7 giai đoạn vòng đời nhân viên nhà quản trị nhân sự cần biết

Trong vận hành doanh nghiệp, việc quản lý và phát triển nhân sự đã trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của mỗi tổ chức. Việc hiểu rõ vòng đời nhân viên sẽ giúp tối ưu hiệu quả quản trị nhân sự và thậm chí đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, kể cả khi nhân viên đã rời đi. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu về khái niệm “Vòng đời nhân viên” và giá trị của mô hình này trong quản trị nhân sự.

1. Vòng đời nhân viên là gì?

Vòng đời nhân viên – Employee Life Cycle – là một mô hình nhân sự được sử dụng để theo dõi toàn bộ quá trình làm việc, phát triển của nhân viên trong một tổ chức. Vòng đời nhân viên được lấy cảm hứng từ khái niệm “bản đồ hành trình của khách hàng” (Customer Journey) – ý tưởng về việc mô hình hoá mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng theo từng giai đoạn hay điểm chạm.

Theo các chuyên gia, toàn bộ vòng đời nhân viên sẽ gồm có 7 giai đoạn:

Giai đoạn 1 – Thu hút (Attraction): Đây là thời điểm bắt đầu vòng đời nhân viên, là giai đoạn mà nhân viên biết đến công ty cho đến thời điểm họ ứng tuyển việc làm tại công ty đó.

Giai đoạn 2 – Tuyển dụng (Recruitment): Ứng viên trải qua các quy trình ứng tuyển, điền các mẫu đơn, thực hiện các cuộc phỏng vấn và các bài kiểm tra  trước khi nhận được lời mời làm việc.

Giai đoạn 3 – Đào tạo hội nhập (Onboarding): Giai đoạn sau khi ứng viên chính thức ký hợp đồng. Nhân viên sẽ nhận lời mời làm việc, nhận sự hỗ trợ từ phòng nhân sự và các phòng ban liên quan để làm quen môi trường và bắt kịp nhịp độ công việc.

Giai đoạn 4 – Phát triển (Development): Giai đoạn nhân viên bắt đầu làm việc, phát huy năng lực và đem giá trị cho công ty. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và lĩnh vực quan tâm của nhân viên để đầu tư nâng cao kỹ năng cho nhân viên, đồng thời giúp nhân viên có được định hướng lâu dài trên con đường sự nghiệp tại doanh nghiệp

Giai đoạn 5 – Giữ chân (Retention): Ở giai đoạn 3 và giai đoạn 4, doanh nghiệp đã đầu tư công sức và tiền bạc để biến nhân viên có tay nghề và chuyên môn cao. Lúc này, giai đoạn 5 là thời điểm doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động để giữ chân nhân viên, giữ họ ở lại làm việc lâu dài và cống hiến. Có nhiều hoạt động doanh nghiệp có thể làm: phát triển văn hoá công ty, tổ chức hoạt động gắn kết, tổ chức chương trình đào tạo cán bộ nguồn… để khiến nhân viên an tâm và tin tưởng làm việc cho công ty lâu dài.

Giai đoạn 6 – Rời công ty (Offboarding): Nhân viên sẽ có nhiều hình thức nghỉ việc, từ nghỉ hưu, nghỉ có lý do chính đáng cho đến cả việc bị cho thôi việc. Dù là lý do nào, đây cũng là một giai đoạn quan trọng bởi nhân viên nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến phòng ban liên quan và đến cả tập thể. Ở giai đoạn này, nhân viên sẽ nhận được thông báo nghỉ việc, tham gia buổi phỏng vấn nghỉ việc, và trải qua ngày làm việc cuối cùng tại công ty. Tuy nhiên phải lưu ý đây chưa phải là giai đoạn cuối. 

Giai đoạn 7 – Ủng hộ (Happy Leavers): Nhân viên rời đi không có nghĩa là vòng đời nhân viên dừng lại. Một người nghỉ việc với tâm thế hạnh phúc vui vẻ sẽ có thể giới thiệu thông tin tốt đẹp về công ty tới gia đình, bạn bè và đồng nghiệp mới của mình. Họ còn có thể giới thiệu những ứng viên mới cho công ty.

2. Tại sao vòng đời nhân viên lại quan trọng?

Hiểu biết về các giai đoạn vòng đời nhân viên là điều cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ quản lý nào trong tổ chức. Mô hình này cung cấp một bức tranh toàn diện và sâu sắc về quá trình phát triển của một nhân viên từ khi họ bắt đầu gia nhập công ty cho đến khi họ rời đi. Việc này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch và triển khai các chính sách nhân sự một cách có hệ thống và hiệu quả, đem lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tăng tỷ lệ giữ chân và giảm tỷ lệ nghỉ việc

Theo Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), chi phí trung bình để tìm kiếm và tuyển dụng thành công một nhân viên mới có thể gấp vài lần lương của họ, tùy theo chức vụ. Chiến lược vòng đời nhân viên phù hợp có thể làm giảm đáng kể những chi phí này.

