Đơn hàng dồn ứ, khó theo dõi, làm gián đoạn kinh doanh, nhập liệu thủ công gây chậm trễ và sai sót, dẫn đến sự không hài lòng từ khách hàng – đây là những thách thức mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt. Quản lý đơn hàng hiệu quả không chỉ là bài toán vận hành mà còn là yếu tố quyết định lợi thế cạnh tranh.
Giải pháp nằm ở đâu? Nguyên tắc để xây dựng quy trình quản lý đơn hàng hiệu quà là gì?Cùng MISA AMIS khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
I. Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát, theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp và xử lý các công đoạn để hoàn thành đơn hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý sau bán hàng.
Đây là nghiệp vụ cần được chú trọng đặc biệt, tránh gây ra những rủi ro như mất hàng, chậm trễ đơn đặt hàng, nhầm lẫn đơn đặt hàng gây ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.
II. 4 nguyên tắc trong quản lý đơn hàng
Để quản lý đơn hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
1. Nhập và quản lý dữ liệu thông minh
Nhập liệu thủ công là công việc đơn giản, lặp lại, không đòi hỏi nhiều kỹ năng cao, nhưng dễ gây chậm trễ và sai sót nếu làm bằng tay và lưu trữ trên những ứng dụng như Excel, Google Sheet,…
Trong thời đại 4.0 hiện nay, cách quản lý đơn hàng online và offline tối ưu nhất là áp dụng số hóa quy trình với phần mềm quản lý bán hàng, nhằm đảm bảo dữ liệu tập trung, chuẩn xác và được đồng bộ liên tục trên toàn hệ thống.
Giải pháp hiệu quả là để nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống ngay tại điểm bán. Dữ liệu sau đó sẽ được tự động truyền đến các bộ phận liên quan như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho,… đảm bảo luồng xử lý nhanh chóng và liền mạch.
2. Tự động hóa quản lý đơn hàng
Quá trình đặt hàng và quản lý đơn diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa thông minh để tối ưu hóa hiệu quả:
- Giảm thiểu sai sót từ khâu đặt hàng đến giao hàng, chẳng hạn như giao nhầm sản phẩm hay chậm tiến độ.
- Đảm bảo linh hoạt khi xử lý các tình huống đặc biệt, như lỗi đơn hàng hoặc yêu cầu riêng từ khách hàng.
- Tránh chồng chéo trách nhiệm giữa các bộ phận tiếp thị và bán hàng khi xảy ra sự cố bất ngờ.
MISA AMIS CRM – Quản lý đơn hàng dễ dàng, thuận tiện
Phần mềm MISA AMIS CRM đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ Quản lý đơn hàng với hơn 300 tính năng hữu ích.
- Quản lý và theo dõi đơn hàng tập trung, an toàn, bảo mật
- Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng theo thời gian thực
- Dễ dàng quản lý và tra cứu tồn kho, nắm bắt lượng hàng lên đơn nhanh chóng
- Quản lý đơn đa sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada, Tiktok Shop
3. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống vận hành
Hệ thống đặt hàng cần tích hợp với các bộ phận liên quan (kho, kế toán, phân phối) để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu:
- Cung cấp thông tin đầy đủ về sản phẩm, giá cả, khuyến mãi để hỗ trợ khách hàng quyết định mua nhanh chóng.
- Tự động cập nhật dữ liệu (tồn kho, doanh thu, kế hoạch phân phối) ngay khi khách đặt hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn.
4. Theo dõi quy trình đơn hàng chặt chẽ từ đầu tới cuối
Để tối ưu vận hành và trải nghiệm khách hàng, đội ngũ cần theo dõi chặt chẽ hành trình đơn hàng:
Khách báo đặt đơn → Nhận đơn → Lấy hàng tại kho → Đóng gói → Vận chuyển → Giao hàng → Nhận phản hồi.
Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi phát sinh và xử lý nhanh chóng, tránh gây ức chế cho khách hàng.
III. Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu nhất
Quy trình quản lý đơn đặt hàng là chuỗi hoạt động khép kín, bắt đầu từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm cho đến khi hàng được giao, bao gồm cả bước xử lý đổi trả nếu có. Dưới đây là các bước cụ thể trong quy trình này, giúp doanh nghiệp tối ưu cách quản lý đơn hàng online – offline hiệu quả.
