Việc ghi chép thủ công, giấy tờ chồng chất, cùng với khả năng dễ nhầm lẫn luôn khiến mọi doanh nghiệp phải e ngại, đặc biệt là trong các lĩnh vực quản lý hàng hóa, doanh thu, khách hàng. Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, những vấn đề trên hoàn toàn được giải quyết nhờ việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, hạn chế thao tác thủ công và gia tăng năng suất.
I. File Excel quản lý bán hàng là gì?
Quản lý bán hàng là các hoạt động thống kê, nắm bắt thông tin và các số liệu như doanh thu, chi phí, nhập xuất tồn kho,… Qua đó doanh nghiệp nắm bắt, theo dõi được tình hình kinh doanh, các vấn đề cần được giải quyết nhằm đảm bảo sự vận hành trơn tru trong mọi khâu của doanh nghiệp.
Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác cao, thông tin phải được cập nhật liên tục, nhanh chóng. Do đó, việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng trở nên vô cùng thích hợp với công việc này. Excel là phần mềm thống kê dạng bảng tính, cùng với các công cụ tính toán tích hợp giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thể hiện, lưu trữ các thông tin, giúp việc quản lý doanh nghiệp được nhanh chóng, hiệu quả.
II. Tại sao nên sử dụng file Excel quản lý bán hàng
>> Download các mẫu file Excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp TẠI ĐÂY
Việc sử dụng các file Excel quản lý bán hàng Online sẽ giúp các doanh nghiệp có được những tiện ích sau:
1. Cập nhật thông tin dễ dàng
Một trong những lợi ích lớn nhất mà công cụ Excel đem lại cho công tác quản lý bán hàng là doanh nghiệp có thể dễ dàng thao tác với văn bản, trực tiếp thay đổi số liệu, tính toán tự động một cách nhanh chóng.
Phương pháp sử dụng tài liệu in giấy thường khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa thông tin, cũng như khả năng cập nhật liên tục, nhanh chóng, tốn kém chi phí giấy tờ, in ấn. Tuy nhiên vấn đề này hoàn toàn được giải quyết bằng cách sử dụng file Excel, do doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi số liệu trên văn bản thông qua các thao tác đơn giản.
Sự tiện lợi này giúp các doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được tiến độ công việc, các vấn đề phát sinh để có thể khắc phục kịp thời. Thông qua đó, việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, năng suất làm việc của doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
2. Bố cục chi tiết, rõ ràng
File Excel quản lý bán hàng được trình bày dưới dạng bảng tính, phân chia thành cột và hàng rõ ràng, dễ dàng được doanh nghiệp tùy chỉnh, bố trí phù hợp với mục đích sử dụng. Bố cục trực quan giúp việc theo dõi các thay đổi, tính toán số liệu trở nên dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, Excel còn được tích hợp với các hàm tính toán từ đơn giản đến phức tạp, cùng rất nhiều tiện ích hỗ trợ. Các tiện ích này sẽ giảm thiểu được đáng kể các lỗi mắc phải trong quá trình kiểm kê, tính toán.
3. Các tiện ích khác
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và thao tác với Excel thông qua nhiều thiết bị như PC, laptop, mobile, tablet. Thay vì phải thông qua một bước là ghi chép lại bằng tay, doanh nghiệp giờ có thể dễ dàng chỉnh sửa trực tiếp ngay trong quá trình kiểm kê, tính toán.
Không chỉ vậy, sử dụng file Excel quản lý bán hàng còn mang đến cho doanh nghiệp không gian lưu trữ không giới hạn. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được diện tích lưu trữ tài liệu, các chi phí văn phòng phẩm, mà còn đảm bảo được tính bảo mật cao hơn rất nhiều so với việc ghi chép thủ công.
III. Các loại file Excel quản lý bán hàng
Trong bài viết này, AMIS MISA xin gửi tới các doanh nghiệp các mẫu file Excel quản lý bán hàng hoàn toàn miễn phí:
1. File Excel quản lý tình hình kinh doanh
Đây là biểu mẫu được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thống kê các loại sản phẩm, nguyên vật liệu nhập – xuất cũng như chi phí và doanh thu từ chúng. Bằng cách sử dụng bảng tính này, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lượng tiền ra, vào, cũng như tình hình hàng hóa nhập vào bán ra.
