Quản lý bán hàng bằng Excel là một phương pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí và dễ tiếp cận.
File Quản lý bán hàng bằng Excel là một tệp Excel được thiết kế để theo dõi và quản lý các hoạt động bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Trong điều kiện doanh nghiệp chưa thể trang bị phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng thì file excel quản lý bán hàng là giải pháp không thể thiếu.
1. Lợi ích khi sử dụng file excel quản lý bán hàng
1.1. Tiết kiệm chi phí và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu
Lợi thế rõ ràng nhất của excel bán hàng là yếu tố chi phí thấp hoặc miễn phí, phù hợp với ngân sách eo hẹp của các doanh nghiệp nhỏ. Đồng thời, người dùng có thể hoàn toàn chủ động tùy chỉnh các trường thông tin, công thức và bố cục file, tạo ra công cụ quản lý linh hoạt, sát với đặc thù kinh doanh riêng mà không cần kỹ năng phức tạp.
1.2. Quản lý dữ liệu cơ bản và tạo báo cáo nhanh chóng
Với giao diện quen thuộc, Excel giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thực hiện các tác vụ quản lý dữ liệu bán hàng cơ bản như thông tin sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Công cụ này cũng hỗ trợ tạo các báo cáo doanh thu, tồn kho đơn giản thông qua các hàm tính toán và biểu đồ có sẵn, cung cấp cái nhìn tổng quan ban đầu về hoạt động kinh doanh.
2. Các tiêu chí cần có trong mẫu quản lý bán hàng bằng excel
2.1. Danh mục sản phẩm/dịch vụ chi tiết
Sheet này cần lưu trữ thông tin cốt lõi về các sản phẩm hoặc dịch vụ doanh nghiệp cung cấp. Các trường cần thiết bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả ngắn, đơn vị tính, giá nhập, giá bán và có thể cả ảnh minh họa. Việc quản lý rõ ràng danh mục giúp tra cứu nhanh chóng và tính toán chính xác khi tạo đơn hàng.
2.2. Thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch
Việc quản lý thông tin khách hàng là nền tảng để chăm sóc và xây dựng mối quan hệ. File excel nên có các trường như mã khách hàng, tên, số điện thoại, địa chỉ, email và lịch sử mua hàng. Dữ liệu này hỗ trợ việc phân loại khách hàng và triển khai các chương trình marketing phù hợp.
2.3. Nhật ký bán hàng và theo dõi đơn hàng chi tiết
Đây là phần trọng tâm, ghi nhận mọi giao dịch bán hàng phát sinh. Các cột cần có bao gồm ngày bán, mã hóa đơn, thông tin khách hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền và trạng thái đơn hàng (ví dụ: đã giao, chờ thanh toán). Nhật ký bán hàng rõ ràng giúp kiểm soát doanh thu và dòng tiền.
2.4. Quản lý xuất nhập tồn kho cơ bản
Đối với doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hữu hình, việc theo dõi tồn kho là rất quan trọng. Sheet tồn kho cần có mã sản phẩm, tên sản phẩm, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất (bán) trong kỳ và tồn cuối kỳ. Quản lý tồn kho giúp tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn đọng vốn không cần thiết.
2.5. Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng
Quản lý công nợ hiệu quả đảm bảo sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp. File excel cần một sheet riêng để theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng, bao gồm mã hóa đơn, tên khách hàng, ngày bán, tổng tiền, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ cùng hạn thanh toán. Điều này giúp nhắc nhở thu hồi công nợ kịp thời.
2.6. Báo cáo doanh thu và lợi nhuận tổng quan
Cuối cùng, một mẫu excel quản lý bán hàng hiệu quả cần có khả năng tổng hợp dữ liệu để tạo báo cáo cơ bản. Các báo cáo về doanh thu theo ngày/tháng, lợi nhuận gộp, hoặc sản phẩm bán chạy giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh. Các biểu đồ đơn giản cũng có thể được tích hợp để trực quan hóa số liệu.
3. 7 mẫu quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả
3.1. 30 mẫu báo cáo bán hàng – quản lý tình hình kinh doanh
File này đã được MISA tích hợp sẵn các hàm để tính toán tự động, hỗ trợ việc tính toán cả lượng tiền lợi nhuận lẫn chi tiêu, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách tiện lợi.
30+ mẫu báo cáo bán hàng được thiết kế nhằm giúp CEO, chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp:
- Nhận diện các xu hướng bán hàng, từ đó đưa ra chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.
- Phân loại khách hàng theo mức độ tiêu thụ, từ đó đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả.
