“Khám phá” các cách quản lý đơn hàng online nhanh chóng, hiệu quả

Ngày nay, các hoạt động kinh doanh online ngày càng được đẩy mạnh và đầu tư hơn. Vì vậy, cách quản lý đơn hàng online được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 

Bởi lẽ nó giúp cho khách dễ dàng cập nhật tin tức đơn hàng và chủ động biết thời điểm nhận hàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có cách quản lý đơn hàng trực tuyến hiệu quả còn làm gia tăng sự uy tín đối với các khách hàng. Hiểu được điều đó, MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn thông tin gợi ý các cách quản lý đơn hàng trực tuyến trong bài viết dưới đây.

I. Đôi nét về cách quản lý đơn hàng online

1. Quản lý đơn hàng online là gì? 

Quản lý đơn hàng online là công việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc quản lý đơn hàng, bao gồm:

• Đảm bảo thông tin khách hàng
• Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng
• Kiểm soát số đơn đặt hàng
• Số lượng hàng mà khách đặt
• Đóng gói hàng hóa
• Liên hệ bên vận chuyển để giao hàng… một cách chi tiết, chính xác. 

Điều này không chỉ giúp tránh tình trạng nhầm lẫn hàng khách đặt, bỏ sót hoặc thừa hàng, giao nhầm hàng cho khách,… ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cửa hàng, doanh nghiệp. 

Ngoài ra, cách quản lý đơn hàng trực tuyến còn bao gồm cả việc theo dõi tình trạng đơn hàng giao cho khách xem có gì sai sót hay có sự cố gì không để kịp thời xử lý.

2. Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả thế nào? 

Trên thực tế, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn cách quản lý đơn hàng online bằng viết đơn thủ công khi chốt đơn hàng. Tuy nhiên, cách làm này không mang tính khả thi cao vì có thể bị bỏ sót khách hàng hoặc nhầm lẫn đơn hàng.

Để có được cách quản lý đơn hàng online tốt và hiệu quả thì việc đầu tiên bạn cần tìm hiểu đó chính là những bán hàng áp dụng trong từng kênh khác nhau. Bởi lẽ, trên từng kênh sẽ có những đặc điểm khác nhau cần áp dụng các cách khác nhau. 

Chẳng hạn, đối với các sàn thương mại điện tử thường có quy định chi tiết và cụ thể là hình thức đăng bài, số lượng sản phẩm hàng hóa,… Qua đó cần thực hiện theo đúng những quy định ấy để đạt được khách hàng phản hồi tích cực, đánh giá 5* cũng như tránh bị sàn phạt. 

Chính vì vậy, việc chọn sử dụng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giúp quản lý bán hàng online nên được đẩy mạnh áp dụng giúp quản lý nhanh chóng, tốc độ cao và thống kê đơn hàng chính xác, chi tiết.

II. Các cách quản lý đơn hàng online nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao

Nếu không biết cách quản lý đơn hàng trực tuyến sao cho tối ưu, hiệu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp, cửa hàng của bạn tốn một khoản chi phí đáng kể phải chi hàng tháng cho việc bị phạt hoặc những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý. 

Chưa kể, xảy ra tình trạng đùn đẩy công việc, phân chia công việc không đồng đều, nhân viên đổ thừa lẫn nhau gây lục đục nội bộ. Đồng thời, làm mất đi uy tín và hình ảnh thương hiệu trong lòng khách hàng.

Ngày nay, các phần mềm đã ngày càng được quan tâm và ưu tiên lựa chọn để sử dụng. Với những thao tác hết sức đơn giản, vừa giúp giải quyết triệt để các vấn đề kể trên, lại vừa mang lại hiệu quả cao cho công việc quản lý. Từ đó thúc đẩy quá trình kinh doanh và đạt được nhiều lợi nhuận hơn.

Dưới đây là một số cách quản lý đơn hàng online khá hiệu quả đã được nhiều người đúc kết lại sau khi thử nghiệm:

1. Luôn nắm vững nguyên tắc nhập trước, xuất sau

Trên thực tế, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp khi triển khai kinh doanh vẫn mắc phải những sai lầm không đáng có như lỗi nhập liệu, bỏ sót đơn hàng của khách cũ, nhầm đơn hàng của khách mới,… 

Tình trạng này xảy ra phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, những cửa hàng vừa mới thành lập do chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Do đó, cách tốt nhất chính là trang bị một phần mềm quản lý đơn hàng online phù hợp nhất.

