Tải 10+ mẫu báo giá chuẩn, chuyên nghiệp cho nhiều ngành nghề

Một mẫu báo giá chuyên nghiệp, rõ ràng, đầy đủ không chỉ giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp ngay từ những điểm chạm đầu tiên.

Trong bài viết này, MISA AMIS tổng hợp 10+ mẫu báo giá theo nhiều ngành nghề và định dạng, kèm hướng dẫn xây dựng một mẫu báo giá đầy đủ, chuyên nghiệp và dễ sử dụng.

[Tặng miễn phí] Mẫu quản lý khách hàng – Báo giá trên Excel

1. Mục đích, yêu cầu của mẫu báo giá

1.1. Mục đích chính của mẫu báo giá

Mẫu báo giá là văn bản chính thức mà doanh nghiệp chuyển đến khách hàng, trình bày cụ thể mức giá cùng các điều kiện liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, làm cơ sở trước khi hai bên tiến hành giao dịch. Tùy từng trường hợp, báo giá có thể được sử dụng khi khách hàng cần tham khảo trước khi mua, doanh nghiệp gửi đề xuất thương mại hoặc hai bên bước vào quá trình đàm phán.

Một báo giá tốt không chỉ trả lời câu hỏi “Giá bao nhiêu?” mà còn giúp khách hàng hiểu rõ mua sản phẩm hoặc dịch vụ nào, số lượng bao nhiêu, điều kiện giao hàng và thanh toán ra sao, báo giá có hiệu lực trong thời gian nào.

1.2. Yêu cầu cần có trong mẫu báo giá chuyên nghiệp

Nội dung báo giá có thể thay đổi theo từng ngành nghề, nhưng về cơ bản nên gồm ba phần.

Phần thông tin doanh nghiệp: thường bao gồm tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại, email và mã số thuế. Đây là cơ sở để khách hàng xác định đơn vị cung cấp và thuận tiện liên hệ khi cần trao đổi.

Phần nội dung báo giá: cần thể hiện rõ tên sản phẩm hoặc dịch vụ, mã sản phẩm nếu có, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các thông tin liên quan. Tên báo giá cũng nên được thể hiện nổi bật để khách hàng dễ nhận biết nội dung tài liệu.

Phần điều kiện giao dịch: có thể bao gồm thời hạn hiệu lực, thời gian và phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, thuế VAT, chính sách bảo hành, đổi trả hoặc các điều khoản khác tùy tính chất giao dịch.

Không phải báo giá nào cũng cần tất cả các trường thông tin trên. Doanh nghiệp nên lựa chọn những nội dung thực sự cần thiết để tài liệu vừa đầy đủ vừa dễ đọc.

2. Tổng hợp 10+ mẫu báo giá theo ngành nghề và nhu cầu

Dưới đây là những loại mẫu báo giá thông dụng hiện nay, tùy thuộc vào tính chất công việc cũng như quy định của từng doanh nghiệp mà có thể chỉnh một số nội dung cho phù hợp với mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

2.1. Mẫu báo giá sản phẩm

Mẫu bảng báo giá sản phẩm thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng hoặc siêu thị. Thông thường, bảng báo giá sẽ được bố trí theo dạng bảng với các cột thông tin như tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá và tổng giá trị.

>> TẢI MẪU BÁO GIÁ TẠI ĐÂY <<

2.2. Mẫu báo giá vật tư

Mẫu báo giá vật tư là lựa chọn cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hoặc sản xuất. Mẫu báo giá này cần liệt kê rõ ràng tên vật tư, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng giá trị. Điểm đặc biệt là các thông tin trong báo giá vật tư cần phải chính xác và rõ ràng, nhằm giúp khách hàng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.

2.3. Mẫu báo giá dịch vụ

Một mẫu báo giá chuyên nghiệp cần nêu rõ tên dịch vụ, nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện, đơn giá và tổng chi phí. Cách trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt và tăng độ tin cậy với khách hàng.

2.4. Mẫu báo giá sửa chữa xe ô tô

Mẫu báo giá sửa chữa xe ô tô thường được áp dụng tại các gara ô tô hay cửa hàng sửa chữa xe. Việc minh bạch thông tin trong báo giá sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn khi gửi gắm chiếc xe của mình cho bạn.

2.5. Mẫu báo giá cước vận chuyển

Mẫu báo giá cước vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong các công ty vận tải hoặc dịch vụ giao nhận. Một báo giá cước vận chuyển chi tiết sẽ giúp khách hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng và dễ dàng tính toán chi phí.

