Xây dựng khung năng lực là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách bài bản, khoa học. Thông qua bộ đánh giá năng lực, nhà quản lý có thể xác định rõ tiêu chuẩn cho từng vị trí công việc, từ đó dễ dàng triển khai công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và xây dựng lộ trình phát triển nhân viên. Vậy quy trình xây dựng khung năng lực gồm những bước nào? Cách áp dụng vào thực tiễn ra sao để đạt hiệu quả cao nhất? Cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là hệ thống tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc được giao. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu cho từng vị trí, từ đó hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự một cách hiệu quả.
Một khung năng lực được xây dựng bài bản không chỉ liệt kê các tiêu chí năng lực, mà còn gắn chặt với hiệu suất công việc và lộ trình phát triển nghề nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả làm việc của đội ngũ, nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao.
Một khung năng lực thường bao gồm:
-
Năng lực cốt lõi: Áp dụng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp (ví dụ: tư duy sáng tạo, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm…).
-
Năng lực chuyên môn: Gắn liền với từng vị trí hoặc phòng ban cụ thể (ví dụ: kỹ năng phân tích dữ liệu cho bộ phận tài chính).
-
Năng lực lãnh đạo/quản lý: Dành riêng cho các cấp quản lý, lãnh đạo (ví dụ: kỹ năng ra quyết định, định hướng chiến lược…).
Khung năng lực không chỉ là công cụ giúp tuyển dụng, đánh giá nhân sự hiệu quả mà còn là nền tảng để hoạch định chiến lược phát triển nguồn lực dài hạn cho doanh nghiệp.
Vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp
Nền tảng để tuyển dụng
Khung năng lực được các HR sử dụng để tuyển chọn và đánh giá ứng viên. Trước tiên, các khung tiêu chuẩn này vẽ ra một bức tranh tổng quan về yêu cầu công việc. Căn cứ vào đó, nhà quản lý cũng có thể phân biệt các loại năng lực cần có ngay khi tuyển dụng, các năng lực có thể đào tạo sau khi tuyển dụng và các năng lực không thể phát triển ngay cả khi có đào tạo hay không.
Sau khi hoàn tất tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ lấy khung này để giám sát và quản lý nhân viên. Đồng thời, đây cũng là cơ sở dữ liệu quản trọng để xây dựng các chương trình quy hoạch dành cho quản lý và các cấp lãnh đạo.
Cơ sở để đào tạo
Khung năng lực là cơ sở tiên quyết cho hoạt động đào tạo nhân lực. Trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu về các loại năng lực và cấp độ năng lực cần có cho vị trí hiện tại. Qua đó, HR sẽ tiến hành đánh giá để nhận định năng lực nhân viên mình đang ở đâu? Họ thiếu gì và cần những gì? Từ đó nắm bắt được nhu cầu và triển khai nội dung chương trình đào tạo.
Căn cứ để trả lương và đãi ngộ
Về việc vận hành hệ thống lương, khung năng lực là hệ quy chiếu để đề xuất và tính toán tiền lương. Đây sẽ là một hệ quy chiếu nhất quán, minh bạch. Doanh nghiệp chỉ cần so sánh năng lực thực tế của nhân sự và đo lường mức độ đáp ứng đối với yêu cầu năng lực ban đầu. Nhờ đó, việc quyết định nhân sự A có bậc lương ra sao trong thang lương chung của doanh nghiệp sẽ vô cùng dễ dàng.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống lương 3P thì khung năng lực là điều kiện bắt buộc để xác định lương P2.
Về việc đãi ngộ và lương thưởng, khung năng lực là một nền tảng cơ bản để doanh nghiệp quản lý thành tích. Thông qua đó, các quản lý sẽ nắm bắt được các yếu tố cần phải kiểm soát và đo lường. Từ đó xác định những tiêu chí cần tập trung và thúc đẩy xuyên suốt hoạt động đánh giá thành tích.
Cấu trúc khung năng lực
Về cơ bản, khung năng lực có thể được chia thành 3 nhóm chính:
Nhóm năng lực cốt lõi: nhóm này tập trung các năng lực nền tảng cần thiết cho mọi vị trí. Các năng lực trong đây được xác định thông qua tầm nhìn, chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Nhóm năng lực chuyên môn: bao gồm các kỹ năng và kiến thức chuyên môn thuộc một lĩnh vực cụ thể để đáp ứng công việc. Đây là nhóm năng lực có tính chất đặc thù, là yếu tố quyết định nhân sự có khả năng đảm nhận công việc hay không.