1. Xử lý đơn hàng đã đặt
Các đơn đặt hàng ngày nay được tạo ra từ nhiều nguồn khác nhau: từ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng cho đến các kênh thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo… và vào nhiều thời điểm khác nhau.
Với lượng đơn phát sinh liên tục và phân tán, cách quản lý đơn hàng online và offline hiệu quả là sử dụng các công cụ quản lý đơn hàng đa kênh. Những công cụ này cho phép tự động đồng bộ thông tin đơn hàng (sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, trạng thái vận chuyển…) từ các sàn thương mại điện tử về hệ thống quản lý trung tâm của doanh nghiệp.
Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quy trình – từ tiếp nhận đến giao hàng – một cách nhanh chóng, chính xác và đồng bộ trên mọi kênh bán.
2. Nhận đơn đặt hàng mới
Sau khi đơn đặt hàng được đặt, thông tin được chuyển phần mềm quản lý bán hàng (nơi bắt đầu xử lý đơn đặt hàng) để xác nhận có nhận đơn của khách hay không.
3. Lấy hàng tại kho
Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách, bạn sẽ lấy hàng tại kho. Ở bước này bạn có thể trực tiếp đến lấy hàng tại kho hoặc sử dụng những đơn vị vận chuyển hiện hành để giảm tải công việc cần làm.
4. Đóng hàng
Khi đơn đặt hàng được chuyển đến khu vực đóng gói, đơn hàng đó được đóng gói theo cách giảm thiểu trọng lượng kích thước trong khi vẫn cung cấp đủ khả năng bảo vệ.
5. Vận chuyển và giao hàng
Khi mặt hàng được đóng gói, nó sẽ nhanh chóng được chuyển đến tay khách hàng. Một số đơn vị hợp tác với các nhà vận chuyển ưu tiên cụ thể. Mỗi đơn đặt hàng được chỉ định một số theo dõi, sau đó được chia sẻ (theo cách thủ công hoặc tự động, tùy thuộc vào phần mềm) với khách hàng, cho phép họ xem trạng thái đơn hàng của mình trong từng bước.
6. Giữ liên lạc với khách
Việc đo lường hiệu quả bán hàng sẽ giúp thúc đẩy doanh số tốt hơn. Những khách hàng không hài lòng với quy trình trả hàng có khả năng không quay lại mua sắm cao gấp 3 lần. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hiểu được nguyên nhân không hài lòng, hoàn toàn có thể cải thiện trải nghiệm và giữ chân khách hàng lâu dài.
Để làm được điều này, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn MISA AMIS CRM để quản lý thông tin đơn hàng, hành vi khách hàng và lịch sử tương tác trên một nền tảng duy nhất. Từ đó dễ dàng chăm sóc khách hàng chủ động, cá nhân hóa thông điệp và nâng cao tỷ lệ quay lại mua hàng.
III. Nền tảng quản lý đơn hàng tốt nhất
Để tiện lợi trong việc sử dụng, MISA AMIS tặng bạn bộ Mẫu File quản lý đơn hàng bằng Excel thay số dùng được luôn. Hy vọng tài liệu giúp ích nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình xử lý đơn hàng. Mời anh chị tải tại đây!
Lựa chọn công cụ quản lý phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong quản lý đơn hàng. Để hạn chế các tác vụ thủ công, doanh nghiệp cần lựa chọn hoặc xây dựng hệ thống quản lý tự động để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.
Ứng dụng MISA AMIS CRM cung cấp tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả.
MISA AMIS CRM giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng tập trung trên một nền tảng duy nhất, hỗ trợ nhân viên kinh doanh dễ dàng tra cứu thông tin và giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh tình hình bán hàng theo thời gian thực.
Các bộ phận liên quan có thể truy xuất đầy đủ thông tin đơn hàng như: số đơn, ngày đặt, sản phẩm – số lượng – đơn giá, địa chỉ giao hàng, điều khoản thanh toán… từ báo giá đã được tạo trước đó, đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra chính xác, đồng bộ.
Đặc biệt, trạng thái đơn hàng luôn được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các phát sinh như khiếu nại vận chuyển, đồng thời tránh tình trạng bỏ sót đơn hay giao nhầm hàng.
Để hình dung trực quan hơn về phần mềm quản lý đơn hàng MISA AMIS CRM, mời anh/chị xem ảnh minh họa chi tiết.
Đặc biệt, MISA AMIS CRM kết nối với sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiktok Shop,..) giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng đa nền tảng trên một nơi thuận tiện.
Theo đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý đơn hàng theo thời gian, theo sàn, theo shop hoặc quản lý giá trị đơn hàng hay hàng hóa bán chạy theo sàn, theo shop.
Dùng thử MISA AMIS CRM miễn phí
Hơn thế nữa, MISA AMIS CRM là phần mềm quản lý đơn hàng duy nhất tại Việt Nam có tính năng liên thông dữ liệu đơn hàng với bộ phận Kế toán – giải quyết dứt điểm bài toán chồng chéo dữ liệu, nhập liệu thủ công, nhập liệu nhiều lần.
- Tự động liên thông thông tin đơn hàng, hợp đồng về Bộ phận Kế toán khi Kinh doanh lên đơn hàng
- Đồng bộ thông tin về tình trạng xử lý đơn hàng, hợp đồng từ Kế toán sang Kinh doanh
ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM NGAY
Ngoài ra, tồn kho là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tạo đơn và hoàn tất đơn hàng. Nếu không kiểm soát tốt, tình trạng hết hàng, lệch kho hoặc giao nhầm rất dễ xảy ra, gây gián đoạn quy trình bán hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Để tránh điều đó, doanh nghiệp cần quản lý tồn kho thường xuyên và chính xác. MISA AMIS CRM hỗ trợ liên thông dữ liệu tồn kho với bộ phận Kế toán, giúp nhân viên bán hàng tra cứu thông tin hàng hóa nhanh chóng, chính xác, không cần kiểm tra thủ công hay phụ thuộc vào các phòng ban khác.
Bên cạnh đó, MISA AMIS CRM là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện: tập trung toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử chăm sóc, tiếp cận, kết nối toàn diện với khách hàng, chuẩn hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, gia tăng hiệu suất làm việc và gợi ý quyết định kinh doanh chuẩn xác.
– Tất cả data khách hàng được quản lý tập trung tránh thất thoát
– Tối ưu các quy trình phê duyệt báo giá, hợp đồng… nhanh chóng giúp chăm sóc khách hàng kịp thời, gia tăng sự hài lòng của khách hàng
– Quản lý dễ dàng quản lý đội sales nhờ hệ thống báo cáo đa chiều đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phòng ban/nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi cơ hội sang hợp đồng, lý do thắng thua, vòng đời cơ hội để kịp thời điều chỉnh, đào tạo, động viên giúp gia tăng năng suất đội ngũ bán hàng
Trải nghiệm miễn phí - FULL tính năng
– Quản lý & theo dõi lộ trình đi tuyến của nhân viên nhờ lộ trình đi tuyến & tính năng Check-in điểm đến.
– Ngoài báo cáo về hiệu suất nhân viên, MISA AMIS CRM cung cấp 50+ loại báo cáo khác về doanh số, thị trường, đơn hàng, sản phẩm, kênh bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời và ra quyết định chính xác.
Khi sử dụng MISA AMIS CRM:
- Khách hàng được chăm sóc tốt hơn từ đó gia tăng sự hài lòng, bứt phá doanh số
- Các quy trình bán hàng được tối ưu, doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
- Đội ngũ bán hàng được tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, tăng năng suất
- Nhân viên sale có công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn
Đặc biệt, phần mềm có thể tùy chỉnh để doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào cũng có thể sử dụng.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn MISA AMIS CRM để tối ưu toàn bộ hoạt động quản lý bán hàng & quản lý đơn hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS CRM ngay tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn dung lượng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
IV. Tổng kết
Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp anh/chị hiểu rõ hơn về yếu tố này cũng như cách quản lý đơn hàng online hiệu quả, từ đó cải thiện tốc độ xử lý, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
