Chấm công bằng khuôn mặt là gì? Có nên sử dụng chấm công khuôn mặt trong doanh nghiệp

Mỗi tháng, bộ phận HR của  bạn đang mất bao nhiêu giờ để đối chiếu bảng chấm công? Gian lận chấm công hộ, vân tay bị từ chối, nhân viên quên chấm công – những vấn đề tưởng nhỏ nhưng cộng dồn lại có thể gây sai lệch hàng chục triệu đồng tiền lương mỗi năm.

Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang chấm công bằng khuôn mặt – giải pháp loại bỏ hoàn toàn gian lận, tự động hóa tổng hợp công và tích hợp trực tiếp vào bảng lương chỉ trong vài giây. MISA AMIS sẽ đồng hành cùng bạn tìm hiểu cách thức hoạt động của công nghệ này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Dùng Thử MIỄN PHÍ 14 ngày AMIS Chấm Công – Phần mềm đa dạng hình thức chấm công đang được hàng nghìn doanh nghiệp tin dùng

1. Chấm công nhận diện bằng khuôn mặt là gì?

Chấm công nhận diện bằng khuôn mặt (chấm công bằng khuôn mặt, chấm công khuôn mặt, chấm công FaceID) là một hệ thống quản lý thời gian làm việc sử dụng công nghệ nhận diện bằng khuôn mặt để theo dõi thời gian ra vào của nhân viên. Công nghệ này dùng phương pháp nhận dạng sinh trắc học, sử dụng cơ chế quét hiện đại để phân biệt danh tính.

Trên khuôn mặt có hàng trăm điểm vị trí quan trọng giúp phân biệt giữa người này với người khác. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt chuyên dụng sẽ ghi lại đặc điểm nhận dạng này, dựa trên các bộ phận như mũi, miệng, cấu trúc xương gò má,…

Những thông tin đo lường được sẽ lưu trữ trong kho dữ liệu bảo mật. Dữ liệu này lần lượt trở thành thông tin của từng cá nhân và được sử dụng cho mục đích nhận diện danh tính, thay thế cho các phương pháp trước đây như chấm công vân tay hay chấm công thẻ từ.

Chấm công bằng nhận diện bằng khuôn mặt có thể tương thích với phần mềm chấm công và được sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng. Khi dữ liệu gương mặt đã có trong kho dữ liệu, thiết bị chuyên dụng sẽ tự động nhận dạng khuôn mặt cho các lần ghi danh, chấm công tiếp theo.

Để có cái nhìn tổng thể, hãy tham khảo bảng so sánh nhanh các phương pháp chấm công hiện nay:

Xem thêm bài viết: Ứng dụng AI trong chấm công nhận diện khuôn mặt

2. Ưu nhược điểm của chấm công bằng khuôn mặt

Tích hợp những kỹ thuật machine learning (máy học) vào các giải pháp để nhận diện khuôn mặt là một trong những xu hướng trí tuệ nhân tạo (AI) phổ biến nhất hiện nay. Chấm công khuôn mặt dựa trên trí tuệ nhân tạo, có khả năng tìm kiếm khuôn mặt trong cơ sở dữ liệu và so sánh với một hoặc nhiều khuôn mặt khác được phát hiện trong cùng một cảnh.

Ngay lập tức, chúng ta nhận về kết quả với độ chính xác cao. Thông thường, hệ thống sẽ cung cấp tỷ lệ chính xác lên đến 99,5% trên những bộ dữ liệu tiêu chuẩn công khai.

Quản lý chấm công là một việc rất cần thiết đối với tất cả tổ chức và không phân biệt quy mô cũng như ngành nghề. Ban quản lý phải theo dõi, ghi chép quá trình chấm công sao cho thật chính xác vì nó sẽ được kết nối trực tiếp với những bộ phận nhân sự liên quan khác như là bảng lương, nghỉ phép…

Chấm công bằng khuôn mặt có 2 hình thức:

• Chấm công khuôn mặt trên máy chấm công chuyên dụng.
• Chấm công khuôn mặt trên phần mềm chấm công cài đặt trên máy tính bảng, thiết bị di động.

2.1 Đối với chấm công bằng khuôn mặt trên máy chấm công

Ưu điểm:

• Chấm công nhanh chóng nhờ cảm biến nhạy bén. Chỉ cần đi ngang qua, máy chấm công đã kịp thời nhận diện bằng khuôn mặt người dùng.
• Có tính bảo mật cao, giảm tình trạng gian lận chấm công.
• Khắc phục tình trạng bỏ quên thẻ hoặc vân tay bị trầy xước khi sử dụng máy chấm công
• Lưu trữ dữ liệu sinh trắc học lớn. Tiết kiệm chi phí làm thẻ từ và bảo trì hệ thống cho doanh nghiệp.
• Máy quay góc rộng, nhận diện bằng khuôn mặt trong bán kính lớn. Có thể nhận diện được trong mọi điều kiện ánh sáng, và thiếu sáng
• Nâng cao ý thức tuân thủ giờ làm của nhân viên, giúp hiệu suất công việc gia tăng đáng kể.

