Quản lý hiệu suất, Kpi cho nhân viên kinh doanh gặp rất nhiều vấn đề bất cập. Để đánh giá đội ngũ một cách minh bạch, rõ ràng đúng với năng lực và có thể tập trung nâng cao hiệu suất của nhân viên, quản lý cần có bộ theo dõi KPIs chuẩn. Ngoài doanh số, các bộ chỉ số khác cũng rất quan trọng.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp Sếp xây dựng bộ mẫu quản lý KPI cho nhân viên kinh doanh dễ dàng áp dụng, hiệu quả. Đồng thời, AMIS tặng doanh nghiệp tài khoản dùng thử miễn phí phần mềm quản lý Sales và bán hàng AMIS CRM. Quản lý có thể theo dõi realtime tình hình thực hiện mục tiêu của sales như: doanh số, cơ hội chăm sóc, giai đoạn bán hàng. Ngoài ra, phần mềm cũng phân chia data tự động cho sales chăm sóc
1. KPI cho nhân viên kinh doanh là gì?
KPI cho nhân viên kinh doanh là tập hợp các chỉ số trọng yếu được sử dụng để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu bán hàng của từng nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số hiệu suất trọng yếu. Trong bộ phận kinh doanh, KPI có thể đo lường:
- Doanh thu.
- Số hợp đồng.
- Tỷ lệ chốt đơn.
- Số cơ hội bán hàng.
- Giá trị pipeline.
- Lợi nhuận.
- Số khách hàng mới.
- Khả năng giữ chân khách hàng.
- Công nợ.
- Hoạt động chăm sóc khách hàng.
Cần phân biệt KPI với mục tiêu và chỉ số thông thường.
| Khái niệm | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Kết quả doanh nghiệp muốn đạt | Đạt 1 tỷ đồng doanh thu trong quý |
| Chỉ số | Dữ liệu phản ánh một hoạt động | Số cuộc gọi, số email, số cuộc hẹn |
| KPI | Chỉ số có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu | Tỷ lệ hoàn thành doanh thu, tỷ lệ chốt |
Không phải mọi dữ liệu bán hàng đều nên trở thành KPI. Một chỉ số chỉ nên được sử dụng làm KPI khi nó:
- Có liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh.
- Có thể đo lường bằng dữ liệu đáng tin cậy.
- Thuộc phạm vi tác động của nhân viên.
- Có thể được theo dõi trong một chu kỳ cụ thể.
- Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định.
Ví dụ, số cuộc gọi có thể là chỉ số hoạt động. Tuy nhiên, nếu mô hình bán hàng phụ thuộc nhiều vào telesales, số cuộc hội thoại có chất lượng hoặc số cuộc hẹn được tạo mới có thể trở thành KPI dẫn dắt.
Phần này nên chuyển sang lối viết phân tích, hạn chế liệt kê và làm rõ mối liên hệ giữa KPI với hiệu quả quản trị Sales:
2. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh?
2.1. Làm rõ kỳ vọng và định hướng ưu tiên công việc
Trong thực tế, nhân viên kinh doanh thường phải đồng thời xử lý nhiều nhiệm vụ như tìm kiếm khách hàng, gọi điện, đặt lịch hẹn, gửi báo giá, chăm sóc cơ hội và thu hồi công nợ. Nếu doanh nghiệp không xác định rõ KPI, nhân viên có thể dành nhiều thời gian cho các hoạt động dễ thực hiện nhưng chưa chắc tạo ra kết quả kinh doanh.
Một bộ KPI phù hợp giúp mỗi Sales hiểu rõ mục tiêu cần đạt, chỉ số nào được ưu tiên, cách ghi nhận kết quả và điều kiện để được đánh giá hoàn thành. Nhờ đó, nhân viên có cơ sở phân bổ thời gian hợp lý hơn, tập trung vào những hoạt động tác động trực tiếp đến doanh thu và chất lượng khách hàng.