Nâng cao mức độ gắn bó với công ty

Những nhân viên gắn bó với doanh nghiệp thì sẽ làm việc năng suất hơn, đạt mức độ hiệu quả cao hơn, hoàn thành nhiều mục tiêu và vắng mặt ít hơn. Việc hiểu rõ và tối ưu giai đoạn vòng đời nhân viên sẽ giúp nâng cao mức độ gắn bó với công ty của nhân viên.

Tạo ra trải nghiệm nhân viên tốt hơn

Bằng việc hiểu rõ từng giai đoạn trong vòng đời nhân viên, người làm nhân sự và nhà quản lý có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên ở tất cả các giai đoạn. Ở mỗi giai đoạn khác nhau, công ty có thể thực hiện các chiến lược khác nhau, phù hợp với từng giai đoạn, nhằm tăng trải nghiệm tích cực cho nhân viên.

Nâng cao danh tiếng và uy tín của công ty

Sử dụng mô hình vòng đời nhân viên hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích nội bộ cho tổ chức mà còn có tác động tích cực đến danh tiếng và uy tín của công ty trên thị trường. Khi một tổ chức chăm sóc nhân viên của mình một cách toàn diện, từ khâu tuyển dụng, đào tạo, phát triển, cho đến khi nhân viên rời đi, nó thể hiện rõ ràng cam kết và trách nhiệm của công ty đối với sự phát triển bền vững của từng cá nhân và toàn bộ tổ chức. Điều này sẽ nâng cao danh tiếng của công ty, giúp thu hút những tài năng mới và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng. Ngoài ra, khách hàng và đối tác của công ty cũng sẽ có cái nhìn tích cực về công ty và cam kết hợp tác cùng công ty lâu dài.

3. Tối ưu 7 giai đoạn trong vòng đời nhân viên

Sau đây là cách để doanh nghiệp đưa ra các chiến lược nhằm tối ưu hoá và gia tăng trải nghiệm của nhân viên trên cả 7 giai đoạn.

Giai đoạn 1 – Thu hút (Attraction)

Làm thế nào để doanh nghiệp trở nên thu hút hơn

Những nhân tài giỏi không chỉ tìm kiếm mức lương cạnh tranh hay các đặc quyền khi ứng tuyển công việc. Họ mong muốn phát triển sự nghiệp của mình tại một công ty nổi bật so với những công ty khác. Nhà tuyển dụng cần tìm ra điểm khác biệt của công ty mình. Doanh nghiệp cần có chiến lược xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược nội dung và quảng bá thông tin tuyển dụng, lựa chọn những kênh phân phối hợp lý, kết hợp linh hoạt giữa kênh trực tuyến và các hoạt động hội thảo. Bằng chiến lược tuyển dụng hiệu quả, bạn sẽ tạo ra ứng viên những trải nghiệm tích cực đầu tiên về doanh nghiệp, trước khi họ chính thức trở thành nhân sự trong công ty. 

Giai đoạn 2 –  Tuyển dụng (Recruitment)

Tạo quy trình ứng tuyển liền mạch và hiệu quả

Để tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên, quy trình ứng tuyển của doanh nghiệp phải đơn giản và minh bạch. Công ty có thể sử dụng các phần mềm quản lý tuyển dụng nhằm giảm bớt các khâu thủ tục rườm rà cho ứng viên và để tăng năng suất làm việc cho người làm tuyển dụng. 

Công ty cũng nên quản lý sự kỳ vọng của ứng viên càng sớm và càng thường xuyên càng tốt. Nghĩa là công ty cần phải trung thực về công việc mà ứng viên đang ứng tuyển. Khi ca ngợi quá mức về một chức vụ, bạn có thể gây ấn tượng với ứng viên trong thời gian ngắn, nhưng sẽ dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao trong giai đoạn đào tạo nhập môn. Ngoài ra công ty cũng cần đưa ra và tuân thủ các mốc thời gian do mình đặt ra trong quá trình tuyển dụng.

Giai đoạn 3 – Đào tạo hội nhập (Onboarding)

Chào đón nhân viên mới đúng cách

Theo Gallup, chỉ có 12% nhân viên hoàn toàn đồng ý rằng tổ chức của mình thực hiện xuất sắc giai đoạn đào tạo hội nhập. Để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và có sự chuẩn bị hiệu quả để tạo trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm. 