Nhóm năng lực vai trò: chỉ các nhóm năng lực ứng dụng cần có cho các vị trí cụ thể, thường là các cấp lãnh đạo, quản lý, như năng lực điều phối, lãnh đạo, tổ chức, lập kế hoạch,…
Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng có thể bổ sung nhóm năng lực bổ trợ/hành vi, là các loại năng lực được định nghĩa dưới dạng hành vi cụ thể đảm bảo mức độ thuần thục và khả năng ứng dụng trong công việc. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng hành vi các nhà quản lý có thể tham khảo như DISC, MBTI,…
Ý nghĩa của khung năng lực trong doanh nghiệp
Khung năng lực không chỉ là một công cụ quản trị nhân sự, mà còn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp định hướng và phát triển đội ngũ một cách bài bản, khoa học. Dưới đây là những ý nghĩa quan trọng của việc xây dựng và áp dụng khung năng lực:
- Chuẩn hóa tiêu chí tuyển dụng: Khung năng lực giúp xác định rõ tiêu chuẩn cần có cho từng vị trí, từ đó hỗ trợ bộ phận tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp ngay từ đầu.
- Nền tảng đào tạo và phát triển: Doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình đào tạo gắn với năng lực còn thiếu, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự một cách có hệ thống.
- Cơ sở đánh giá hiệu suất làm việc: Thông qua khung năng lực, nhà quản lý dễ dàng so sánh giữa năng lực thực tế và yêu cầu công việc để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
- Hỗ trợ lộ trình thăng tiến và giữ chân nhân tài: Khung năng lực giúp nhân viên nhìn thấy con đường phát triển nghề nghiệp rõ ràng, từ đó gia tăng sự gắn bó và động lực làm việc lâu dài.
- Tối ưu hóa chính sách đãi ngộ: Việc trả lương theo năng lực (Pay for Competency) dựa trên khung năng lực giúp đảm bảo công bằng, minh bạch và khuyến khích hiệu suất.
Quy trình xây dựng khung năng lực trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục đích
Trước khi tiến hành xây dựng khung năng lực, mỗi doanh nghiệp phải xác định mục đích thực sự của nghiệp vụ này. Mục đích sử dụng khác nhau sẽ có các lựa chọn cấp độ hay tiêu chí trong khung năng lực khác nhau. Ví dụ như khung năng lực để tuyển dụng sẽ khác khung năng lực đào tạo nhân lực, đồng thời khác hoàn toàn khung năng lực đãi ngộ.
Bước 2: Chuẩn hóa hệ thống chức danh
Việc xây dựng khung năng lực yêu cầu doanh nghiệp phải sở hữu bộ máy nhân sự chuẩn hóa với đặc thù từng vị trí. Bởi mỗi năng lực sẽ liên quan tới những công việc hoặc nhiệm vụ nhất định. Một hệ thống chức danh với nhiệm vụ không rõ ràng sẽ không thể xác định được các nhóm năng lực cần thiết hay thúc đẩy nhân lực hoàn thành mục tiêu vượt trội.
Bước 3: Định vị nhóm năng lực cần có
Sau khi thiết lập xong hệ thống chức danh, doanh nghiệp cần tiến hành xác định các loại năng lực cần thiết. Doanh nghiệp có thể xây mới hoàn toàn các nhóm năng lực. Tuy nhiên, quá trình này có thể sẽ tốn thời gian và không thực sự cần thiết. Hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo các nhóm năng lực quy chuẩn từ các nguồn uy tín như bộ 42 năng lực của Đại học Harvard”, bộ năng lực của Viện phát triển nhân lực Vương quốc Anh (CIPD)…
Các tài liệu này cung cấp đầy đủ định nghĩa, mô tả và ví dụ với các năng lực. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định các năng lực phù hợp với tính chất công việc tại tổ chức của mình, sắp xếp và phân chia các nhóm theo cấp độ yêu cầu từ thấp đến cao theo cách hợp lý và khoa học nhất.
