Bên cạnh các hình thức chấm công thủ công bằng giấy hay bằng Excel thì chấm công bằng QR Code được cho là một cải tiến mới trong quá trình chấm công. Vậy Chấm công bằng QR Code là gì? Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chấm công bằng QR Code là gì?
Tính năng chấm công bằng QR Code là hình thức chấm công sử dụng mã quét QR. Mỗi một doanh nghiệp có thể tự sáng tạo một mã QR riêng và chứa trong đó là các thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Với hình thức chấm công này, mỗi nhân viên sẽ phải sử dụng điện thoại thông minh để quét mã sau đó thực hiện thao tác chấm công trên đó.
Chấm công bằng QR Code là một trong những cải tiến trong thời đại công nghệ 4.0. Phương pháp này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong quản lý nhân sự mà còn đem lại trải nghiệm nhân viên tuyệt vời.
>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất
2. Ưu nhược điểm của chấm công bằng QR Code
2.1. Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian:
Trước đây, chấm công truyền thống như chấm công bằng sổ sách hay Excel, bộ phận nhân sự sẽ phải quản lý và lưu trữ rất nhiều giấy tờ liên quan đến chấm công. Từ công ty quy mô nhỏ đến lớn, việc tính công hàng tháng cho nhân viên đã phải mất rất nhiều thời gian. Khối lượng thông tin lớn đôi khi dẫn đến những sai sót không đáng có và bộ phận nhân sự phải tốn thêm thời gian giải quyết các nhầm lẫn này.
Hình thức chấm công bằng QR Code ra đời đã giúp rút ngắn thời gian chấm công và gia tăng sự thuận tiện cho cả nhân viên và quản lý. Người lao động không còn phải xếp hàng dài đợi chấm công hoặc chờ nhiều ngày để đơn của mình được phê duyệt.
Giải pháp chấm công bằng QR Code còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý chấm công và tính lương cho nhân viên. Chỉ với vài thao tác đơn giản, người quản lý đã có thể xuất báo cáo để xem xét, đánh giá hoặc trình cấp trên.
- Tiết kiệm chi phí:
Mã QR là phương pháp nhận diện được sử dụng phổ biến hiện nay. Không khó để doanh nghiệp có thể tự tạo cho mình một mã vạch nhanh chóng. Bên cạnh đó, không thể nhắc tới ưu điểm nổi trội của QR Code là chi phí thấp. Doanh nghiệp có thể in mã QR và dán tại cửa ra vào hoặc gửi trực tiếp qua email cho nhân viên. Doanh nghiệp không tốn thêm chi phí để mua và lắp đặt các thiết bị chấm công, từ đó, có thể giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự đáng kể.
>>> Xem thêm: Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng
- Linh động cho nhân viên:
Điểm nổi bật tiếp theo phải kể đến của phương pháp chấm công bằng mã QR đó là tính linh động. Nhân viên có thể chấm công tại bất cứ địa điểm nào, chỉ cần dùng điện thoại quét QR code để quét mã là được. Hình thức chấm công này sẽ giúp nhà quản lý biết được hình thức chấm công và làm việc của nhân viên, tại văn phòng hay từ xa.
- Ghi nhận chính xác, tránh sai sót:
Với công nghệ chấm công bằng QR Code, khả năng sao chép thông tin sẽ được giảm thiểu. Thông tin về thời gian check-in, check-out, số phút đi muộn, số lần đi muộn, số ngày nghỉ,… đều được hệ thống ghi nhận một cách rõ ràng. Vì vậy, người quản lý có thể kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên dễ dàng và tránh được những nhầm lẫn, thiếu sót.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z
2.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì chấm công bằng QR code vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.
- Không ổn định trong một số trường hợp:
Chấm công QR Code phụ thuộc vào thiết bị và tình trạng mạng internet. Một số nhân viên sử dụng thiết bị di động không hỗ trợ quét QR Code hoặc camera gặp vấn đề không thể nhận diện được mã. Lúc này cần chuyển sang chấm công bằng hình thức khác. Ngoài ra mạng internet không ổn định cũng khiến quét mã QR lâu hơn hoặc không được ghi nhận. Tuy nhiên trên đây chỉ là các trường hợp hiếm gặp.
