Chậm trễ hồ sơ tạm ứng, quyết toán vì thiếu chứng từ, làm thế nào để kế toán nhanh chóng xử lí?

Mỗi kỳ quyết toán, kế toán lại phải truy lại loạt giấy tờ nằm rải rác trong zalo, email, các bộ phận,… Một đề nghị tạm ứng tưởng đơn giản, nhưng để đi từ lúc nhân viên xin đến khi chốt sổ, chứng từ phải chu du qua quá nhiều nơi mà không ai kiểm soát được. Vậy làm thế nào để toàn bộ vòng đời một đề nghị được khép kín trên cùng một nền tảng, không thất lạc, không chờ chữ ký, không phải lục tìm? Cùng tìm hiểu giải pháp từ AMIS Kế toán & AMIS Quy trình trong bài viết dưới đây.

 1. Vì sao hồ sơ tạm ứng, quyết toán luôn là cơn ác mộng mỗi kỳ kế toán

1.1. Hồ sơ nằm rải rác khắp nơi, mỗi người một kiểu

Ở nhiều doanh nghiệp chưa có quy trình cụ thể, khi nhân viên cần tạm ứng hay quyết toán, mỗi  người gửi lại có một cách gửi khác nhau: file word qua email, người chụp ảnh hóa đơn gửi Zalo, người in sẵn mẫu giấy rồi đặt lên bàn kế toán. 

Kế toán phải tiếp nhận tất cả những định dạng đó, tự tổng hợp, tự phân loại, tự đối chiếu. Cùng một khoản tạm ứng, hóa đơn gốc nằm ở phong bì giấy, bản photo nằm ở email, còn bảng kê chi tiết lại nằm trong một file Excel nhân viên tự làm. Ba nguồn, ba định dạng, và kế toán là người duy nhất phải gom chúng lại với nhau.

1.2. Phê duyệt thủ công, hồ sơ mắc kẹt hàng tuần

Quy trình phê duyệt truyền thống cũng là một điểm nghẽn lớn. Nhân viên in đề nghị, trình trưởng bộ phận ký, rồi lại chuyển xuống kế toán – một vòng luân chuyển giấy tờ có thể kéo dài vài ngày nếu người duyệt đi công tác hoặc bận họp. Trong lúc đó, kế toán không thể chốt sổ vì thiếu chữ ký, còn nhân viên thì sốt ruột vì tiền chưa về.

1.3. Chi phí ẩn từ giấy tờ và thời gian chờ đợi

Nghe thì nhỏ, nhưng mỗi tháng doanh nghiệp tiêu tốn một khoản không nhỏ cho việc in ấn đề nghị, photo hóa đơn, mua phong bì đựng chứng từ. Cộng thêm hàng chục giờ làm việc của kế toán bị “ngốn” vào việc lục tìm, phân loại và đối chiếu thủ công, thì chi phí thật sự của một quy trình tạm ứng, quyết toán kiểu cũ là con số đáng để CEO phải nhìn lại.

2. Hệ quả kế toán và CEO phải gánh khi hồ sơ tạm ứng, quyết toán còn thủ công

Khi quy trình tạm ứng, quyết toán vẫn phụ thuộc vào giấy tờ và thao tác thủ công, doanh nghiệp thường phải đối mặt với hệ quả:

• Kế toán mất hàng giờ lục tìm thay vì làm chuyên môn: thời gian đáng lẽ dành cho hạch toán, phân tích tài chính lại bị tiêu tốn vào việc gom hồ sơ từ email, Zalo, bàn làm việc. Một kế toán có thể mất cả buổi chỉ để tổng hợp đủ chứng từ cho một đợt quyết toán.
• Rủi ro thất lạc hóa đơn, chứng từ gốc: một tấm ảnh chụp hóa đơn gửi qua Zalo có thể bị trôi tin nhắn. Một bản in đặt trên bàn có thể bị thất lạc giữa hàng tá giấy tờ khác. Khi cần đối chiếu với cơ quan thuế, việc thiếu chứng từ gốc là rủi ro không nhỏ.
• Chậm trễ trong việc chốt sổ, ảnh hưởng đến dòng tiền: khi hồ sơ quyết toán chưa đầy đủ, kế toán không thể chốt công nợ tạm ứng, kéo theo báo cáo tài chính bị trễ và dòng tiền bị treo.
• Nhân viên bất tiện, mất thời gian chờ duyệt: mỗi lần muốn tạm ứng hay quyết toán, nhân viên phải in giấy, tìm người ký, rồi tự tay mang xuống phòng kế toán. Quy trình thủ công này đặc biệt bất tiện với nhân viên làm việc từ xa hoặc đi công tác thường xuyên.
• Không có lịch sử tra cứu tập trung: mỗi đề nghị tạm ứng sau khi xử lý xong thường bị chìm vào một đống hồ sơ giấy hoặc một folder email nào đó. Khi cần truy vết  ai đã duyệt, duyệt khi nào, số tiền là bao nhiêu, kế toán lại phải lục tung mọi ngóc ngách.

