[Tải miễn phí] 06 mẫu báo cáo giám sát bán hàng phổ biến nhất

Báo cáo giám sát bán hàng giúp nhà quản trị quyết định tăng lợi nhuận bằng việc tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng như thế nào. Đây cũng là những báo cáo quan trọng giúp nhà quản trị có thể đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Dựa trên số liệu phân tích của các doanh nghiệp trên toàn quốc, MISA đã tổng hợp một số mẫu báo cáo giám sát bán hàng phổ biến nhất với các hướng dẫn xây dựng chi tiết cho các nhà quản trị.

Mẫu giám sát báng hàng 1: Báo cáo hoạt động kinh doanh hằng ngày

Báo cáo hoạt động kinh doanh hằng ngày là công cụ được các nhà quản trị sử dụng để theo dõi số liệu bán hàng mỗi ngày của doanh nghiệp. Thông thường tùy theo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nội dung báo cáo sẽ có hai mục chính, đó là doanh số bán lẻ tại cửa hàng và doanh số bán hàng trực tuyến. Dữ liệu thường bao gồm những lượng giao dịch đã chốt thành công, cuộc trò chuyện với khách hàng và các KPI liên quan khác.

Các chỉ số giúp theo dõi hoạt động kinh doanh hằng ngày

Một mẫu báo cáo giám sát bán hàng hằng ngày sẽ được thiết kế các chỉ số quan trọng phù hợp với với mục tiêu của nhà quản trị. Ngoài các chỉ số đặc thù liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp thì một số dữ liệu thường có trong báo cáo là:

• Số lượng cuộc trò chuyện với khách hàng (đối với kinh doanh trực tuyến): Đây là một trong những chỉ số được nhiều nhà quản trị áp dụng khi đánh giá KPI. Dữ liệu này cho biết “các nhóm bán hàng của bạn có bao nhiêu cuộc gọi với khách hàng mỗi ngày”.
• Thời gian trung bình cho mỗi cuộc gọi: Nhà quản trị xem xét liệu rằng nhân viên dành nhiều thời gian trò chuyện với khách có thể mang đến kết quả doanh thu tốt hơn hay không.
• Số lượng đơn hàng chốt thành công: Giúp nhà quản trị theo dõi hoạt động kinh doanh tại các cửa hàng truyền thống và trực tuyến.
• Chỉ tiêu KPI hằng ngày: Hiệu quả bán hàng mỗi ngày sẽ được đo lường thông qua chỉ tiêu KPI do nhà quản trị thiết lập dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, thường bao gồm: doanh thu theo ngày, tỷ lệ chốt đơn, tỷ lệ hàng hoàn.
• Số lượng khách hàng tiềm năng mới: Nhà quản trị có thể thông qua dữ liệu về nhóm khách hàng tiềm năng mới để xây dựng một tiêu chuẩn đánh giá cho các đội nhóm của mình. Thông qua tiêu chuẩn này, các nhân viên sẽ phân loại chất lượng khách hàng tiềm năng và dành thời gian ưu tiên chăm sóc nhóm khách hàng này tốt hơn.

Lưu ý: Tùy theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để đưa ra các chỉ số thực tế phù hợp.

>> Xem thêm: Quy trình xây dựng đội ngũ bán hàng xuất sắc nhà quản lý cần quan tâm

Ý nghĩa

Ưu điểm của báo cáo hoạt động kinh doanh hàng ngày là nó thể hiện các số liệu thực tế trong một khoảng thời gian tương đối ngắn, tạo cảm giác cấp bách cho việc bán hàng khi các nhân viên và người quản trị phải ghi lại kết quả làm việc của mình theo từng ngày.

Báo cáo này giống như một công cụ đo lường chính xác hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị có định hướng cải thiện kỹ năng và năng suất đội nhóm một cách nhanh chóng, cũng như có các điều chỉnh cần thiết về các hoạt động bán hàng để tăng hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Mẫu giám sát bán hàng 2: Báo cáo tình hình doanh thu tuần

Báo cáo tình hình doanh thu theo tuần là báo cáo giúp nhà quản trị theo dõi hiệu suất bán hàng và các chỉ số KPI của toàn đội ngũ. Thời gian một tuần là định mức hoàn hảo và tối ưu để nhà quản trị theo dõi tình hình bán hàng của đội nhóm và kịp thời điều chỉnh khi xuất hiện vấn đề. Bởi thời hạn báo cáo 1 ngày là quá ngắn, trong khi 1 tháng lại quá dài để xử lý khi xảy ra vướng mắc.

