Sales chốt xong đơn hàng, khách đồng ý giá, nhưng kế toán vẫn bắt bẻ mãi không xuất hóa đơn cho, vì sao lại thế? Cùng tìm hiểu những điểm nghẽn và giải pháp từ MISA AMIS trong bài viết dưới đây nhé
1. Vì sao kế toán vẫn phải đánh máy lại từng đơn hàng mỗi ngày
1.1. Sales và kế toán làm việc trên hai hệ thống hoàn toàn tách biệt
Đây là tình huống quen thuộc ở hầu hết doanh nghiệp: nhân viên kinh doanh sử dụng phần mềm bán hàng hoặc CRM để quản lý quy trình bán hàng, từ tìm kiếm khách hàng, lên báo giá, đến chốt đơn hàng. Trong khi đó, kế toán lại làm việc trên một phần mềm kế toán hoàn toàn riêng biệt để hạch toán doanh thu, theo dõi công nợ và xuất hóa đơn.
Giữa hai hệ thống này không có bất kỳ cầu nối nào. Mỗi đơn hàng sales chốt được trên CRM tồn tại như một hòn đảo biệt lập với phần mềm kế toán. Để biến đơn hàng đó thành một bút toán doanh thu hợp lệ, kế toán phải đọc từng thông tin từ CRM và gõ lại vào phần mềm kế toán.
1.2. Mỗi lần nhập lại là một lần mở ra cơ hội cho sai sót
Công việc nhập lại nghe thì đơn giản, nhưng với doanh nghiệp có hàng chục đơn hàng mỗi ngày, khối lượng thao tác là rất lớn. Mỗi đơn hàng có thể bao gồm: tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, nhiều dòng mặt hàng với số lượng và đơn giá khác nhau, chiết khấu, thuế suất.
Chỉ cần một lần gõ nhầm số lượng từ 10 thành 100, hoặc đơn giá từ 50.000 thành 500.000, toàn bộ doanh thu ghi nhận sẽ sai lệch. Chưa kể các lỗi khó phát hiện hơn như chọn nhầm mã khách hàng, áp sai thuế suất, hoặc bỏ sót một dòng mặt hàng trong đơn có nhiều sản phẩm.
1.3. Độ trễ giữa thời điểm chốt đơn và thời điểm ghi nhận doanh thu
Khi việc nhập liệu phụ thuộc hoàn toàn vào con người, độ trễ là điều không tránh khỏi. Sales chốt đơn từ sáng, nhưng phải đến chiều hoặc thậm chí hôm sau, khi kế toán có thời gian rảnh, đơn hàng mới được nhập vào sổ sách. Trong khoảng thời gian chờ đợi đó, số liệu doanh thu trên báo cáo bán hàng và trên sổ kế toán luôn lệch pha nhau. CEO muốn biết doanh thu hôm nay là bao nhiêu cũng phải đợi kế toán nhập xong mới có con số chính xác.
2. Hệ quả doanh nghiệp phải gánh khi kế toán phải nhập lại đơn hàng thủ công
Khi mỗi đơn hàng bị nhập hai lần trên hai hệ thống, doanh nghiệp thường đối mặt với:
- Lãng phí nhân lực kép: một giao dịch đáng lẽ chỉ cần một người nhập một lần, nay cần hai người thao tác trên hai hệ thống. Với doanh nghiệp có hàng trăm đơn hàng mỗi tháng, số giờ làm việc bị tiêu tốn cho việc nhập lại là con số không nhỏ.
- Rủi ro sai lệch số lượng, đơn giá, thành tiền: mỗi lần gõ lại là một lần có thể gõ nhầm. Một đơn hàng tưởng chừng vô hại nhưng nếu sai lệch thông tin khi xuất hóa đơn, hậu quả có thể kéo theo việc phải hủy hóa đơn, xuất lại, điều chỉnh kê khai thuế, và đối chiếu lại công nợ với khách hàng.
- Báo cáo doanh thu luôn có độ trễ: CEO không thể nhìn thấy doanh thu theo thời gian thực vì luôn phải chờ kế toán hoàn tất khâu nhập liệu. Con số trên CRM và trên sổ kế toán không bao giờ khớp nhau tại cùng một thời điểm.
- Thông tin không nhất quán giữa hai bộ phận: sales nhìn vào CRM thấy đơn hàng đã chốt, tưởng mọi thứ đã xong. Nhưng kế toán có thể chưa kịp nhập, hoặc nhập sai, dẫn đến tình trạng đơn hàng trên CRM và trên sổ kế toán phản ánh hai thực tế khác nhau. Khi khách hàng gọi hỏi về công nợ, sales và kế toán trả lời hai con số khác nhau.
