[Tải miễn phí] Bộ mẫu file excel quản lý đơn hàng chi tiết

Mẫu file excel quản lý đơn giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, trạng thái xử lý, tồn kho và kênh bán hàng trên một bảng tính đơn giản. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp các mẫu file excel quản lý đơn phổ biến, giúp bạn dễ dàng tải về chỉnh sửa và nắm được những nội dung cần có trong file này.

1. File excel quản lý đơn hàng là gì?

File excel quản lý đơn hàng là bảng tính được thiết kế để ghi nhận, theo dõi và cập nhật toàn bộ thông tin liên quan đến đơn hàng của doanh nghiệp. Thông qua file này, người bán có thể quản lý đơn từ lúc phát sinh nhu cầu, xác nhận thông tin khách hàng, kiểm tra sản phẩm, xử lý giao hàng, theo dõi thanh toán đến khi hoàn tất đơn.

File Excel phù hợp với các cá nhân, shop online, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ có số lượng đơn chưa quá lớn. Ưu điểm của Excel là dễ tạo, dễ chỉnh sửa, quen thuộc với nhiều người dùng và có thể tùy biến theo quy trình bán hàng thực tế.

Một file quản lý đơn hàng thường hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các nghiệp vụ như:

• Quản lý thông tin đơn hàng: Mã đơn, ngày đặt, sản phẩm, số lượng, giá bán, tổng tiền và ghi chú.
• Quản lý khách hàng: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, nhóm khách hàng và lịch sử mua.
• Theo dõi trạng thái xử lý đơn: Đơn mới, đã xác nhận, đang giao, hoàn tất, hủy hoặc hoàn hàng.
• Quản lý kênh bán hàng: Ghi nhận đơn đến từ website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, cửa hàng hoặc nhân viên sales.

2. Tải miễn phí các mẫu file excel quản lý đơn phổ biến

Dưới đây là một số mẫu file excel quản lý đơn phổ biến, phù hợp với các nhu cầu cơ bản trong quá trình bán hàng như theo dõi đơn, quản lý khách hàng, sản phẩm, kênh bán và tồn kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp, sau đó tùy chỉnh thêm theo thực tế.

2.1. Mẫu file excel quản lý đơn hàng

Mẫu quản lý đơn hàng là file quan trọng nhất trong bộ mẫu, dùng để theo dõi toàn bộ thông tin đơn từ khi phát sinh đến khi hoàn tất. File thường bao gồm mã đơn hàng, ngày đặt, tên khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, tổng tiền, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng và ghi chú xử lý.

2.2. Mẫu file theo dõi trạng thái đơn hàng

Mẫu báo cáo theo dõi trạng thái đơn hàng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tiến độ xử lý từng đơn, từ khi mới phát sinh, đã xác nhận, đang chuẩn bị hàng, đang giao, giao thành công, hoàn hàng đến hủy đơn.

Khi quản lý đơn hàng bằng Excel, mẫu này giúp người bán dễ dàng nắm được đơn nào đang chờ xử lý, đơn nào bị chậm, đơn nào cần chăm sóc lại hoặc đối soát với vận chuyển, từ đó hạn chế bỏ sót đơn và nâng cao hiệu quả vận hành bán hàng.

2.3. Mẫu quản lý khách hàng theo đơn

Mẫu quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách mua hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, nhóm khách hàng, nguồn phát sinh và lịch sử giao dịch. Khi kết hợp với file quản lý đơn, mẫu này giúp người bán dễ tra cứu khách hàng đã mua gì, mua bao nhiêu lần, đến từ kênh nào và cần được chăm sóc ra sao sau bán.

2.4. Mẫu file quản lý đơn hàng theo kênh bán

Mẫu file quản lý đơn hàng theo kênh bán giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng phát sinh từ các kênh như website, Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử, cửa hàng, đại lý hoặc nhân viên kinh doanh. Mẫu này hỗ trợ đánh giá kênh nào tạo nhiều đơn, kênh nào có tỷ lệ chuyển đổi tốt và kênh nào cần tối ưu để tăng hiệu quả bán hàng.