- Nhận diện các khoản chi phí không cần thiết và tối ưu hóa chi tiêu.
- Tránh tình trạng thiếu hàng hay dư thừa hàng, tối ưu hóa quy trình nhập và xuất kho.
| Tải toàn bộ File Excel quản lý kinh doanh tại đây |
3.2. File Excel quản lý tổng hợp xuất – nhập – tồn kho
Đây là một file Excel quản lý bán hàng online giúp doanh nghiệp nắm bắt chi tiết tình hình hàng hóa, vật tư, kho bãi mà doanh nghiệp đang vận hành. File được thiết kế để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu sản phẩm theo tên, mã vật tư, giúp cho việc ghi chép, chỉnh sửa diễn ra dễ dàng, cùng với bố cục được chia thành từng mục hợp lý, dễ dàng trong việc nắm bắt nội dung.
Sử dụng file Excel quản lý tổng hợp xuất – nhập – tồn được thiết kế với các trường thông tin về khả năng lưu thông hàng hóa theo từng kỳ, theo các kênh cụ thể, chi phí cho mỗi hạng mục, nhờ đó công việc kiểm soát kho bãi và vật tư được đơn giản hóa.
Mời anh chị xem nhanh ảnh chụp mẫu file quản lý xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu.
| Tải toàn bộ mẫu File quản lý xuất nhập tồn tại đây |
3.3. File quản lý doanh thu/báo cáo bán hàng bằng Excel
Nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp. File Excel quản lý doanh thu này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa trong việc thống kê lại số liệu, thông tin giao dịch, loại hàng hóa giao dịch để dễ dàng tra cứu, tổng hợp lại sau này.
Mời anh chị xem nhanh ảnh chụp mẫu báo cáo doanh thu tại ảnh.
| Xem toàn bộ tài liệu và tải về để dùng (thay số dùng được ngay) |
3.4. File Excel quản lý khách hàng
File Excel Quản lý Khách hàng giúp theo dõi, lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách có hệ thống, giúp dễ dàng truy xuất dữ liệu, theo dõi lịch sử giao dịch, công nợ và hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng.
Thành phần chính của file Excel quản lý khách hàng:
- Thông tin cơ bản của khách hàng: Mã khách hàng, Họ tên, Số điện thoại,…
- Lịch sử giao dịch: Ngày mua hàng, Sản phẩm/Dịch vụ đã mua, Giá trị đơn hàng,…
- Chăm sóc khách hàng: Ngày liên hệ gần nhất, Phản hồi từ khách hàng, Hạng khách hàng (VIP, Thường, Tiềm năng),…
- Báo cáo tổng hợp: Số lượng khách hàng, Doanh thu theo khách hàng, Số khách hàng nợ quá hạn,…
>> Download mẫu file quản lý khách hàng bằng excel
3.5. File Excel quản lý đơn hàng
Loại file này được sử dụng để theo dõi thông tin về các đơn hàng, bao gồm mã đơn hàng, ngày đặt hàng, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá cả, thành tiền, trạng thái thanh toán, v.v.
Các trường thông tin phổ biến trong file Excel quản lý đơn hàng:
| Danh mục | Trường thông tin |
|---|---|
| Thông tin chung về đơn hàng | – Mã đơn hàng: Mã duy nhất để xác định mỗi đơn hàng. |
| – Ngày đặt hàng: Ngày khách hàng đặt hàng. | |
| – Ngày giao hàng: Ngày dự kiến giao hàng cho khách hàng. | |
| – Khách hàng: Tên, thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, email) của khách hàng. | |
| – Nhân viên bán hàng: Tên nhân viên phụ trách bán hàng cho đơn hàng này (nếu có). | |
| Thông tin về sản phẩm | – Mã sản phẩm: Mã duy nhất để xác định mỗi sản phẩm. |
| – Tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm. | |
| – Số lượng: Số lượng sản phẩm được đặt trong đơn hàng. | |
| – Đơn vị tính: Đơn vị tính của sản phẩm (cái, kg, lít, v.v.). | |
| – Giá bán: Giá bán mỗi sản phẩm. | |
| – Thành tiền: Thành tiền của số lượng sản phẩm được đặt (số lượng x giá bán). | |
| – Khuyến mãi: Thông tin về các chương trình khuyến mãi áp dụng cho sản phẩm (nếu có). | |
| Thông tin thanh toán | – Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng/ghi nợ, v.v. |
| – Trạng thái thanh toán: Chưa thanh toán, đã thanh toán một phần, đã thanh toán toàn bộ. | |
| – Số tiền thanh toán: Số tiền khách hàng đã thanh toán cho đơn hàng. | |
| – Công nợ: Số tiền khách hàng còn nợ (nếu có). |
3.6. File Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp
Dưới đây là một mẫu bảng Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp. Mẫu bảng này sẽ giúp bạn theo dõi các khoản thu nhập và chi phí hàng ngày, cũng như tổng hợp số dư hiện tại.
