Để đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác thì nhiều doanh nghiệp áp dụng KPI với nhân viên. KPI được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau như: kinh doanh, tiếp thị, bán hàng, quản lý dự án và tài chính. Vậy KPI là gì, có mấy loại và làm thế nào để thiết lập hệ thống KPI, hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay.
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators) là viết tắt của các chỉ số hiệu suất chính. Đây là các con số, tỉ lệ, chỉ tiêu có thể định lượng theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể.
KPI cung cấp một đích đến để các nhóm, các cá nhân phấn đấu đạt được, các mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong toàn tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn. Từ tài chính và nhân sự đến tiếp thị và bán hàng, các chỉ số hiệu suất chính giúp mọi lĩnh vực của doanh nghiệp tiến lên ở cấp độ chiến lược.
2. Vai trò của KPI là gì?
Đối với doanh nghiệp, KPIs có vai trò vô cùng quan trọng. Đây không những là chỉ số đo lường được mức độ hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay trong quá trình marketing của doanh nghiệp mà đây còn là thước đo đánh giá năng lực làm việc của nhân viên
Vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp đó là:
- Giám sát quá trình hoàn thành mục tiêu: Muốn theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu lớn ở cấp độ tổng thể, doanh nghiệp cần chia thành các mục tiêu định lượng cụ thể – chính là KPI. KPI thể hiện rõ nhất doanh nghiệp đang ở đâu trên hành trình phát triển.
- Hỗ trợ xây dựng chiến lược trong kinh doanh của doanh nghiệp: Để đưa ra những quyết định chính xác, ban lãnh đạo phải dựa vào những kết quả thực tế. KPI sẽ giúp đo lường kết quả một cách rõ ràng và chính xác nhất, tránh tình trạng đánh giá cảm tính, ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược.
- Tối ưu quá trình sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp: KPI chỉ rõ mức độ hiệu quả của từng cá nhân, vị trí, phòng ban. Từ đó nhà quản lý sẽ biết được đâu là điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện trong nguồn lực hiện tại.
Đối với nhân viên, KPI là chỉ số nhất định phải nắm rõ để không bị bỡ ngỡ khi nhận nhiệm vụ. Nắm được KPI ngay từ đầu tháng sẽ giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và hoàn thành công việc, đáp ứng đầy đủ yêu cầu do cấp trên đề ra.
- Đánh giá chính xác năng lực: KPI phản ánh rõ mức độ hoàn thành công việc, năng lực của nhân viên ở nhiều khía cạnh: kiến thức, kỹ năng, thái độ, mức độ phù hợp với doanh nghiệp… KPI có thể áp dụng cho nhân viên ở mọi cấp độ, có sự tùy chỉnh linh hoạt: thử việc hoặc chính thức, nhân viên hoặc quản lý, lãnh đạo.
- Tạo động lực cho nhân viên: Trong quá trình triển khai KPI, nhân viên chính là người cảm nhận rõ nhất về mức độ hoàn thành công việc. Từ đó họ sẽ biết được cần phải nỗ lực như thế nào để bù đắp phần còn thiếu, hoặc biết đã đạt KPI, vượt KPI để nhận được mức lương cao hơn và được khen thưởng.
>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất
3. Phân loại chỉ tiêu KPI
KPI kinh doanh (Sales KPI)
Là chỉ số giúp các doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả trong kinh doanh trong khoảng thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhờ những chỉ số này, các doanh nghiệp có thể xác định hiệu quả của những dự án đang triển khai thực hiện, đồng thời biết rõ những điểm yếu, cần phải khắc phục để nâng cao doanh số.
KPI vận hành (Operational KPI)
KPI vận hành còn gọi là KPI hoạt động, là loại KPI phổ biến trong các doanh nghiệp, và thường được áp dụng để đo lường hiệu quả trong kinh doanh trong các khung thời gian ngắn. KPI này sẽ thể hiện quá trình diễn ra công việc hàng ngày của các cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. KPI vận hành mang tính rõ ràng, cụ thể nhằm đạt được hiệu suất, tiến độ công việc mà doanh nghiệp mong muốn.