2.5. Mẫu báo cáo tỉ lệ đơn thành công so với đơn bị hủy

Mẫu báo cáo tỉ lệ đơn hàng thành công so với đơn hàng bị hủy giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng đơn hoàn tất, đơn bị hủy và tỷ lệ hủy đơn trong từng khoảng thời gian. Mẫu này đặc biệt hữu ích để đánh giá chất lượng xử lý đơn hàng, hiệu quả tư vấn, khả năng đáp ứng tồn kho, vận chuyển và mức độ hài lòng của khách hàng.

TẢI ĐẦY ĐỦ BỘ MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ ĐƠN TẠI ĐÂY

3. File excel quản lý đơn cần có những nội dung gì?

Một file excel quản lý đơn hiệu quả cần có đầy đủ các trường thông tin để doanh nghiệp theo dõi đơn hàng từ lúc phát sinh, xác nhận, xử lý, giao hàng đến thanh toán và chăm sóc sau bán. Tùy quy mô kinh doanh, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thêm các cột dữ liệu, nhưng nên đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin đơn hàng: Bao gồm mã đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày xác nhận, trạng thái đơn hàng, nhân viên phụ trách và ghi chú xử lý.
• Thông tin khách hàng: Gồm tên khách hàng, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, nhóm khách hàng hoặc nguồn phát sinh khách hàng.
• Thông tin sản phẩm: Cần có mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế nếu có và thành tiền.
• Thông tin thanh toán: Bao gồm tổng giá trị đơn hàng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại, phương thức thanh toán và trạng thái thanh toán.
• Thông tin giao hàng: Gồm đơn vị vận chuyển, mã vận đơn, phí giao hàng, ngày giao dự kiến, ngày giao thực tế và trạng thái giao hàng.
• Thông tin kênh bán hàng: Doanh nghiệp nên ghi nhận đơn đến từ kênh nào như website, Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử, cửa hàng, đại lý hoặc nhân viên kinh doanh.
• Thông tin tồn kho liên quan: Với các doanh nghiệp quản lý hàng hóa thủ công, file nên có thêm cột tồn kho hiện tại, số lượng đã đặt, số lượng còn lại hoặc tình trạng còn hàng/hết hàng.
• Ghi chú và lịch sử xử lý: Nên có cột ghi chú về yêu cầu đặc biệt của khách hàng, lý do hủy đơn, lý do hoàn hàng, tình trạng khiếu nại hoặc các trao đổi quan trọng.

4. Lưu ý khi quản lý đơn hàng bằng file Excel

Quản lý đơn hàng bằng file Excel phù hợp với shop nhỏ, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có số lượng đơn chưa quá lớn. Tuy nhiên, để hạn chế sai sót và thất lạc dữ liệu, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chuẩn hóa cấu trúc file ngay từ đầu: Doanh nghiệp nên thống nhất các cột thông tin như mã đơn, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng và ghi chú. Cấu trúc rõ ràng giúp dễ lọc, dễ tổng hợp và tránh nhập thiếu dữ liệu.
• Cập nhật trạng thái đơn thường xuyên: File Excel chỉ hiệu quả khi dữ liệu được cập nhật kịp thời sau mỗi bước như xác nhận đơn, đóng gói, giao hàng, thanh toán, hoàn hàng hoặc hủy đơn. Nếu cập nhật chậm, nhân viên dễ xử lý nhầm hoặc bỏ sót đơn.
• Phân quyền người chỉnh sửa file: Khi nhiều nhân sự cùng sử dụng, doanh nghiệp cần quy định rõ ai được nhập đơn, ai được sửa thông tin, ai theo dõi thanh toán và ai kiểm tra dữ liệu. Điều này giúp hạn chế sửa nhầm, xóa nhầm hoặc ghi đè thông tin quan trọng.
• Đối soát định kỳ với kho và thanh toán: Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu đơn hàng với tồn kho, doanh thu, công nợ và trạng thái giao hàng. Việc này giúp phát hiện sớm sai lệch như đơn đã giao nhưng chưa thu tiền, đơn đã thanh toán nhưng chưa xuất kho hoặc hàng tồn không khớp thực tế.
• Sao lưu file thường xuyên: File Excel có thể bị lỗi công thức, mất dữ liệu, trùng phiên bản hoặc bị ghi đè. Vì vậy, doanh nghiệp nên sao lưu định kỳ, đặt tên phiên bản rõ ràng và lưu trên hệ thống có kiểm soát.
• Cân nhắc nâng cấp khi số lượng đơn tăng: Khi đơn hàng phát sinh nhiều, Excel sẽ dễ gặp hạn chế như khó cập nhật realtime, khó phân quyền, khó theo dõi lịch sử khách hàng và khó tổng hợp báo cáo. Lúc này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hơn.