2.2. Đánh giá hiệu suất minh bạch và toàn diện hơn
Doanh số là chỉ số quan trọng, nhưng chưa đủ để phản ánh đầy đủ hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh. Hai Sales có thể cùng đạt 500 triệu đồng doanh thu nhưng chất lượng kết quả lại rất khác nhau.
Chẳng hạn, Sales A tạo doanh thu với biên lợi nhuận tốt, công nợ được thu đúng hạn và tỷ lệ hoàn đơn thấp. Trong khi đó, Sales B đạt cùng mức doanh thu nhờ giảm giá sâu, phát sinh nhiều công nợ quá hạn và có tỷ lệ hủy đơn cao.
Nếu chỉ đánh giá theo doanh số, hai trường hợp này có thể được xếp ngang nhau. Khi bổ sung các KPI về lợi nhuận, công nợ, tỷ lệ chốt và chất lượng đơn hàng, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ hơn giá trị thực tế mà từng nhân viên tạo ra. Đây cũng là cơ sở để việc đánh giá, trả thưởng và ghi nhận trở nên công bằng hơn.
2.3. Phát hiện sớm điểm nghẽn trong quy trình bán hàng
Doanh thu phản ánh kết quả cuối cùng nhưng không chỉ ra nguyên nhân vì sao nhân viên đạt hoặc không đạt mục tiêu. Một Sales có thể chưa hoàn thành doanh số do thiếu lead, phản hồi khách hàng chậm, pipeline yếu hoặc tỷ lệ chốt thấp ở một giai đoạn cụ thể.
Khi doanh nghiệp theo dõi đồng thời KPI đầu ra và KPI dẫn dắt, nhà quản lý có thể xác định rõ vấn đề nằm ở đâu. Nếu số lead thấp, doanh nghiệp cần xem lại nguồn đầu vào. Nếu có nhiều cơ hội nhưng ít hợp đồng, vấn đề có thể nằm ở kỹ năng tư vấn, đàm phán hoặc chất lượng cơ hội. Nếu chu kỳ bán hàng kéo dài bất thường, cần kiểm tra quy trình phê duyệt, bước tiếp theo và mức độ bám sát khách hàng.
Nhờ đó, KPI trở thành công cụ cảnh báo sớm thay vì chỉ dùng để tổng kết khi kỳ kinh doanh đã kết thúc.
2.4. Tạo cơ sở cho chính sách thưởng và kế hoạch đào tạo
Một hệ thống KPI rõ ràng giúp doanh nghiệp phân biệt giữa nhân viên cần được ghi nhận, nhân viên cần hỗ trợ và nhân viên cần đào tạo thêm.
Ví dụ, Sales có nhiều cơ hội nhưng tỷ lệ chốt thấp có thể cần nâng cao kỹ năng khai thác nhu cầu và xử lý từ chối. Nhân viên đạt doanh thu tốt nhưng công nợ cao cần được hỗ trợ về điều khoản thanh toán và quản trị rủi ro khách hàng. Trong khi đó, người có pipeline tốt nhưng kết quả chưa ghi nhận ngay có thể đang làm đúng hướng trong một chu kỳ bán hàng dài.
Vì vậy, KPI không nên được sử dụng như công cụ gây áp lực đơn thuần. Giá trị lớn nhất của KPI nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp giao thưởng có căn cứ, coaching đúng vấn đề và xây dựng kế hoạch phát triển năng lực phù hợp với từng nhân viên.
3. Các chỉ tiêu chính trong KPI cho nhân viên kinh doanh
Dưới đây là những chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh được dùng phổ biến để đo hiệu suất ở cấp độ từng cá nhân. Doanh nghiệp nên chọn 5–7 chỉ tiêu trọng yếu phù hợp với mô hình bán hàng, thay vì áp dụng đồng loạt tất cả.
