Bảng chấm công theo ca là công cụ quan trọng giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên theo từng ca làm việc, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Bài viết sau đây MISA AMIS HRM cung cấp thông tin về ý nghĩa và lợi ích của việc sử dụng bảng chấm công theo ca, đồng thời hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo ca chi tiết nhất.
1. Bảng chấm công theo ca là gì?
Bảng chấm công theo ca là một biểu mẫu quan trọng trong quản lý nhân sự và tính lương. Nó được áp dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức có chế độ làm việc chia theo ca, giúp ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc.
Chấm công theo ca thường được thực hiện như sau: Người lao động chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc. Mỗi ngày làm việc có thể chia thành 2-3 ca, mỗi ca 8 tiếng hoặc tùy theo sắp xếp của doanh nghiệp. Người lao động có thể làm thêm giờ ngay trong ca của mình. Thời gian này được tính vào số giờ làm thêm. Nhiều doanh nghiệp cho người lao động linh hoạt luân chuyển các ca làm việc trong ngày, trong tuần và trong tháng.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
2. Yêu cầu của việc chấm công theo ca
Chấm công theo ca có một số điểm khác với chấm công theo giờ hành chính. Dưới đây là một số yêu cầu quan trọng khi lập và sử dụng bảng chấm công theo ca:
- Xác định các ca làm việc: Xác định các ca làm việc trong doanh nghiệp (thường là ca sáng, ca chiều và ca tối), bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian nghỉ giữa các ca.
- Đảm bảo tính chính xác: Bảng chấm công theo ca cần phải được lập và sử dụng một cách chính xác, không sai sót, nhầm lẫn, thể hiện sự chuyên nghiệp. Thời gian làm việc của từng nhân viên cần được ghi nhận đúng theo thực tế.
- Theo dõi thay đổi: Khi có thay đổi về ca làm việc (như nghỉ phép, làm thêm giờ, thay đổi ca làm việc), bảng chấm công theo ca cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo tính chính xác.
- Tính minh bạch: Bảng chấm công theo ca cần phải minh bạch, cho phép nhân viên và người quản lý xem xét và kiểm tra thông tin về thời gian làm việc, phản hồi ngay nếu có sai sót.
>> Xem thêm:
- Top phần mềm chấm công online tốt nhất hiện nay
- Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
3. Hướng dẫn lập bảng chấm công theo ca
3.1 Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo ca
- Thông tin nhân viên (Họ và Tên + Mã nhân viên).
- Ngày chấm công.
- Giờ check in/ check out.
- Ca làm việc
- Số giờ làm việc trong ca
- Số giờ thêm trong ca
- Tổng số giờ làm chính thức
- Tổng số giờ làm tăng ca
- Ngoài ra, bảng chấm công theo ca cần có thêm các thông tin như nghỉ phép, không nghỉ phép, nghỉ chế độ…
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý chấm công theo ca, hãy để lại thông tin dưới đây, đội ngũ hỗ trợ MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn ngay bạn:
3.2 Xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca
Nhân sự nên xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca với cách thức như sau:
- Hàng đầu điền số ngày trong tháng.
- Hàng thứ 2 điền các thứ tương ứng với ngày trong tháng.
- Cột đầu tiên điền mã nhân viên, cột 2 điền tên nhân viên.
- Cột thứ 3 điền ca (Ca 1, ca 2, ca 3, tăng ca).
Để xác định thứ tương ứng với ngày trong tháng, bạn có thể dùng hàm DATE. Bạn có thể tham khảo chi tiết bảng như hình dưới đây.
3.3 Đếm số công trong các ca
Để dễ nhìn bạn nên dùng ký hiệu trong bảng chấm công theo ca. Nếu nhân viên làm thêm giờ thì ghi số giờ vào ô tăng ca là được.
Dưới đây là một số ký hiệu nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo cho bảng chấm công theo ca của doanh nghiệp mình:
- Ký hiệu X: Nếu nhân sự đi làm trong ca và làm đủ giờ, không tăng ca, không về sớm.
- Ký hiệu P: Nếu nhân sự nghỉ phép 1 ca, P/2 nếu nhân sự nghỉ 0,5 ca.
- Ký hiệu K: Nếu nhân sự nghỉ không phép.
- Tăng ca TC: Đánh dấu bằng số giờ tăng ca của NLĐ.
3.4 Cách dùng công thức tính công
Vào cuối tháng, bạn hãy dùng công thức COUNTIF để đếm số công trong từng ca của mỗi nhân viên.
