Kiến thức Marketing – bán hàng Bán hàng Tổ chức bán hàng Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu...

Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết quản lý đơn hàng là gì và các cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.

I. Quản lý đơn hàng là gì?

Về khái niệm quản lý đơn hàng, đây là quá trình mà doanh nghiệp sẽ nhận, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình này bắt đầu từ khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng của mình.

Quy trình quản lý đơn hàng
Tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng là gì

Ngoài việc theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc xử lý đến khi vận chuyển, quản lý đơn hàng còn quản lý dữ liệu khách hàng, quản lý quy trình và những quan hệ đối tác cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng đó. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải thông báo với khách hàng khi sản phẩm hết hàng hoặc không có sẵn trong kho, hay sẽ phải trả lời các thắc mắc khi có sự gián đoạn xảy ra trong quá trình vận chuyển. 

Nhìn chung, mỗi khi khách hàng đặt hàng một sản phẩm/ hàng hóa nào đó doanh nghiệp sẽ phải xử lý và tuân thủ theo một quy trình quản lý đơn hàng. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng. 

MISA AMIS CRM – Phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm MISA AMIS CRM cung cấp đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất.

Với MISA AMIS CRM, dữ liệu đơn hàng được lưu trữ tập trung giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng, nhân viên theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng dễ dàng, liên thông dữ liệu bán hàng với bộ phận Kế toán.

II. 4 nguyên tắc trong quản lý đơn hàng

Để quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau:

1. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng

Nhập liệu là công việc đơn giản, mang tính lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều “chất xám” từ đội ngũ lao động. Do vậy, hãy hạn chế việc nhập liệu thủ công bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm để tự động hóa. Sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt kênh phân phối. 

Thông thường, cách hữu ích nhất là doanh nghiệp nên cho nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thống này sẽ tự động truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, …

MISA AMIS CRM – Phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm MISA AMIS CRM cung cấp đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất.

Với MISA AMIS CRM, dữ liệu đơn hàng được lưu trữ tập trung giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng, nhân viên theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng dễ dàng, liên thông dữ liệu bán hàng với bộ phận Kế toán.

2. Tự động hóa bán hàng

Thực tế cho thấy, quá trình đặt hàng và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, khách hàng có yêu cầu đặc biệt … để tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.

3. Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng

Quá trình xử lý đơn hàng sẽ trải qua nhiều khâu nhỏ, như check tồn kho, đóng gói hàng, vận chuyển qua nhiều kênh, giao hàng tới tay khách hàng, thanh toán… Do vậy, việc theo dõi trạng thái xử lý chi tiết từng đơn hàng là nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà các nhân viên bán hàng cùng các bên liên quan trực tiếp như: kho vận, kế toán, đơn vị vận chuyển… cần thực hiện. Điều này giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, bộ phận kho  nắm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ sót đơn hàng.

MISA AMIS CRM – Tối ưu quy trình bán hàng

Phần mềm AMIS CRM của MISA có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, nhờ sự kế thừa các quy trình bán hàng tiên tiến đã được tích hợp sẵn trên hệ thống, đồng thời dễ dàng tùy chỉnh các quy trình bán hàng phù hợp với mô hình bán hàng của từng doanh nghiệp.