Các trường thường có:
- Ngày: Ngày diễn ra giao dịch.
- Mã giao dịch: Mã định danh duy nhất cho mỗi giao dịch.
- Mô tả giao dịch: Mô tả ngắn gọn về giao dịch.
- Loại giao dịch: Loại giao dịch (Thu hoặc Chi).
- Thu nhập: Số tiền thu nhập từ giao dịch.
- Chi phí: Số tiền chi phí từ giao dịch.
- Số dư: Số dư hiện tại sau khi thực hiện giao dịch.
3.7. File Excel quản lý bán hàng và công nợ
File Excel Quản lý bán hàng và công nợ là một tệp Excel giúp theo dõi các hoạt động kinh doanh, bao gồm doanh thu, nhập hàng, xuất hàng, tồn kho, và đặc biệt là công nợ của khách hàng và nhà cung cấp.
File Excel quản lý bán hàng và công nợ được thiết kế đơn giản, giúp người sử dụng biết ai đang nợ bao nhiêu, khi nào cần thu hồi hoặc thanh toán. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng Pivot Table hoặc biểu đồ để tổng hợp số liệu theo ngày, tháng, năm, nhằm nắm bắt số liệu công nợ dễ dàng.
Tải file Excel quản lý bán hàng và công nợ
3.8. Mẫu quản lý sản phẩm bằng Excel
Mẫu quản lý sản phẩm bằng Excel được thiết kế để theo dõi và quản lý thông tin về sản phẩm một cách có hệ thống, giúp kiểm soát danh mục sản phẩm, số lượng tồn kho, giá bán, giá nhập, và lịch sử nhập xuất hàng.
3.9. File quản lý hiệu suất nhân viên kinh doanh
File quản lý hiệu suất nhân viên kinh doanh là một tệp Excel được thiết kế để theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp. File này giúp quản lý dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng như doanh thu, số lượng khách hàng, số đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, KPI cá nhân và hiệu quả làm việc theo thời gian.
4. Download File Excel quản lý bán hàng miễn phí
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tạo file excel quản lý bán hàng, MISA gửi tặng anh/chị bộ mẫu template miễn phí quản lý bán hàng bằng Excel. Bộ tài liệu gồm:
- 30+ mẫu báo cáo bán hàng
- File Excel quản lý xuất – nhập – tồn kho
- File Excel quản lý doanh thu/báo cáo bán hàng
- Mẫu quản lý khách hàng
- File Excel quản lý đơn hàng
- File Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp
- File Excel quản lý bán hàng & công nợ
- Quản lý sản phẩm bằng file Excel
- Quản lý hiệu suất nhân viên kinh doanh
Mời anh chị xem trước ảnh chụp bộ tài liệu:
Nếu anh chị thấy phù hợp với doanh nghiệp mình, xin mời để lại email để nhận tài liệu
5. Tiêu chí lựa chọn mẫu quản lý bán hàng bằng excel
5.1. Phù hợp với quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp
Quy mô hoạt động và sự phức tạp của quy trình bán hàng là yếu tố quyết định hàng đầu. Một cửa hàng nhỏ lẻ với ít giao dịch sẽ cần một file excel bán hàng đơn giản hơn nhiều so với một doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, đa kênh hoặc lượng khách hàng lớn. Lựa chọn file quá phức tạp so với nhu cầu có thể gây khó khăn trong việc sử dụng và nhập liệu.
5.2. Đầy đủ các trường thông tin và nghiệp vụ cần thiết
Trước khi chọn, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin cốt lõi cần theo dõi. Mẫu excel quản lý bán hàng được chọn phải bao gồm đủ các sheet và trường dữ liệu cần thiết cho việc quản lý sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, tồn kho, công nợ và báo cáo cơ bản. Thiếu thông tin quan trọng sẽ làm giảm giá trị của file.
5.3. Khả năng tùy chỉnh và dễ dàng sử dụng
Mặc dù là mẫu có sẵn, khả năng tùy chỉnh để phù hợp hơn với đặc thù doanh nghiệp vẫn rất quan trọng. File nên có cấu trúc logic, công thức dễ hiểu để người dùng có thể tự điều chỉnh khi cần. Giao diện trực quan, dễ thao tác cũng là một tiêu chí giúp việc áp dụng file excel bán hàng vào thực tế nhanh chóng và hiệu quả hơn.