2.6. Mẫu báo giá đẹp file Word

Mẫu báo giá đẹp file Word đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến hiện nay. Với tính năng dễ chỉnh sửa và tùy biến, bạn có thể dễ dàng tải về các mẫu báo giá Word có sẵn trên mạng và chỉnh sửa theo nhu cầu riêng của mình.

LOGO THƯƠNG HIỆU CÔNG TY Số đăng ký:………………………… Mã số thuế:………………………

TÊN CÔNG TY Địa chỉ:…………… Số điện thoại:…….

BẢNG BÁO GIÁ

Ngày:…………

Kính gửi: …………………………………………………

Lời đầu tiên chúng tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của công ty chúng tôi.

Công ty …………………….xin trân trọng báo giá ………………… như sau:

STT	TÊN SẢN PHẨM	ĐVT	SỐ LƯỢNG	ĐƠN GIÁ (VNĐ)	THÀNH TIỀN (VNĐ)
1
2
3
4
5
TỔNG CỘNG:

(Bằng chữ:……)

Ghi chú:

Đơn giá trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Bản báo giá có hiệu lực kể từ khi….

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ đến:

Mr…. Số điện thoại….. Email….

Trân trọng kính chào!

…., Ngày… tháng… năm

Công ty……

2.7. Mẫu báo giá Excel

Mẫu báo giá Excel là một công cụ hữu ích cho việc tính toán giá cả, tổng hợp thông tin báo giá một cách chính xác. Với các công thức tính toán sẵn có trong Excel, bạn có thể nhanh chóng tính toán tổng giá trị đơn hàng và đảm bảo tính chính xác.

>> TẢI MẪU BÁO GIÁ TẠI ĐÂY <<

2.8. Mẫu báo giá tiếng Anh

Với các doanh nghiệp đang mở rộng sang thị trường quốc tế, việc chuẩn bị mẫu báo giá hàng hoá bằng tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua. Mẫu báo giá chuyên nghiệp này giúp doanh nghiệp duy trì trao đổi bài bản, rõ ràng với đối tác và khách hàng đến từ nước ngoài.

QUOTATION MATERIAL

No.:

Dear: Board of Directors

              Company:………………………………..

We sincere respect to send you this quotation with the following contents:

STT	Description	Origin	Unit	Q.ty	Price ($)	Amount ($)
1
2
3
4
Subtotal						$
Discount						–
VAT 10%						–
Total						$

Amount in words:………

The above prices have included VAT 10%.

Time for delivery:…..

Place to delivery:…….

Payment methods:….

Warranty:……

…., Date…month…year…

Company………………

DIRECTOR

……………………………….

3. Tải file mẫu bảng báo giá chuyên nghiệp trên Excel, Word đầy đủ

Để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập mẫu báo giá, tải ngay các mẫu báo giá Excel miễn phí bằng cách click vào ảnh dưới đây:

4. Hướng dẫn các bước lập mẫu báo giá chuyên nghiệp 

Một mẫu báo giá hàng hoá hoặc dịch vụ được lập đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thương thảo, giảm thiểu hiểu lầm và tăng tỷ lệ chốt đơn thành công. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể mà doanh nghiệp Việt Nam có thể áp dụng ngay.

Bước 1: Xác định nhu cầu của khách hàng

Trước khi lập báo giá, cần xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ khách hàng quan tâm, số lượng, yêu cầu kỹ thuật, thời gian giao hàng và các điều kiện liên quan. Thông tin đầu vào càng đầy đủ, báo giá càng sát với nhu cầu thực tế và hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 2: Lựa chọn hình thức báo giá

Tùy mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn Word, Excel, PDF hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Excel phù hợp với báo giá cần tính toán nhiều; Word phù hợp với tài liệu cần trình bày linh hoạt; còn PDF thường được sử dụng khi gửi bản chính thức cho khách hàng.

Bước 3: Cá nhân hóa báo giá

Một báo giá gửi đích danh khách hàng với thông tin sản phẩm, dịch vụ phù hợp sẽ chuyên nghiệp hơn một mẫu chung. Doanh nghiệp nên sử dụng logo, màu sắc nhận diện và cách trình bày thống nhất để tạo sự đồng bộ trong giao tiếp thương mại.

Bước 4: Kiểm tra trước khi gửi

Trước khi gửi, cần rà soát lại thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế và các điều kiện giao dịch. Với những báo giá cần phê duyệt nội bộ, nên hoàn tất bước kiểm tra này trước khi gửi cho khách hàng.

