Marketing – bán hàng Bán hàng 10 Mẫu file Excel theo dõi vật tư công trình đầy...

File Excel theo dõi vật tư công trình là một phần cơ bản của quản lý vật liệu xây dựng. Công việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo các mục tiêu của dự án được đáp ứng. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được biểu mẫu theo dõi vật tư công trình một cách đúng đắn.

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để cập nhật file excel theo dõi vật tư công trình mới và chuyên nghiệp nhất.

Tổng quan về file excel theo dõi vật tư công trình

Theo dõi vật tư công trình là gì?

Theo dõi vật tư công trình là quá trình mua sắm, phân bổ và tiêu hủy vật liệu xây dựng. Theo dõi vật tư công trình bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, nhưng mục đích chính của nó là cung cấp nguyên vật liệu đúng hạn và với chi phí hợp lý để được sử dụng trong mọi dự án xây dựng. Có thể nói rằng quá trình này rất quan trọng đối với mọi dự án xây dựng vì nó đảm bảo đáp ứng các mục tiêu của dự án.

Ngược lại, nếu bạn không có một chiến lược theo dõi vật tư công trình tốt, nguy cơ giảm năng suất lao động, lãng phí vật liệu, phá vỡ ngân sách và thời hạn của dự án là cực kỳ cao. 

Theo dõi vật tư công trình hiệu quả thường bao gồm các hoạt động cơ bản sau:

  • Lập kế hoạch và mua nguyên vật liệu.
  • Lên lịch và vận chuyển.
  • Kiểm soát chất lượng.
  • Quản lý lưu trữ và hàng tồn kho.
  • Quản lý chất thải.

Mục tiêu của theo dõi vật tư công trình

Như đã đề cập ở phần trước, mục tiêu chính của theo dõi vật tư công trình là đảm bảo cung cấp vật liệu tối ưu, kiểm soát hàng tồn kho và cải thiện hoạt động của dự án.

Nhưng làm thế nào để thực hiện được điều đó?

Để bắt đầu, bạn có thể tuân thủ theo quy tắc 5 đúng (Rs) trong theo dõi vật tư công trình. Công thức này bao gồm các mục tiêu chính của quản lý nguyên vật liệu và có thể giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược quản lý nguyên vật liệu của mình.

  • Đúng vật liệu: Tìm vật liệu phù hợp với yêu cầu của dự án về chất lượng, chủng loại và mục đích.
  • Đúng số lượng: Đảm bảo đặt mua vật liệu với số lượng đủ để đáp ứng nhu cầu của dự án.
  • Đúng thời điểm: Đảm bảo đặt hàng vật liệu đúng giờ, để chúng đến ngay trước khi bạn cần trên công trường.
  • Đúng vị trí: Tránh “Double handling” và đảm bảo đúng vật liệu được giao đến đúng địa điểm xây dựng. Hơn nữa, nếu địa điểm quá rộng, hãy tìm một điểm giao hàng chuyên dụng để người lao động lấy nguyên vật liệu.
  • Đúng giá: Tham khảo báo giá từ nhiều nhà cung cấp và so sánh giá khi mua vật liệu xây dựng. Đảm bảo nhận được giá cả cạnh tranh và phải chăng để tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.

Lợi ích của việc theo dõi vật tư công trình phù hợp trong xây dựng

Cải thiện năng suất

Khi công nhân chờ đợi vật liệu xây dựng đến, điều này sẽ giết chết năng suất của công trường. Mỗi phút họ không làm việc là một phút kéo dài thời gian của dự án một cách không cần thiết. Hơn nữa, bạn đang lãng phí tiền bạc vào việc lao động không hiệu quả. Đồng thời, chi phí sẽ tăng cao do kéo dài dự án và thời gian công nhân làm thêm giờ. 

Nhưng quản lý vật liệu hiệu quả có thể giảm thiểu vấn đề này. Về cơ bản, khi người lao động có nguyên liệu và vật tư vào đúng thời điểm, họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và theo kịp mục tiêu của dự án.

Tối đa hóa năng suất công trường là cách tốt nhất để hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong ngân sách hiện có. Do đó, nguồn nguyên liệu sẵn có và quản lý hiệu quả là yếu tố quan trọng để giảm thiểu sự gián đoạn.

Chi phí dự án thấp hơn

File excel theo dõi vật tư công trình
Quản lý tốt vật tư công trình là phương pháp giảm thiểu chi phí tối đa cho dự án

Về mặt logic, một khi tối đa hóa năng suất tại chỗ và điều phối việc vận chuyển vật liệu, chi phí dự án tổng thể sẽ giảm xuống.

Một chiến lược quản lý nguyên vật liệu tốt bao gồm thông tin liên lạc luôn trong trạng thái hoạt động và lập lịch trình phù hợp. Những người phụ trách cần được thông báo về việc giao hàng để nhận nguyên liệu và kiểm tra chất lượng của chúng. Bằng cách đó, nếu có sự cố, họ có thể gửi lại và đặt lại những thứ phù hợp càng sớm càng tốt.

Ngoài ra, càng ít vật liệu phải di chuyển càng tốt. Với một phương tiện lưu trữ thích hợp, bạn sẽ tránh được việc xử lý trùng lặp và giảm thiểu nguy cơ làm hỏng hàng hóa có giá trị do di chuyển chúng quá nhiều.

Hãy nhớ rằng việc giao hàng đúng hạn, cũng như giảm thiểu sai sót và gián đoạn, sẽ tác động tích cực đến chi phí tổng thể của dự án.

Lập ngân sách tốt hơn

file-excel-theo-doi-vat-tu-cong-trinh
Quản lý tốt giúp công việc triển khai ngân sách dễ dàng hơn

Làm việc trong một ngân sách xác định trước là rất quan trọng đối với các nhà thầu. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng các nguồn lực mà bạn được cung cấp một cách hiệu quả, qua đó giúp xây dựng một dự án chất lượng.

