Trong nhiều năm qua, chấm công bằng vân tay là hình thức phổ biến tại các doanh nghiệp nhờ tính tiện lợi và mức độ kiểm soát tương đối cao. Tuy nhiên, khi mô hình làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, nhiều công ty đã bắt đầu chuyển sang hình thức chấm công online để phù hợp hơn với thực tế vận hành.
Việc ghi nhận thời gian làm việc từ xa, đi công tác hoặc làm việc theo ca đòi hỏi một phương thức linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào máy chấm công vật lý. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu một số hình thức chấm công online hiện đang được áp dụng phổ biến và lý do vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi.
1. Chấm công online là gì?
Chấm công online là hình thức ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên thông qua thiết bị kết nối internet như điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính cá nhân. Dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ và đồng bộ trực tuyến trên hệ thống phần mềm, cho phép quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm tra và tổng hợp công.
Không cần máy chấm công cố định, nhân viên có thể thực hiện chấm công tại văn phòng, khi làm việc từ xa hoặc đi công tác, miễn là đáp ứng các điều kiện xác thực được doanh nghiệp quy định như kết nối wifi, định vị GPS hay quét mã QR. Đây là giải pháp linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các mô hình làm việc hybrid hoặc doanh nghiệp có nhiều điểm làm việc.
2. Các hình thức chấm công online
2.1 Chấm công online qua wifi
Chấm công wifi ghi nhận thời gian làm việc dựa trên việc thiết bị của nhân viên kết nối với mạng wifi nội bộ của công ty. Khi nhân viên mở ứng dụng và chấm công, hệ thống sẽ xác minh họ có đang ở đúng địa điểm làm việc hay không thông qua wifi đã được cấu hình trước.
Hình thức này khá thuận tiện cho các doanh nghiệp có văn phòng cố định, không cần mua máy móc chuyên dụng hay lắp thêm thiết bị phức tạp.
Ưu điểm:
- Dễ triển khai, chỉ cần cấu hình mạng wifi nội bộ
- Đảm bảo nhân viên có mặt tại đúng địa điểm làm việc
- Không bị giới hạn bởi thiết bị đầu đọc vật lý
Hạn chế:
- Không phù hợp khi làm việc từ xa hoặc đi công tác
- Dễ phát sinh lỗi nếu wifi chập chờn hoặc nhân viên kết nối mạng ngoài
- Khó kiểm soát nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nhỏ lẻ, không đồng bộ hệ thống wifi
2.2 Chấm công online GPS
Chấm công GPS ghi nhận công dựa trên vị trí thực tế của nhân viên thông qua định vị GPS trên điện thoại. Khi mở ứng dụng và thực hiện thao tác chấm công, hệ thống sẽ xác định vị trí thiết bị và đối chiếu với khu vực mà doanh nghiệp đã cho phép. Nếu nằm trong bán kính được cấu hình sẵn, chấm công sẽ được ghi nhận hợp lệ.
Hình thức này phù hợp với nhân viên thường xuyên di chuyển như kinh doanh, kỹ thuật, giao hàng hoặc làm việc tại nhiều địa điểm.
Ưu điểm:
- Phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt, từ xa, đi công tác
- Quản lý được vị trí làm việc thực tế
Không cần phụ thuộc vào wifi nội bộ
Hạn chế:
- Cần bật GPS liên tục
- Sai lệch vị trí nếu tín hiệu định vị yếu
Một số thiết bị có thể bị thao túng vị trí nếu không kiểm soát kỹ
>>> Xem ngay Top app chấm công tốt nhất cho doanh nghiệp
2.3 Chấm công online QR Code
Hình thức này cho phép nhân viên quét mã QR được đặt tại văn phòng hoặc điểm làm việc để ghi nhận thời gian vào ca. Khi mở ứng dụng và quét mã, hệ thống sẽ xác thực thông tin và lưu lại thời gian chấm công. Mỗi mã QR có thể được gán riêng cho từng địa điểm để kiểm soát vị trí.
Ưu điểm:
- Dễ triển khai, không cần thiết bị phức tạp
- Kiểm soát được vị trí làm việc qua mã QR cố định
- Phù hợp với mô hình văn phòng, cửa hàng, nhà máy
Hạn chế:
- Nhân viên bắt buộc phải có mặt tại đúng vị trí đặt mã
- Dễ bị lạm dụng nếu mã QR bị sao chép hoặc chia sẻ
- Cần kết hợp thêm hình ảnh hoặc xác thực vị trí để tăng độ tin cậy
2.4 Chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công bằng khuôn mặt là hình thức sử dụng công nghệ nhận diện để xác minh danh tính và ghi nhận thời gian làm việc. Người dùng có thể thực hiện thao tác này theo hai cách phổ biến: quét khuôn mặt tại thiết bị đặt ở cửa công ty hoặc sử dụng app trên điện thoại để chấm công từ xa. Nhiều phần mềm hiện đại cho phép nhân viên mở app, quét khuôn mặt ngay cả khi đang làm việc tại nhà hay đi công tác, tạo sự linh hoạt mà vẫn đảm bảo kiểm soát chính xác.