Bước 5: Lưu trữ và theo dõi sau khi gửi

Báo giá không nên kết thúc ở thời điểm nhân viên gửi email hoặc file cho khách hàng. Doanh nghiệp cần biết báo giá nào đã gửi, khách hàng đã phản hồi chưa, đang thương lượng hay đã chuyển thành đơn hàng.

Khi số lượng khách hàng và báo giá tăng, việc quản lý bằng nhiều file riêng lẻ có thể khiến dữ liệu bị phân tán và khó tra cứu. Đây là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc một hệ thống quản lý tập trung.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý báo giá?

Excel vẫn là công cụ hữu ích khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng báo giá chưa nhiều và quy trình bán hàng đơn giản. Tuy nhiên, khi nhiều nhân viên cùng lập báo giá, danh mục sản phẩm và dịch vụ ngày càng lớn, bảng giá thường xuyên thay đổi hoặc báo giá phải trải qua bước phê duyệt, việc quản lý bằng các file riêng lẻ sẽ khó đảm bảo tính nhất quán.

Vấn đề còn rõ hơn khi nhà quản lý cần theo dõi toàn bộ quá trình từ lập báo giá đến phản hồi và chốt đơn. Nếu mỗi nhân viên lưu một file hoặc theo dõi khách hàng trên các kênh riêng, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian tổng hợp và khó có được dữ liệu bán hàng thống nhất.

Khi đó, phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu khách hàng, sản phẩm, báo giá và cơ hội bán hàng trên cùng một hệ thống.

MISA AMIS CRM hỗ trợ quản lý báo giá như thế nào?

Thay vì chỉ hỗ trợ tạo một mẫu báo giá, phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý báo giá trong mối liên hệ với toàn bộ quá trình bán hàng.

MISA AMIS CRM, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý báo giá gắn với thông tin khách hàng, sản phẩm và cơ hội bán hàng; đồng thời theo dõi trạng thái của từng cơ hội trên hệ thống. Cách tiếp cận này giúp Sales giảm bớt thao tác thủ công, còn quản lý có thêm dữ liệu để theo dõi tiến độ bán hàng.

Với doanh nghiệp ngành vật tư, xây dựng, sản xuất – nơi giá nguyên liệu biến động liên tục và đội ngũ kinh doanh phân tán ở nhiều công trình – MISA AMIS CRM giúp ban lãnh đạo giải quyết những bài toán sau:

• Rút ngắn thời gian lập báo giá từ hàng giờ xuống còn vài phút – nhân viên kinh doanh chỉ cần chọn sản phẩm, số lượng, hệ thống tự động tính giá, áp chiết khấu và xuất báo giá đúng mẫu, không cần tra bảng giá thủ công.
• Luôn báo giá đúng giá, đúng chính sách – giá sản phẩm, chương trình khuyến mại và tồn kho được cập nhật tập trung, nhân viên không thể vô tình dùng bảng giá cũ.
• Kiểm soát được tồn kho ngay khi báo giá – biết ngay số lượng hàng thực tế có thể cam kết với khách, tránh tình trạng báo giá xong mới phát hiện hết hàng.
• Phê duyệt báo giá nhanh, không bị đình trệ ngoài giờ hành chính – quy trình phê duyệt nội bộ được số hóa, quản lý có thể duyệt trực tiếp trên điện thoại ở bất kỳ đâu.
• Không lo mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc – toàn bộ lịch sử báo giá, thông tin khách hàng, trạng thái đơn hàng lưu tập trung trên hệ thống, bàn giao ngay lập tức.
• Lãnh đạo nắm được toàn bộ pipeline bán hàng theo thời gian thực – từ số lượng báo giá đang chờ phản hồi, tỷ lệ chốt đơn đến doanh thu dự kiến, không cần chờ báo cáo cuối tuần.
• Dữ liệu bán hàng liên thông thẳng với kế toán – đơn hàng sau khi chốt được đẩy tự động về phần mềm kế toán, không cần nhập liệu lại, kiểm soát công nợ khách hàng ngay trước khi báo giá lần sau.

Trải nghiệm AMIS CRM

6. Những lưu ý khi gửi báo giá cho khách hàng

Khi đã hoàn thành mẫu báo giá, cách thức và quy trình gửi báo giá cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, do đó cần được thực hiện có chủ đích. Dưới đây là một số vấn đề mà bạn cần lưu ý.

•  Gửi báo giá đến đúng đối tượng

Xác định và gửi tài liệu đến đúng người có thẩm quyền phê duyệt quyết định mua hàng trong tổ chức của khách hàng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo báo giá được xem xét và phản hồi một cách nhanh chóng.

