi đó, người sử dụng lao động là tổ chức có hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt gấp đôi.
8. MISA AMIS Mục tiêu & MISA AMIS Đánh giá – Quản trị tập trung mọi mục tiêu trên một nền tảng
MISA AMIS Mục tiêu & MISA AMIS Đánh giá là một hệ thống quản trị tập trung mọi mục tiêu trên một nền tảng.
MISA AMIS Mục tiêu giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu:
- Tập trung: Hệ thống MISA AMIS giúp tập trung mọi mục tiêu của tổ chức vào một nền tảng duy nhất, giúp đồng bộ hoá và theo dõi mục tiêu một cách hiệu quả.
- Đa chiều: Các mục tiêu trong MISA AMIS không chỉ giới hạn ở mức độ tổng thể mà còn bao gồm mục tiêu chi tiết, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về các khía cạnh cụ thể của hoạt động.
- Cập nhật linh hoạt: Hệ thống cho phép cập nhật mục tiêu theo thời gian, điều này giúp tổ chức linh hoạt thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
MISA AMIS Đánh giá giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu:
- Minh bạch: Mỗi mục tiêu được đánh giá và theo dõi một cách minh bạch, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về tiến độ và kết quả đạt được.
- Tính toàn diện: Đánh giá trong MISA AMIS không chỉ dừng lại ở kết quả cuối cùng mà còn bao gồm các dấu hiệu, chỉ số phụ để đo lường hiệu suất chi tiết.
- Phản hồi nhanh chóng: Hệ thống cung cấp cơ chế phản hồi nhanh chóng về kết quả đánh giá, giúp tổ chức can thiệp kịp thời để cải thiện hiệu suất.
MISA AMIS Mục tiêu & MISA AMIS Đánh giá không chỉ là công cụ quản lý mục tiêu và đánh giá hiệu suất mà còn là một nền tảng linh hoạt và toàn diện giúp tổ chức theo dõi và đánh giá hoạt động của mình một cách hiệu quả và chính xác.
9. Kết luận
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu KPI là gì và vai trò của KPI trong việc đưa ra chiến lược phù hợp, đo lường hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên. Chú trọng hệ thống KPI trong doanh nghiệp ngay từ sớm sẽ mang lại sự công bằng, minh bạch và hiệu quả về lâu dài.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