- Thứ trong tuần: =DATE(năm;tháng;ngày)
- Đếm số ca làm đủ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”).
- Với số ngày phép nhân viên nghỉ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”).
- Số ngày nhân viên nghỉ không phép: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)
- Với số giờ nhân sự làm thêm, chúng ta dùng hàm SUM: =SUM([Vùng chấm công]).
4. Tải miễn phí 4 bảng chấm công theo ca
Để quá trình xây dựng bảng chấm công theo ca được nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo các bảng chấm công theo ca dưới đây:
5. Tại sao cần sử dụng bảng chấm công theo ca?
Bảng chấm công theo ca là một công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự hiện đại. Đây là một cách hiệu quả để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tính lương.
Theo dõi và kiểm soát ca kíp hiệu quả
Công cụ này giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên. Bằng cách ghi nhận thời gian làm việc và số giờ làm việc trong từng ca, bảng chấm công theo ca giúp xác định được nhân viên nào hoàn thành công việc đúng giờ, nhân viên nào có xu hướng đến trễ, và cảnh báo về các vấn đề liên quan đến chấm công và tính lương.
Tăng tính minh bạch
Bảng chấm công theo ca cũng giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự. Nhân viên có thể xem xét và kiểm tra thông tin về thời gian làm việc của mình, đảm bảo rằng họ nhận được sự công bằng và xứng đáng về mặt lương bổng. Đồng thời, việc công khai bảng chấm công theo ca cũng tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và đáng tin cậy.
Tiết kiệm thời gian tính lương
Ngoài ra, bảng chấm công theo ca còn giúp tối ưu hóa quá trình tính lương. Thông qua việc ghi nhận chính xác thời gian làm việc, bảng chấm công theo ca giúp tính toán lương một cách chính xác và tự động. Điều này giảm bớt sai sót và tranh chấp liên quan đến tính lương, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng nhân sự.
Việc sử dụng bảng chấm công theo ca là cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình chấm công và tính lương. Đồng thời, nó cũng giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và đảm bảo sự công bằng cho nhân viên.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công excel từ A-Z
6. Quản lý chấm công theo ca hiệu quả với AMIS Chấm công
Với những doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự, việc chấm công theo ca đã không còn phù hợp. Thậm chí, phương pháp còn này gây nhiều sai sót và khiến nhà quản trị nhân sự tốn nhiều thời gian, công sức để tổng hợp công – lương. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hóa điều này bằng cách ứng dụng phần mềm trong quản lý chấm công.
AMIS Chấm công là giải pháp công nghệ quản lý chấm công theo ca tốt nhất hiện nay đến từ Công ty cổ phần MISA. Sản phẩm đã thành công giúp nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm tới 50% thời gian quản lý nhân sự.
AMIS Chấm công giúp nhân viên chấm công dễ dàng ngay trên phần mềm, thông tin ca làm cũng dễ dàng truy xuất nhờ các tính năng:
- Phân chia ca kíp làm việc ngay trên hệ thống phần mềm. Nhà quản lý theo dõi được cụ thể nhân viên nào đang làm ca sáng/chiều/tối, nhân viên tự động kiểm tra được lịch làm việc của mình.
- Nhân sự tự động check in, check out, làm đơn nghỉ phép, nghỉ không lương, đi muộn ngay trên phần mềm trực tuyến.
- Theo dõi ngày công nhanh chóng, tự xác nhận bảng công.
- Dữ liệu tự tổng hợp cuối tháng và đồng bộ với AMIS Tiền lương, AMIS Kế toán giúp tính lương dễ dàng, nhanh chóng cho HR.
- CEO và quản lý dễ dàng theo dõi ngày làm việc, giờ làm việc, ca làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi.
- Có tính năng phân quyền giúp kiểm soát người dùng, hạn chế tối đa rò rỉ dữ liệu.
AMIS Chấm công được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng và được đánh giá là giải pháp tối ưu cho việc làm công lương hiện nay. Doanh nghiệp quan tâm có thể để lại thông tin tại đây để nhận tài khoản dùng thử cũng như nhận tư vấn miễn phí từ chuyên viên của MISA.
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về bảng chấm công theo ca, cách lập bảng, cách sử dụng mà nhà quản trị có thể tham khảo. Hy vọng rằng, doanh nghiệp sẽ tạo được bảng chấm công theo ca chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm công lương.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