- Có thể xảy ra gian lận chấm công:
Việc chấm công bằng mã QR sẽ sử dụng điện thoại để quét mã do đó nhân viên có thể gian lận bằng một vài cách thức. Chỉ cần đưa điện thoại cho người khác cầm đến công ty quét hộ, hoặc sử dụng điện thoại của nhau, nhân viên vẫn được tính công dù không làm việc.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
3. Chấm công bằng QR code trên phần mềm AMIS
Hướng dẫn HR thiết lập ban đầu
Để bắt đầu, HR cần truy cập vào phân hệ sau: Thiết lập/Quy định chấm công/Chấm công trên ứng dụng/Quét mã QR
- Tạo mã QR cho đơn vị
Danh mục QR là nơi lưu trữ các mã QR tương ứng với từng đơn vị. Nhân viên thuộc cơ cấu đơn vị hoặc tổ chức nào, phần mềm sẽ hiển thị mã QR tương ứng để dữ liệu chấm công được chính xác.
HR nhấn vào nút “Thêm” để tạo 1 trong 2 hình thức QR sau:
QR tĩnh: là hình ảnh 1 mã QR duy nhất để áp dụng cho đơn vị. Để sử dụng, HR chỉ cần in mã và đặt tại nơi chấm công để nhân viên quét.
QR động: QR này thực chất là một đường dẫn, sẽ thay đổi liên tục với tần suất 3-5 giây/lần. Doanh nghiệp cần có thiết bị hiển thị như máy tính, máy tính bảng đặt ở cửa cho nhân viên quét. QR động sẽ hạn chế tình trạng gian lận chấm công so với QR tĩnh.
HR có thể chỉnh sửa hoặc xóa các QR code đã tạo bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến dòng mã cần thao tác và chọn tính năng phù hợp.
Bên cạnh đó, HR có thể tạo QR code nhanh chóng ngay trên giao diện “Thêm đơn vị áp dụng”.
>>> Xem thêm: 16 Mẫu bảng chấm công excel mới nhất hiện nay
- Thêm đơn vị áp dụng
Sau khi đã tạo được QR code, HR thêm các đơn vị áp dụng hình thức chấm công này với mã tương ứng. HR có thể kết hợp cùng các hình thức khác để tăng tính xác thực.
Trường hợp đơn vị cần áp dụng chưa có QR code, HR click vào biểu tượng 
để khai báo nhanh.
HR có thể chỉnh sửa hoặc xóa đơn vị áp dụng bằng cách di chuyển đến dòng đơn vị cần thao tác và chọn tính năng mong muốn.
Hướng dẫn nhân viên chấm công bằng QR code
Khi đến ca làm việc, nhân viên truy cập vào app MISA AMIS mobile, sau đó vào phân hệ Chấm công. Chọn “Chấm công” và di chuyển khung máy ảnh khớp với QR để được ghi nhận lượt chấm công. Xem chi tiết hơn về các tính năng khác trong video dưới đây:
Bạn có thể đăng ký dùng thử các tính năng của phần mềm tại đây hoặc liên hệ hotline 090 488 5833 để được tư vấn cụ thể hơn.
4. Tạm kết
Chấm công bằng QR Code được công nhận là một giải pháp hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề tồn đọng của hình thức chấm công thủ công. Những chia sẻ trên chắc hẳn đã giúp quý độc giả hiểu rõ được chấm công bằng mã QR là gì cùng các ưu – nhược điểm. Với các gợi ý phần mềm phổ biến nhất hiện nay, hy vọng bạn đọc sẽ lựa chọn được cho công ty mình giải pháp chấm công bằng QR Code phù hợp nhất, giúp cho việc quản lý người lao động dễ dàng và hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
