8 tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với mọi doanh nghiệp

Có những tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM như thế nào được coi là phù hợp là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu và triển khai hình thức quản lý mới này. Trên thị trường hiện nay có không ít giải pháp Quản lý quan hệ khách hàng – phần mềm CRM. Tuy nhiên, lựa chọn phần mềm CRM để phù hợp với Doanh nghiệp mình là điều mà không ít các CEO, giám đốc/ trưởng phòng Kinh doanh băn khoăn. Câu trả lời sẽ có trong bài viết sau.

Mục lục Hiện

Các tiêu chí lựa chọn sử dụng phần mềm CRM phù hợp từ phía doanh nghiệp

1. Hãy xác định lại nhu cầu sử dụng phần mềm CRM từ phía doanh nghiệp của bạn

Phần mềm chăm sóc khách hàng hiện nay có thể là cả một hệ thống bao gồm rất nhiều tính năng khác nhau, nên để lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp, trước hết bạn cần phải xác định lại nhu cầu sử dụng của mình. Để làm được điều này, hãy tự đặt và trả lời những câu hỏi tương tự như:

Bạn có cần tìm kiếm thêm thật nhiều khách hàng tiềm năng (lead generation) không? Nếu có, bạn nên tập trung vào những phần mềm CRM hỗ trợ hoạt động tìm hiểu học hỏi thói quen người dùng.
Quy trình bán hàng của bạn có hay gặp phải trục trặc không? Nếu có, bạn cần một phần mềm CRM mạnh mẽ trong tác vụ tổng hợp và phân tích dữ liệu, qua đó tìm ra nút thắt mà mình đang gặp phải.
Bạn có cần truy cập và tương tác với dữ liệu khách hàng dễ dàng hơn không? Nếu có, nhiều phần mềm CRM với tính năng theo dõi thông tin khách hàng 360 độ sẽ là lời giải bạn đang tìm kiếm.
Bạn có muốn tăng hiệu quả làm việc giữa các bộ phận của mình không? Nếu có, hãy tìm kiếm một phần mềm CRM có khả năng tự động hóa càng nhiều quy trình thủ công càng tốt.
Đội ngũ bán hàng của bạn có đang gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng (lead conversion)? Nếu có, bạn cần một phần mềm CRM có khả năng chấm điểm khách hàng (lead scoring), từ đó xác định đối tượng người mua tiềm năng nhất để tiếp cận và chào bán.

2. Xem xét về chi phí bỏ ra để sử dụng phần mềm CRM

Nếu đơn vị của bạn đang hoạt động với quy mô nhỏ và vừa, rất có thể tiềm lực đầu tư phần mềm sẽ bị giới hạn đi đáng kể. Khác với những tập đoàn lớn, bạn không thể vung ra hàng nghìn đô la để sử dụng phần mềm mỗi tháng được. Vậy nên bạn cũng cần phải chú trọng rất nhiều tới yếu tố chi phí.

Rất may mắn cho bạn, trên thị trường phần mềm CRM hiện nay đang có rất nhiều sự lựa chọn tốt với mức giá dễ chịu. Nếu chịu khó tìm hiểu, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn được một phần mềm phù hợp mà không phải vung tay quá trán.

Tìm hiểu chi tiết: 2 cách tính giá phầm mềm CRM phổ biến nhất hiện nay
Tham khảo thêm: So sánh các phần mềm CRM

8 Tiêu chí đánh giá phần mềm CRM tốt mọi doanh nghiệp cần biết

1. Dễ thao tác và dễ sử dụng

Mong muốn của nhiều doanh nghiệp khi triển khai CRM là cần phần mềm dễ triển khai và dễ sử dụng. Nếu không, chi phí đầu tư ban đầu có thể vượt quá ngân sách hoặc làm giảm ROI dự kiến. Thậm chí người dùng cuối có thể không chấp nhận hoặc đón nhận CRM với tinh thần chống đối.

Mặc dù “phần mềm CRM dễ sử dụng” là một ý kiến chủ quan, nhưng vẫn có thể được đo lường thông qua hai yếu tố là chi phí và đánh giá của người dùng cuối. Ví dụ: giải pháp CRM có yêu cầu quá nhiều màn hình, thao tác nhấn phím, nhấp chuột và làm mới trang để hoàn thành các tác vụ và quy trình thông thường không? Hay làm thế nào để nhân viên bán hàng dễ dàng truy cập vào các màn hình mà họ thấy hữu ích nhất?

Tính dễ thao tác, sử dụng là một thuộc tính đặc biệt quan trọng tại các công ty vừa và nhỏ bởi nguồn lực Công nghệ thông tin hạn chế cũng như ít chương trình đào tạo. Hãy chú ý đến tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM này nhé, nó có thể là yếu tố quyết định việc bạn thành công – thất bại trong việc sử dụng CRM.

2. Khả năng mở rộng của phần mềm CRM

Theo thời gian, nhu cầu kinh doanh chắc chắn sẽ thay đổi và công ty cần lập kế hoạch cho sự phát triển đó trong tương lai. Như vậy là ứng dụng CRM phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi và tăng trưởng đó, bao gồm cả việc phục vụ ngày càng nhiều người dùng và giao dịch, mà không có bất kỳ sự suy giảm nào về hiệu suất.

Ngược lại, đối với một doanh nghiệp đang phát triển, một hệ thống CRM không có khả năng mở rộng sẽ khiến lợi nhuận giảm dần và vào thời điểm tốc độ phát triển nhanh chóng nhất thì CRM lại như viên đá cản đường.

>> Tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về Hệ thống CRM

Giải quyết vấn đề này, hệ thống CRM phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (phần mềm SaaS) đạt được khả năng mở rộng gần như vô hạn. Doanh nghiệp chỉ cần báo với nhà cung cấp phần mềm tăng hoặc giảm số người sử dụng (trong ngành gọi là user) là đã có thể hoạt động bình thường mà không cần thay đổi phần mềm khác.

3. Tự động hóa

Tự động hóa là 1 trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của nhân sự và doanh nghiệp. Tự động hóa là 1 tính năng giúp nhân sự giảm bớt các thao tác thủ công, chuẩn hóa các bước hành động, tăng sự chuyên nghiệp, … Nhờ tự động hóa, họ sẽ có thời gian hơn cho những việc đòi hỏi trí tuệ hơn.

Ví dụ: tự động hóa quy trình bán hàng; tự động chấm điểm tiềm năng và chuyển giao cơ hội từ BP.Marketing sang BP.Bán hàng; tự động chăm sóc khách hàng (qua email, SMS…) theo kịch bản đã thiết lập; …

Các doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm CRM nên chú ý cân nhắc tiêu chí này. Điều này đặc biệt hữu ích khi các công ty đang tìm cách cắt giảm chi phí lao động hoặc đang hoạt động với nguồn lực hạn chế.

4. Phần mềm CRM dễ dàng tùy chỉnh

Hầu hết các phần mềm CRM hiện nay là phần mềm đóng gói (phần mềm thiết kế sẵn dành cho số đông các Doanh nghiệp). Có một điều chắc chắn là không có phần mềm CRM đóng gói nào đáp ứng được tất cả các nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khắc phục điều này, đã có những phần mềm CRM cho phép tùy chỉnh (thêm, bớt trường thông tin; cài đặt thêm các tiêu chí chọn lọc dữ liệu; …) giúp doanh nghiệp có thể “cá thể hóa” hơn theo đặc đù doanh nghiệp mình.

Việc tùy chỉnh này giúp ích cho người dùng nhưng tỉ lệ tùy chỉnh chỉ nên giới hạn ở 1 mức độ an toàn để đảm bảo phần mềm không bị người dùng làm “rối tung” dẫn đến khó sử dụng.

>> Đọc thêm: TOP 4 mô hình CRM phổ biến nhất tại các doanh nghiệp Việt Nam

5. Tích hợp hệ thống, phần mềm khác

Đây là tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM vô cùng quan trọng trong thời đại hiện nay, nhất là khi xu hướng chuyển đổi số là tất yếu. Doanh nghiệp dần ứng dụng các công nghệ số vào hoạt động kinh doanh, quản trị. Thế nhưng mối lo lắng khác xảy đến là làm sao để hệ thống các phần mềm không bị cồng kềnh, tốn kém chi phí … Điều này sẽ được khắc phục khi phần mềm CRM có khả năng tích hợp, kết nối, đồng bộ với các phần mềm, hệ thống khác (phần mềm kế toán, phần mềm quản lý công việc, phần mềm ERP… và các kênh kết nối bên ngoài khác (mạng xã hội…).

Trong khi hầu hết các nhà cung cấp phần mềm CRM truyền thống cung cấp giao diện lập trình ứng dụng (API) còn các sản phẩm CRM SaaS lại sử dụng dịch vụ web dựa trên XML cho các yêu cầu tích hợp của họ. Đó cũng là lý do vì sao các phần mềm SaaS là xu hướng của thời đại mới!

6. Tính linh hoạt

Doanh nghiệp đang tìm kiếm bao nhiêu chức năng trong ứng dụng CRM của mình? Một số hệ thống giúp tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị, hỗ trợ khách hàng và các chức năng khác như xử lý đơn đặt hàng bán hàng hoặc quản lý quan hệ đối tác (PRM) như một phần của dịch vụ cơ bản.

Ngoài ra, có những loại báo cáo thông minh nào bao gồm lưu trữ dữ liệu, xử lý phân tích trực tuyến và báo cáo dự đoán?

Việc trả lời những câu hỏi này trong quá trình lựa chọn phần mềm sẽ chứng minh được giá trị cũng như sự phù hợp của chiến lược CRM với phần mềm CRM.

7. Truy cập từ xa và khả năng làm việc di động

Điện thoại thông minh ngày càng trở nên phổ biến dẫn đến khả năng truy cập các ứng dụng CRM từ nhiều vị trí và loại thiết bị khác nhau ngày càng quan trọng.

Những phần mềm CRM SaaS sẽ ghi điểm tuyệt đối với doanh nghiệp ở khả năng này. CRM SaaS cho phép người dùng truy cập CRM thông qua trình duyệt web ở bất kỳ không gian, thời điểm nào mà không bị giới hạn vào những chiếc máy tính cụ thể.

Tìm hiểu chi tiết tại bài viết: Phần mềm CRM Mobile

8. Bảo mật thông tin

Bảo mật là điều kiện tiên quyết với các hệ thống và ứng dụng chứa dữ liệu khách hàng, dự báo bán hàng và các thông tin nhạy cảm hoặc cạnh tranh khác. Vì vậy, đảm bảo ứng dụng CRM được bảo mật về mặt vật lý và logic là ưu tiên hàng đầu đối với bất kỳ công ty nào sử dụng công nghệ này.

Các cân nhắc bảo mật cho hệ thống CRM bao gồm kiểm soát quyền truy cập (ví dụ: cấp quyền truy cập dựa trên các vai trò đã xác định), mã hóa (đặc biệt đối với dữ liệu trên thiết bị di động) và một loạt các giao thức bảo mật phân lớp.

Với các công ty công nghệ lớn như Hubspot (Mỹ) hay MISA (Việt Nam) thì điều này lại càng được đặc biệt trú trọng hơn vì nó là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty trên thị trường.

Xem thêm một số nội dung quan trọng khác:

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]