5. Quản lý đơn hàng minh bạch, hiệu quả với AMIS CRM

Khi số lượng đơn hàng, khách hàng và kênh bán tăng lên, việc quản lý bằng file Excel dễ khiến doanh nghiệp gặp tình trạng sai thông tin, thất lạc đơn, khó theo dõi tiến độ xử lý và khó chăm sóc khách hàng sau bán.

Lúc này, phần mềm AMIS CRM là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng, cơ hội bán hàng, báo giá, đơn hàng và lịch sử chăm sóc trên một hệ thống.

Dùng thử miễn phí ngay

Một số điểm nổi bật của AMIS CRM trong quản lý đơn hàng gồm:

• Quản lý tập trung thông tin khách hàng: AMIS CRM lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng, người liên hệ, nhu cầu, lịch sử tương tác, báo giá, đơn hàng và hoạt động chăm sóc. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể nắm bắt bối cảnh khách hàng trước khi tư vấn hoặc xử lý đơn.

• Quản lý báo giá và cơ hội bán hàng: Trước khi lên đơn, nhân viên có thể theo dõi quá trình tư vấn, gửi báo giá, đàm phán và chốt đơn với từng khách hàng. Nhà quản lý dễ dàng biết cơ hội nào sắp chốt, khách hàng nào cần chăm sóc lại và doanh thu dự kiến ra sao.
• Theo dõi đơn hàng theo từng trạng thái: Doanh nghiệp có thể kiểm soát đơn hàng từ lúc phát sinh, báo giá, xác nhận, xử lý, giao hàng đến hoàn tất. Điều này giúp hạn chế bỏ sót đơn, xử lý chậm hoặc thiếu thông tin giữa các bộ phận.

• Hỗ trợ sales làm việc ngay trên di động: Nhân viên kinh doanh có thể cập nhật dữ liệu khách hàng, tạo báo giá, lên đơn, check-in khách hàng hoặc theo dõi thông tin bán hàng ngay trên điện thoại. Điều này đặc biệt hữu ích với đội ngũ sales thị trường hoặc doanh nghiệp có nhiều điểm bán, nhà phân phối.
• Báo cáo doanh số và hiệu suất bán hàng: Nhà quản lý có thể theo dõi doanh số, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, tình trạng chăm sóc khách hàng và hiệu suất của từng nhân viên. Đây là cơ sở để đánh giá kênh bán, tối ưu quy trình xử lý đơn và cải thiện kết quả kinh doanh.

Tư vấn & Báo giá ngay

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS CRM như Tập đoàn xây dựng Minh Đức, Công ty Cổ phần Future Light Việt Nam, Công ty cổ phần EPVINA… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Mẫu file excel quản lý đơn là công cụ hữu ích để cá nhân, shop online hoặc doanh nghiệp nhỏ bắt đầu theo dõi đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, thanh toán và giao hàng một cách đơn giản.

Tuy nhiên, khi số lượng đơn tăng, nhiều nhân sự cùng xử lý hoặc dữ liệu bán hàng cần liên thông với kho, kế toán và chăm sóc khách hàng, Excel dễ phát sinh sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn hóa file ngay từ đầu và cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp khi quy mô vận hành phát triển.