Các chỉ số theo dõi tình hình doanh thu tuần

Mẫu báo cáo này giúp các nhà quản trị nắm bắt được các dữ liệu quan trọng như:

• Số lượng hàng bán ra theo kênh: Tổng số lượng các mặt hàng được bán ra giúp nhà quản trị xác định được mình nên ưu tiên những mặt hàng nào.
• Số lượng cuộc gọi với khách hàng: Dữ liệu hiển thị tổng số cuộc gọi bán hàng tại một thời điểm cụ thể. Nhờ đó nhà quản trị có thể xác định được đâu là khoảng thời gian quan trọng để kết nối với khách hàng, cũng như theo dõi hiệu suất và đặt ra KPI phù hợp.
• Giá trị đơn hàng trung bình (Average basket size – AOV): Đây là số tiền trung bình khách hàng bỏ ra khi mua sản phẩm của doanh nghiệp, được tính bằng tổng doanh thu chia cho số đơn hàng bán được. Các nhà quản trị có thể thiết lập chỉ số AOV cho các báo cáo phân tích bán hàng định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm để có cái nhìn tổng quan và tìm ra cơ hội kinh doanh mới cho doanh nghiệp của mình.
• Một số chỉ số khác: tỷ lệ chuyển đổi, thời gian trung bình khách phản hồi, số lần khách hàng gia hạn,…

>> Có thể bạn quan tâm: Các cách thu thập thông tin khách hàng chất lượng và hiệu quả nhất

Ý nghĩa

Về cơ bản, báo cáo tình hình doanh thu tuần đóng vai trò như một con đường định hướng bán hàng cho toàn thể đội ngũ. Thông qua dữ liệu cụ thể, các nhà quản trị có thể phân tích và đưa ra chiến lược bán hàng tối ưu nhất.

Chẳng hạn báo cáo giám sát bán hàng hàng tuần cho thấy chỉ số AOV tăng lên đáng kể. Điều này cho thấy khách hàng của bạn đã mua nhiều sản phẩm hoặc mua thêm sản phẩm có giá trị lớn hơn trong cùng một giao dịch. Do đó, bạn có thể xem xét tiềm năng của những gói sản phẩm hay sản phẩm được khách hàng mua nhiều nhất, và đưa ra các ưu đãi theo gói để thúc đẩy hành vi mua hàng của người tiêu dùng.

Mẫu giám sát bán hàng 3: Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh định kỳ tháng/quý/năm

Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh định kỳ là một trong những báo cáo bán hàng quan trọng giúp cho các nhà quản trị có thể nắm được tình hình bán hàng của doanh nghiệp, từ đó là cơ sở để đưa ra quyết định chiến lược chính xác nhất.

Các chỉ số theo dõi trong báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh

• Tổng doanh thu: Tổng doanh thu của tất cả sản phẩm/dịch vụ được ghi nhận trong tháng/quý/năm.
• Biên lợi nhuận: Giúp nhà quản trị xác định lợi nhuận mà doanh nghiệp tạo ra khi bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Biên lợi nhuận được tính bằng tổng doanh thu trừ đi chi phí bán hàng (thường bao gồm chiết khấu, giá vốn và phí hoa hồng).
• Chiết khấu: Người quản trị cần theo dõi các đợt giảm giá để đo lường mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại này và đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị mất quá nhiều tiền cho ưu đãi giảm giá.
• Hàng hoàn trả
• Một số chỉ số khác: số lượng giao dịch, tiền thuế, số tiền chi tiêu trung bình cho mỗi giao dịch (basket size),…

>> Xem thêm: Hướng dẫn đào tạo bán hàng: Xây dựng một đội ngũ bán hàng tăng doanh số hiệu quả

Ý nghĩa

Các chỉ số từ báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh định kỳ tháng/quý/năm có thể giúp nhà quản trị phân tích được tất cả các hoạt động bán hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Giả sử, thông qua báo cáo, bạn nhận thấy tổng doanh thu giảm đáng kể. Lúc này, với trách nhiệm của một nhà quản trị, bạn phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để cải thiện tình hình. Dựa theo công thức tổng doanh thu = giá x số lượng hàng bán ra, bạn có thể xác định được hai yếu tố ảnh hưởng đến con số này.

Chẳng hạn sau khi tìm hiểu, bạn phát hiện vấn đề ở số lượng hàng bán ra. Khi đó, bước tiếp theo bạn cần làm là điều tra xem vấn đề nằm ở đâu, cụ thể trong trường hợp này là kênh bán hàng nào. Khi bạn nhìn vào báo cáo kênh bán hàng trên website trực tuyến, bạn nhận thấy tỷ lệ khách hàng thoát ở bước “thanh toán” giỏ hàng quá cao. Bạn xác định đây là nguyên nhân chính và tìm cách khắc phục. Giải pháp có thể là tối ưu hóa trải nghiệm thanh toán hoặc thực hiện tiếp thị qua email.