- Chỉ tiêu 1: Tỷ lệ hoàn thành doanh thu (Quota Attainment)
- Chỉ tiêu 2: Tốc độ tăng trưởng doanh thu
- Chỉ tiêu 3: Số đơn hàng hoặc hợp đồng thành công
- Chỉ tiêu 4: Tỷ lệ chốt cơ hội (Win Rate)
- Chỉ tiêu 5: Tỷ lệ chuyển đổi lead thành cơ hội
- Chỉ tiêu 6: Giá trị pipeline và Pipeline có trọng số
- Chỉ tiêu 7:Giá trị hợp đồng trung bình (Average Deal Size)
- Chỉ tiêu 8: Chu kỳ bán hàng trung bình
- Chỉ tiêu 9: Biên lợi nhuận gộp
- Chỉ tiêu 10: Tỷ lệ hoàn hoặc hủy đơn hàng
- Chỉ tiêu 11: Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
- Chỉ tiêu 12: Tỷ lệ gia hạn hợp đồng
- Chỉ tiêu 13: Tỷ lệ thu hồi công nợ đúng hạn
3.1. Tỷ lệ hoàn thành doanh thu (Quota Attainment)
Công thức: Doanh thu thực tế ÷ Chỉ tiêu doanh thu × 100%
Ví dụ: Chỉ tiêu 500 triệu, thực tế 450 triệu → đạt 90%.
Đây là chỉ số được nhìn vào nhiều nhất nhưng cũng dễ bị hiểu sai nhất. Theo Salesforce State of Sales 2024–2025, chỉ 28% nhân viên sales đạt quota trong năm 2024 mức thấp nhất trong nhiều năm gần đây. Ebsta ghi nhận 78% sellers missed quota trong H1 2025. Con số này không nên được đọc là “nhân viên quá kém” mà là tín hiệu để hỏi ngược lại: chỉ tiêu có được thiết lập dựa trên dữ liệu thực tế không, hay chỉ là con số kỳ vọng của ban lãnh đạo?
Lưu ý triển khai: Doanh nghiệp cần quy định rõ doanh thu tính theo đơn hàng, hóa đơn hay tiền đã thu; cách xử lý đơn hủy hoặc hoàn; cách chia doanh thu khi nhiều Sales cùng tham gia một hợp đồng. Thiếu quy định này, cùng một con số có thể cho ra kết quả đánh giá hoàn toàn khác nhau.
3.2. Tốc độ tăng trưởng doanh thu
Công thức: (Doanh thu kỳ này − Doanh thu kỳ trước) ÷ Doanh thu kỳ trước × 100%
Ví dụ: Từ 400 triệu lên 480 triệu → tăng trưởng 20%.
KPI này chỉ có giá trị khi điều kiện so sánh là công bằng. Không nên dùng KPI tăng trưởng với nhân viên mới nhận địa bàn, với sản phẩm có tính mùa vụ cao, hoặc khi doanh thu kỳ trước bị ảnh hưởng bởi yếu tố bất thường vì kết quả sẽ phản ánh điều kiện thị trường nhiều hơn là năng lực cá nhân.
3.3. Số đơn hàng hoặc hợp đồng thành công
Công thức: Tổng số đơn hoặc hợp đồng hợp lệ trong kỳ.
Chỉ số này cần đi kèm định nghĩa “hợp lệ” được thống nhất từ đầu: đã ký đầy đủ, đã thanh toán đặt cọc, không bị hủy trong thời gian quy định, đáp ứng biên lợi nhuận tối thiểu. Nếu thiếu điều kiện cuối, Sales có xu hướng tập trung vào giao dịch nhỏ, dễ chốt thay vì những hợp đồng tạo ra giá trị thực sự. Vì vậy chỉ số này nên luôn được kết hợp với giá trị hợp đồng trung bình (xem 5.9).
3.4. Tỷ lệ chốt cơ hội (Win Rate)
Công thức: Số cơ hội thắng ÷ Tổng số cơ hội đã đóng × 100%
Ví dụ: 6 thắng trong 20 cơ hội đã đóng → win rate 30%.
