Phân tích quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp

Quy trình xử lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình vận chuyển đơn hàng đến tay khách hàng. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

Xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình xử lý đơn hàng là quy trình xác nhận, theo dõi đơn hàng của khách hàng trên các kênh khác nhau. Khi vận chuyển đơn hàng thành công đến khách hàng, doanh nghiệp nhận được khoản thanh toán của khách hàng thì quy trình xử lý đơn hàng kết thúc.

Nếu doanh nghiệp không tự động hóa hay hợp lý hóa quy trình này, doanh nghiệp sẽ dễ bị choáng ngợp với số lượng đơn hàng khổng lồ. Điều này dễ gây ra nhầm lẫn và sai sót trong quá trình theo dõi, đóng gói và vận chuyển đơn hàng tới khách hàng. Hậu quả có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. 

Quy trình xử lý đơn hàng như thế nào là hiệu quả?

Để theo dõi và vận chuyển đơn hàng tới khách hàng thành công, doanh nghiệp cần quy trình xử lý đơn hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng khá quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý một cách tập trung các đơn đặt hàng tại các kênh bán hàng khác nhau. Một số hệ thống giúp xử lý đơn hàng có thể đồng bộ thông tin các đơn đặt hàng ở các kênh, từ đó chủ cửa hàng có thể theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả.

Quy trình xử lý đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình đặt hàng của khách hàng, từ bước đầu tiên là khách hàng quyết định click vào nút mua, đến bước hàng đã được vận chuyển, thậm chí là bước khách hàng trả lại hàng nếu không hài lòng. 

Với một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo được quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và tự động hoá. Quy trình hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, khách hàng có thể nhận hàng đúng thời gian và trong tình trạng tốt nhất. 

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất

Với những lợi ích trên, quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất gồm bao nhiêu bước?

Nhìn chung, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình gồm 5 bước sau:

Xác thực đơn hàng

Bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp cần xác thực đơn hàng mà khách hàng đã đặt trên các kênh bán hàng khác nhau. Thông tin cần xác thực gồm: Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, hình thức thanh toán, thời gian dự kiến giao & nhận hàng.

Tạo đơn hàng

Sau khi xác thực đơn hàng, nhân viên phụ trách tiến hành lên đơn. Để giảm thiểu rủi ro, nhân viên cần xác nhận lại với khách hàng trước khi tạo đơn. Trong bước này, tồn kho là vấn đề được quan tâm hơn cả để tránh việc hết hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng cũng như uy tín và doanh số của doanh nghiệp.

Đóng gói

Bước tiếp theo trong quá trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp/cửa hàng cần đóng gói những đơn hàng mà khách hàng yêu cầu vận chuyển. Việc chú trọng khâu đóng gói sẽ giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề về hư hỏng, tổn thất đối với đơn hàng của khách hàng.

Đối với bước đóng gói, doanh nghiệp cần đóng gói theo đúng những thông số kỹ thuật đã được quy định, tránh việc hàng bị hỏng hay có sai sót trong quá trình đóng gói trước khi giao hàng và vận chuyển hàng hoá tới khách hàng.

Giao hàng

Sau khi đóng gói xong, doanh nghiệp có thể thể tìm đến các đơn vị vận chuyển để giao hàng tới khách hàng. Ở bước này, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và có mức chi phí vận chuyển phù hợp để khách hàng có thể tiết kiệm được chi phí một cách tối đa nhất. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên theo dõi sát sao quy trình giao hàng, vận chuyển hàng để hạn chế những nguy cơ về hỏng hóc, tổn hại hàng hoá trước khi đơn hàng được vận chuyển trực tiếp tới khách hàng.

Nhận tiền thanh toán 

Bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng đó là doanh nghiệp nhận tiền thanh toán từ khách hàng.

Đối với bước cuối cùng này, đơn hàng của doanh nghiệp đã được giao thành công tới khách hàng. Khi đó, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho đơn hàng để kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm, họ có thể yêu cầu trả hàng và hoàn tiền lại. 

Do đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng chính sách trả hàng để xử lý hiệu quả khi có vấn đề không may như vậy xảy ra. Đây cũng là yếu tố quyết định đến mức độ hài lòng của khách hàng.

