Dựa trên nguyên lý hoạt động của hệ thống định vị toàn cầu, nhà phát triển phần mềm chấm công đã thiết kế chức năng chấm công bằng GPS trên điện thoại. Phần mềm chấm công bằng GPS là phần mềm cho phép theo dõi thời gian, vị trí và hình ảnh làm việc của nhân viên qua điện thoại, với điều kiện thiết bị có kết nối mạng internet.
1. Chấm công định vị GPS là gì?
GPS (Global Positioning System) là một hệ thống định vị toàn cầu mà người dùng có thể sử dụng trên những thiết bị thu GPS nhằm biết vị trí của mình một cách nhanh nhất cho dù bạn bất cứ nơi nào trên trái đất.
Với khả năng xác định được vị trí, các công ty và tổ chức đã sử dụng định vị GPS để trả lương cho nhân viên khi họ không có mặt trực tiếp tại văn phòng. Chỉ cần có mạng internet là nhà quản lý sẽ biết được thông tin chi tiết của nhân viên: Giờ giấc đi làm, họ đang ở đâu và chuyển vị trí làm việc khi nào?
Việc chấm bằng hệ thống GPS là một bước tiến mới trong việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc chấm công bằng GPS được tiến hành như sau:
- Mỗi công ty và doanh nghiệp sẽ cấp cho nhân viên một chiếc điện thoại smartphone có tích hợp app phần mềm chấm công định vị của chính đơn vị mình.
- Nhân viên có trách nhiệm sử dụng app hằng ngày tự chấm công cho bản thân theo giờ làm theo yêu cầu của công ty.
- Mỗi ngày, người sử dụng có trách nhiệm bật vị trí có cài đặt trên app và ấn OK để bắt đầu tìm kiếm vị trí trên bản đồ.
Toàn bộ quá trình di chuyển của nhân viên sẽ được truyền đến server chủ của đơn vị quản lý của mình để tiện theo dõi và chấm công mỗi ngày.
2. Ưu, nhược điểm của hình thức chấm công bằng GPS
2.1 Ưu điểm
Chấm công linh hoạt, dễ dàng
- Không cần tập hợp trước máy chấm công để lấy vân tay.
- Khi làm việc từ xa, không cần quay lại văn phòng để chấm công, có thể đặt định vị chấm công tại nơi làm việc từ xa.
- Không yêu cầu các thiết bị hỗ trợ từ máy di động cá nhân của người.
- Dữ liệu chấm công được cập nhật tức thì (real-time). Điều này phục vụ tốt cho công tác giám sát từ xa đối với thời gian và vị trí làm việc của HR/Quản lý. Lợi ích này của hệ thống chấm công GPS đặc biệt có ích với doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh.
Công tác quản lý chấm công đơn giản hơn
Phương pháp chấm công truyền thống không chỉ khiến nhân viên kiệt sức mà nhà quản lý cũng gặp khó khăn khi theo dõi, ví dụ như: không biết chắc rằng nhân viên có thật sự làm tại những địa điểm đã được xác định hay không. Nhiều doanh nghiệp phải gửi thêm nhân viên đến kiểm tra xem nhân viên có đang làm việc tại địa điểm đó không, một số khác lại đề nghị nhân viên cung cấp hình ảnh và video từ địa điểm này để đối chứng. Các cách trên rất tốn thời gian, thiếu khách quan, không chính xác và khó có thể kiểm chứng.
Khi sử dụng chấm công bằng định vị GPS với các ứng dụng chấm công mới, hệ thống sẽ tự động xuất báo cáo chấm công theo thời gian thực. Thông qua đó, nhà quản lý sẽ nắm bắt được tình trạng giờ làm việc của từng nhân viên. Từ đó, Quản lý và HR cùng phối hợp tìm ra biện pháp nhằm nâng cao năng suất và ý thức của nhân viên.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Không những quản lý nhân sự được hiệu quả mà phần mềm chấm công bằng định vị GPS còn giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí cho hoạt động chấm công. Bộ phận nhân sự không cần phải cầm giấy tờ chấm công theo kiểu truyền thống, làm mất thời gian; nay chỉ cần có kết nối GPS là đã có thể chấm công, mang lại hiệu quả cao.
2.2 Nhược điểm
- Bắt buộc phải có thiết bị thông minh
Đây là phần mềm chạy trên nền tảng app mobile, cho nên phần mềm chấm công GPS cần người sử dụng có smartphone kết nối internet mới tiến hành chấm công. Do đó nếu điện thoại của nhân viên bị hư, bị mất cắp hay không có internet thì sẽ không thể chấm công.