Bước 4: Sắp xếp năng lực cho từng vị trí
Có nhiều cách để sắp xếp các nhóm năng lực đã xác định ở Bước 3. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất để sắp xếp năng lực hiệu quả là tiến hành thảo luận hoặc khảo sát nội bộ. Nội dung thảo luận có thể liên quan tới tầm quan trọng hoặc tần suất sử dụng năng lực với công việc cụ thể.
Quá trình xác định năng lực cần bám sát vào nhiệm vụ, chức năng và kết quả đầu ra ứng với mỗi chức danh. Đồng thời, cần bảo đảm những năng lực sau khi chọn lựa thực sự thích hợp và có đóng góp vào hiệu quả công việc. Sau khi hoàn tất quá trình này, mỗi công việc sẽ được gắn với một nhóm năng lực và cấp độ yêu cầu nhất định.
Bước 5: Đánh giá
Để đảm bảo khung năng lực có giá trị thực tiễn, các doanh nghiệp cần phát triển hoặc ứng dụng các bộ công cụ đánh giá năng lực cá nhân. Từ đó đưa ra các phương án phát triển và đào tạo thích hợp.
Tuy nhiên, đây là nghiệp vụ đòi hỏi chuyên môn rất cao. Do đó, nếu doanh nghiệp không đủ người với năng lực chuyên môn đủ để đánh giá thì có thể mời các chuyên gia tư vấn hoặc tận dụng các hệ thống phần mềm công nghệ thông minh. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS thông tin nhân sự với chức năng tổng hợp hồ sơ năng lực của từng nhân sự trong công ty để làm cơ sở quy hoạch cán bộ nguồn, nắm bắt nhân sự dưới góc nhìn toàn cảnh thông qua quy trình đồng bộ mọi thông tin liên quan tới nhân sự.
Một số vấn đề thường gặp khi xây dựng khung năng lực
Việc ứng dụng khung năng lực nhân sự rõ ràng mang tính ứng dụng cao nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng thành công. Một số vấn đề dẫn tới bất cập có thể kể đến như sau:
- Thiếu sự đồng hành và cam kết từ lãnh đạo hoặc thiếu tính đồng thuận trong đội ngũ nhân sự;
- Luôn muốn có kết quả tức khắc, hiệu quả cao với chi phí thấp và thời gian ngắn;
- Xây dựng khung năng lực nhân sự một chiều từ trên xuống, không tiếp thu ý kiến của cấp dưới để cải tiến và cập nhật;
- Tham khảo các khung năng lực mẫu nhưng không tùy biến hoặc xây dựng theo xu hướng dẫn tới thiếu sự liên kết giữa khung năng lực nhân sự với tôn chỉ và mục tiêu của doanh nghiệp;
- Đưa ra các yếu tố năng lực không thể định lượng hoặc đo lường được dẫn tới khó đánh giá, triển khai;
- Yêu cầu quá nhiều năng lực hoặc đưa ra năng lực quá cao/quá thấp cho một vị trí;
Những lưu ý cần nhớ khi xây dựng khung năng lực
Để áp dụng khung năng lực nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thứ nhất, mục đích và vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp của mình là gì? Áp dụng vào hoạt động tuyển dụng hay đào tạo?
- Thứ hai, muốn đảm bảo tính chuẩn xác khi xây dựng khung năng lực thì hệ thống các chức danh và nhiệm vụ cần cụ thể, rõ ràng.
- Thứ ba, doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng khung hoặc nhóm năng lực mới, nhưng cần phải hiểu rõ các loại năng lực quan trọng cần triển khai.
- Thứ tư, mỗi vị trí phải có khung năng lực nhân sự khác nhau và cần được đánh giá thông qua các phương pháp phù hợp.
Kết Luận
Nhìn chung, quy trình xây dựng khung năng lực khá đơn giản nhưng cần phải có sự đầu tư và chú trọng về cả nhân lực lẫn chuyên môn thì mới đưa ra được bộ khung chất lượng, hiệu quả. Hy vọng bài viết này sẽ đưa ra những chỉ dẫn hữu ích dành cho các doanh nghiệp đang cân nhắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình xây dựng khung năng lực nhân sự.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
