Kiến thức 5 cách chuẩn hóa lại quy trình bán hàng cho doanh nghiệp

5 cách chuẩn hóa lại quy trình bán hàng cho doanh nghiệp

286
quy trình bán hàng

Các công ty có quy trình bán hàng được lập thành các văn bản chính thức thường có mức tăng trưởng doanh thu lớn hơn 18% so với các doanh nghiệp còn lại.

1. Khái niệm quy trình bán hàng, phân biệt với phương pháp bán hàng

1. Khái niệm quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng là một chuỗi các giai đoạn hoặc các bước mà khách hàng tiềm năng phải trải qua trước khi trở thành khách hàng. Có thể doanh nghiệp bạn không có bất kỳ một văn bản nào gọi là quy trình bán hàng nhưng chắc chắn vẫn có một quy trình ngầm được áp dụng; chỉ là nó chưa được chuẩn hóa mà thôi.

Một hệ thống bán hàng được bố trí hợp lý sẽ giúp nhân viên kinh doanh biết rõ các bước cụ thể để thực hiện bất cứ khi nào họ tiếp cận khách hàng tiềm năng và điều này giúp họ chốt được nhiều giao dịch hơn.

Vantage Point Performance và Hiệp hội Quản lý Bán hàng đã tiến hành nghiên cứu chỉ ra rằng: Các công ty có quy trình bán hàng được lập thành các văn bản chính thức thường có mức tăng trưởng doanh thu lớn hơn 18% so với các doanh nghiệp còn lại.

Tuy nhiên, việc tạo ra một quy trình bán hàng chuẩn có thể gặp khó khăn nhất định vì nhiều luồng ý kiến khác nhau và có thể có rất nhiều sơ đồ và số liệu để xem xét và hành vi của khách hàng để kết hợp. Một số yếu tố cản trở việc xây dựng và duy trì sơ đồ quy trình bán hàng có thể là:

  • Sự thay đổi hành vi và nhu cầu của khách hàng.
  • Sự xuất hiện của các kênh tiếp thị mới. Ví dụ kênh truyền thông xã hội chỉ mới được đưa vào quy trình bán hàng trong những năm của thể kỷ 20.
  • Các công nghệ mới có thể được sử dụng để tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa hơn nữa chu kỳ bán hàng của bạn và các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng.

Các chu trình bán hàng khác nhau có thể có các giai đoạn khác nhau và không có giải pháp chung nào có thể áp dụng cho mọi công ty. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, hành vi của khách hàng và chiến lược bán hàng, bạn phải đưa ra bộ quy trình bán hàng hoàn hảo cho công ty của mình. Việc sử dụng phần mềm bán hàng hoặc CRM bán hàng cho mục đích này có thể mang lại lợi ích cao.

Đọc thêm các bài viết khác cùng chủ đề:
>> Sáu dấu hiệu chứng tỏ quy trình bán hàng đã lỗi thời
>> Làm thế nào để áp dụng lưu đồ quy trình bán hàng hiệu quả?
>> Quy trình 7 bước bán hàng B2B đơn giản và chuẩn mực nhất
>> Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Một quy trình bán hàng mẫu có thể bao gồm các giai đoạn sau:
• Tiếp cận: nhân viên kinh doanh liên hệ với khách hàng tiềm năng của mình và nắm thông tin sơ bộ về nhu cầu của họ.
• Khai thác thông tin: bạn hiểu thêm về khách hàng tiềm năng và các yêu cầu của họ xem liệu sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp có phù hợp với họ hay không.
• Phân tích yêu cầu của khách hàng
• Chứng minh giá trị: nhân viên kinh doanh giải thích cho khách hàng tiềm năng cách (và lý do) sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phù hợp nhất với họ.
• Báo giá
• Đàm phán
• Cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn

2. Phân biệt quy trình bán hàng & phương pháp bán hàng

Quy trình và phương pháp bán hàng thường đi đôi với nhau, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng giống nhau.

Phương pháp bán hàng xác định các bước có thể hành động cho các mục tiêu. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là đặt câu hỏi cho khách hàng tiềm năng và nhận được thông tin có giá trị; vì vậy bạn có thể sử dụng phương pháp bán SPIN được thực hiện bởi Neil Rackham, cung cấp cho bạn một hệ thống đã được thử nghiệm để đặt câu hỏi.

Không giống như quá trình bán hàng, phương pháp bán hàng thường không áp dụng cho tất cả các phần của chu kỳ bán hàng; thay vào đó, mức độ liên quan của nó bị hạn chế trong các giai đoạn cụ thể như liên hệ, khám phá hoặc đề xuất,..

Một điểm khác biệt giữa hai hoạt động này là mọi công ty nên đưa ra một quy trình bán hàng chính thức, duy nhất cho chính mình mà sẽ không liên quan đến bất kỳ công ty nào khác, nhưng phương pháp bán hàng là thứ có thể được áp dụng bởi bất kỳ công ty hoặc nhóm nào, bất kể ngành dọc hay mô hình kinh doanh của họ. Ví dụ như các phương pháp bán hàng là: bán NEAT, bán theo khái niệm và bán SNAP,…có thể được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp.

3. Các cách để chuẩn hóa quy trình bán hàng cho doanh nghiệp

Sau khi biết quy trình bán hàng là gì và nó khác với phương pháp bán hàng như thế nào, hãy cùng xem cách bất kỳ công ty nào có thể đưa ra phiên bản chuẩn hóa của riêng họ. Dưới đây là 5 cách để doanh nghiệp chuẩn hóa qúa trình bán hàng của mình.