Mẫu giám sát bán hàng 4: Báo cáo theo dõi hiệu quả bán hàng của nhân viên

Báo cáo giám sát bán hàng của nhân viên là một báo cáo về hiệu suất của từng cá nhân trong đội ngũ nhân sự. Báo cáo được nhà quản trị sử dụng thường xuyên để đánh giá năng lực cũng như xác định các vấn đề cần cải thiện của mỗi cá nhân.

Các chỉ số nhà quản trị cần theo dõi trong báo cáo

• Số giờ làm việc: Là tổng số giờ mà nhân viên của bạn đã làm việc, thời gian được tính theo ngày, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một ca làm việc của họ. Các nhà quản trị sẽ căn cứ vào số giờ làm việc để xem xét lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, cúng như xác định nhu cầu (hay vấn đề) của nhóm, từ đó phân công nhiệm vụ hợp lý cho nhân viên của mình.
• Doanh số tính theo giờ: Số lượng hàng bán ra mà mỗi nhân viên cần đạt được. Chỉ số này thường được tính bằng cách lấy tổng doanh thu bán hàng chia cho tổng số giờ làm việc của nhân viên. Nhà quản trị bán hàng sẽ nhìn vào con số này để biết được mức độ bận rộn của nhân viên.
• Lợi nhuận tính theo giờ: Được tính bằng cách lấy tổng lợi nhuận chia cho số giờ làm việc trong tháng/quý/năm. Đây là thước đo giúp nhà quản trị đo lường năng suất làm việc của nhóm.
• Giá trị trung bình của đơn hàng (AOV): Tương tự như báo cáo tình hình doanh thu tuần
• Số đơn hàng bị trả lại (Refund): Nhà quản trị cần theo dõi số lượng hàng và số tiền hoàn lại để xác định các vấn đề tiềm ẩn với sản phẩm, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Một số chỉ số khác: chiết khấu, số lượng giao dịch, số tiền hoàn, tỷ lệ chuyển đổi,…

Ý nghĩa

Báo cáo theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên giúp nhà quản trị theo dõi và đánh giá khách quan năng lực của nhân viên. Căn cứ vào các chỉ số trên, các nhà quản trị có thể nhanh chóng giải quyết những vướng mắc trong hoạt động bán hàng. Đồng thời nhà quản trị cũng có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó xem xét đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ của mình.

Giả sử trong đội ngũ của bạn có một nhân viên mới. Nhân viên này có số giờ làm việc cao, doanh thu mỗi giờ cao, nhưng lợi nhuận mỗi giờ lại thấp. Vậy làm thế nào bạn có thể giúp nhân viên này?

Nhìn vào báo cáo, bạn nhận thấy chỉ số AOV của người này thấp. Điều này có nghĩa là mặc dù nhân viên của bạn giỏi trong việc chốt đơn, nhưng họ có thể thiếu kỹ năng tư vấn giải pháp cho khách hàng hoặc không biết cách xây dựng lòng tin để khách mua những món hàng đắt tiền hơn. Sau khi đã xác định vấn đề, bạn có thể ngồi lại với nhân viên của mình để xem xét cách tiếp cận khách hàng của nhân viên này và cùng tìm hướng cải thiện quy trình. Nếu đây là vấn đề của nhiều nhân viên, bạn có thể đề xuất các khóa đào tạo nội bộ phù hợp.

>> Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách đặt câu hỏi khám phá nhu cầu khách hàng

Mẫu giám sát bán hàng 5: Báo cáo theo dõi chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Báo cáo được xây dựng dựa trên sự phân tích giữa các chỉ số liên quan đến doanh thu bán hàng và hàng tồn kho. Nhà quản trị có thể căn cứ vào báo cáo này để phân tích chất lượng sản phẩm (product performance) và xác định xu hướng tiêu dùng của khách hàng.

Các chỉ số nhà quản trị cần theo dõi trong báo cáo

• Số lượng hàng bán: Như đã đề cập bên trên, chỉ số này đo lường tổng sản phẩm đã bán ra đối với một mặt hàng cụ thể (category).
• Tổng doanh thu, chiết khấu và lợi nhuận: Doanh thu và lợi nhuận nhận được từ việc bán sản phẩm là bao nhiêu. Nhà quản trị căn cứ vào dữ liệu bán hàng theo thời gian (tuần/tháng/quý/năm) để xác định xem sản phẩm có đang là xu hướng tiêu dùng hiện tại hay không, và đưa ra quyết định quảng bá sản phẩm nhiều hơn.
• Giá trung bình của sản phẩm: Giá trung bình sản phẩm đang bán trên tất cả các kênh, bao gồm cả giá bán khi thực hiện chương trình khuyến mại. Nhà quản trị có thể so sánh mức giá trung bình của sản phẩm so với giá trung bình trên thị trường để điều chỉnh chiến lược giá sao cho phù hợp.
• Số lượng hàng tồn kho: Là số lượng hàng có sẵn để bán trên tất cả các kênh. Theo dõi số lượng hàng tồn kho giúp nhà quản trị xác định những sản phẩm nào nên được bổ sung nhiều hơn, những sản phẩm nào cần cắt giảm để tối đa hóa lợi nhuận.
• Một số chỉ số khác: giá vốn hàng bán, lợi nhuận và product variant (các phiên bản khác của sản phẩm).

