Tải miễn phí mẫu file excel theo dõi vật tư công trình 2026

File excel theo dõi vật tư công trình là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu hoặc ban quản lý dự án kiểm soát toàn diện tình hình vật tư. Tuy nhiên, với các đơn vị kinh doanh vật tư, doanh nghiệp còn cần quản lý chặt chẽ khách hàng, báo giá, doanh số, công nợ để hạn chế thất thoát doanh thu và kiểm soát hiệu quả kinh doanh theo từng công trình.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp các file excel theo dõi vật tư công trình miễn phí và những lưu ý quan trọng khi quản lý vật tư bằng excel.

1. File excel theo dõi vật tư công trình là gì?

File excel theo dõi vật tư công trình là bảng tính được thiết kế để ghi nhận, cập nhật và quản lý các thông tin liên quan đến vật tư sử dụng trong quá trình thi công xây dựng. File này giúp doanh nghiệp theo dõi vật tư theo từng công trình, hạng mục, kho, đội thi công hoặc thời điểm phát sinh nhập, xuất, tồn.

File excel phù hợp với các nhà thầu, đội thi công, doanh nghiệp xây dựng nhỏ hoặc đơn vị đang muốn chuẩn hóa dữ liệu vật tư ở giai đoạn đầu. Ưu điểm của excel là dễ dùng, dễ chỉnh sửa, có thể tùy biến theo từng công trình và không cần đầu tư phần mềm ngay từ đầu.

Một file theo dõi vật tư công trình thường hỗ trợ các nghiệp vụ như:

• Theo dõi danh mục vật tư: Quản lý mã vật tư, tên vật tư, nhóm vật tư, đơn vị tính, quy cách.
• Quản lý nhập vật tư: Ghi nhận vật tư nhập từ nhà cung cấp, kho tổng hoặc điều chuyển từ công trình khác.
• Quản lý xuất vật tư: Theo dõi vật tư xuất cho từng đội thi công, từng hạng mục hoặc từng công trình.
• Kiểm soát tồn kho: Biết vật tư còn lại bao nhiêu, thiếu hay dư so với nhu cầu thi công.
• Tổng hợp chi phí vật tư: Hỗ trợ đối chiếu khối lượng, chi phí vật tư theo công trình hoặc hạng mục.

2. Tải miễn phí các file excel theo dõi vật tư công trình phổ biến

Dưới đây là một số file excel theo dõi vật tư công trình phổ biến, phù hợp với các nhu cầu như tổng hợp vật tư, theo dõi công trình xây dựng, quản lý nhập xuất tồn và kiểm soát vật tư theo từng hạng mục thi công.

2.1. Mẫu bảng tổng hợp vật tư công trình

Mẫu bảng tổng hợp vật tư công trình là biểu mẫu dùng để tổng hợp toàn bộ vật tư đã sử dụng, tồn kho hoặc cần bổ sung trong suốt quá trình thi công. Đây là dạng file thường được ban chỉ huy công trường, kế toán vật tư hoặc quản lý dự án sử dụng để theo dõi bức tranh tổng thể thay vì chỉ xem từng phiếu nhập xuất riêng lẻ.

Mẫu này thường bao gồm các cột như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng dự toán, số lượng đã nhập, số lượng đã xuất, tồn kho hiện tại, đơn giá và thành tiền. Một số file còn bổ sung thông tin theo hạng mục, nhà cung cấp hoặc giai đoạn thi công để tiện đối chiếu và báo cáo.

2.2. File excel theo dõi công trình xây dựng tổng hợp

File excel theo dõi công trình xây dựng tổng hợp cung cấp góc nhìn toàn diện về chi phí và tiến độ sử dụng nguyên vật liệu xuyên suốt vòng đời dự án. Biểu mẫu này thường liên kết dữ liệu từ nhiều hạng mục khác nhau, từ ngân sách dự toán, định mức tiêu hao đến chi phí phát sinh thực tế.

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý công trình ở góc nhìn tổng thể, trong đó vật tư là một phần quan trọng để đối chiếu với kế hoạch thi công, ngân sách và tiến độ thực tế.

2.3. Mẫu file nhập xuất tồn vật tư công trình

Mẫu file nhập xuất tồn vật tư công trình là biểu mẫu chuyên dùng để theo dõi biến động vật tư từ lúc nhập kho, xuất dùng cho công trường cho đến khi xác định tồn kho cuối kỳ. Đây là mẫu cơ bản nhưng rất quan trọng trong quản lý vật tư, đặc biệt với các công trình có nhiều mã hàng và tần suất cấp phát cao.