Theo báo cáo của Ebsta (2024), win rate toàn cầu đã giảm 18% so với cùng kỳ năm trước, trong khi chu kỳ bán hàng kéo dài thêm 38% so với 2021. Điều này có nghĩa: cùng một tỷ lệ win rate, nhưng mỗi lần thắng ngày nay tốn nhiều nguồn lực hơn đáng kể.
Cách đọc đúng: Win rate thấp có thể do kỹ năng chốt kém nhưng cũng có thể do pipeline đầu vào kém chất lượng, giá sản phẩm không cạnh tranh, hoặc Sales đang theo đuổi những cơ hội không phù hợp. Phân tích win/loss và tìm cách cải thiện tỷ lệ chốt sale (win rate) là bước không thể bỏ qua trước khi đưa ra kết luận.
3.5. Tỷ lệ chuyển đổi lead thành cơ hội
Công thức: Số lead trở thành cơ hội ÷ Tổng số lead đã xử lý × 100%
Ví dụ: 25 trong 100 lead → tỷ lệ chuyển đổi 25%.
Chỉ số này phản ánh đồng thời ba thứ: chất lượng lead đầu vào, kỹ năng qualify của Sales, và tiêu chuẩn xác định cơ hội. Không nên so sánh trực tiếp giữa các Sales nếu nguồn lead khác nhau – lead từ khách hàng chủ động đăng ký tư vấn có tỷ lệ chuyển đổi tự nhiên cao hơn nhiều so với danh sách gọi lạnh, không phản ánh năng lực cá nhân.
Doanh nghiệp xây dựng bộ tiêu chí chấm điểm tiềm năng để sales tính điểm, tập trung chăm sóc các khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao. Nếu sử dụng phần mềm AMIS CRM thì hệ thống sẽ tự động cập nhật để dễ dàng quản lý cơ hội, chăm sóc tập trung thay vì dàn trải tất cả các khách hàng.
3.6. Giá trị pipeline và Pipeline có trọng số
Công thức cơ bản: Tổng giá trị các cơ hội đang mở.
Công thức có trọng số: Σ (Giá trị cơ hội × Xác suất thắng)
| Cơ hội | Giá trị | Xác suất | Giá trị có trọng số |
|---|---|---|---|
| A | 200 triệu | 30% | 60 triệu |
| B | 150 triệu | 60% | 90 triệu |
| C | 300 triệu | 80% | 240 triệu |
| Tổng | 650 triệu | 390 triệu |
Khoảng cách giữa 650 triệu (pipeline thô) và 390 triệu (pipeline có trọng số) chính là mức độ lạc quan mà Sales đang đưa vào dự báo. Xác suất thắng phải được gắn với giai đoạn bán hàng được định nghĩa rõ hoặc dữ liệu lịch sử không để Sales tự nhập hoàn toàn theo cảm tính, vì điều đó tạo ra forecast không đáng tin.
Ngoại trừ công thức tính giá trị pipeline, mọi người cũng cần biết được cách xây dựng pipeline bán hàng có trọng số để tối ưu doanh thu.
3.7. Giá trị hợp đồng trung bình (Average Deal Size)
Công thức: Tổng doanh thu từ hợp đồng thành công ÷ Số hợp đồng thành công.
Ví dụ: 1 tỷ từ 10 hợp đồng → giá trị trung bình 100 triệu.
KPI này giúp phân tích nguyên nhân tăng trưởng doanh thu: do số giao dịch tăng, do giá trị mỗi giao dịch tăng, hay do cả hai? Hai công ty cùng doanh thu 2 tỷ/tháng nhưng một bên đến từ 20 hợp đồng 100 triệu, một bên từ 200 hợp đồng 10 triệu có chiến lược vận hành, tuyển dụng và hỗ trợ Sales hoàn toàn khác nhau.
3.8. Chu kỳ bán hàng trung bình
Công thức: Σ số ngày từ khi tạo cơ hội đến khi chốt ÷ Số cơ hội thắng.