• Gửi báo giá đúng thời điểm

Lưu ý về thời điểm gửi báo giá cũng rất quan trọng. Nên chủ động gửi khi khách hàng đang trong giai đoạn có nhu cầu thực sự và cởi mở với việc cân nhắc các phương án. Gửi quá sớm khi khách hàng chưa có nhu cầu rõ ràng, hoặc quá muộn khi họ đã chốt lựa chọn khác. Nguyên tắc chung là phản hồi ngay khi nhận được yêu cầu, nhằm duy trì nhịp độ giao dịch và tránh để khách hàng phải chờ đợi không cần thiết.

• Theo dõi phản hồi của khách hàng

Một khi báo giá đã được gửi đi, đừng thụ động chờ đợi mà hãy chủ động nắm bắt phản hồi từ phía khách hàng. Bạn nên liên lạc với khách hàng trước để xác nhận rằng họ đã nhận được và hiểu rõ các thông tin.

• Giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp

Trong trường hợp nhận được phản hồi tiêu cực, điều cần thiết là giữ vững thái độ chuyên nghiệp và ứng xử lịch thiệp trong mọi tình huống. Cách phản ứng bình tĩnh, không gây áp lực có thể giúp bạn thay đổi được quyết định của khách hàng hoặc mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

• Đưa ra những ưu đãi hấp dẫn

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem xét việc lồng ghép các ưu đãi có chọn lọc vào báo giá nhằm gia tăng sức hút với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, cần đảm bảo mọi chương trình ưu đãi đều nằm trong khuôn khổ chính sách nội bộ và không tác động tiêu cực đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Theo dõi và cập nhật thông tin

Để duy trì độ tin cậy, nội dung báo giá cần được rà soát và cập nhật định kỳ, tránh để thông tin lỗi thời gây hiểu nhầm cho khách hàng. Bất kỳ sự điều chỉnh nào về mức giá hay chính sách kinh doanh đều cần được phản ánh ngay vào tài liệu báo giá, đảm bảo khách hàng luôn tiếp nhận thông tin chính xác nhất.

7. Câu hỏi thường gặp về mẫu báo giá

Mẫu báo giá gồm những nội dung gì?

Một mẫu báo giá thông thường gồm thông tin doanh nghiệp, khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và các điều kiện giao dịch như VAT, giao hàng, thanh toán, bảo hành hoặc thời hạn hiệu lực.

Nên dùng Word hay Excel để làm báo giá?

Word phù hợp với báo giá cần trình bày linh hoạt, trong khi Excel thuận tiện hơn khi có nhiều sản phẩm và cần tính toán tự động. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo đặc thù hoạt động.

Có thể dùng một mẫu báo giá cho mọi ngành nghề không?

Có thể sử dụng một cấu trúc cơ bản, nhưng nên điều chỉnh các trường thông tin theo từng ngành. Báo giá dịch vụ, vận chuyển, sửa chữa hay vật tư đều có những thông tin đặc thù cần thể hiện.

Báo giá có cần ghi thời hạn hiệu lực không?

Nên ghi rõ thời hạn hiệu lực, đặc biệt với những sản phẩm có giá thường xuyên thay đổi. Điều này giúp hai bên xác định rõ mức giá và điều kiện được áp dụng trong khoảng thời gian nào.

Làm thế nào để quản lý nhiều báo giá hiệu quả?

Khi số lượng báo giá còn ít, doanh nghiệp có thể sử dụng Excel và quy tắc lưu trữ thống nhất. Khi quy mô tăng, nên cân nhắc phần mềm quản lý bán hàng để tập trung dữ liệu và theo dõi báo giá xuyên suốt quá trình bán hàng.

Kết luận

Một mẫu báo giá chuyên nghiệp không đơn thuần là bảng liệt kê sản phẩm và giá bán. Đây còn là tài liệu giúp doanh nghiệp truyền đạt rõ ràng đề xuất thương mại, tạo sự tin cậy và duy trì tính nhất quán trong quá trình bán hàng.

Tùy đặc thù, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu báo giá sản phẩm, dịch vụ, vật tư, xây dựng, sửa chữa, vận chuyển, Word, Excel, tiếng Anh hoặc email và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Khi số lượng báo giá tăng và quy trình bán hàng trở nên phức tạp, việc chuẩn hóa và quản lý tập trung sẽ giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào các file riêng lẻ, đồng thời kiểm soát tốt hơn. Khi đó phần mềm MISA AMIS CRM là lựa chọn tối ưu để quản trị phòng kinh doanh tập trung từ quản lý khách hàng, báo giá, đơn hàng.