File thường có các trường dữ liệu như ngày phát sinh, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn cuối kỳ, công trình sử dụng và ghi chú. Một số mẫu nâng cao còn có thêm phần thống kê vật tư đã đặt nhưng chưa giao, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch mua hàng.

2.4. Mẫu file quản lý vật tư công trình theo hạng mục

Mẫu file quản lý vật tư công trình theo hạng mục là file dùng để theo dõi vật tư được phân bổ cho từng hạng mục thi công, tổ đội hoặc khu vực triển khai cụ thể trong công trình. Khác với file nhập xuất tồn chung, mẫu này đi sâu vào việc vật tư đã được cấp cho ai, dùng vào phần việc nào và mức độ sử dụng ra sao.

Nội dung file thường bao gồm tên hạng mục, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng cấp phát, ngày cấp phát, bộ phận nhận, người nhận, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát sâu hơn, có thể thêm cột định mức vật tư theo hạng mục để so sánh giữa kế hoạch và thực tế.

TẢI TRỌN BỘ FILE EXCEL THEO DÕI VẬT TƯ CÔNG TRÌNH

3. File excel theo dõi vật tư công trình cần có những nội dung gì?

Một file excel theo dõi vật tư công trình hiệu quả cần có đầy đủ các trường thông tin để doanh nghiệp dễ nhập liệu, lọc, tổng hợp và đối chiếu. Tùy quy mô công trình, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu file, nhưng nên đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin vật tư: Bao gồm mã vật tư, tên vật tư, nhóm vật tư, quy cách, chủng loại, đơn vị tính. Đây là dữ liệu nền để tránh nhầm lẫn giữa các loại vật tư có tên gọi gần giống nhau.
• Thông tin công trình, hạng mục: Cần ghi rõ vật tư dùng cho công trình nào, hạng mục nào, đội thi công nào hoặc khu vực nào. Điều này giúp đối chiếu chi phí vật tư theo từng phần việc cụ thể.
• Thông tin nhập vật tư: Gồm ngày nhập, số phiếu nhập, nhà cung cấp, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền, người nhận và kho nhập. Nhóm thông tin này giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn vật tư đầu vào.
• Thông tin xuất vật tư: Gồm ngày xuất, số phiếu xuất, số lượng xuất, người nhận, bộ phận sử dụng, công trình/hạng mục sử dụng và lý do xuất. Đây là phần quan trọng để theo dõi vật tư đã dùng vào đâu.
• Thông tin tồn kho: File nên có cột tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ để doanh nghiệp biết vật tư còn lại bao nhiêu, có đủ cho các hạng mục tiếp theo hay không.
• Thông tin dự toán và thực tế: Với công trình cần kiểm soát chi phí chặt chẽ, nên có thêm cột khối lượng dự toán, khối lượng thực tế, chênh lệch và tỷ lệ sử dụng so với kế hoạch.
• Ghi chú và trạng thái xử lý: Ghi nhận các trường hợp vật tư thiếu, hư hỏng, trả lại, điều chuyển, chờ nhập thêm hoặc cần kiểm tra lại số liệu.

Xem thêm: Hạn mức công nợ là gì? Cách thiết lập và quản lý công nợ khách hàng

4. Lưu ý khi theo dõi vật tư công trình bằng file excel

Quản lý vật tư bằng excel khá tiện lợi ở giai đoạn đầu, nhưng nếu không chuẩn hóa cách nhập liệu và kiểm soát file, dữ liệu rất dễ bị sai lệch. Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Chuẩn hóa mã vật tư và tên vật tư: Mỗi vật tư nên có một mã riêng, tên gọi thống nhất, đơn vị tính rõ ràng. Điều này giúp tránh nhập trùng, nhầm vật tư hoặc khó tổng hợp dữ liệu giữa các công trình.
• Cập nhật nhập, xuất, tồn thường xuyên: Dữ liệu cần được cập nhật ngay khi phát sinh nhập kho, xuất kho, điều chuyển hoặc trả lại vật tư. Nếu cập nhật chậm, số liệu tồn kho trên file sẽ không phản ánh đúng thực tế tại công trường.
• Theo dõi vật tư theo từng công trình, hạng mục: Không nên chỉ ghi nhận tổng số lượng vật tư. Doanh nghiệp cần biết vật tư đã được sử dụng cho công trình nào, hạng mục nào, đội thi công nào để kiểm soát chi phí chính xác hơn.
• Phân quyền người chỉnh sửa file: Khi nhiều người cùng dùng một file, cần quy định rõ ai được nhập dữ liệu, ai được sửa, ai được kiểm tra và ai chịu trách nhiệm tổng hợp. Việc này giúp hạn chế sửa nhầm, xóa nhầm hoặc ghi đè dữ liệu quan trọng.
• Đối chiếu định kỳ với kho và thực tế công trường: Doanh nghiệp nên kiểm kê vật tư định kỳ để so sánh số liệu trên file với số lượng thực tế. Các chênh lệch về số lượng, hư hỏng, thất thoát hoặc vật tư dùng sai hạng mục cần được ghi nhận và xử lý kịp thời.
• Sao lưu file thường xuyên: File excel có thể bị lỗi công thức, mất dữ liệu hoặc trùng phiên bản. Doanh nghiệp nên lưu trữ có kiểm soát, đặt tên phiên bản rõ ràng và sao lưu định kỳ.