Ý nghĩa

Báo cáo giám sát bán hàng theo dõi chất lượng sản phẩm/dịch vụ giúp nhà quản trị nắm bắt được các mặt hàng bán chạy nhất và cả những sản phẩm không gây được ấn tượng với khách hàng của mình. Từ đó họ sẽ xác định được các cơ hội bán hàng mới, đưa ra đề xuất số lượng hàng tồn kho phù hợp, hay điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp.

Chẳng hạn bạn có một sản phẩm có giá bán cao hơn so với giá thị trường, doanh thu khả quan nhưng số lượng bán ra thấp và hàng tồn kho nhiều. Dựa vào đó, bạn có thể làm việc với nhóm bán hàng của mình để yêu cầu họ giới thiệu mặt hàng này thường xuyên hơn khi tư vấn khách hàng, hoặc trưng bày mặt hàng ở nơi bắt mắt hơn trong các cửa hàng.

Mặt khác, nếu bạn thấy một sản phẩm không đem lại doanh thu tốt, thì bạn có thể làm việc với đội ngũ marketing để cân nhắc sử dụng các chương trình khuyến mại kích thích mua hàng.

Mẫu giám sát bán hàng 6: Báo cáo bán hàng theo khu vực

Báo cáo bán hàng theo khu vực là báo cáo cho phép người quản trị theo dõi và so sánh hiệu suất bán hàng của tất cả các cửa hàng.

Các chỉ số nhà quản trị cần theo dõi trong báo cáo

• Số lượng hàng hóa, sản phẩm bán ra tại mỗi cửa hàng.
• Tổng doanh số bán hàng của mỗi cửa hàng.
• Giá vốn hàng bán: Tất cả chi phí liên quan đến sản xuất ra hàng hóa của doanh nghiệp.
• Refund: Hàng hoàn trả về tại mỗi cửa hàng.
• Một số chỉ số khác: số lượng khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi bán lẻ, doanh số bán hàng trên m2 (doanh thu trung bình cửa hàng kiếm được cho mỗi m2 của không gian bán hàng).

Ý nghĩa

Báo cáo giám sát bán hàng theo khu vực giúp nhà quản trị đánh giá tình hình kinh doanh của mỗi cửa hàng để đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp.

Ví dụ: bạn sở hữu chuỗi hệ thống thời trang cao cấp, một cửa hàng mang về lợi nhuận thấp hơn so với mức trung bình. Tổng doanh thu của cửa hàng này thấp trong khi chiết khấu cao hơn. So sánh những con số này trong báo cáo, bạn phát hiện ra rằng một số sản phẩm chủ chốt đang được bán với giá chiết khấu lớn. Những sản phẩm này đã chiếm phần lớn trong lợi nhuận thu về của cửa hàng trước đây.

Do chương trình khuyến mãi vẫn đang diễn ra đến cuối tháng nên các sản phẩm này sẽ tiếp tục có tỷ suất lợi nhuận thấp. Cách giải quyết tốt nhất là bạn tiếp tục bán thêm các sản phẩm này, nhưng cũng hiển thị các sản phẩm có liên quan gần đó để bán chéo và tăng lợi nhuận.

Mẫu tải báo cáo giám sát bán hàng -> download ngay

• Mẫu báo cáo hoạt động kinh doanh theo tháng
• Mẫu báo cáo hoạt động kinh doanh hàng năm (cơ bản)
• Mẫu báo cáo hiệu suất bán hàng của nhân viên
• Mẫu báo cáo kinh doanh theo khu vực

Tổng kết

Những thông tin chia sẻ trên đã giúp nhà quản trị có cái nhìn khái quát hơn về ý nghĩa chỉ số cũng như chức năng của từng mẫu giám sát bán hàng. Nhà quản trị có thể căn cứ vào mục tiêu, nhu cầu,… của mình để xây dựng các mẫu báo cáo phù hợp. Bên cạnh đó, để quá trình quá trình giám sát và đánh giá hoạt động bán hàng diễn ra một cách chính xác và hiệu quả, các tổ chức nên sử dụng các mẫu báo cáo giám sát bán hàng để hỗ trợ.

Tác giả: Hoàng Thủy