Nhược điểm:

• Khả năng nhận diện của máy quá nhạy bén, có thể chấm công liên tục. Chỉ cần có người đi qua là máy sẽ liên tục nhận diện và chấm công, điều đó gây phiền cho người sử dụng. Đây vừa là ưu điểm cũng vừa là nhược điểm của máy chấm công nhận diện bằng khuôn mặt.
• Chi phí đầu tư sẽ cao hơn so với khi sử dụng dòng máy chấm công vân tay và thẻ từ.
• Khả năng phân biệt được người dùng sinh đôi còn hạn chế. Tuy nhiên hiện nay đã có dòng sản phẩm máy chấm công giải quyết được vấn đề này.

Để lựa chọn máy chấm công nhận diện khuôn mặt tốt nhất cho doanh nghiệp, cần cân nhắc các yếu tố: quy mô nhân sự, số lượng địa điểm và khả năng tích hợp với hệ thống hiện có.

2.2 Đối với chấm công bằng khuôn mặt trên phần mềm chấm công

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, có tính bảo mật cao.
• Có tính năng tổng hợp và phân tích dữ liệu chấm công chuyên sâu, xuất bảng chấm công và báo cáo dễ dàng.
• Nhân viên chủ động xem được thời gian chấm công hàng ngày, bảng chấm công cuối tháng trên điện thoại.
• Phần mềm liên kết được với phần mềm tính lương, kế toán, thuận tiện cho nhân sự và HR.

Nhược điểm:

• Cần đầu tư một thiết bị có camera tiên tiến để cài đặt phần mềm (máy tính bảng, điện thoại…), cần đặt thiết bị này ngoài cửa để chấm công.
• Đối với các doanh nghiệp có nhân viên, công nhân không dùng smartphone thì chỉ có HR và quản lý mới xem được dữ liệu chấm công.

Mời bạn đọc để lại thông tin tại đây để nhận tư vấn chi tiết về AMIS Chấm Công – phần mềm đa dạng hình thức chấm công đang được hàng nghìn doanh nghiệp tin dùng.

3. Quy trình chấm công nhận diện bằng khuôn mặt

3.1 Phát hiện khuôn mặt

Camera tích hợp công nghệ chấm công khuôn mặt sẽ thực hiện bước này. Để camera hoạt động chuẩn xác nhất, người dùng nên đứng thẳng và nhìn trực tiếp vào màn hình. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ, máy chấm công ngày càng nhạy bén, không cần góc trực diện vẫn nhận dạng được khuôn mặt.

3.2 Phân tích khuôn mặt

Khuôn mặt sau khi được phát hiện sẽ chuyển sang phân tích. Phân tích thường được thực hiện trên cơ sở 2D hơn là 3D. Các dữ liệu như khoảng cách giữa hai mắt, hình dạng xương gò má, một số điểm mấu chốt khác của khuôn mặt sẽ được ghi nhận.

3.3. Chuyển đổi hình ảnh sang dữ liệu

Thông tin về đặc điểm của gương mặt sẽ được chuyển đổi thành một công thức toán học, tạo ra một mã số được gọi là “face print” hoặc “face id” (dữ liệu nhận diện bằng khuôn mặt). Tương tự như việc mỗi người có một dấu vân tay duy nhất, họ cũng có một khuôn mặt duy nhất.

3.4. Tìm kiếm đối sánh

Mã số khuôn mặt được so sánh với khuôn mặt đã có trong cơ sở dữ liệu. Các đặc điểm nhận dạng sẽ được xác nhận xem có trùng khớp hay không. Từ đó hệ thống sẽ trả kết quả cụ thể, ví dụ như xác nhận nhân viên A thuộc bộ phận B đã chấm công thành công.

4. Tại sao các doanh nghiệp chuyển sang chấm công bằng khuôn mặt?

Giải pháp thẻ từ hoặc vân tay vẫn có thể đáp ứng tốt với chi phí thấp, nhưng chỉ là cách tiết kiệm ban đầu, phù hợp với những doanh nghiệp có dưới 10 nhân sự, làm việc tại một địa điểm cố định và chưa có nhu cầu tích hợp phần mềm.