Lợi ích khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng?

Mặc dù có nhiều cách để xử lý đơn hàng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất đối với doanh nghiệp, tránh trường hợp nhầm lẫn hay sai sót về đơn hàng và gây mất thiện cảm với khách hàng của mình.

Tối ưu thời gian

Lợi ích đầu tiên của quy trình xử lý đơn hàng là giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian.

Khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tự động hoá các bước lặp đi lặp lại, quy trình hoá các giai đoạn để tối ưu thời gian và giảm thiểu những sai sót không đáng có.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh sai sót về số lượng hàng hoá

Lợi ích thứ 2 của quy trình xử lý đơn hàng đó là giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh sai sót về số lượng hàng hoá.

Với quy trình xử lý đơn hàng, chủ doanh nghiệp / cửa hàng có thể theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả để kịp thời nhập hàng, lấy hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Việc tạo đơn hàng mà không theo dõi hàng tồn kho sẽ khiến doanh nghiệp khó xử với khách hàng, gây mất uy tín và thiện cảm đối với khách hàng.

 

Loại bỏ sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn ghi nhận số lượng đơn hàng lớn, việc nhầm lẫn và sai sót trong việc quản lý đơn hàng hoàn toàn có thể xảy ra. Hơn thế nữa, tình trạng này có thể tệ hơn nếu khách hàng liên tục phàn nàn về việc đơn hàng được giao quá chậm hay khách hàng muốn trả lại hàng do không hài lòng về sản phẩm.

Tình trạng sai sót xảy ra nếu doanh nghiệp không quản lý tốt các đơn hàng, thông tin về đơn hàng hay của người giao hàng. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý đơn hàng tối ưu để loại bỏ sai sót trong quá trình tạo đơn hàng và ghi nhận đơn hàng. Ngoài ra, quy trình xử lý đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp ghi nhận lại các thông tin giao hàng chậm trễ. 

Tối ưu quá trình vận chuyển hàng hoá

Một lợi ích nữa của quy trình xử lý đơn hàng là tối ưu quá trình vận chuyển hàng hoá. Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình tạo đơn hàng và quản lý đơn hàng hiệu quả. Quá trình vận chuyển được kiểm soát chặt chẽ, khi có vấn đề mất đơn hay hư hỏng hàng hóa sẽ được xử lý nhanh chóng, kịp thời. 

Tải File Excel quản lý đơn hàng hiệu quả

Trong quá trình xử lý đơn hàng, khâu lưu trữ quản lý là một trong những hoạt động quan trọng. Chính vì thế một trong những tài liệu không thể thiếu là mẫu file quản lý sẵn có đầy đủ tiện lợi. Tặng bạn bộ mẫu Excel quản lý đơn hàng, thay số dùng được ngay.

Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng với phần mềm MISA AMIS CRM

Phần mềm quản lý đơn hàng MISA AMIS CRM hỗ trợ đắc lực nhân viên bán hàng, sales admin, kế toán kho,… xử lý nghiệp vụ lên đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, quản lý đơn hàng tập trung tại một nơi để thuận tiện tra cứu. 

Với MISA AMIS CRM:

1. Lên đơn hàng nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian xử lý đơn
2. Kinh doanh chủ động lên đơn hàng, thậm chí ngay tại điểm bán, điểm chào hàng ngoài thị trường, lên đơn bằng điện thoại
3. Dễ dàng tra cứu nhanh thông tin khách hàng (công nợ, lịch sử báo giá), tồn kho
4. Sale admin, kế toán nhận đơn hàng tức thời từ kinh doanh, kế thừa dữ liệu, xử lý nhanh đơn hàng
5. Quản lý đơn hàng tập trung, dễ tra cứu
6. Báo cáo thống kê doanh số bán hàng theo khách hàng, nhân viên, thị trường, hàng hóa…

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..

Tổng kết

Việc xây dựng quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế tối đa những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý đơn hàng. Hy vọng qua bài viết này, anh/chị có thể hiểu rõ hơn về quy trình xử lý đơn hàng và áp dụng được hiệu quả vào doanh nghiệp của mình.