Ví dụ: Ba giao dịch mất 20, 30 và 40 ngày, vậy chu kỳ trung bình 30 ngày.
Theo B2B Sales Benchmarks 2024, chu kỳ bán hàng trung bình với khách hàng mid-market đã kéo dài lên 6,2 tháng và với enterprise có thể là 7–9 tháng tùy giá trị hợp đồng. Deals bị trì hoãn làm giảm win rate tới 113%; trong khi đó, việc có người quyết định tham gia sớm làm tăng win rate 55%.
Phân tích chu kỳ bán hàng nên được tách riêng theo phân khúc khách hàng, sản phẩm, nguồn lead và giá trị hợp đồng vì mức trung bình tổng thể có thể che giấu những vấn đề cụ thể đang tồn tại. Việc phân tích chu kỳ bán hàng là bước đầu tiên trước khi tìm hiểu cách rút ngắn chu kỳ bán hàng B2B.
Xem thêm bài viết: Bảng KPI cho trưởng nhóm kinh doanh đầy đủ, chi tiết nhất
3.9. Biên lợi nhuận gộp
Công thức: (Doanh thu − Giá vốn) ÷ Doanh thu × 100%
Ví dụ: Doanh thu 500 triệu, giá vốn 350 triệu → biên lợi nhuận 30%.
Đây là chỉ số kiểm soát chất lượng doanh thu không phải chỉ số đo năng suất. Nếu không có chỉ số này trong KPI, Sales có động lực chạy theo số lượng và doanh thu bằng mọi giá: giảm giá sâu, cam kết điều khoản thương mại bất lợi, hoặc ưu tiên sản phẩm biên lợi nhuận thấp vì dễ chốt hơn. Biên lợi nhuận gộp nên có trọng số nhỏ trong KPI cá nhân đủ để tạo ý thức, không đủ để làm Sales sợ chào giá cạnh tranh khi cần.
3.10. Tỷ lệ hoàn hoặc hủy đơn hàng
Công thức: Số đơn hoàn hoặc hủy ÷ Tổng số đơn đã xác nhận × 100%
Ví dụ: 8 trong 100 đơn → tỷ lệ hủy 8%.
Trước khi đưa chỉ số này vào KPI cá nhân, cần phân loại nguyên nhân: tư vấn sai (trách nhiệm của Sales), sản phẩm lỗi (trách nhiệm của vận hành), giao hàng chậm (trách nhiệm của logistics). Chỉ nên tính vào KPI cá nhân những nguyên nhân nằm trong phạm vi kiểm soát của nhân viên quy trách nhiệm sai làm mất niềm tin của đội ngũ nhanh hơn bất kỳ điều gì.
Doanh nghiệp cần tìm mọi phương án giảm thiểu tối đa chỉ số này, tỷ lệ này càng thấp càng chứng tỏ nhân viên kinh doanh đó làm việc càng hiệu quả và doanh số công ty càng tăng.
3.11. Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
Công thức: (Khách hàng cuối kỳ − Khách hàng mới trong kỳ) ÷ Khách hàng đầu kỳ × 100%
Ví dụ: Đầu kỳ 100, cuối kỳ 110, thêm 20 mới → retention rate = (110−20)/100 = 90%.
KPI này phù hợp với Account Manager và Key Account Manager những người phụ trách duy trì và phát triển khách hàng hiện có thay vì săn khách mới. Retention rate 90% có vẻ tốt, nhưng nếu 10% khách hàng rời đi là những khách hàng có giá trị cao nhất, con số thực sự đáng lo hơn nhiều so với những gì tỷ lệ phần trăm thể hiện.
