Trong thời đại số hóa, các phương thức chấm công truyền thống như bảng chấm công giấy, Excel hay máy chấm công vân tay dần bộc lộ nhiều bất cập, gây mất thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát dữ liệu. Nếu đội nhóm có từ 15-20 người trở lên mà vẫn dùng những cách truyền thống này, doanh nghiệp rất có thể đang trả chi phí ẩn mà không hề hay biết.
Để khắc phục những hạn chế này, chấm công bằng QR Code đã ra đời, mang đến một giải pháp tinh gọn, nhanh chóng và chính xác. Không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự, phương thức này còn đảm bảo tính minh bạch, hạn chế gian lận và phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt.
Vậy chấm công bằng QR Code là gì? Cách thức hoạt động ra sao? Doanh nghiệp nên triển khai giải pháp này như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây!
TÌM HIỂU VÀ TRẢI NGHIỆM NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤM CÔNG THÔNG MINH – TỰ ĐỘNG HOÁ
1. Chấm công bằng QR Code là gì?
Chấm công bằng QR Code là hình thức chấm công sử dụng mã quét QR. Mỗi một doanh nghiệp có thể tự sáng tạo một mã QR riêng và chứa trong đó là các thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Với hình thức chấm công này, mỗi nhân viên sẽ phải sử dụng điện thoại thông minh để quét mã sau đó thực hiện thao tác chấm công trên đó.
Chấm công bằng QR Code là một trong những cải tiến trong thời đại công nghệ 4.0. Phương pháp này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong quản lý nhân sự mà còn đem lại trải nghiệm nhân viên tuyệt vời.
====> Top app chấm công trên điện thoại tốt nhất 2025 được nhiều doanh nghiệp tin dùng
2. Ưu nhược điểm của chấm công bằng QR Code
Chấm công bằng QR Code đang dần trở thành xu hướng trong quản lý nhân sự nhờ sự tiện lợi, nhanh chóng và hiện đại. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích vượt trội, phương thức này cũng có một số hạn chế cần lưu ý.
2.1. Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian:
Trước đây, chấm công truyền thống như chấm công bằng sổ sách hay Excel, bộ phận nhân sự sẽ phải quản lý và lưu trữ rất nhiều giấy tờ liên quan đến chấm công. Từ công ty quy mô nhỏ đến lớn, việc tính công hàng tháng cho nhân viên đã phải mất rất nhiều thời gian. Khối lượng thông tin lớn đôi khi dẫn đến những sai sót không đáng có và bộ phận nhân sự phải tốn thêm thời gian giải quyết các nhầm lẫn này.
Hình thức chấm công bằng QR Code ra đời đã giúp rút ngắn thời gian chấm công và gia tăng sự thuận tiện cho cả nhân viên và quản lý. Người lao động không còn phải xếp hàng dài đợi chấm công hoặc chờ nhiều ngày để đơn của mình được phê duyệt.
Giải pháp chấm công bằng QR Code còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý chấm công và tính lương cho nhân viên. Chỉ với vài thao tác đơn giản, người quản lý đã có thể xuất báo cáo để xem xét, đánh giá hoặc trình cấp trên.
- Tiết kiệm chi phí:
Mã QR là phương pháp nhận diện được sử dụng phổ biến hiện nay. Không khó để doanh nghiệp có thể tự tạo cho mình một mã vạch nhanh chóng. Bên cạnh đó, không thể nhắc tới ưu điểm nổi trội của QR Code là chi phí thấp. Doanh nghiệp có thể in mã QR và dán tại cửa ra vào hoặc gửi trực tiếp qua email cho nhân viên. Doanh nghiệp không tốn thêm chi phí để mua và lắp đặt các thiết bị chấm công, từ đó, có thể giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự đáng kể.
- Linh động cho nhân viên:
Điểm nổi bật tiếp theo phải kể đến của phương pháp chấm công bằng mã QR đó là tính linh động. Nhân viên có thể chấm công tại bất cứ địa điểm nào, chỉ cần dùng điện thoại quét QR code để quét mã là được. Hình thức chấm công này sẽ giúp nhà quản lý biết được hình thức chấm công và làm việc của nhân viên, tại văn phòng hay từ xa.
- Ghi nhận chính xác, tránh sai sót:
Với công nghệ chấm công bằng QR Code, khả năng sao chép thông tin sẽ được giảm thiểu. Thông tin về thời gian check-in, check-out, số phút đi muộn, số lần đi muộn, số ngày nghỉ,… đều được hệ thống ghi nhận một cách rõ ràng. Vì vậy, người quản lý có thể kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên dễ dàng và tránh được những nhầm lẫn, thiếu sót.
2.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì chấm công bằng QR code vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.
- Không ổn định trong một số trường hợp:
Chấm công QR Code phụ thuộc vào thiết bị và tình trạng mạng internet. Một số nhân viên sử dụng thiết bị di động không hỗ trợ quét QR Code hoặc camera gặp vấn đề không thể nhận diện được mã. Lúc này cần chuyển sang chấm công bằng hình thức khác. Ngoài ra mạng internet không ổn định cũng khiến quét mã QR lâu hơn hoặc không được ghi nhận. Tuy nhiên trên đây chỉ là các trường hợp hiếm gặp.
- Có thể xảy ra gian lận chấm công:
Việc chấm công bằng mã QR sẽ sử dụng điện thoại để quét mã do đó nhân viên có thể gian lận bằng một vài cách thức. Chỉ cần đưa điện thoại cho người khác cầm đến công ty quét hộ, hoặc chụp QR gửi cho nhau, nhân viên vẫn được tính công dù không làm việc.