File này đã được tích hợp sẵn các hàm để tính toán tự động, hỗ trợ việc tính toán cả lượng tiền lợi nhuận lẫn chi tiêu, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách tiện lợi.
2. File Excel quản lý tổng hợp xuất – nhập – tồn
Đây là một file Excel quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt chi tiết tình hình hàng hóa, vật tư, kho bãi mà doanh nghiệp đang vận hành. File được thiết kế để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu sản phẩm theo tên, mã vật tư, giúp cho việc ghi chép, chỉnh sửa diễn ra dễ dàng, cùng với bố cục được chia thành từng mục hợp lý, dễ dàng trong việc nắm bắt nội dung.
Sử dụng file Excel quản lý tổng hợp xuất – nhập – tồn được thiết kế với các trường thông tin về khả năng lưu thông hàng hóa theo từng kỳ, theo các kênh cụ thể, chi phí cho mỗi hạng mục, nhờ đó công việc kiểm soát kho bãi và vật tư được đơn giản hóa.
3. File Excel quản lý doanh thu
Nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp. File Excel quản lý doanh thu này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa trong việc thống kê lại số liệu, thông tin giao dịch, loại hàng hóa giao dịch để dễ dàng tra cứu, tổng hợp lại sau này.
4. File Excel quản lý nhập – xuất kho
Đây là 2 file Excel được thiết kế riêng biệt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thống kê chi tiết tình hình nhập, xuất kho. File được thiết kế chia thành từng hạng mục khác nhau, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin đối tác mua hàng, hàng hóa và chi phí trong quá trình giao dịch liên quan đến kho bãi của doanh nghiệp.
5. File Excel quản lý khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng là điều không thể thiếu trong việc kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bằng việc sử dụng file Excel quản lý khách hàng, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lưu trữ, tổng hợp, nắm bắt được thông tin khách hàng của họ, lưu lại những điểm đáng chú ý về khách hàng đó cùng lịch sử giao dịch, mua bán. Qua đó các doanh nghiệp đề ra các phương án hợp lý đối với từng khách hàng, xây dựng các chương trình chăm sóc phù hợp, giúp nuôi dưỡng mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
>> Đọc thêm: Kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả mọi doanh nghiệp nên áp dụng
>> Download các mẫu file Excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp TẠI ĐÂY
IV. Những điều cần chú ý khi sử dụng file Excel bán hàng
Tuy các File Excel bán hàng Online trên vô cùng tiện lợi, các doanh nghiệp nên chú ý những vấn đề sau để việc sử dụng đạt hiệu quả tối đa:
1. Người dùng cần biết cách sử dụng Excel:
Excel thực tế là một ứng dụng tương đối phức tạp nếu chưa sử dụng quen, yêu cầu người sử dụng nắm được cách vận hành, nguyên lý áp dụng các hàm tính toán, bộ công cụ chức năng trong Excel.
Nếu người sử dụng thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản, bảng tính, thì file Excel quản lý bán hàng sẽ khó thể hiện được hết tính năng của chúng. Khi đó file Excel gần như chỉ có tác dụng như một nơi lưu trữ thông tin tương đối khoa học.
2. Vẫn yêu cầu người dùng nhập thông tin thủ công
Tuy file Excel quản lý bán hàng tiện lợi là thế, nhưng bản thân Excel vẫn có những hạn chế nhất định của nó, điển hình là khả năng tự động hóa của Excel. Dữ liệu sẽ đươc tự động lưu trữ, tính toán không được tự động cập nhật nếu không có thao tác của con người, hoặc nếu không được tích hợp kèm các phần mềm hệ thống thu thập dữ liệu tự động.
Điều này có nghĩa là người dùng vẫn sẽ phải nhập số liệu, thông tin về sản phẩm, khách hàng một cách thủ công. Tuy công việc này sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với sử dụng giấy bút, tuy nhiên điều này vẫn gây ít nhiều bất tiện tới doanh nghiệp, do họ vẫn cần có thiết bị di động hoặc máy tính để thao tác với file Excel.