Ưu điểm:
- Xác thực chính xác, hạn chế tình trạng chấm công hộ
- Hỗ trợ linh hoạt cho nhân viên làm việc ngoài văn phòng
- Tích hợp nhanh chóng qua phần mềm, không cần máy chuyên dụng
Hạn chế:
- Yêu cầu kết nối internet và camera ổn định
- Cần đảm bảo ánh sáng và tư thế quét phù hợp
- Một số nhân viên có thể e ngại liên quan đến quyền riêng tư nếu không được giải thích rõ ràng
Đọc thêm: Phần mềm chấm công: Giải pháp cắt giảm chi phí & tối ưu hiệu quả
3. Vì sao nên chấm công online?
Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi tính linh hoạt và hiệu suất ngày càng được đề cao, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi từ hình thức chấm công truyền thống sang chấm công online. Không còn phụ thuộc vào máy quét vân tay hay thẻ từ, chấm công online mang đến trải nghiệm thuận tiện hơn cho cả người lao động và bộ phận quản lý.
Nhân viên có thể chấm công qua điện thoại, laptop ở bất cứ đâu: văn phòng, chi nhánh khác hoặc trong những chuyến công tác. Nhờ tích hợp các công nghệ định vị như GPS, Wifi, nhận diện khuôn mặt hay mã QR, doanh nghiệp có thể kiểm soát thời gian làm việc một cách linh hoạt mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Đồng thời, dữ liệu được cập nhật tức thời lên hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót trong tính công, tính lương.
Không chỉ đơn giản hóa thao tác chấm công, giải pháp này còn đóng vai trò hỗ trợ vận hành hiệu quả hơn. Từ dữ liệu được số hóa và lưu trữ online, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình đi làm, vắng mặt, xuất – nhập theo thời gian thực và tổng hợp nhanh chóng báo cáo theo từng bộ phận.
Lợi ích nổi bật khi áp dụng chấm công online:
- Tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công
- Hạn chế gian lận, đảm bảo minh bạch
- Tự động hóa dữ liệu phục vụ tính lương
- Hỗ trợ quản lý nhân sự làm việc linh hoạt, từ xa
- Theo dõi và báo cáo nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực
4. AMIS Chấm Công – phần mềm chấm công online dễ sử dụng
Với nhu cầu làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, AMIS Chấm Công mang đến giải pháp ghi nhận thời gian làm việc hiện đại, chính xác và thân thiện với người dùng. Nhân viên có thể chấm công dễ dàng qua điện thoại bằng Wifi, GPS, QR Code hoặc khuôn mặt, phù hợp cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí
Dữ liệu chấm công được đồng bộ tức thì về hệ thống, hỗ trợ bộ phận nhân sự tổng hợp nhanh chóng, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian tính công lương. Giao diện rõ ràng, dễ thao tác, giúp theo dõi, đối soát công, phép, ca làm việc chỉ trong vài bước.
Lý do doanh nghiệp nên chọn AMIS Chấm Công:
- Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công online linh hoạt
- Có app dành cho nhân viên để chủ động chấm công và theo dõi thông tin
- Dễ thiết lập quy định giờ làm, ca làm
- Tự động đồng bộ và tổng hợp dữ liệu công
- Giao diện dễ sử dụng, phù hợp cả trên máy tính và điện thoại
- Tích hợp liền mạch với mục quản lý tiền lương để tối ưu vận hành
- Bảo mật dữ liệu, hạn chế gian lận trong ghi nhận thời gian làm việc
Doanh nghiệp muốn nhận tư vấn về chấm công online và trải nghiệm miễn phí hãy để lại thông tin ngay dưới đây:
Chấm công online mở ra một cách tiếp cận mới cho doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian làm việc. Thay vì giới hạn trong một khuôn mẫu cố định, hình thức này cho phép tổ chức linh hoạt hơn trong vận hành và phản ứng nhanh với các thay đổi. Khi được triển khai đúng cách, chấm công online sẽ hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm nhân viên trong các hoạt động tại nơi làm việc mỗi ngày.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