Tuy nhiên, các giải pháp chấm công thông minh hiện nay đã có cách khắc phục, hạn chế khả năng gian lận này. Ví dụ như AMIS Chấm Công có thêm tính năng tạo QR động, mã QR sẽ thay đổi liên tục sau mỗi 3-5 giây, khoảng thời gian quá ngắn khiến nhân sự khó thực hiện các thao tác gian lận, chấm công hộ cho nhau.
Hãy cùng tiếp tục tìm hiểu phần mềm AMIS Chấm Công hoạt động như thế nào và có những lợi ích gì trong việc quản lý công của nhân sự.
====> Top 10 phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay
3. Chấm công bằng QR code trên AMIS Chấm Công
AMIS Chấm Công của MISA là một trong những giải pháp tiên phong, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công, nâng cao độ chính xác và giảm thiểu gian lận. Đặc biệt, tính năng chấm công bằng QR Code trên phần mềm mang lại nhiều lợi ích vượt trội, phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp.
Hàng chục ngàn doanh nghiệp Việt đã tin dùng AMIS Chấm Công để tối ưu quy trình quản lý nhân sự vì phần mềm này “giải” được những bài toán sau:
- Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công: QR code, định vị GPS, Face ID, vân tay, nhận diện Wifi nội bộ,…
- Cảnh báo khi xuất hiện lỗi chấm công, nhân sự và HR có thể trao đổi – giải trình ngay trên phần mềm, khắc phục tình trạng dồn ứ “khiếu nại” cuối tháng dẫn đến tình huống nhạy cảm là chậm chi trả phúc lợi.
- Xuất báo cáo tự động với 1 click, HR không cần tổng hợp đối chiếu thủ công, nhanh chóng nắm bắt tình hình số giờ làm, số ca, ngày nghỉ của toàn bộ nhân sự.
- Kết nối với giải pháp AMIS Tiền lương, dễ dàng tự động hoá quy trình quản lý công và chi trả phúc lợi cho nhân sự. Tìm hiểu ngay →
- Tích hợp tất cả nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống: Theo dõi, quản lý công theo thời gian thực → Phân ca chi tiết → Tiếp nhận đơn từ → Lập báo cáo, tổng hợp công → Xác nhận & phản hồi 2 chiều → Chuyển tính lương.
Hướng dẫn HR thiết lập ban đầu với phần mềm AMIS Chấm Công
Để bắt đầu, HR cần truy cập vào phân hệ sau: Thiết lập/Quy định chấm công/Chấm công trên ứng dụng/Quét mã QR
- Tạo mã QR cho đơn vị
Danh mục QR là nơi lưu trữ các mã QR tương ứng với từng đơn vị. Nhân viên thuộc cơ cấu đơn vị hoặc tổ chức nào, tính năng sẽ hiển thị mã QR tương ứng để dữ liệu chấm công được chính xác.
HR nhấn vào nút “Thêm” để tạo 1 trong 2 hình thức QR sau:
QR tĩnh: là hình ảnh 1 mã QR duy nhất để áp dụng cho đơn vị. Để sử dụng, HR chỉ cần in mã và đặt tại nơi chấm công để nhân viên quét.
QR động: QR này thực chất là một đường dẫn, sẽ thay đổi liên tục với tần suất 3-5 giây/lần. Doanh nghiệp cần có thiết bị hiển thị như máy tính, máy tính bảng đặt ở cửa cho nhân viên quét. QR động sẽ hạn chế tình trạng gian lận chấm công so với QR tĩnh.
HR có thể chỉnh sửa hoặc xóa các QR code đã tạo bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến dòng mã cần thao tác và chọn tính năng phù hợp.
Bên cạnh đó, HR có thể tạo QR code nhanh chóng ngay trên giao diện “Thêm đơn vị áp dụng”.
====> Xem thêm: Tổng hợp 17 mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2025 [Tải miễn phí]
- Thêm đơn vị áp dụng
Sau khi đã tạo được QR code, HR thêm các đơn vị áp dụng hình thức chấm công này với mã tương ứng. HR có thể kết hợp cùng các hình thức khác để tăng tính xác thực.
Trường hợp đơn vị cần áp dụng chưa có QR code, HR click vào biểu tượng 
để khai báo nhanh.
HR có thể chỉnh sửa hoặc xóa đơn vị áp dụng bằng cách di chuyển đến dòng đơn vị cần thao tác và chọn tính năng mong muốn.
Hướng dẫn nhân viên chấm công bằng QR code
Khi đến ca làm việc, nhân viên truy cập vào app MISA AMIS mobile, sau đó vào phân hệ Chấm công. Chọn “Chấm công” và di chuyển khung máy ảnh khớp với QR để được ghi nhận lượt chấm công.
AMIS Chấm Công cho phép doanh nghiệp trải nghiệm MIỄN PHÍ 14 ngày. Hãy điền vào form đăng ký dùng thử dưới đây để được hỗ trợ tư vấn chi tiết từ chuyên gia:
4. Tạm kết
Chấm công bằng QR Code không chỉ là xu hướng, đây là bước chuyển đổi thực sự giúp doanh nghiệp thoát khỏi vòng lặp sai sót, gian lận và lãng phí thời gian của chấm công thủ công. Không chỉ những doanh nghiệp cần quản lý nhiều nhân sự, mà nhiều startup cũng đã nhanh nhạy ứng dụng công nghệ từ sớm để tối ưu vận hành, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp để giữ chân nhân tài tốt hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp triển khai nhanh, chi phí hợp lý và đủ mạnh để scale cùng doanh nghiệp, đừng chần chừ trải nghiệm miễn phí AMIS Chấm Công và đánh giá độ tương thích với mô hình tổ chức của mình.
Trong thời gian cân nhắc các giải pháp, MISA AMIS xin tặng quý doanh nghiệp bộ tài liệu gồm 17+ mẫu bảng Excel theo dõi chấm công:
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2025
