Chấm công bằng khuôn mặt là gì? Có nên sử dụng trong doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chấm công đã có nhiều sự đổi mới, từ phương pháp truyền thống như vân tay, thẻ từ đến các công nghệ hiện đại như FaceID, QR Code và Wifi. Những đổi mới này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Trong đó, chấm công bằng khuôn mặt FaceID được xem là giải pháp tối ưu nhờ tính chính xác cao, tốc độ nhanh và khả năng giảm thiểu gian lận. MISA AMIS sẽ đồng hành cùng bạn tìm hiểu cách thức hoạt động của công nghệ chấm công khuôn mặt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng cường tính bảo mật trong công tác quản lý nhân sự.

1. Chấm công nhận diện bằng khuôn mặt là gì?

Chấm công nhận diện bằng khuôn mặt (chấm công bằng khuôn mặt, chấm công FaceID) là một hệ thống quản lý thời gian làm việc sử dụng công nghệ nhận diện bằng khuôn mặt để theo dõi thời gian ra vào của nhân viên. Công nghệ này dùng phương pháp nhận dạng sinh trắc học, sử dụng cơ chế quét hiện đại để phân biệt danh tính.

Trên khuôn mặt có 80 điểm vị trí quan trọng giúp phân biệt giữa người này với người khác. Thiết bị chuyên dụng sẽ ghi lại đặc điểm nhận dạng này, dựa trên các bộ phận như mũi, miệng, cấu trúc xương gò má,…

Những thông tin đo lường được sẽ lưu trữ và bảo mật trong kho dữ liệu an toàn. Dữ liệu này lần lượt trở thành thông tin của từng cá nhân và được sử dụng cho mục đích nhận diện danh tính, thay thế cho các phương pháp trước đây như chấm công vân tay hay chấm công thẻ từ.

Chấm công bằng nhận diện bằng khuôn mặt có thể tương thích với phần mềm chấm công và được sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng. Khi dữ liệu gương mặt đã có trong kho dữ liệu, thiết bị chuyên dụng sẽ tự động nhận dạng khuôn mặt cho các lần ghi danh, chấm công tiếp theo.

2. Ưu nhược điểm của chấm công bằng khuôn mặt

Tích hợp những kỹ thuật machine learning (máy học) vào các giải pháp để nhận diện khuôn mặt là một trong những xu hướng trí tuệ nhân tạo (AI) phổ biến nhất hiện nay. Chấm công khuôn mặt dựa trên trí tuệ nhân tạo, có khả năng tìm kiếm khuôn mặt trong cơ sở dữ liệu và so sánh với một hoặc nhiều khuôn mặt khác được phát hiện trong cùng một cảnh.

Ngay lập tức, chúng ta nhận về kết quả với độ chính xác cao. Thông thường, hệ thống sẽ cung cấp tỷ lệ chính xác lên đến 99,5% trên những bộ dữ liệu tiêu chuẩn công khai.

Quản lý chấm công là một việc rất cần thiết đối với tất cả tổ chức và không phân biệt quy mô cũng như ngành nghề. Ban quản lý phải theo dõi, ghi chép quá trình chấm công sao cho thật chính xác vì nó sẽ được kết nối trực tiếp với những bộ phận nhân sự liên quan khác như là bảng lương, nghỉ phép…

Chấm công bằng khuôn mặt có 2 hình thức:

• Chấm công khuôn mặt trên máy chấm công.
• Chấm công khuôn mặt trên phần mềm chấm công.

2.1 Đối với chấm công bằng khuôn mặt trên máy chấm công

Ưu điểm:

• Chấm công nhanh chóng nhờ cảm biến nhạy bén. Chỉ cần đi ngang qua, máy chấm công đã kịp thời nhận diện bằng khuôn mặt người dùng.
• Có tính bảo mật cao, giảm tình trạng gian lận chấm công.
• Khắc phục tình trạng bỏ quên thẻ hoặc vân tay bị trầy xước khi sử dụng máy chấm công
• Lưu trữ dữ liệu sinh trắc học lớn. Tiết kiệm chi phí làm thẻ từ và bảo trì hệ thống cho doanh nghiệp.
• Máy quay góc rộng, nhận diện bằng khuôn mặt trong bán kính lớn. Có thể nhận diện được trong mọi điều kiện ánh sáng, và thiếu sáng
• Nâng cao ý thức tuân thủ giờ làm của nhân viên, giúp hiệu suất công việc gia tăng đáng kể.