KPI chiến lược (Strategic KPI)
Là chỉ số KPI “cấp cao”, thường được áp dụng cho quản lý, CEO của doanh nghiệp. KPI chiến lược thông thường có tầm nhìn lớn gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp, thay vì đo lường những chỉ số công việc.
KPI sơ cấp (Leading KPI)
được sử dụng với mục đích dự đoán hiệu suất công việc. KPI này khó để thiết lập vì nó phụ thuộc nhiều đến những yếu tố triển khai trong đến thực tế, những tác động bên ngoài, như các xu hướng, nhu cầu mới của thị trường,…
KPI thứ cấp (Lagging KPI)
là KPI dùng với mục đích xác định kết quả hiệu suất làm việc trong quá khứ. KPI này chỉ cần dựa vào những dữ liệu trong quá khứ nên không khó đo lường, nếu doanh nghiệp vẫn lưu trữ số liệu đầy đủ.
4. Các mức độ KPI trong doanh nghiệp
KPI công ty
KPI công ty tập trung vào tổng thể toàn bộ công ty, hiệu suất kinh doanh làm việc của toàn doanh nghiệp.
KPI công ty là KPI “cấp cao”, mang tính chiến lược và hướng đến mục tiêu chung. Bên cạnh phải có một tầm nhìn bao quát khi xây dựng KPI công ty, các quản lý, CEO cũng phải có cái nhìn chi tiết các khía cạnh, vấn đề của doanh nghiệp. KPI sẽ không thể đo lường chính xác, thực tế nếu tầm nhìn quá rộng hay quá chung chung.
KPI phòng ban
Một doanh nghiệp thường có rất nhiều phòng ban khác nhau như: marketing, nhân sự, marketing,…với công việc riêng biệt khác nhau. Vì thế, mỗi phòng ban phải xây dựng, triển khai và sử dụng KPI của riêng từng bộ phận, không thể áp dụng KPI công ty cho từng phòng ban khác nhau.
Những bộ phận như bộ phận marketing, bộ phận kinh doanh rất dễ dàng thiết lập KPI phòng ban với những chỉ số có thể đo lường. Đối với bộ phận nhân sự, việc xây dựng và triển khai KPI sẽ gặp nhiều khó khăn hơn so với những bộ phận khác.
TẢI MIỄN PHÍ 97 MẪU KPI THEO PHÒNG BAN TẠI ĐÂY
KPI cá nhân
KPI mỗi cá nhân phụ thuộc vào KPI phòng ban. Đây là KPI cụ thể nhất, giúp doanh nghiệp đo lường tiến độ công việc, hiệu quả làm việc của nhân viên một cách hiệu quả nhất. Tùy thuộc vào vị trí, KPI có thể gồm các chỉ số nhất định, thường tác động trực tiếp đến lương nhân viên. Ngoài ra quản lý và nhân viên cũng có thể thỏa thuận KPI trong một số trường hợp, mục đích nhằm tạo ra thách thức để thúc đẩy sự tiến bộ, hoặc điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế.
>>> Xem thêm: Mô hình OKR là gì? Quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt
5. Các bước thiết lập hệ thống KPI của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, dẫn đến những hệ thống KPI khác biệt. Tuy nhiên quá trình xây dựng bộ KPI cơ bản gồm 5 bước như sau.
Bước 1: Xác định mục tiêu của hệ thống KPI
Đây là quá trình quan trọng nhất đối với việc tạo ra chỉ số KPI. Việc thiết lập chỉ số KPI phải hướng vào mục tiêu phát triển doanh nghiệp.
KPI cần phải được mô tả bằng số liệu trực quan và có thể đo lường được. Khi nhìn vào KPI, mọi người sẽ dễ dàng hình dung ra tầm nhìn, chiến lược trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Xây dựng hệ thống KPI
Xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp là bước thiết yếu, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Quá trình này giúp đưa ra phương hướng phát triển cụ thể cho mỗi doanh nghiệp.
Hệ thống KPI đơn giản hay phức tạp thường phụ thuộc vào ngành nghề, số lượng và quy mô các phòng ban. Về cơ bản, các doanh nghiệp thường xây dựng KPI kinh doanh, KPI tài chính, KPI nhân sự, KPI sản xuất… Mỗi bộ KPI có thể theo phương thức khác nhau, điều quan trọng là đánh giá đúng theo tính chất công việc và đều hướng đến mục tiêu chung của công ty. Sự đồng bộ và tính liên kết giữa các bộ KPI cũng là một yếu tố đáng lưu tâm.
Bước 3: Truyền đạt hệ thống KPI đến nhân viên, phòng ban
KPI có thể phát huy hiệu quả chỉ khi nó được truyền đạt đầy đủ đến nhân viên, các bộ phận, của doanh nghiệp. Việc triển khai KPI phải được thực hiện bởi mọi cá nhân trong tổ chức một cách đồng đều.
KPI sẽ ngày càng hoàn thiện, ngày càng hiệu quả hơn nếu được đóng góp, bổ sung ý kiến từ những nhân viên, phòng ban có liên quan.
Bước 4: Đo lường, theo dõi KPI định kỳ
Kiểm tra hiệu suất trong công việc rất cần thiết đối với việc duy trì, phát triển mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp. Việc đo lường KPI cần phải thực hiện thường xuyên, đều đặn, theo dõi KPI theo chu kỳ, vì không phải KPI nào cũng mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
Hiện nay với sự hỗ trợ của phần mềm đánh giá, doanh nghiệp có thể nắm bắt KPI một cách dễ dàng hơn rất nhiều mà không lo thiếu sót, nhầm lẫn, chậm trễ.
Bước 5: Điều chỉnh KPI phù hợp với tình hình thực tế
Theo dõi KPI thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện những vấn đề bất cập, còn tồn đọng trong KPI, từ đó đưa ra những phương án phù hợp để điều chỉnh KPI phù hợp với thực tế. Đây là công việc nên làm sau một giai đoạn nhất định, như cuối tháng, cuối quý, nửa năm, cuối năm.
6. Một số lưu ý trong triển khai KPI
Chỉ số KPI thường gắn với đánh giá nhân viên và tác động trực tiếp đến chính sách lương thưởng, phúc lợi. Vì vậy nhà quản lý và các chuyên viên HR, đặc biệt là HR C&B cần nắm được các vấn đề sau để phục vụ công tác quản trị một cách đúng đắn.
Có cần phải đóng bảo hiểm xã hội với lương KPI không?
Tiền lương mà người lao động đóng BHXH là khoản tiền cụ thể, ổn định, chi trả vào mỗi kỳ. Tuy nhiên, tiền lương trả theo KPI không mang tính cụ thể, cố định mà được trả theo hiệu suất trong công việc. Khi hoàn thành chỉ tiêu KPI đề ra thì người lao động được trả lương. Và tùy thuộc vào độ hoàn thành công việc khác nhau, người lao động được trả mức lương KPI khác nhau.
Như vậy lương KPI không phải là khoản tiền trả cố định trong mỗi kỳ nên lương KPI sẽ không phải đóng BHXH.
Có cần đóng thuế thu nhập cá nhân với lương KPI hay không?
Theo Luật thuế thu nhập cá nhân, lương KPI là khoảng thu nhập mang tính tiền lương, tiền công, không thuộc những khoản miễn thuế. Do đó, lương KPI phải đóng thuế thu nhập cá nhân sau khi cộng lương KPI vào tổng thu nhập chịu thuế.
Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng những người lao động có tổng mức thu nhập cá nhân cao đến một mức nhất định mới cần phải đóng thuế thu nhập cá nhân.
Nhân viên không hoàn thành KPI, doanh nghiệp có được trừ lương hay không?
Việc trừ lương nhân viên khi không đạt KPI là một việc làm trái pháp luật theo Bộ Luật lao động 2019.
Tổ chức, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ trả cho người lao động đầy đủ tiền lương mà họ phải nhận. Người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt từ 5-50 triệu đồng nếu có hành vi vi phạm. Trong khi đó, người sử dụng lao động là tổ chức có hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt gấp đôi.
7. Kết luận
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu KPI là gì và vai trò của KPI trong việc đưa ra chiến lược phù hợp, đo lường hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên. Chú trọng hệ thống KPI trong doanh nghiệp ngay từ sớm sẽ mang lại sự công bằng, minh bạch và hiệu quả về lâu dài.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