Thông thường, mỗi nhân viên kinh doanh được phân bổ chăm sóc những danh sách khách hàng nhất định, do đó KPI này phản ảnh vô cùng rõ nét hiệu quả làm việc của nhân viên đối với tệp khách hàng của mình. Tìm hiểu cách tính và cải thiện Customer Retention Rate này giúp quản lý dễ dàng nắm bắt năng lực của nhân viên và hướng đào tạo, góp ý nhanh chóng giúp nhân viên sales cải thiện khả năng chốt sales của mình. Để quản lý tốt chỉ số này, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM thay vì file excel để cập nhật số liệu chính xác, minh bạch, nhanh nhất.
3.12. Tỷ lệ gia hạn hợp đồng
Công thức theo số lượng: Số hợp đồng gia hạn ÷ Số hợp đồng đến hạn × 100%
Công thức theo giá trị: Giá trị hợp đồng gia hạn ÷ Tổng giá trị hợp đồng đến hạn × 100%
Hai công thức này thường cho ra kết quả khác nhau đôi khi rất khác. Một đội có thể gia hạn được 80% số hợp đồng nhưng chỉ giữ lại 55% giá trị, nếu những khách hàng lớn chọn rời đi. Doanh nghiệp B2B nên theo dõi cả hai và xem xét chúng song song.
3.13. Tỷ lệ thu hồi công nợ đúng hạn
Công thức: Giá trị công nợ thu đúng hạn ÷ Tổng công nợ đến hạn × 100%
Ví dụ: Thu đúng hạn 450 triệu trong tổng 500 triệu đến hạn → tỷ lệ 90%.
KPI này đặc biệt quan trọng trong quy trình quản lý công nợ khách hàng B2B, đăc biệt với doanh nghiệp phân phối hoặc bán theo hợp đồng. Cần phân định rõ ranh giới trách nhiệm giữa Sales, kế toán và bộ phận thu hồi công nợ trước khi đưa vào đánh giá cá nhân. Nếu quy trình thanh toán của khách hàng yêu cầu 45 ngày từ khi xuất hóa đơn, đó là điều kiện hợp đồng không phải lỗi của Sales.
4. Các chỉ tiêu chính trong KPI của phòng kinh doanh
Nếu KPI cá nhân đo hiệu suất từng nhân viên thì KPI của phòng kinh doanh đo sức khỏe của cả đội ngũ và phản ánh kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. KPI của phòng kinh doanh không chỉ là những chỉ số đánh giá hiệu quả của các cá nhân thuộc phòng kinh doanh mà còn thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cho biết công ty đang phát triển hay thụt lùi.
Vì vậy, bộ chỉ tiêu cấp phòng cần bổ sung những góc nhìn mà KPI cá nhân không thể hiện được: hiệu suất tổng đội, độ phủ pipeline, chi phí thu hút khách hàng và sự ổn định nhân sự.
Bảng phân biệt KPI cá nhân và KPI phòng kinh doanh:
| Nhóm chỉ số | KPI cấp cá nhân | KPI cấp phòng kinh doanh |
|---|---|---|
| Doanh thu | Doanh thu từng nhân viên | Tổng doanh thu phòng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu chung |
| Hiệu suất đội ngũ | — | Tỷ lệ nhân viên đạt chỉ tiêu doanh số |
| Pipeline | Pipeline cá nhân | Tổng giá trị pipeline, độ phủ pipeline so với mục tiêu |
| Chi phí | — | Chi phí thu hút khách hàng trung bình, chi phí trên mỗi đơn |
| Con người | — | Tỷ lệ nghỉ việc của sale, thời gian để nhân viên mới đạt năng suất |
Một phòng kinh doanh có tổng doanh thu đạt mục tiêu nhưng chỉ 30% nhân viên hoàn thành chỉ tiêu là dấu hiệu phụ thuộc vào vài cá nhân trụ cột. Đây là rủi ro vận hành mà chỉ nhìn con số doanh thu tổng sẽ không nhận ra. Do đó, KPI cấp phòng nên được theo dõi song song với KPI cá nhân để nhà quản lý vừa thấy bức tranh tổng thể, vừa phát hiện điểm nghẽn ở từng khâu.