Gốc rễ của những vấn đề này nằm ở việc dữ liệu đề nghị và dữ liệu kế toán đang vận hành trên hai luồng tách biệt, buộc con người phải làm cầu nối thủ công, và sai sót, chậm trễ là điều khó tránh.

3. Giải pháp liên thông phần mềm kế toán vào toàn bộ phòng ban doanh nghiệp

Quản lý mọi dữ liệu trên một nền tảng duy nhất với MISA AMIS. Lưu thông dữ liệu xóa bỏ mọi điểm nghẽn giúp các hoạt động quản lý, xử lý công việc trôi chảy.

3.1. Nhân viên tạo đề nghị trực tuyến – không cần in ấn, không cần chụp ảnh gửi Zalo

Thay vì soạn file Word, in ra rồi ôm lên trình ký, nhân viên chỉ cần vào thẳng hệ thống để tạo Đề nghị tạm ứng hoặc Đề nghị quyết toán với đầy đủ thông tin: số tiền, nội dung chi, hóa đơn/chứng từ đính kèm. Mọi chứng từ được upload trực tiếp lên hệ thống, không còn cảnh hóa đơn “trôi” trong tin nhắn Zalo hay thất lạc trên bàn làm việc.

3.2. Phê duyệt online – không còn cảnh chờ sếp về

Ngay sau khi nhân viên gửi đề nghị, hệ thống tự động chuyển đến đúng người phê duyệt theo luồng đã thiết lập sẵn: trưởng bộ phận duyệt trước, sau đó đến giám đốc hoặc kế toán trưởng. Người duyệt nhận thông báo tức thì và có thể phê duyệt mọi lúc, mọi nơi – trên máy tính hoặc ngay trên điện thoại – mà không cần có mặt tại văn phòng.

Toàn bộ trạng thái được hiển thị minh bạch: đề nghị đang chờ ai duyệt, đã duyệt hay bị từ chối, lý do là gì. Nhân viên không phải “chạy đi hỏi” và kế toán cũng không phải “ngồi đoán”.

3.3. Kế toán tiếp nhận dữ liệu đã được phê duyệt – lập chứng từ hạch toán ngay

Đây là bước đột phá quan trọng nhất. Sau khi đề nghị được giám đốc phê duyệt, kế toán không cần phải đi gom hồ sơ từ email, Zalo hay bàn làm việc nữa. Thay vào đó, kế toán vào thẳng các phân hệ trên AMIS Kế toán:

• Tiền mặt / Tiền gửi: tiếp nhận các Đề nghị chi tiền (ứng với khoản tạm ứng) đã được phê duyệt để lập phiếu chi.
• Tổng hợp: tiếp nhận các Đề nghị quyết toán tạm ứng kèm đầy đủ chứng từ đính kèm để đối chiếu và hoàn tất bút toán.
• Toàn bộ hồ sơ – từ đề nghị gốc, chứng từ đính kèm, đến lịch sử phê duyệt – đều tập trung tại một nơi, sẵn sàng để kế toán thao tác chỉ trong vài cú click.

4. Tạm kết

Khi AMIS Kế toán và AMIS Quy trình liên thông, toàn bộ vòng đời của một đề nghị – từ lúc nhân viên xin tạm ứng đến khi kế toán chốt sổ quyết toán được khép kín trên một nền tảng duy nhất. Không in ấn, không thất lạc, không chờ chữ ký. Kế toán được giải phóng khỏi núi giấy tờ để tập trung vào công việc chuyên môn thực sự. Và quan trọng hơn, CEO có được một quy trình tài chính minh bạch, có thể truy vết bất kỳ lúc nào – thay vì phải điều tra mỗi khi cần biết một khoản tạm ứng đã được duyệt ra sao.

MISA tặng miễn phí AMIS Quy trình trong bộ công cụ AMIS Lite trị giá 18.900.000 VNĐ cho các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Kế toán, kết nối để trải nghiệm ngay nhé.