Nhược điểm:

• Khả năng nhận diện của máy quá nhạy bén, có thể chấm công liên tục. Chỉ cần có người đi qua là máy sẽ liên tục nhận diện và chấm công, điều đó gây phiền cho người sử dụng. Đây vừa là ưu điểm cũng vừa là nhược điểm của máy chấm công nhận diện bằng khuôn mặt.
• Chi phí đầu tư sẽ cao hơn so với khi sử dụng dòng máy chấm công vân tay và thẻ từ.
• Khả năng phân biệt được người dùng sinh đôi còn hạn chế. Tuy nhiên hiện nay đã có dòng sản phẩm máy chấm công giải quyết được vấn đề này.

2.2 Đối với chấm công bằng khuôn mặt trên phần mềm chấm công

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, có tính bảo mật cao.
• Có tính năng tổng hợp và phân tích dữ liệu chấm công chuyên sâu, xuất bảng chấm công và báo cáo dễ dàng.
• Nhân viên chủ động xem được thời gian chấm công hàng ngày, bảng chấm công cuối tháng trên điện thoại.
• Phần mềm liên kết được với phần mềm tính lương, kế toán, thuận tiện cho nhân sự và HR.

Nhược điểm:

• Cần đầu tư một thiết bị có camera tiên tiến để cài đặt phần mềm (máy tính bảng, điện thoại…), cần đặt thiết bị này ngoài cửa để chấm công.
• Đối với các doanh nghiệp có nhân viên, công nhân không dùng smartphone thì chỉ có HR và quản lý mới xem được dữ liệu chấm công.

Mời bạn đọc để lại thông tin tại đây để nhận tư vấn chi tiết về AMIS Chấm Công – phần mềm đa dạng hình thức chấm công đang được hàng nghìn doanh nghiệp tin dùng.

3. Quy trình chấm công nhận diện bằng khuôn mặt

3.1. Phát hiện khuôn mặt

Camera tích hợp công nghệ chấm công khuôn mặt sẽ thực hiện bước này. Để camera hoạt động chuẩn xác nhất, người dùng nên đứng thẳng và nhìn trực tiếp vào màn hình. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ, máy chấm công ngày càng nhạy bén, không cần góc trực diện vẫn nhận dạng được khuôn mặt.

3.2. Phân tích khuôn mặt

Khuôn mặt sau khi được phát hiện sẽ chuyển sang phân tích. Phân tích thường được thực hiện trên cơ sở 2D hơn là 3D. Các dữ liệu như khoảng cách giữa hai mắt, hình dạng xương gò má, một số điểm mấu chốt khác của khuôn mặt sẽ được ghi nhận.

3.3. Chuyển đổi hình ảnh sang dữ liệu

Thông tin về đặc điểm của gương mặt sẽ được chuyển đổi thành một công thức toán học, tạo ra một mã số được gọi là “face print” hoặc “face id” (dữ liệu nhận diện bằng khuôn mặt). Tương tự như việc mỗi người có một dấu vân tay duy nhất, họ cũng có một khuôn mặt duy nhất.

3.4. Tìm kiếm đối sánh

Mã số khuôn mặt được so sánh với khuôn mặt đã có trong cơ sở dữ liệu. Các đặc điểm nhận dạng sẽ được xác nhận xem có trùng khớp hay không. Từ đó hệ thống sẽ trả kết quả cụ thể, ví dụ như xác nhận nhân viên A thuộc bộ phận B đã chấm công thành công.

>>> Xem thêm: Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng

4. Có nên ứng dụng chấm công khuôn mặt trong doanh nghiệp

So với hình thức chấm công truyền thống có nhiều hạn chế và bất cập, chấm công bằng khuôn mặt mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu muốn nâng cao trải nghiệm cho nhân viên và quản lý giờ làm hiệu quả hơn thì doanh nghiệp nên áp dụng chấm công bằng khuôn mặt.