So sánh với chấm công bằng khuôn mặt, cách làm cũ này còn nhiều hạn chế bất cập như:

Không chỉ những doanh nghiệp lớn, nhiều start up hoặc công ty quy mô nhỏ – vừa cũng đã chuyển sang sử dụng phần mềm thông minh, tiêu biểu như MISA AMIS Chấm công. Giải pháp này mang đến lợi ích thiết thực trong quản lý nhân sự như:

• Cập nhật chấm công tức thời: Theo dõi giờ check-in, check-out, giờ tăng ca trên hệ thống. HR và quản lý có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào.
• Đảm bảo tính chính xác: Cung cấp dữ liệu nhận diện bằng khuôn mặt chính xác gần như 100%, khó có sự tác động của con người, hạn chế gian lận chấm công.
• Tích hợp được với nhiều phần mềm quản trị: Máy chấm công hay phần mềm chấm công bằng FaceID đều có tính tương thích cao, dễ kết nối với phần mềm HRM, ERP, SAP.
• Tính bảo mật cao: Giúp kiểm soát ra vào chặt chẽ hơn, cảnh báo đăng nhập bất thường. Có phân quyền nghiêm ngặt, chỉ người được phân quyền hoặc có mật khẩu mới truy cập được để nhập dữ liệu khuôn mặt ban đầu và xem dữ liệu tổng hợp.
• Cung cấp báo cáo chấm công tổng quan: Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt thường có sẵn tính năng tổng hợp công cho từng nhân viên và cả công ty, hỗ trợ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo chấm công cho HR.
• Tốc độ nhận diện bằng khuôn mặt cao, tăng trải nghiệm cho nhân viên: Chấm công nhanh chóng không cần lo lắng các vấn đề như vân tay mờ, quên thẻ. Việc chấm công bằng khuôn mặt phù hợp môi trường làm việc hiện đại, có tính công nghệ cao, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Đăng ký ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp chấm công thông minh, nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp

Tìm hiểu thêm bài viết: phần mềm tính lương tích hợp chấm công toàn diện nhất hiện nay

5. Lưu ý về vị trí, khoảng cách, biểu hiện trên khuôn mặt và tư thế đứng

Để máy chấm công nhận diện khuôn mặt hoạt động chính xác nhất, người dùng cần đứng đúng khoảng cách và giữ biểu cảm khuôn mặt tự nhiên. Bạn hãy lưu ý một số nguyên tắc chấm công bằng khuôn mặt đúng sau đây:

• Khoảng cách đứng: Máy chấm công khuôn mặt thường gắn cố định trên tường cách mặt đất khoảng 1,5m. Tương tự, phần mềm chấm công khuôn mặt thường được đặt trên bàn gần lễ tân, chiều cao khoảng 1,5m. Theo khuyến nghị của nhà sản xuất, Để nhận diện chính xác thì khoảng cách giữa máy chấm công/ phần mềm chấm công với người chấm công khoảng 1,5m – 1,7m. Người chấm công có thể di chuyển về phí trước hoặc phía sau từ 0,3m – 2,5m để cải thiện.
• Tư thế đứng và biểu cảm nét mặt: Người chấm công phải giữ nét mặt tự nhiên, không cười quá mức, không ủ rũ quá mức. Tốt nhất người chấm công nên thả lỏng cơ mặt để thiết bị ghi nhận một cách chính xác nhất. Hãy giữ đầu thẳng, nhìn trực diện vào camera, nhìn trực tiếp vào máy và giữ nguyên vài giây để máy nhận diện.

Doanh nghiệp bạn đang dùng Excel để quản lý chấm công?

Tải miễn phí 17 mẫu bảng chấm công Excel chuẩn – bộ công cụ tạm thời hiệu quả trong khi thời gian cân nhắc chuyển đổi sang giải pháp tự động hóa.

Tải miễn phí 17 Mẫu bảng chấm công Excel

6. Các thắc mắc thường gặp về giải pháp chấm công bằng khuôn mặt

1. Chấm công bằng khuôn mặt có vi phạm quyền riêng tư không?

Không vi phạm – nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật: Thông báo rõ ràng mục đích, phạm vi, thời gian lưu trữ và biện pháp bảo mật cho nhân sự trước khi thu thập dữ liệu sinh trắc học.

2. Chấm công khuôn mặt có hoạt động khi đeo khẩu trang không?

Tùy thuộc vào thế hệ công nghệ của thiết bị. Hiện đã có công nghệ tích hợp AI nâng cao có khả năng nhận diện kể cả khi đeo khẩu trang. Tuy nhiên, đa phần các giải pháp chấm công đều khuyến khích nhân sự bỏ khẩu trang để đảm bảo tính chính xác.

3. Chấm công bằng ảnh chụp có được không? (Có thể gian lận bằng ảnh không?)

Không thể gian lận bằng ảnh tĩnh với các hệ thống hiện đại. Công nghệ AI kết hợp với các thuật toán phát hiện chuyển động giúp máy chấm công có thể phát hiện khi nhân sự gian lận bằng cách sử dụng ảnh chụp hoặc video giả mạo.

4. Chấm công khuôn mặt có cần kết nối Internet không?

Phụ thuộc vào loại thiết bị. Thông thường, phần mềm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt cần kết nối Internet để đảm bảo hoạt động ổn định và chính xác. Nếu môi trường làm việc có kết nối Internet không ổn định (công trường, nhà máy…), máy chấm công nhận diện khuôn mặt tốt nhất là loại chuyên dụng có bộ nhớ lưu trữ offline và đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại.