Kiến thức Marketing – bán hàng Bán hàng Tổ chức bán hàng Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu...

Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết quản lý đơn hàng là gì và các cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.

I. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng được hiểu đơn giản là toàn bộ quá trình từ khi khách đặt hàng đến khi khách nhận được hàng mua. Đây là toàn bộ công đoạn để đơn đặt hàng đến tay với khách hàng. Quản lý đơn hàng bắt đầu từ khi khách bắt đầu đặt mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng của mình.

Quản lý đơn hàng bao gồm:

  • Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách
  • Xử lý đơn hàng: kiểm tra đơn, quản lý tồn kho
  • Theo dõi hành trình giao hàng

Quản lý đơn hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý cũng như các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu xảy ra bất kỳ sai sót, nhầm lẫn nào nào trong quá trình quản lý đơn hàng, sẽ gây ra những rủi ro như mất hàng, chậm trễ đơn đặt hàng, nhầm lẫn đơn đặt hàng gây ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý đơn hàng
Tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng là gì

Ngoài việc theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc xử lý đến khi vận chuyển, quản lý đơn hàng còn quản lý dữ liệu khách hàng, quản lý quy trình và những quan hệ đối tác cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng đó. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải thông báo với khách hàng khi sản phẩm hết hàng hoặc không có sẵn trong kho, hay sẽ phải trả lời các thắc mắc khi có sự gián đoạn xảy ra trong quá trình vận chuyển. 

Nhìn chung, mỗi khi khách hàng đặt hàng một sản phẩm/ hàng hóa nào đó doanh nghiệp sẽ phải xử lý và tuân thủ theo một quy trình quản lý đơn hàng. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng. 

II. Tại sao quản lý đơn hàng lại quan trọng?

Quản lý đơn hàng là chìa khóa cho sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận của công ty bạn và danh tiếng thương hiệu. Việc quản lý đơn đặt hàng giúp đảm doanh nghiệp những điều sau:

  • Đảm bảo quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp chính xác.
  • Phần mềm quản lý đơn hàng có thể thống kê, theo dõi doanh số bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử khác nhau như: Lazada, Shopee, Sendo, Tiki…
  • Cảnh báo lượng hàng trong kho còn ít, điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời nhập thêm hoặc sản xuất hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Việc quản lý tốt đơn hàng không chỉ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp mà cũng giúp khách hàng hài lòng hơn khi sử dụng dịch vụ. Chính vì những lý do này mà các doanh nghiệp luôn cần chú trọng trong quản lý đơn hàng. Để làm tốt điều này thì các doanh nghiệp cần tuân thủ theo nguyên tắc quản lý đơn hàng như sau.

II. 7 nguyên tắc trong quản lý đơn hàng

Để quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng

Nhập liệu là công việc đơn giản, mang tính lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều “chất xám” từ đội ngũ lao động. Do vậy, hãy hạn chế việc nhập liệu thủ công bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm để tự động hóa.

Sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt kênh phân phối. 

Thông thường, cách hữu ích nhất là doanh nghiệp nên cho nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thống này sẽ tự động truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, …

2. Nhập dữ liệu chỉ một lần

Đây là nguyên tắc đầu tiên trong quản lý đơn hàng. Thông qua phần mềm quản lý đơn hàng, việc nhập dữ liệu hàng hóa trở lên đơn giản hơn, tránh được nhập thủ công và sai sót trong quá trình nhập liệu. Việc nhập dữ liệu thông qua phần mềm quản lý bán hàng chỉ nên thực hiện 1 lần duy nhất bởi phần mềm sẽ tự động cập nhật sau mỗi lần nhập liệu.

3. Tự động hóa quản lý đơn hàng

Thực tế cho thấy, quá trình đặt hàng và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, khách hàng có yêu cầu đặc biệt … để tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ tránh được rất nhiều sai sót trong quá trình từ đặt đơn hàng cho đến khi giao hàng. Việc tự động hoá thông qua phần mềm sẽ tránh chồng chéo chức năng trong bán hàng. Đồng thời chức năng này cũng rất linh hoạt trong ứng phó các tình huống như lỗi đơn hàng, sự cố bàn hàng.

MISA AMIS CRM – Phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm MISA AMIS CRM cung cấp đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất.

Với MISA AMIS CRM, dữ liệu đơn hàng được lưu trữ tập trung giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng, nhân viên theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng dễ dàng, liên thông dữ liệu bán hàng với bộ phận Kế toán.

4. Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng

Quá trình xử lý đơn hàng sẽ trải qua nhiều khâu nhỏ, như check tồn kho, đóng gói hàng, vận chuyển qua nhiều kênh, giao hàng tới tay khách hàng, thanh toán… Do vậy, việc theo dõi trạng thái xử lý chi tiết từng đơn hàng là nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà các nhân viên bán hàng cùng các bên liên quan trực tiếp như: kho vận, kế toán, đơn vị vận chuyển… cần thực hiện.

Điều này giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, bộ phận kho  nắm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ sót đơn hàng.