5.4. Tính tự động hóa và khả năng tính toán chính xác
Một mẫu excel quản lý bán hàng tốt nên tích hợp sẵn các hàm tính toán tự động cơ bản. Ví dụ như tự động tính tổng tiền đơn hàng, cập nhật tồn kho sau khi bán, hoặc tổng hợp doanh thu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.
4.5. Khả năng mở rộng và bảo mật dữ liệu (trong giới hạn của Excel)
Dù Excel có giới hạn, hãy cân nhắc chọn file có cấu trúc cho phép dễ dàng thêm dòng, thêm cột khi doanh nghiệp phát triển. Bên cạnh đó, cần lưu ý đến các biện pháp bảo mật cơ bản mà Excel hỗ trợ (như đặt mật khẩu) để bảo vệ dữ liệu bán hàng quan trọng, dù ý thức sao lưu dữ liệu thường xuyên vẫn là chính.
Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết
6. Khi nào nên nâng cấp từ file excel lên phần mềm quản lý bán hàng
6.1. Khi Excel không còn đáp ứng nhu cầu vận hành và quản lý dữ liệu cơ bản
Khi khối lượng dữ liệu bán hàng, thông tin khách hàng và số lượng giao dịch tăng lên đáng kể, file Excel thường trở nên chậm chạp, phức tạp và dễ phát sinh lỗi. Việc thiếu khả năng tự động hóa các quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, hay quản lý tồn kho khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cho các tác vụ thủ công. Đồng thời, việc nhiều nhân viên sales cùng truy cập và cập nhật một file cũng dễ gây ra xung đột, thiếu nhất quán dữ liệu và khó khăn trong cộng tác.
6.2. Khi mục tiêu chiến lược đòi hỏi công cụ chuyên sâu và bảo mật hơn
Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp, cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện và cần các báo cáo phân tích sâu sắc để ra quyết định, Excel sẽ không đủ khả năng. Yêu cầu về bảo mật dữ liệu kinh doanh quan trọng và phân quyền truy cập chi tiết cho người dùng cũng là yếu tố mà Excel hạn chế. Lúc này, một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp với các tính năng vượt trội là cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược và tăng trưởng bền vững.
6.3. Chọn phần mềm quản lý bán hàng uy tín
Khi quyết định nâng cấp, việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng uy tín và phù hợp là yếu tố then chốt. MISA AMIS CRM là một giải pháp được hàng ngàn doanh nghiệp Việt tin dùng, cung cấp công cụ quản lý bán hàng toàn diện, đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp B2B, phân phối, hoặc có đội ngũ kinh doanh cần quản lý chặt chẽ.
MISA AMIS CRM cung cấp các tính năng nâng cao, giúp doanh nghiệp giải quyết những yêu cầu quản trị phức tạp mà Excel chưa thể đáp ứng tối ưu:
- Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung và khoa học: Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, tương tác 360 độ, giúp thấu hiểu và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Tối ưu hóa và tự động hóa quy trình bán hàng: Chuẩn hóa quy trình từ khi có khách hàng tiềm năng đến khi chốt đơn và chăm sóc sau bán, tự động hóa nhiều tác vụ giúp tiết kiệm thời gian.
- Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh hiệu quả: Cho phép giao mục tiêu, theo dõi hiệu suất (KPIs), giám sát hoạt động của từng nhân viên, kể cả đội ngũ đi thị trường.
- Liên thông dữ liệu mạnh mẽ: Đặc biệt, khả năng liên thông dữ liệu hai chiều với phần mềm kế toán MISA giúp nhân viên kinh doanh chủ động tra cứu tồn kho, công nợ, báo giá, đồng thời kế toán giảm tải việc nhập liệu thủ công.
- Hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan: Cung cấp hơn 50 loại báo cáo phân tích doanh số, hiệu quả chiến dịch, năng suất nhân viên, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
7. Kết luận
Tóm lại, file excel quản lý bán hàng là một công cụ khởi đầu hữu ích, giúp doanh nghiệp nhỏ tổ chức thông tin sản phẩm, khách hàng và theo dõi các giao dịch cơ bản với chi phí thấp. Việc lựa chọn mẫu phù hợp dựa trên các tiêu chí rõ ràng và hiểu rõ những lợi ích ban đầu là rất quan trọng. Tuy nhiên, khi quy mô và độ phức tạp của hoạt động kinh doanh tăng lên, việc nhận diện giới hạn của Excel và chủ động nâng cấp phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp trở thành bước đi chiến lược. Quyết định này sẽ đảm bảo hiệu quả quản trị, tối ưu hóa vận hành và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