3.1. Quan sát nhân viên bán hàng

Để lập kế hoạch cho tương lai, kỹ thuật quan trọng nhất là quan sát lại quá khứ. Lúc này, hãy xem xét dữ liệu của một vài tháng trước, phân tích các giao dịch đã hoàn thành và ghi chú lại các bước quan trọng nhất mà nhân viên bán hàng của bạn đã làm theo. Tính thời gian trung bình cần để hoàn thành. Chẳng hạn, thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng sản phẩm của bạn là câu trả lời hoàn hảo cho giải pháp họ đang tìm mất bao lâu…

Tìm hiểu tổng thời gian cần thiết để chốt giao dịch và tìm ra các giai đoạn mà hầu hết thời gian đã được sử dụng. Sau khi phân tích cẩn thận, bạn sẽ có thể tìm ra các chi tiết như:

• Hai tuần là thời gian trung bình để biến một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng
• Phải mất từ ​​1 đến 5 email và một cuộc gọi sau đó để nhận được cái gật đầu đồng ý của khách hàng
• Một khách hàng tiềm năng mới được tìm thấy mỗi ngày.
• Hầu hết các giao dịch gặp khó khăn trong giai đoạn X.
• Sự thuận buồm xuôi gió nhất xảy ra trong chặng Y.

Đó chỉ là một ví dụ nhưng những chi tiết vừa kể trên có thể giúp bạn chuẩn hóa quá trình bán hàng của mình.

3.2. Tạo một ví dụ chung bằng cách ánh xạ các quan sát kể trên

Không có hai khách hàng tiềm năng nào giống nhau vì vậy rất khó để thống nhất về một quy trình bán hàng chung nhưng hầu hết thời gian, các quan sát có thể được ánh xạ để tạo ra một ví dụ chung.

Ví dụ, qua quan sát, bạn có thể kết luận được rằng đối với khách hàng tiềm năng A sẽ mất 2 ngày để tiếp cận, một ngày demo và 2 ngày để họ ra quyết định cuối cùng.

3.3. Điều gì đã khiến khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn tiếp theo?

Đối với mỗi giai đoạn bán hàng, bạn cần phải có một lý do vững chắc tại sao và cách khách hàng tiềm năng chuyển từ giai đoạn trước sang giai đoạn này và từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Những câu hỏi như sau có thể giúp đỡ:

  • Trong khi gọi các khách hàng tiềm năng khác nhau, có lý do cụ thể nào được nêu ra để thuyết phục mọi người lên lịch demo trực tiếp không?
  • Khi bạn gửi đề xuất, khách hàng có đồng ý ngay không? Nếu có, thì các bước chính xác mà bạn đã làm trước khi đề xuất là gì?

3.4. Theo dõi định kỳ và cải tiến vĩnh viễn

Thị trường thay đổi theo từng ngày và mong đợi của khách hàng cũng vậy. Tạo ra một quy trình bán hàng chuẩn hóa là một công việc không bao giờ kết thúc và do đó, bạn phải theo dõi chu kỳ bán hàng của mình liên tục để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và vẫn duy trì các tiêu chuẩn hiệu quả đã đặt ra ban đầu.

3.5. Đánh giá quy trình bán hàng

Đó cũng là một phương pháp được khuyến nghị để xác định các số liệu có thể giúp bạn đo lường sự thành công của lưu đồ quy trình bán hàng của một công ty.

Ví dụ có thể là số lượng khách hàng tiềm năng đã được chuyển đổi thành khách hàng trong vòng một tuần trong tháng trước hay số lượng khách hàng tiềm năng “bị kẹt” ở một giai đoạn trong quy trình bán hàng đã hơn một tuần trong hai tháng qua và tổng số khách hàng tiềm năng đã được chuyển đổi thành khách hàng trong tháng trước . Những số liệu này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những giai đoạn cần cải thiện và những bước trong chu trình bán hàng đang thực hiện tốt.

Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc thống kê này, doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh của các phần mềm quản lý bán hàng như phần mềm AMIS CRM chẳng hạn. Trên AMIS CRM, có một loại báo cáo cung cấp cho doanh nghiệp biết chính xác vòng đời của khách hàng, cụ thể như hình ảnh minh họa bên dưới.

mẫu quy trình bán hàng
Biểu đồ báo cáo các giai đoạn cơ hội trong quy trình bán hàng ở phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS

3. Các phương pháp hay nhất để thành công

• Đừng gắn bó với một phương pháp bán hàng ngày này qua tháng khác. Hãy tạo dựng một tinh thần cởi mở! Nếu bạn nghĩ rằng việc áp dụng một phần nhỏ của phương pháp luận X và sử dụng nó song song với phương pháp luận Y sẽ thực hiện công việc cho bạn, thì hãy làm điều đó.

• Biết rằng luôn có chỗ để cải tiến: Chu trình bán hàng của bạn nên cải thiện theo thời gian và kết hợp những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng và thế giới công nghệ.

• Sử dụng phần mềm hiện đại: Bằng cách sử dụng phần mềm bán hàng hiện đại nhất như phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm CRM, doanh nghiệp có thể tự động hóa hầu hết các nhiệm vụ thông thường và duy trì một cái nhìn tổng thể hơn về quá trình bán hàng  mọi lúc .

Chuẩn hóa được quy trình bán hàng sẽ là một lợi thế cạnh tranh đáng kể của bạn so với các đối thủ. Việc lựa chọn phương pháp bán hàng phù hợp đòi hỏi sự phân tích sinh động về nhu cầu của khách hàng và mô hình kinh doanh của bạn, nhưng nó có thể giúp ích rất nhiều trong việc điều chỉnh quy trình bán hàng của bạn.