Thông thường quy trình onboarding sẽ bao gồm 3 bước

• Pre-onboarding: là thời điểm ngay sau khi ứng viên nhận offer làm việc. Khi đó công ty cần chuẩn bị các thủ tục cần thiết để họ có thể bắt đầu làm việc cho công ty, bao gồm gửi các thông tin cần thiết cho ứng viên, sắp xếp công việc, chỗ ngồi
• Orientation: chào đón nhân viên ngày đầu tiên đi làm. Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động chào đón hiệu quả, chu đáo và hấp dẫn để khiến cho nhân viên có trải nghiệm tốt nhất. 
• After-onboarding: đây là thời điểm vài ngày sau buổi đầu tiên đi làm. Doanh nghiệp cần lưu tâm theo sát và đưa ra các hoạt động hỗ trợ cho nhân viên mới để họ dễ dàng làm quen với công việc và có thể bắt tay tham gia vào các dự án, đóng góp giá trị cho công ty

Để quy trình onboarding hiệu quả, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để dễ dàng quản lý thông tin nhân viên và xây dựng quy trình làm việc cho họ.

Giai đoạn 4 – Phát triển (Development) 

Triển khai linh hoạt và đa dạng hoá các hoạt động đào tạo

Trong cuộc khảo sát của McKinsey, 58% nhân viên cho biết họ coi trọng hoạt động đào tạo nâng cao kỹ năng kể từ sau đại dịch. Nhu cầu học hỏi và phát triển của nhân viên chưa bao giờ cao đến thế.

Doanh nghiệp cần làm việc cùng nhân viên để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và mối quan tâm của họ trong doanh nghiệp. Để phục vụ tốt nhất nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần có chiến lược đào tạo nội bộ hiệu quả, bằng nhiều phương pháp và hình thức đa dạng khác nhau, ví dụ như đào tạo tập trung, các chương trình cố vấn hay huấn luyện, luân chuyển chức vụ và công việc. 

Trong quá trình triển khai đào tạo, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá các chỉ số quan trọng thể hiện kết quả hoạt động đào tạo và sự đóng góp của hoạt động đào tạo vào trong hoạt động kinh doanh.

Giai đoạn 5 – Giữ chân (Retention) 

Chiến lược những nhân tài hàng đầu 

Những công ty tốt nhất sẽ giữ chân nhân viên của mình bằng cách đảm bảo họ gắn bó với công việc. Theo một khảo sát toàn cầu, cảm giác thân thuộc là động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên. Các nhà nghiên cứu từ Qualtrics tiết lộ rằng 91% nhân viên cảm thấy kết nối với công ty sẽ gắn bó với công việc.

Ngoài việc giữ chân bằng tiền lương, doanh nghiệp cần có sự đầu tư nghiêm túc vào các hoạt động giữ chân nhân viên, bao gồm các hình thức như: đầu tư vào truyền thông và quảng bá văn hóa doanh nghiệp, trao quyền cho nhân viên, tổ chức các hình thức vinh danh và khen thưởng phù hợp, chăm lo cơ sở vật chất làm việc của nhân viên, đưa ra lộ trình làm việc và thăng tiến rõ ràng, nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo.

Giai đoạn 6 – Rời công ty (Offboarding)

Đảm bảo nhân viên nghỉ việc trong tâm thái thoải mái và vui vẻ

Nhân viên có thể rời khỏi công ty vì nhiều lý do khác nhau, và đội ngũ nhân sự phải sẵn sàng cho việc đó. Công ty có thể tổ chức buổi phỏng vấn thôi việc để hiểu rõ hơn lý do vì sao nhân sự quyết định rời đi. Điều này sẽ giúp cho công ty cải thiện tốt hơn các hoạt động bên trong, và thậm chí đây cũng là cơ hội để thuyết phục nhân viên ở lại công ty. Nhân viên nên cảm thấy thoải mái trong cuộc phỏng vấn và biết rằng ý kiến của mình sẽ được lắng nghe và tôn trọng. 

Ngoài việc thu thập phản hồi và tiếp nhận đóng góp ý kiến từ nhân viên, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến các chế độ và quy trình nghỉ việc. Điều này giúp cho nhân viên rời đi một cách trơn tru. 

Ngoài ra, công ty nên đầu tư vào những chi tiết nhỏ khác xuất hiện trong giai đoạn này, ví dụ gửi đi những thông báo tri ân qua hệ thống thư chung để cảm ơn sự đóng góp của nhân viên cũ, hoặc tổ chức buổi tiệc chia tay ấm cúng. 