5. Đồng bộ hoá những thông tin liên quan

Đồng bộ hoá những thông tin liên quan là nguyên tắc bạn đặc biệt cần nhớ trong quản lý đơn hàng. Việc đồng bộ hoá sẽ khá khó khăn nếu nhập liệu và làm thủ công. Đây chính là lúc bạn nên ứng dụng những phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua những phần mềm này, bạn dễ dạng đồng bộ chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi trong từng thời điểm khác nhau.

6. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại để hỗ trợ khách hàng ra quyết định mua hàng nhanh chóng. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

7. Theo dõi và xử lý đơn hàng chặt chẽ

Để quản lý đơn hàng hiệu quả bạn cần theo dõi đơn hàng ngay từ khi khách hàng báo đặt đơn —> Nhận đơn hàng đã đặt —> Lấy hàng tại kho —> Đóng hàng —> Vận chuyển giao hàng —> Nhận phản hồi từ khách hàng.

Đối với những doanh nghiệp, việc quản lý thủ công các đơn hàng, tình trạng đơn hàng là rất khó. Tuy nhiên, thông qua phần mềm quản lý bán hàng tự động thì điều này sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Việc quản lý chặt từ đầu đến cuối giúp cải thiện chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp rất nhiều.

III. Quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn đặt hàng là một quy trình từ đầu đến cuối bắt đầu khi khách hàng mua một sản phẩm và tiếp tục thông qua giao hàng và đôi khi trả lại. Dưới đây là từng bước trong quy trình quản lý đơn hàng chi tiết.

1. Xử lý đơn hàng đã đặt

Các đơn đặt hàng được đặt bởi khách hàng từ nhiều nơi khác nhau, vào những thời điểm khác nhau, trên những kênh như bán hàng trực tiếp, bán hàng qua các sàn thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Sendo, Shopee,….

Để quản lý tốt đơn hàng bạn cần có công cụ quản lý đơn hàng đa kênh hoặc công cụ thực hiện đa kênh có thể tự động đẩy thông tin liên quan (chi tiết đơn hàng, chi tiết giao hàng, địa chỉ giao hàng,… từ cửa hàng thương mại điện tử sang hệ thống quản lý đơn đặt hàng của bạn.

2. Nhận đơn đặt hàng mới

Sau khi đơn đặt hàng được đặt, thông tin được chuyển phần mềm quản lý bán hàng (nơi bắt đầu xử lý đơn đặt hàng) để xác nhận có nhận đơn của khách hay không.

3. Lấy hàng tại kho

Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách, bạn sẽ lấy hàng tại kho. Ở bước này bạn có thể trực tiếp đến lấy hàng tại kho hoặc sử dụng những đơn vị vận chuyển hiện hành để giảm tải công việc cần làm.

4. Đóng hàng

Khi đơn đặt hàng được chuyển đến khu vực đóng gói, đơn hàng đó được đóng gói theo cách giảm thiểu trọng lượng kích thước trong khi vẫn cung cấp đủ khả năng bảo vệ.

5. Vận chuyển và giao hàng

Khi mặt hàng được đóng gói, nó sẽ nhanh chóng được chuyển đến tay khách hàng. Một số đơn vị hợp tác với các nhà vận chuyển ưu tiên cụ thể. Mỗi đơn đặt hàng được chỉ định một số theo dõi, sau đó được chia sẻ (theo cách thủ công hoặc tự động, tùy thuộc vào phần mềm) với khách hàng, cho phép họ xem trạng thái đơn hàng của mình trong từng bước.

6. Giữ liên lạc với khách

Việc thường xuyên giữ liên lạc với các đối tượng khách hàng trung thành, sẽ giúp bạn biết được lý do tại sao mọi người tiếp tục quay lại cửa hàng trực tuyến của bạn và cách bạn có thể tăng giá trị lâu dài của mỗi khách hàng.

Việc đo lường hiệu quả bán hàng sẽ giúp thúc đẩy doanh số bán hàng tốt hơn. Bởi những khách hàng không hài lòng với quy trình trả hàng có khả năng không bao giờ mua hàng từ cửa hàng đó nữa cao gấp 3 lần. Nhưng mặt khác, hiểu được vấn đề gốc rễ của sự không hài lòng của khách hàng sẽ giúp bạn có biện pháp giải quyết phù hợp, từ đó hạn chế tối đa việc đổi trả hàng.

III. 4 cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Doanh nghiệp có thể làm theo 5 cách sau để quản lý đơn hàng hiệu quả: 

1. Phân loại đơn hàng

Đây là cách quản lý đơn hàng vô cùng quan trọng, với mục tiêu để việc xử lý đơn hàng của doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ và tránh sự chậm trễ. Ngoài ra, đây là yếu tố bắt buộc phải có trong quá trình quản lý để đảm bảo quy trình đẩy đơn cũng như vận chuyển hàng hoá đến với khách hàng.

2. Quản lý hệ thống vận chuyển 

Cách quản lý đơn hàng tiếp theo là cần quản lý hệ thống vận chuyển. Khi đã xác nhận đơn hàng thành công, người bán sẽ thực hiện bước đóng gói và xác nhận thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm mà khách hàng nhận hàng cũng như phương thức thanh toán. Sau đó, doanh nghiệp có thể giao lại cho bên đối tác vận chuyển.

Trong quá trình vận chuyển, người bán cũng cần theo sát tình trạng của đơn hàng để đảm bảo không bị giao hàng trễ hoặc thất lạc đơn hàng của khách hàng.

3. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng 

Lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong quản lý đơn hàng. Để hạn chế các tác vụ thủ công, doanh nghiệp cần lựa chọn hoặc xây dựng hệ thống quản lý tự động để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.

Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM cung cấp tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả.

Giao diện quản lý đơn hàng tập trung trên MISA AMIS CRM 
Giao diện quản lý đơn hàng tập trung trên MISA AMIS CRM

MISA AMIS CRM giúp quản lý đơn hàng tập trung trên phần mềm giúp nhân viên kinh doanh dễ tra cứu, nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng của bộ phận. 

Với MISA AMIS CRM, các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng (sản phẩm) bao gồm số lượng và giá dựa trên Báo giá bán hàng, địa chỉ thanh toán, địa chỉ giao hàng và Điều khoản & điều kiện khác để tiến hàng thực hiện bàn giao sản phẩm/ hàng hóa cho khách hàng.

Đặc biệt, MISA AMIS CRM liên thông dữ liệu đơn hàng với bộ phận Kế toán giúp:

  • Tự động liên thông thông tin đơn hàng, hợp đồng về Bộ phận Kế toán khi Kinh doanh lên đơn hàng
  • Đồng bộ thông tin về tình trạng xử lý đơn hàng, hợp đồng từ Kế toán sang Kinh doanh

ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ:

4. Quản lý hàng tồn kho 

Tồn kho là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến khả năng tạo đơn và bán hàng của doanh nghiệp trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm tra và quản lý đơn hàng một cách thường xuyên, liên tục, chính xác bằng hệ thống quản lý tồn kho để đảm bảo hiện tượng lệch kho, hết hàng không kiểm soát sẽ không xảy ra. Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM giúp liên thông dữ liệu tồn kho hàng hóa với bộ phận Kế toán giúp Nhân viên bán hàng chủ động tra cứu hàng hóa mà không cần phải hỏi lại Kế toán. 

Phần mềm CRM là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân tích và báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, lịch sử giao dịch, lịch sử tiếp cận giúp doanh nghiệp kết nối toàn diện với khách hàng, chuẩn hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, tăng hiệu suất làm việc và cải thiện doanh thu.

>> Đọc thêm: Phần mềm CRM là gì – Công cụ quản lý khách hàng CRM AMIS

Đặc biệt, với phần mềm AMIS CRM, doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng hiệu quả và tối ưu toàn bộ quy trình & hoạt động kinh doanh:

– Tất cả data khách hàng được lưu trữ tập trung tránh thất thoát

AMIS CRM giúp lưu trữ mọi thông tin giao dịch, tương tác giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn
AMIS CRM giúp lưu trữ mọi thông tin giao dịch, tương tác giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn

Tối ưu các quy trình phê duyệt báo giá, hợp đồng… nhanh chóng giúp chăm sóc khách hàng kịp thời, gia tăng sự hài lòng của khách hàng

– Nhà quản lý dễ dàng quản lý đội sales nhờ hệ thống báo cáo đa chiều đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phòng ban/nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi cơ hội sang hợp đồng, lý do thắng thua, vòng đời cơ hội để kịp thời điều chỉnh, đào tạo, động viên giúp gia tăng năng suất đội ngũ bán hàng

Giao diện báo cáo năng lực nhân viên trên AMIS CRM
Giao diện báo cáo năng lực nhân viên trên AMIS CRM

Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM tại đây:

 

– Đối với doanh nghiệp có nhân viên đi thị trường, nhà quản lý dễ dàng theo dõi lộ trình đi tuyến của nhân viênnhờ tính năng Check-in điểm đến.

– Ngoài báo cáo về hiệu suất nhân viên, MISA AMIS CRM cung cấp 30+ loại báo cáo khác về doanh số, thị trường, đơn hàng, sản phẩm, kênh bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời và ra quyết định chính xác.

Đồng bộ và liên thông dữ liệu về thông tin khách hàng tiềm năng với Bộ phận Marketing, dữ liệu về thông tin khách hàng, tồn kho, công nợ, báo giá, đơn hàng với Kế toán.

Khi sử dụng MISA AMIS CRM:

  • Khách hàng được chăm sóc tốt hơn từ đó gia tăng sự hài lòng, bứt phá doanh số
  • Các quy trình bán hàng được tối ưu, doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
  • Đội ngũ bán hàng được tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, tăng năng suất
  • Nhân viên sale có công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn

Đặc biệt, MISA AMIS CRM có thể tùy chỉnh để doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào cũng đều có thể sử dụng.

Bấm vào để xem video giới thiệu bộ giải pháp MISA AMIS CRM

IV. Tổng kết

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Với nội dung mà anh/chị vừa được chia sẻ trong bài viết, hy vọng anh/chị đã có cái nhìn rõ ràng hơn về yếu tố này và áp dụng nó thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

 1,108 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]