- Khó kiểm soát tiến độ thực hiện đơn hàng: sales không biết đơn hàng đã được xuất hóa đơn chưa, đã giao hàng chưa, khách đã thanh toán bao nhiêu. Muốn biết phải gọi điện hỏi kế toán. Ngược lại, kế toán cũng không biết sales đã chốt thêm đơn mới nào nếu chưa được thông báo.
Gốc rễ của những vấn đề này nằm ở việc dữ liệu đơn hàng đang bị ngắt quãng giữa hai hệ thống, buộc con người phải làm cầu nối thủ công và mỗi lần nhập lại là một lần rủi ro sai lệch được nhân lên.
3. Giải pháp liên thông dữ liệu từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán
Thay vì để kế toán ngồi gõ lại từng đơn hàng, giải pháp bền vững là để chính hệ thống tự động chuyển dữ liệu từ nơi phát sinh giao dịch sang nơi hạch toán. Đây chính là giá trị cốt lõi khi kết nối AMIS Kế toán và AMIS CRM.
3.1. Đơn hàng chốt trên CRM tự động trở thành chứng từ trên Kế toán
Khi nhân viên kinh doanh thực hiện đề nghị ghi doanh số cho một đơn hàng trên AMIS CRM, dữ liệu sẽ tự động cập nhật sang AMIS Kế toán. Tùy theo cách doanh nghiệp thiết lập, đơn hàng này có thể được chuyển thành đơn đặt hàng hoặc hợp đồng trên AMIS Kế toán một cách tức thì.
Toàn bộ thông tin chi tiết: tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, danh sách mặt hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế suất đều được giữ nguyên vẹn. Kế toán không phải gõ lại bất kỳ thông tin gì. Chỉ cần kiểm tra xác nhận và tiếp tục các bước nghiệp vụ tiếp theo như xuất hóa đơn, theo dõi công nợ.
Một đơn hàng, một lần nhập liệu duy nhất do sales thực hiện trong quá trình bán hàng. Toàn bộ phần việc còn lại do hệ thống đảm nhiệm.
3.2. Đồng bộ ngược từ Kế toán về CRM: Cả hai bên cùng thấy một bức tranh
Giá trị của việc liên thông không chỉ dừng ở chiều từ CRM sang Kế toán. Chiều ngược lại cũng quan trọng không kém: mọi thông tin phát sinh từ phía kế toán đều được tự động cập nhật ngược trở lại AMIS CRM, giúp đội ngũ kinh doanh luôn nắm được trạng thái thực tế của từng đơn hàng mà không cần hỏi kế toán:
- Số lượng đã giao: sales biết ngay đơn hàng đã được xuất kho chưa, giao được bao nhiêu, còn bao nhiêu đang chờ.
- Tình trạng đơn hàng: đang xử lý, đã giao một phần, đã hoàn thành hay đã hủy.
- Tình trạng xuất hóa đơn: đã xuất hóa đơn chưa, số hóa đơn là gì, ngày xuất.
- Số tiền đã thu và còn phải thu: giúp sales biết chính xác công nợ của từng khách hàng ngay trên CRM, không cần gọi điện hỏi kế toán.
Cả sales và kế toán cùng nhìn vào một bộ dữ liệu duy nhất, cập nhật theo thời gian thực. Không ai phải nhập hai lần. Không ai phải đi hỏi ai. Mọi thứ đều hiển thị minh bạch ngay trên giao diện làm việc quen thuộc của từng bộ phận.
4. Tạm kết
Mỗi lần kế toán phải cặm cụi gõ lại đơn hàng từ CRM sang phần mềm kế toán, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian, mà còn âm thầm đánh đổi độ chính xác của dữ liệu tài chính.
Khi AMIS CRM và AMIS Kế toán được kết nối, ranh giới giữa bán hàng và hạch toán biến mất. Sales và kế toán không còn là hai thế giới riêng biệt, mà là hai mắt xích trên cùng một dòng chảy dữ liệu liền mạch. Doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục giờ nhập liệu mỗi tháng, loại bỏ sai lệch giữa hai bộ phận, và CEO cuối cùng cũng có được một con số doanh thu đáng tin cậy theo thời gian thực, thay vì phải chờ đến khi kế toán gõ xong bàn phím.