  • Tại bước Tìm kiếm cơ hội bán hàng: MISA AMIS CRM giúp nhân viên kinh doanh có nhiều cơ hội hơn nhờ các công cụ thu thập thông tin và tiếp cận khách hàng tiềm năng như Email Marketing, Landing page, Form…
  • Tại bước Tìm hiểu khách hàng: MISA AMIS CRM lưu trữ tất cả dữ liệu khách hàng tập trung giúp nhân viên kinh doanh thấu hiểu khách hàng, qua đó xác định sản phẩm và cách thức bán hàng phù hợp.
  • Tại bước Chào hàng, bán hàng: Nhân viên kinh doanh sẽ được hỗ trợ tạo lập và gửi đi các báo giá, chào hàng tới khách hàng qua email ngay trên phần mềm MISA AMIS CRM.
  • Tại bước Chăm sóc khách hàng: Các tin nhắn, cuộc gọi hay các thông điệp chăm sóc khách hàng khi gửi qua email sẽ được cá nhân hóa và lưu trữ ngay trên phần mềm.
  • Báo cáo: Nếu như các báo cáo Excel chỉ đưa ra con số thống kê rất khó xem xét thì MISA AMIS CRM lại cho bạn thấy từ tổng quan đến chi tiết các báo cáo bằng biểu đồ. Bức tranh kinh doanh hiện ra sinh động, chính xác tình hình thực tế.
  • Kết nối đa nền tảng: AMIS CRM liên kết với phần mềm AMIS Kế Toán để thực hiện những thủ tục bán hàng như tra cứu tồn kho, đề nghị xuất hóa đơn, kiểm tra tình trạng đơn hàng. Dữ liệu giữa đội kinh doanh và kế toán sẽ được đồng bộ, giảm thiểu những sai lệch thông tin giữa 2 bên.

4. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại để hỗ trợ khách hàng ra quyết định mua hàng nhanh chóng. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

MISA AMIS CRM – Bộ công cụ tối ưu hoạt động kinh doanh

MISA AMIS CRM là giải pháp phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ bán hàng, giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn, nâng cao năng suất cho sale, tối ưu hoạt động kinh doanh và bứt phá doanh thu.

Những tính năng nổi bật của AMIS CRM bao gồm:

  • Lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng tập trung
  • Quản lý nhân viên sale
  • Quản lý nhân viên đi thị trường
  • Tối ưu quy trình bán hàng, phê duyệt
  • Liên thông dữ liệu về khách hàng tiềm năng với Marketing; thông tin tồn kho, công nợ, đơn hàng… với Kế toán
  • +30 loại báo cáo đa chiều: tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, hiệu suất nhân viên, hàng hóa, thị trường…

ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ:

III. 4 cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Doanh nghiệp có thể làm theo 5 cách sau để quản lý đơn hàng hiệu quả: 

1. Phân loại đơn hàng

Đây là cách quản lý đơn hàng vô cùng quan trọng, với mục tiêu để việc xử lý đơn hàng của doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ và tránh sự chậm trễ. Ngoài ra, đây là yếu tố bắt buộc phải có trong quá trình quản lý để đảm bảo quy trình đẩy đơn cũng như vận chuyển hàng hoá đến với khách hàng.

2. Quản lý hệ thống vận chuyển 

Cách quản lý đơn hàng tiếp theo là cần quản lý hệ thống vận chuyển. Khi đã xác nhận đơn hàng thành công, người bán sẽ thực hiện bước đóng gói và xác nhận thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm mà khách hàng nhận hàng cũng như phương thức thanh toán. Sau đó, doanh nghiệp có thể giao lại cho bên đối tác vận chuyển.

Trong quá trình vận chuyển, người bán cũng cần theo sát tình trạng của đơn hàng để đảm bảo không bị giao hàng trễ hoặc thất lạc đơn hàng của khách hàng.

3. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng 

Lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong quản lý đơn hàng. Để hạn chế các tác vụ thủ công, doanh nghiệp cần lựa chọn hoặc xây dựng hệ thống quản lý tự động để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.

Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM cung cấp tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả.

Giao diện quản lý đơn hàng tập trung trên MISA AMIS CRM 
Giao diện quản lý đơn hàng tập trung trên MISA AMIS CRM

MISA AMIS CRM giúp quản lý đơn hàng tập trung trên phần mềm giúp nhân viên kinh doanh dễ tra cứu, nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng của bộ phận. 

Với MISA AMIS CRM, các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng (sản phẩm) bao gồm số lượng và giá dựa trên Báo giá bán hàng, địa chỉ thanh toán, địa chỉ giao hàng và Điều khoản & điều kiện khác để tiến hàng thực hiện bàn giao sản phẩm/ hàng hóa cho khách hàng.