Một khi bạn thiết lập các yêu cầu của dự án và nhu cầu vật tư, việc lập ngân sách sẽ trở nên chính xác hơn. Bạn có thể tìm thấy chiết khấu tốt hơn và mua với số lượng lớn, do đó giảm chi phí vật liệu.

Nếu bạn không nắm rõ về chủng loại và số lượng vật liệu bạn cần, bạn có thể sẽ chi tiêu quá mức.

Với theo dõi vật tư công trình toàn diện, bạn sẽ có thể dự báo nhu cầu vật liệu của dự án trong tương lai tốt hơn và tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.

Tải file excel theo dõi vật tư công trình mới nhất

Với rất nhiều bộ phận trong một dự án xây dựng, có nhiều loại mẫu excel theo dõi vật tư công trình khác nhau để giải quyết từng nhu cầu. Các file excel này bao gồm::

  • Mẫu ngân sách xây dựng
  • Mẫu tiến trình xây dựng
  • Mẫu danh sách kiểm tra xây dựng
  • Danh sách kiểm tra tổng thầu
  • Xây dựng danh sách kiểm tra nhà
  • Mẫu kế hoạch dự án xây dựng…

Mời anh chị xem nhanh ảnh chụp bộ biểu mẫu tại đây

Vậy còn chần chờ gì nữa mà không tải ngay file excel theo dõi vật tư công trình tại đây

Hạn chế khi sử dụng file excel theo dõi vật tư công trình

Dễ nhầm lẫn

Phải thừa nhận rằng file excel giúp doanh nghiệp kiểm soát, theo vật tư công trình có trình tự và rõ ràng. Tuy nhiên, đối với nhiều dự án lớn phải kiểm soát nhiều tệp dữ liệu hơn thì công cụ này tỏ ra kém hiệu quả hơn hẳn, khi mà nhân viên phụ trách có thể dễ dàng nhầm lẫn số liệu trên excel.

Chỉ cần một sai phạm nhỏ cũng có thể khiến cho toàn bộ hệ thống ảnh hưởng theo và doanh nghiệp sẽ phải tốn rất nhiều nguồn lực cũng như thời gian để có thể khôi phục lại.

Tính bảo mật thấp

Mặc dù có tính năng khoá các trang tính, tuy nhiên nhìn chung excel là công cụ mở và ai cũng có thể chỉnh sửa được trên đó. Điểm yếu tai hại của chúng đó là không có hiển thị lịch sử, cũng như ai sửa đổi, điều này khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc xác định đối tượng cũng như thời gian nhầm lẫn. Điều này dẫn đến tình trạng thất thoát vật tư công trình và khiến việc theo dõi không hiệu quả.

Khó tích hợp với các loại báo cáo khác

Theo dõi vật tư công trình không chỉ kiểm soát hàng hoá trên file excel, mà đôi lúc cần phải tích hợp với các phần mềm báo cáo để các nhà lãnh đạo có thể biết được tình trạng tổng thể của một dự án. Việc dùng excel sẽ rất khó để nhập vào phần mềm khác, chưa kể việc thực hiện thủ công có thể xảy ra nhiều sai sót, làm ảnh hưởng tới tiến độ công việc.

Trong bối cảnh công nghệ số, hoạt động kinh doanh phát triển nhanh và không ngừng, việc sử dụng file excel trong theo dõi vật tư công trình gặp nhiều bất cập nhất định.

Thay vì quản lý vật tư công trình trên file excel nhiều rủi ro, hiện nay các công ty xây dựng đều hướng đến chuyển đổi số, quản lý trên phần mềm CRM. Với hơn 12.000 doanh nghiệp đang sử dụng, phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM.

phan-mem-crm

Phần mềm này có nhiều tính năng nổi bật, đặc biệt liên quan đến quản lý hàng hóa vật liệu xây dựng, MISA AMIS CRM có ưu thế nổi trội:

✔️Quản lý hàng hóa, vật tư công trình Dễ dàng tra cứu tồn kho theo từng mã,  quy đổi nhiều đơn vị tính
✔️Chăm sóc khách hàng Bám đuổi, chăm sóc tự động như gửi email, sms, chúc mừng sinh nhật.. giúp tiết kiệm thời gian làm việc và không bị bỏ sót khách hàng tiềm năng 
✔️Theo dõi tình trạng xúc tiến các dự án (bán thầu) Theo dõi cơ hội bán hàng theo từng giai đoạn để dự báo doanh số; ngày kỳ vọng để lãnh đạo kịp thời tư vấn sớm chốt thành công dự án
✔️Quản lý đi tuyến của NVKD  Nắm rõ hoạt động kinh doanh ngoài thị trường của NVKD thông qua việc check in – out, chụp ảnh, ….
✔️Doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, đại lý/NPP/Cửa hàng Theo dõi được doanh số theo từng  đại lý/NPP/Cửa hàng trong từng giai đoạn để có chính sách chiết khấu phù hợp
✔️Quản lý kho theo đại lý Không chỉ kiểm tra hàng tồn kho tổng, số lượng hàng hóa theo từng đại lý đều được thống kê chi tiết

Xem chi tiết các tính năng của MISA AMIS CRM trực tiếp trên giao diện của phần mềm thông qua bộ ảnh dưới đây:

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết trên MISA AMIS đã cung cấp tới bạn những thông tin chi tiết về theo dõi vật tư công trình. Qua đó, đưa ra file excel theo dõi vật tư công trình hoàn chỉnh, chi tiết. Sử dụng file excel để quản lý sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng.


Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 6 Trung bình: 5]