Giai đoạn 7 – Ủng hộ (Happy Leavers): 

Gia tăng số lượng và chất lượng của lời giới thiệu

Những nhân viên có trải nghiệm nghỉ việc tích cực sẽ có nhiều khả năng sẽ giới thiệu công ty tới bạn bè và đồng nghiệp ở công ty mới. Các công ty có thể khuyến khích nhân viên cũ ủng hộ mình bằng cách giữ liên lạc với nhân viên và cập nhật cho họ những thông tin mới nhất về doanh nghiệp thông qua các hội nhóm cựu nhân viên.

Ngoài ra công ty cần lưu ý xử lý các vấn đề phát sinh hoặc thắc mắc của nhân viên cũ khi họ liên hệ để giải quyết quy trình nghỉ việc, nhằm giữ được mối quan hệ tốt với nhân viên sau khi họ rời đi. 

4. Đo lường và quản trị trên mỗi giai đoạn của vòng đời nhân viên

Việc đo lường hiệu quả trong mỗi giai đoạn của Vòng đời Nhân viên là một công việc quan trọng của quản lý nhân sự. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như sự hài lòng và cam kết của nhân viên. Sau đây là cách đo lường cho mỗi giai đoạn trong vòng đời nhân viên, kèm theo các chỉ số đo lường cụ thể

Giai đoạn Thu hút

Chỉ số đo lường: 

• Tỷ lệ ứng viên qua mỗi vòng tuyển dụng
• số lượng và chất lượng ứng viên ứng tuyển.

Phương pháp đo lường: 

• Phân tích nguồn gốc ứng viên
• Khảo sát ấn tượng ban đầu của ứng viên về công ty.

Giai đoạn Tuyển dụng

Chỉ số đo lường

• Thời gian để lấp đầy một vị trí
• Tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc.
• Chi phí cho tuyển dụng

Phương pháp đo lường: 

• Theo dõi thời gian từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi ký hợp đồng
• Tỷ lệ ứng viên chấp nhận so với tổng số lời mời.

Giai đoạn hòa nhập

Chỉ số đo lường:

• Mức độ hài lòng và sự tham gia của nhân viên mới
• Thời gian nhân viên mới trở nên hiệu quả trong công việc
• Tỷ lệ nhân viên mới rời đi sớm.

Phương pháp đo lường:

• Khảo sát hòa nhập
• Đánh giá hiệu suất sau 90 ngày đầu tiên
• Tỷ lệ giữ chân sau 90 ngày đầu tiên

Giai đoạn Đào tạo và Phát triển

Chỉ số đo lường: 

• Mức độ tham gia của chương trình đào tạo

• Hiệu quả của chương trình đào tạo
• Sự tiến bộ về kỹ năng của nhân viên đóng góp cho công việc

Phương pháp đo lường: 

• Khảo sát đánh giá sau đào tạo
• Đánh giá hiệu suất công việc trước và sau khi tham gia các khóa đào tạo.

Giai đoạn Giữ chân

Chỉ số đo lường: 

• Tỷ lệ tự nguyện rời bỏ công việc
• Mức độ cam kết và sự hài lòng của nhân viên.

Phương pháp đo lường: 

• Khảo sát nhân viên định kỳ
• Phân tích dữ liệu về số lượng và lý do nhân viên rời đi.

Giai đoạn Rời đi

Chỉ số đo lường: 

• Lý do rời bỏ công việc
• Mức độ sẵn lòng của nhân viên cũ giới thiệu công ty cho người khác.

Phương pháp đo lường: 

• Phỏng vấn nghỉ việc, 
• Khảo sát nhân viên sau khi họ rời công ty để thu thập thông tin về trải nghiệm làm việc và lý do rời đi.

Giai đoạn Ủng hộ

Chỉ số đánh giá: 

• Sự hài lòng của nhân viên khi rời đi
• Sự sẵn lòng của họ trong việc giới thiệu công ty cho người khác
• Khả năng họ trở lại làm việc hoặc hợp tác với công ty trong tương lai.

Phương pháp đo lường:

• Phỏng vấn thôi việc tổng thể
• Khảo sát sau nghỉ việc

Dùng ngay miễn phí

5. Kết luận

Vòng đời nhân viên nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với công ty, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tuy mỗi giai đoạn trong vòng đời nhân viên là khác nhau, áp dụng những KPI riêng và các hoạt động khác nhau nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên, nhưng tất cả những giai đoạn này đều có mối liên kết chặt chẽ và có tác động dây chuyền. Mọi doanh nghiệp cần sớm nhận thức được tầm quan trọng của vòng đời nhân viên và có những biện pháp tối ưu các giai đoạn trong đó.