Đặc biệt, MISA AMIS CRM liên thông dữ liệu đơn hàng với bộ phận Kế toán giúp:

  • Tự động liên thông thông tin đơn hàng, hợp đồng về Bộ phận Kế toán khi Kinh doanh lên đơn hàng
  • Đồng bộ thông tin về tình trạng xử lý đơn hàng, hợp đồng từ Kế toán sang Kinh doanh

ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ:

4. Quản lý hàng tồn kho 

Tồn kho là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến khả năng tạo đơn và bán hàng của doanh nghiệp trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm tra và quản lý đơn hàng một cách thường xuyên, liên tục, chính xác bằng hệ thống quản lý tồn kho để đảm bảo hiện tượng lệch kho, hết hàng không kiểm soát sẽ không xảy ra. Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM giúp liên thông dữ liệu tồn kho hàng hóa với bộ phận Kế toán giúp Nhân viên bán hàng chủ động tra cứu hàng hóa mà không cần phải hỏi lại Kế toán. 

Phần mềm CRM là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân tích và báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, lịch sử giao dịch, lịch sử tiếp cận giúp doanh nghiệp kết nối toàn diện với khách hàng, chuẩn hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, tăng hiệu suất làm việc và cải thiện doanh thu.

>> Đọc thêm: Phần mềm CRM là gì – Công cụ quản lý khách hàng CRM AMIS

Đặc biệt, với phần mềm AMIS CRM, doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng hiệu quả và tối ưu toàn bộ quy trình & hoạt động kinh doanh:

– Tất cả data khách hàng được lưu trữ tập trung tránh thất thoát

AMIS CRM giúp lưu trữ mọi thông tin giao dịch, tương tác giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn
AMIS CRM giúp lưu trữ mọi thông tin giao dịch, tương tác giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn

Tối ưu các quy trình phê duyệt báo giá, hợp đồng… nhanh chóng giúp chăm sóc khách hàng kịp thời, gia tăng sự hài lòng của khách hàng

– Nhà quản lý dễ dàng quản lý đội sales nhờ hệ thống báo cáo đa chiều đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phòng ban/nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi cơ hội sang hợp đồng, lý do thắng thua, vòng đời cơ hội để kịp thời điều chỉnh, đào tạo, động viên giúp gia tăng năng suất đội ngũ bán hàng

Giao diện báo cáo năng lực nhân viên trên AMIS CRM
Giao diện báo cáo năng lực nhân viên trên AMIS CRM

Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM tại đây:

– Đối với doanh nghiệp có nhân viên đi thị trường, nhà quản lý dễ dàng theo dõi lộ trình đi tuyến của nhân viên nhờ tính năng Check-in điểm đến.

– Ngoài báo cáo về hiệu suất nhân viên, MISA AMIS CRM cung cấp 30+ loại báo cáo khác về doanh số, thị trường, đơn hàng, sản phẩm, kênh bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời và ra quyết định chính xác.

Đồng bộ và liên thông dữ liệu về thông tin khách hàng tiềm năng với Bộ phận Marketing, dữ liệu về thông tin khách hàng, tồn kho, công nợ, báo giá, đơn hàng với Kế toán.

Khi sử dụng MISA AMIS CRM:

  • Khách hàng được chăm sóc tốt hơn từ đó gia tăng sự hài lòng, bứt phá doanh số
  • Các quy trình bán hàng được tối ưu, doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
  • Đội ngũ bán hàng được tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, tăng năng suất
  • Nhân viên sale có công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn

Đặc biệt, MISA AMIS CRM có thể tùy chỉnh để doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào cũng đều có thể sử dụng.

>> Xem video demo tính năng chi tiết Tại đây:

IV. Tổng kết

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của các chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Với nội dung mà anh/chị vừa được chia sẻ trong bài viết, hy vọng anh/chị đã có cái nhìn rõ ràng hơn về yếu tố này và áp dụng nó thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này