- Tính xác thực ở mức độ thấp
Mặc dù phát triển khá toàn diện nhưng phần mềm chấm công GPS cũng có thể bị làm giả mạo vị trí và hình ảnh. Do đó nếu những nhân viên có kiến thức về công nghệ GPS muốn gian lận chấm công thì cũng có thể gian lận qua các lỗ hổng của phần mềm định vị toàn cầu.
3. Một vài phần mềm chấm công bằng định vị GPS phổ biến
3.1 Phần mềm chấm công của MISA AMIS HRM
Được xem là một trong những phần mềm chấm công định vị hoàn chỉnh nhất về chức năng chấm công, MISA AMIS HRM là công cụ hữu ích đối với các doanh nghiệp mong muốn ứng dụng chấm công GPS. Phần mềm của MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp trên website và điện thoại.
Các tính năng chính của MISA AMIS HRM:
- Xác minh tốt hơn bằng GPS và hình ảnh Realtime: Khác với các phần mềm chỉ có định vị GPS hoặc cho người dùng chọn ảnh từ kho ảnh smartphone, MISA sử dụng đồng thời cả GPS và hình ảnh realtime được lấy trực tiếp từ app để tăng tính chân thực khi nhân viên chấm công. Ngoài chấm công bằng GPS, MISA AMIS HRM cũng có thể kết nối được với các thiết bị cảm biến dấu vân tay, thẻ từ, . . hay camera AI.
- Phân loại công: Một số doanh nghiệp có những chính sách ưu đãi khi nhân viên làm bên ngoài về xăng xe, cơm ăn, . .. để nhân viên được hưởng nhiều khoản lương theo các ngày khác nhau. Ví dụ công văn phòng 100%, công làm việc bên ngoài 120%, . .. MISA AMIS HRM giúp phân tích và thống kê công chi tiết trên bảng công với từng loại công khác nhau để dễ quản lý và trả lương nhân viên.
- Tự động tổng hợp công và trả lương: Tất cả dữ liệu đánh giá công nhân viên sẽ được lưu trên hệ thống và tổng hợp vào các bảng công và chuyển qua tính lương tự động.
- Cảnh báo và giải trình công: Phần mềm sẽ đối chiếu thời gian chấm công của nhân viên với lịch làm việc đã lập từ trước để đưa ra những cảnh báo khi nhân viên chấm công sai giờ, quên chấm công, . .. Nhân viên cũng có thể theo dõi và báo cáo công ngay trên phần mềm.
- Báo cáo chi tiết: Phần mềm sẽ tập hợp lại thành những báo cáo như số giờ làm của nhân viên, số phòng, . .. để nhà quản lý giám sát nhanh chóng và hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn về tính năng này, đồng thời nhận tài khoản dùng thử miễn phí, mời bạn để lại thông tin tại đây.
3.2 Phần mềm chấm công GPS của ATTO
Phần mềm ATTO là phần mềm chấm công có nhiều chấm công như chấm công wifi, FaceID, GPS, mã QR. .. ATTO có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đem lại nhiều thông tin bổ ích cho khách hàng. Phần mềm có thể cài đặt trên app (Android và Ios) hoặc web với dung lượng rất linh hoạt. Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý thời gian và tạo ca làm việc mới.
3.3 Phần mềm chấm công GPS của Wisami
WISAMI là phần mềm chấm công online được các doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm có ghi nhận công online tự động giúp theo dõi thời gian của nhân viên đang làm việc, quản lý được giờ đi lại, v.v Hiện nay phần mềm Wisami đã được cài đặt trên thiết bị điện thoại di động và máy tính chấm công.
Phần mềm có hơn 20.000 tài khoản sử dụng. Hiện Wisami phát triển thêm nhiều chức năng như chấm công wifi, hiển thị vị trí nhân viên trên bản đồ số, xem đơn trực tuyến và quản lý giấy phép.
3.4 Phần mềm chấm công GPS của Clockify
Clockify đưa ra những giải pháp chấm công tối ưu cho doanh nghiệp và phù hợp với các mô hình kinh doanh. Phần mềm cho phép sử dụng đa dạng chấm công từ chấm công wifi, GPS, QRcode, . .. Phần mềm hoạt động tốt ngay cả khi offline: nhân viên có thể chụp hình tại địa điểm làm việc và dữ liệu được chuyển cho người quản lý khi có internet. Ngoài ra Clockify cũng hỗ trợ truy cập vào các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác như cấp giấy phép và duyệt công ngay trên phần mềm.
4. Kết luận
Hiện nay, chấm bằng hệ thống GPS đang được nhiều công ty và tổ chức sử dụng nhằm theo dõi nhân viên của mình khi họ đi làm hay thực hiện những nhiệm vụ bên ngoài. Việc chấm công bằng GPS tương đối chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện trong việc theo dõi khung giờ làm và chặng đường di chuyển của nhân viên
1,011
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