3. Có nguy cơ bị mất dữ liệu
Trong quá trình sử dụng file Excel quản lý bán hàng, đôi khi thiết bị, hoặc chính bản thân file Excel có thể gặp sự cố khiến dữ liệu mất đi hoàn toàn. Nếu may mắn, doanh nghiệp có thể khôi phục lại được file, tuy nhiên nếu điều không may xảy ra, đây sẽ là tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp.
Do đó, để đảm bảo an toàn cho lưu trữ của doanh nghiệp, các dữ liệu này nên được sao chép thành các bản khác nhau, lưu trữ trong các thiết bị khác. Tuy nhiên việc này lại có nguy cơ “rò rỉ” dữ liệu khá cao khi người dùng thực hiện truyền file cho những người dùng khác hoặc lưu trữ trên nhiều thiết bị. Ngoài ra, lưu trữ online trên bộ nhớ đám mây cũng là một giải pháp tiện ích khác giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp.
V. Quản lý bán hàng hiệu quả – tự động trên phần mềm MISA AMIS CRM
Là nhà quản lý kinh doanh, bạn luôn trăn trở những vấn đề như:
- Làm thế nào để quản lý lượng lớn dữ liệu khách hàng tập trung, tránh thất thoát?
- Làm sao để quản lý đội ngũ sale, nhân viên đi thị trường hiệu quả?
- Làm sao để có báo cáo tình hình kinh doanh tức thì để kịp thời ra quyết định?
- Làm sao để tối ưu các quy trình, tránh chồng chéo, số liệu không đồng nhất giữa bộ phận Marketing, Kế toán và Bán hàng?
Những vấn đề trên sẽ được giải quyết khi sử dụng công cụ MISA AMIS CRM.
Với MISA AMIS CRM:
– Tất cả data khách hàng được lưu trữ tập trung tránh thất thoát
– Tối ưu các quy trình phê duyệt báo giá, hợp đồng… nhanh chóng giúp chăm sóc khách hàng kịp thời, gia tăng sự hài lòng của khách hàng
– Nhà quản lý dễ dàng quản lý đội sales nhờ hệ thống báo cáo đa chiều đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phòng ban/nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi cơ hội sang hợp đồng, lý do thắng thua, vòng đời cơ hội để kịp thời điều chỉnh, đào tạo, động viên giúp gia tăng năng suất đội ngũ bán hàng
>> Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY:
– Đối với doanh nghiệp có nhân viên đi thị trường, nhà quản lý dễ dàng theo dõi lộ trình đi tuyến của nhân viên nhờ tính năng Check-in điểm đến.
– Ngoài báo cáo về hiệu suất nhân viên, MISA AMIS CRM cung cấp hơn 30 loại báo cáo khác về doanh số, thị trường, đơn hàng, sản phẩm, kênh bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời và ra quyết định chính xác.
Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY:
– Đồng bộ và liên thông dữ liệu về thông tin khách hàng tiềm năng với Bộ phận Marketing, dữ liệu về thông tin khách hàng, tồn kho, công nợ, báo giá, đơn hàng với Kế toán.
Khi sử dụng MISA AMIS CRM:
- Khách hàng được chăm sóc tốt hơn từ đó gia tăng sự hài lòng, bứt phá doanh số
- Các quy trình bán hàng được tối ưu, doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
- Đội ngũ bán hàng được tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, tăng năng suất
- Nhân viên sale có công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn
Đặc biệt, MISA AMIS CRM có thể tùy chỉnh để doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào cũng đều có thể sử dụng.
>> Xem video demo tính năng chi tiết Tại đây:
Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY:
170.000+ khách hàng đang tin dùng các sản phẩm của MISA AMIS
VI. Tổng kết
Trên đây là các file Excel quản lý bán hàng mà MISA AMIS tổng hợp và sưu tầm được, gửi miễn phí đến các doanh nghiệp. Hi vọng bằng các file Excel quản lý bán hàng này, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý, giúp việc kinh doanh được thuận lợi, gặt hái nhiều thành công.