5. Quản lý báo giá và doanh số vật tư hiệu quả với AMIS CRM

Với các doanh nghiệp cung cấp vật tư xây dựng, thiết bị công trình hoặc nhà thầu cần kiểm soát vật tư theo từng dự án, có thể xem vật tư công trình như một nhóm hàng hóa trong kho để theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn, điều chuyển và sử dụng.

Tuy nhiên, nếu chỉ quản lý bằng excel, doanh nghiệp thường chỉ nắm được số lượng vật tư ở mức cơ bản, trong khi dữ liệu về khách hàng, công trình, báo giá, đơn hàng, doanh số và công nợ lại dễ bị tách rời ở nhiều file hoặc nhiều bộ phận khác nhau.

Phần mềm AMIS CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh vật tư theo từng khách hàng, công trình, giúp đội ngũ kinh doanh theo sát nhu cầu vật tư từ giai đoạn tư vấn, báo giá, chốt đơn đến chăm sóc sau bán.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt dữ liệu vật tư mà còn quản lý hiệu quả hơn toàn bộ quá trình bán hàng, doanh thu và phối hợp giữa các bộ phận liên quan.

Dùng thử miễn phí ngay

• Quản lý thông tin khách hàng và công trình tập trung: Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin chủ đầu tư, nhà thầu, đại lý, công trình, nhu cầu vật tư và nhân viên phụ trách trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, sales dễ tra cứu và biết khách hàng đang cần loại vật tư nào, đã trao đổi đến đâu.
• Theo dõi nhu cầu vật tư theo từng công trình, hạng mục: Với mỗi công trình, doanh nghiệp có thể ghi nhận các nhu cầu như vật tư phần móng, kết cấu, điện nước, hoàn thiện, nội thất hoặc thiết bị thi công. Điều này giúp đội kinh doanh quản lý cơ hội bán hàng sát thực tế, tránh bỏ sót các hạng mục có thể cung cấp thêm vật tư/dịch vụ.
• Quản lý báo giá vật tư minh bạch: Đặc thù vật tư công trình thường có nhiều lần báo giá, nhiều hạng mục, nhiều điều chỉnh. AMIS CRM giúp sales theo dõi báo giá đã gửi, thời điểm gửi, phản hồi của khách hàng và trạng thái xử lý, từ đó hạn chế nhầm file báo giá hoặc quên follow-up.
• Theo dõi đơn hàng, doanh số theo công trình: Sau khi khách hàng chốt mua, doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng, tình trạng xử lý và doanh số theo khách hàng, công trình, nhân viên kinh doanh, nhóm vật tư. Đây là cơ sở để nhà quản lý biết công trình nào đang tạo doanh thu tốt, khách hàng nào có giá trị cao và nhóm vật tư nào bán hiệu quả.
• Đồng bộ dữ liệu giữa kinh doanh, kế toán và kho: Khi dữ liệu khách hàng, báo giá, doanh số và công nợ được quản lý tập trung, các bộ phận dễ phối hợp hơn. Sales nắm nhu cầu và tiến độ khách hàng, kế toán theo dõi thanh toán, kho kiểm tra khả năng đáp ứng hàng hóa, từ đó giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai lệch thông tin.

Tư vấn & Báo giá ngay

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS CRM như Tập đoàn xây dựng Minh Đức, Công ty Cổ phần Future Light Việt Nam, Công ty cổ phần EPVINA… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

File excel theo dõi vật tư công trình là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu hoặc đơn vị cung cấp vật tư kiểm soát danh mục vật tư, nhập xuất tồn, chi phí và tình trạng sử dụng theo từng công trình, hạng mục.

Tuy nhiên, để file phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã vật tư, cập nhật dữ liệu thường xuyên, phân quyền rõ ràng và đối chiếu định kỳ với thực tế công trường.