Quản lý khách hàng trên file excel vẫn là giải pháp đơn giản, linh hoạt, ít tốn kém đối với doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên đây chưa phải giải pháp tối ưu về không gian lưu trữ, tính bảo mật và độ real time nhanh chóng.
Trong bài viết này, MISA AMIS tổng hợp 10 mẫu file Excel quản lý khách hàng tốt và hiệu quả nhất hiện nay, kèm theo hướng dẫn sử dụng để bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế công việc. Đồng thời, AMIS gợi ý phần mềm chuyên quản lý khách hàng để DN khắc phục hoàn toàn hạn chế từ Excel.
1. Mẫu file quản lý khách hàng bằng excel cần có thông tin gì để quản lý tốt?
Từ góc nhìn của quản lý, lãnh đạo, chủ yếu sẽ là các báo cáo liên quan đến doanh thu phát sinh, nguồn cơ hội đem đến doanh số tốt, tệp khách nào đang mang về đơn hàng lớn, Sales có đạt KPIs doanh số hay không? hiệu quả hoạt động CSKH ra sao?
Chính vì thế, file excel quản lý khách hàng không thể thiếu các thông tin sau:
1.1. Thông tin cần có trong danh sách khách hàng file excel
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng công ty mà có cách quản lý danh sách khác nhau. Tuy nhiên, làm sổ theo dõi khách hàng bằng Excel nên được cấu trúc thông tin một cách rõ ràng và toàn diện, gồm các thông tin:
- Thông tin khách hàng: Tên, công ty, số điện thoại, email: Cung cấp thông tin cơ bản để xác định danh tính khách hàng.
- Khu vực: Ghi nhận địa điểm khách hàng để hiểu rõ hơn về thị trường mục tiêu.
- Nhân viên sales phụ trách: Theo dõi người phụ trách để đảm bảo sự liên hệ liên tục.
- Nguồn khách hàng tiềm năng: Xác định nguồn gốc của khách hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động marketing. (facebook, email, telesale…)
- Sản phẩm và đơn hàng: Ghi lại các sản phẩm mà khách hàng quan tâm và các đơn hàng đã được thực hiện.
- Thời gian tiếp cận và thành công: Đánh dấu quá trình bán hàng, từ khi bắt đầu tiếp cận khách hàng đến khi giao dịch thành công.
- Ghi chú khác,…
1.2. Hướng dẫn cách làm sổ theo dõi khách hàng bằng excel
Bước 1: Khởi động phần mềm Excel và tạo một trang tính mới.
Bước 2: Thiết lập tiêu đề cho các cột theo nội dung cần quản lý, chẳng hạn như Họ tên, Số điện thoại, Email,… Để dễ theo dõi, bạn có thể sử dụng chức năng in đậm cho các tiêu đề này.
Bước 3: Điền dữ liệu vào các ô tương ứng trong bảng tính.
Bước 4: Lưu file với tên phù hợp để thuận tiện cho việc tra cứu sau này.
Ngoài ra, không cần phải biết cách tạo các file theo dõi khách hàng và nhập liệu, theo dõi thủ công, Doanh nghiệp có thể dùng ngay phần mềm quản lý khách hàng MISA AMIS CRM để quản lý, chấm điểm khách hàng tiềm năng, tối ưu tỷ lệ chuyển đổi, chăm sóc khách tự động. Toàn bộ thông tin khách, lịch sử chăm sóc, hóa đơn, công nợ đều được ghi nhận và thông kế tránh thất thoát, rò rỉ dữ liệu.
Tìm hiểu - Dùng thử miễn phí phần mềm CRM
2. Tải miễn phí mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel (Có sẵn dashboard)
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục đích cũng như nhu cầu sử dụng các mẫu khác nhau. Trong mẫu này MISA AMIS CRM cung cấp tới bạn đọc mẫu báo cáo bao gồm một drashboard tổng quan, mẫu theo dõi lead đem về và mẫu bảng theo dõi chuyển đổi và 3 bảng này sẽ tự động đồng bộ dữ liệu.
![[Mẫu 1]fie quản lý khách hàng bằng Excel](/wp-content/uploads/2025/02/mau-file-quan-ly-khach-hang-bang-excel.webp)
1. Cài đặt: thiết lập các trường thông tin cần thu thập như sản phẩm, thông tin khách hàng
2. CRM: thu thập thông tin khách hàng
3. Dashboard báo cáo: pipeline, báo cáo tháng, báo cáo theo sản phẩm, theo nhân viên kinh doanh,…
![[Mẫu 2] fie quản lý khách hàng bằng Excel](/wp-content/uploads/2025/02/mau-file-quan-ly-ban-hang-bang-excel.webp)
Tải biểu mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng bằng cách bấm vào ảnh dưới.