• Cập nhật chấm công tức thời: Theo dõi giờ check-in, check-out, giờ tăng ca trên hệ thống. HR và quản lý có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào.
• Đảm bảo tính chính xác: Cung cấp dữ liệu nhận diện bằng khuôn mặt chính xác gần như 100%, khó có sự tác động của con người, hạn chế gian lận chấm công.
• Tích hợp được với nhiều phần mềm quản trị: Máy chấm công hay phần mềm chấm công bằng khuôn mặt đều có tính tương thích cao, dễ kết nối với phần mềm HRM, ERP, SAP.
• Tính bảo mật cao: Giúp kiểm soát ra vào chặt chẽ hơn, cảnh báo đăng nhập bất thường. Có phân quyền nghiêm ngặt, chỉ người được phân quyền hoặc có mật khẩu mới truy cập được để nhập dữ liệu khuôn mặt ban đầu và xem dữ liệu tổng hợp.
• Cung cấp báo cáo chấm công tổng quan: Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt thường có sẵn tính năng tổng hợp công cho từng nhân viên và cả công ty, hỗ trợ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo chấm công cho HR.
• Tốc độ nhận diện bằng khuôn mặt cao, tăng trải nghiệm cho nhân viên: Chấm công nhanh chóng không cần lo lắng các vấn đề như vân tay mờ, quên thẻ. Việc chấm công bằng khuôn mặt phù hợp môi trường làm việc hiện đại, có tính công nghệ cao, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Tham khảo phần mềm tính lương tích hợp chấm công toàn diện nhất hiện nay

5. Lưu ý về vị trí, khoảng cách, biểu hiện trên khuôn mặt và tư thế đứng

Để việc chấm công khuôn mặt được diễn ra nhanh chóng, người chấm công cần đứng đúng khoảng cách và giữ biểu cảm khuôn mặt tự nhiên. Bạn hãy lưu ý một số nguyên tắc chấm công bằng khuôn mặt đúng sau đây:

• Khoảng cách đứng: Máy chấm công khuôn mặt thường gắn cố định trên tường cách mặt đất khoảng 1,5m. Tương tự, phần mềm chấm công khuôn mặt thường được đặt trên bàn gần lễ tân, chiều cao khoảng 1,5m. Theo khuyến nghị của nhà sản xuất, Để nhận diện chính xác thì khoảng cách giữa máy chấm công/ phần mềm chấm công với người chấm công khoảng 1,5m – 1,7m. Người chấm công có thể di chuyển về phí trước hoặc phía sau từ 0,3m – 2,5m để cải thiện.
• Tư thế đứng và biểu cảm nét mặt: Người chấm công phải giữ nét mặt tự nhiên, không cười quá mức, không ủ rũ quá mức. Tốt nhất người chấm công nên thả lỏng cơ mặt để thiết bị ghi nhận một cách chính xác nhất. Hãy giữ đầu thẳng, nhìn trực diện vào camera, nhìn trực tiếp vào máy và giữ nguyên vài giây để máy nhận diện.

Tải miễn phí 17 Mẫu bảng chấm công Excel

6. Giải quyết bài toán chấm công bằng khuôn mặt với phần mềm MISA AMIS Chấm công

Quản lý chấm công là bài toán nan giải với nhiều doanh nghiệp khi phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như gian lận chấm công hộ, sai sót trong tổng hợp dữ liệu, hệ thống rời rạc khó đồng bộ với phần mềm quản lý nhân sự và tính lương. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nhân viên làm việc từ xa hay di chuyển nhiều cũng là thách thức, trong khi phương pháp chấm công truyền thống gây mất thời gian, kém linh hoạt.

Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về chấm công. MISA phát triển phần mềm MISA AMIS Chấm công giúp doanh nghiệp:

• Loại bỏ gian lận – Không thể chấm công hộ, đảm bảo tính công bằng.
• Tăng tốc độ & chính xác – Nhận diện khuôn mặt tức thì, giảm sai sót.
• Tiện lợi & linh hoạt – Nhân sự có thể chấm công dễ dàng tại văn phòng, chi nhánh hoặc làm việc từ xa.
• Tích hợp & đồng bộ – Dữ liệu chấm công tự động kết nối với bảng công, bảng lương, giảm tải công việc hành chính.
• Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng
• Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết

Đừng để chấm công trở thành rào cản trong quản lý nhân sự – Đăng ký ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp chấm công thông minh, nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

7. Kết luận

Chấm công bằng khuôn mặt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên cũng như nhà quản trị nhân sự. Phương thức chấm công hiện đại này đảm bảo sự chính xác và an toàn cho doanh nghiệp nên ngày càng được ưa chuộng. Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ về chấm công bằng khuôn mặt và có lựa chọn phù hợp cho công ty mình.