2. Tích hợp với các kênh bán hàng online 

Ngày nay, khi thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển thì mạng xã hội cũng dần trở thành xu hướng. Hầu như trong số chúng ta ở đây ai cũng có cho mình ít nhất là một tài khoản Facebook, Instagram hoặc Shopee, Tiki, Lazada,… 

Chính vì vậy, tích hợp bán hàng đa kênh, đa phương tiện cũng là cách hiệu quả để thu hút nhiều nguồn khách hàng hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. 

3. Tìm đối tác giao hàng uy tín 

Hiện nay, không quá khó để có thể tìm cho mình các đơn vị cung cấp dịch vụ giao hàng uy tín trên thị trường. Muốn có chất lượng cao mà chỉ bỏ ra một mức giá vừa phải thì có thể tham khảo giao hàng tiết kiệm, Viettel post, giao hàng nhanh hoặc VNpost,… 

Khi đã kết hợp với các đối tác giao hàng uy tín sẽ không chỉ giúp giao hàng cho khách hàng đúng thời gian mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa. Qua đó cũng giúp quản lý đơn hàng online thuận tiện hơn, khách hàng sẽ cảm nhận rõ được sự chuyên nghiệp và uy tín của cửa hàng. 

Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định xem khách hàng có nên quay lại để mua hàng của bạn hay không!

4. Lập một file theo dõi tình trạng của tất cả đơn hàng

Để có thể kiểm tra đơn hàng online một cách tốt nhất, cần lập file hàng hóa bao gồm số lượng, mã đơn hàng, tên mặt hàng,… và các thông tin liên quan đến hàng hóa khác. 

Điều này không chỉ giúp dễ dàng theo dõi tình trạng của tất cả các đơn hàng mà còn có thể kiểm tra bất cứ lúc nào, kịp thời đưa ra phương hướng khi phát sinh sự cố cũng như phản hồi khách nhanh chóng.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn tạo file quản lý đơn hàng bằng excel 

5. Quản lý sát sao lượng hàng tồn kho

Khi các doanh nghiệp đẩy mạnh tập trung vào các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng thì vô hình chung lại quên đi việc quản lý lượng hàng tồn kho. Để giải quyết tốt tình trạng này, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online có tích hợp nhiều tính năng là sự lựa chọn lý tưởng.

III. Quản lý đơn hàng online với phần mềm MISA MISA AMIS

Phần mềm quản lý đơn hàng online MISA AMIS CRM ra đời và giúp các doanh nghiệp “đánh bay” mọi nhức nhối liên quan đến vấn đề quản lý hàng hóa nhờ vào hàng loạt tính năng hữu ích mà nó mang lại. 

• Quản lý và theo dõi danh sách đơn hàng tập trung
• Lên đơn hàng dễ dàng từ mọi thiết bị có internet (máy tính, điện thoại, máy tính bảng,…)
• Dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng, sản phẩm theo số lượng, giá, địa chỉ nhận hàng,…
• Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng
• Quản lý và tra cứu hàng tồn kho theo thời gian thực
• Liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng
• 30+ mẫu báo cáo & phân tích đa chiều, linh hoạt.

Với MISA AMIS CRM, bạn sẽ không chỉ có thể cập nhật, kiểm soát tình trạng đơn hàng dễ dàng mà còn có thể tiết kiệm nhiều thời gian làm công việc khác mà vẫn thu được hiệu quả cao. Các lợi ích của MISA AMIS CRM có thể kể đến: 

• Cách quản lý đơn hàng online cực kỳ dễ dàng và hiệu quả
• Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trả cho việc thuê nhân công quản lý hay những lần phạt không đáng có
• Quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ, thuận lợi
• Có thể theo dõi tiến độ cũng như kiểm tra tình hình kinh doanh từ xa
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn

IV. Kết luận

Bài viết đã chia sẻ cho bạn đọc những thông tin về cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhờ việc sử dụng phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý đơn hàng MISA AMIS CRM. 

Hy vọng với những thông tin mà MISA AMIS chia sẻ ở trên sẽ giúp cho cửa hàng cũng như doanh nghiệp của bạn đã phần nào định hình được về cách quản lý đơn hàng trực online cho cửa hàng, doanh nghiệp mình. Qua đó thu về nhiều lợi nhuận và đạt được nhiều thành tựu trong kinh doanh.