Mời anh/chị click vào ảnh để tải trọn bộ biểu mẫu Quản lý khách hàng bằng Excel
3. Hướng dẫn sử dụng sổ theo dõi khách hàng bằng Excel
Bước 1: Sau khi tải file về, bạn hãy bắt đầu với Sheet 1 – “Cài đặt”.
Bước 2: Trong Sheet “Cài đặt“, hãy thiết lập các trường thông tin phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn. Đây là nơi bạn có thể tùy chỉnh cấu trúc biểu mẫu để phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Có thể bao gồm các thông tin chính sau:
- Tình trạng khách hàng tiềm năng
- Nguồn khách hàng tiềm năng
- Contact form
- Quy tắc và biểu tượng cho thời gian tiếp cận khách hàng để theo dõi.
Lưu ý rằng các trường thông tin trong phần cài đặt này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nội dung trong các Sheet tiếp theo.
Bước 3: Điền thông tin khách hàng vào các Sheet danh sách và trạng thái khách hàng tiềm năng.
Sau khi đã thiết lập cấu trúc và các trường thông tin trong Sheet “Cài đặt”, bạn tiến hành điền thông tin khách hàng vào các Sheet danh sách khách hàng file excel tiềm năng. Các thông tin cần điền bao gồm tên khách hàng, công ty, số điện thoại, email, khu vực, nhân viên sales phụ trách, nguồn khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và thời gian kể từ khi bắt đầu tiếp cận đến lúc bán hàng thành công. Việc điền thông tin khách hàng sẽ giúp bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu khách hàng chi tiết và chính xác.
Bước 4: Xem báo cáo thống kê trong các Sheet tiếp theo bao gồm:
- Báo cáo hiệu quả theo hành trình khách hàng từ mới liên hệ, quan tâm, gửi báo giá, đàm phán đến thành công hoặc thất bại.
- Báo cáo doanh số theo tháng.
- Báo cáo doanh số theo khách hàng.
- Báo cáo doanh số theo sản phẩm.
- Báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng.
Các báo cáo này sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ các Sheet trước đó một cách nhanh chóng và chính xác
Tham khảo: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay tích hợp quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp quản trị vận hành doanh nghiệp
4. Ưu nhược điểm của mẫu file quản lý khách hàng bằng excel
4.1 Ưu điểm:
Với chi phí thấp và tính logic cao, Excel là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng. Một số những lợi ích nổi bật của Excel có thể được kể đến như:
- Lưu trữ & liên kết dữ liệu khoa học: Biểu mẫu này cho phép bạn lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách tổ chức, giúp bạn dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết. Việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet giúp bạn theo dõi sự phát triển của khách hàng và tương tác với họ một cách liền mạch.
- Tự động tạo báo cáo: Sổ theo dõi khách hàng bằng excel đã được thiết kế với các công thức tính toán và biểu đồ sẵn có để tạo ra các báo cáo tự động. Bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu trong Sheet danh sách khách hàng file Excel và các báo cáo sẽ tự động cập nhật dựa trên thông tin mới nhất. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Tùy chỉnh dễ dàng: Biểu mẫu Excel quản lý khách hàng này có cấu trúc linh hoạt và dễ tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các trường thông tin, điều chỉnh cấu trúc báo cáo và tùy chỉnh giao diện để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.
- Thích hợp với nhiều đối tượng sử dụng từ nhân viên đến quản lý: Biểu mẫu này dễ sử dụng và phù hợp với mọi người trong tổ chức, từ nhân viên bán hàng đến quản lý cao cấp. Dữ liệu được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu, giúp mọi người làm việc hiệu quả và đưa ra quyết định thông minh.
Với Doanh nghiệp dưới 300 khách, đội sales nhỏ 2-3 sales, giai đoạn thử nghiệm thị trường. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì Excel sẽ không phù hợp, giảm chi phí phần mềm nhưng lại bị mất chi phí ngầm từ việc châm trễ trong xử lý dữ liệu.
4.2. Nhược điểm:
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng cũng như khi quy mô mở rộng, các doanh nghiệp sẽ nhận thấy ngay những bất cập của sổ quản lý khách hàng bằng excel. Một số nhược điểm của việc sử dụng Excel để quản lý quan hệ khách hàng có thể kể đến là:
- Thuật toán phức tạp: Excel có rất nhiều hàm số, thuật toán phức tạp mà không phải ai cũng biết hết. Do vậy dẫn đến tình trạng bị phụ thuộc vào một số cá nhân, nếu chẳng may xóa hàm thì sẽ không thể sử dụng tiếp hoặc thậm chí toàn bộ file quản lý khách hàng excel bị phá hỏng.
- Nhập liệu sai: Quá trình nhập liệu người dùng thường xuyên gặp phải các lỗi như lỗi độ rộng, lỗi đánh số hay lỗi tham chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của phép tính. Gián tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bị giới hạn dung lượng: Quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với việc kho thông tin khách hàng ngày càng trở nên đồ sộ. Nếu không chia nhỏ thông tin khách hàng ra lưu trong các file khác nhau thì file excel sẽ rất nặng, cần tới thời gian và máy cấu hình cao mới mở được file.
- Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Các mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên khi cần kiểm tra thông tin chéo cần mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kinh doanh. Điều này trực tiếp khiến việc tư vấn cho khách hàng bị chậm trễ.
- Dễ bị thất lạc hoặc đánh cắp: Mặc dù người dùng có thể tạo mật khẩu cho từng mẫu file excel quản lý thông tin khách hàng nhưng thực tế rất dễ phá được lớp mật khẩu đó. Hơn nữa, trên excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên không thể truy vết người dùng khi có vấn đề xảy ra.
Xem thêm: Top 10 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng CRM
5. Khi nào doanh nghiệp nên dừng Excel và chuyển sang CRM?
Như đã nói ở trên, file excel tiện nhưng chỉ dừng lại với quy mô đội nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ, khoảng 2-3 sales quản lý. Khi DN đang trên đà phát triển từ 5 sales với khối lượng khách từ 500 trở lên, việc quản lý bằng excel rất nhiều bất cập, thiếu minh bạch.
Lúc này, chuyển đổi không phải vì “đắt” mà vì Sếp đang bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng.
Hãy chuyển sang CRM nếu công ty gặp 3 dấu hiệu sau:
| Dấu hiệu | Hậu quả nếu không thay đổi |
|---|---|
| Số khách hàng > 500 | File Excel nặng, không mở được, dễ hỏng, không theo dõi lịch sử khách hàng. |
| Có từ 5 nhân viên sales trở lên | Trùng lặp chăm sóc, mất thông tin, mâu thuẫn nội bộ, mất data khi sales nghỉ việc |
| Cần báo cáo doanh thu theo thời gian thực | Ra quyết định chậm, bỏ lỡ cơ hội chốt đơn trong 24h, mất tiền nhiều gấp bội so với chi phí mua phần mềm. |
6. Quản lý khách hàng TẬP TRUNG – AN TOÀN – BẢO MẬT bằng phần mềm MISA AMIS CRM
Khắc phục những nhược điểm trong quản lý khách hàng của Excel. Phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 270.000 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để thay thế phương thức quản lý khách hàng thời công nghệ số. Không chỉ là lưu trữ đơn thuần, phần mềm phát huy nhiều thế mạnh trong việc quản lý hiệu quả thay thế hiệu quả những rủi ro có thể gặp từ Excel:.
| Rủi ro Excel | Chuyển sang Giải pháp MISA AMIS CRM |
| Dữ liệu phân mảnh | Tập trung 360° – Mọi thông tin khách hàng: liên hệ, lịch sử mua hàng, tương tác, ghi chú – nằm trong một hồ sơ, sales dễ dàng tiếp cận khách hàng, không sợ mất data khi sales nghỉ việc. |
| Sai sót nhập liệu | Tự động hóa – Tích hợp form web, chatbot, email, quảng cáo để nhập dữ liệu tự động, phân bổ sales chăm sóc, tối ưu quy trình bán hàng nhanh, chính xác. |
| Không bảo mật | ISO 27001 – Dữ liệu lưu tại trung tâm Viettel IDC, phân quyền từng vai trò, ghi nhật ký thao tác |
| Không theo dõi hành trình | Chấm điểm lead tự động – AI phân tích hành vi → cảnh báo cơ hội chốt đơn trong 48h. Marketing theo dõi được chất lượng cơ hội, quản lý theo dõi tỷ lệ chốt đơn, doanh thu mang về. |
| Không tự động báo cáo | 40+ báo cáo tự động – Doanh thu theo tháng, nhân viên, sản phẩm, tỷ lệ chuyển đổi… cập nhật real-time. Có ngay mobile app giúp Sếp dễ dàng xem báo cáo mọi lúc. AI tự động gửi báo cáo theo lịch giúp Sếp liên tục cập nhật. |
Cùng tìm hiểu kỹ hơn tính năng của MISA AMIS CRM thông qua bộ ảnh dưới đây và đừng quên đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm nhé!
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 270.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
Xem thêm bài viết: Phần mềm CRM là gì? Quy trình triển khai phần mềm CRM chuẩn chi tiết
Kết luận
Việc sử dụng mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân kinh doanh đang tìm kiếm công cụ quản lý đơn giản, tiết kiệm chi phí và dễ triển khai. Với 10 mẫu Excel quản lý khách hàng được giới thiệu trong bài, bạn có thể linh hoạt lựa chọn và áp dụng tùy theo quy mô, ngành nghề và mục tiêu kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng ngày càng tăng và nhu cầu quản lý trở nên phức tạp hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang các phần mềm CRM chuyên dụng để đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung, bảo mật và hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn tìm được mẫu file phù hợp và tối ưu tốt hơn hoạt động quản lý khách hàng trong thực tế.