5. Quy trình xây dựng KPI cho nhân viên Sale
Để KPI thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng chỉ số phù hợp với mục tiêu kinh doanh, năng lực đội ngũ và đặc thù từng giai đoạn bán hàng. Một hệ thống KPI cho nhân viên Sale được thiết kế đúng sẽ giúp đo lường hiệu suất chính xác, tạo động lực làm việc và thúc đẩy tăng trưởng doanh số bền vững.
5.1. Đưa ra mục tiêu cụ thể về KPI
Các tiêu chí trong hệ thống KPI của nhân viên kinh doanh được xét duyệt dựa trên mục tiêu của ban lãnh đạo, các cấp quản lý cũng như ý kiến của nhân viên và tính chất công việc của bộ phận kinh doanh. Bộ KPI cho nhân viên kinh doanh cần đáp ứng được các mục tiêu sau đây:
- Đảm bảo duy trì doanh số bán hàng hóa ổn định.
- Tạo được mối quan hệ tốt và duy trì việc chăm sóc khách hàng cũ.
- Tìm kiếm được lượng khách hàng mới ổn định.
- Mang tính thách thức nhưng khả thi.
5.2. Tạo một nền tảng vững chắc cho hệ thống KPI
Ngoài mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, những ý kiến và nguyện vọng của đội ngũ nhân viên cũng là nền tảng để doanh nghiệp có thể xây dựng bộ KPIs vững chắc, lâu bền, khả thi, phù hợp với khả năng của nhân viên và văn hoá của doanh nghiệp. Nếu ngay từ đầu, các chỉ số này nằm ngoài khả năng và nguyện vọng của nhân viên thì họ sẽ không có động lực làm làm việc dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
5.3. Xác định bộ phận xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh
Mẫu KPI cho nhân viên sales có thể do trưởng bộ phận kinh doanh xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn trong công ty.
Trưởng bộ phận là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Sau khi xây dựng xong mẫu KPIs này cần được góp ý, thẩm định và đánh giá từ các bộ phận chức năng trong công ty.
5.4. Xây dựng chính sách lương – thưởng – phạt cho nhân viên kinh doanh
Khi đã có danh sách các chỉ tiêu KPI, bước tiếp theo các nhà quản lý cần xét duyệt các chính sách lương, thưởng, phạt, phụ cấp… nhằm tạo động lực cho nhân viên kinh doanh. Các chính sách này sẽ khác nhau tùy theo vị trí làm việc, bằng cấp và kỹ năng chuyên môn của nhân viên kinh doanh.
Ví dụ:
- Nhân viên vượt KPI về doanh thu tháng sẽ được thưởng 5% tổng số doanh thu vượt chỉ tiêu.
- Nhân viên không đạt chỉ tiêu về số đơn sẽ bị phạt trừ 10% lương cứng.
- Đối với nhân viên thị trường, được phụ cấp tiền xăng xe, ăn trưa.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách tính lương KPI cho nhân viên kinh doanh
5.5. Xây dựng kế hoạch triển khai và áp dụng KPI
Trong mỗi bộ KPIs cho nhân viên kinh doanh, luôn có những KPI mang tính dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Việc quản lý các chỉ số KPI dài hạn sẽ dễ dàng hơn khi nhà quản lý chia nhỏ thành các KPI ngắn hạn để thực hiện và đo lường. Như vậy nhà quản lý sẽ nắm được tình hình doanh nghiệp theo từng giai đoạn biến đổi của thị trường.
Sau khi hoàn thiện hệ thống KPIs, nhà quản lý cần truyền thông đến toàn thể bộ phận, phân công công việc rõ ràng, đảm bảo nhân viên nào cũng nắm được các chỉ số KPI và cách tính toán để trong quá trình làm việc, họ xác định được phải quan tâm đến những yếu tố nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
5.6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI của nhân viên kinh doanh
Khi truyền thông bộ KPIs tới các nhân viên kinh doanh, nhà quản lý cần thực hiện việc theo dõi, đánh giá các chỉ số này liên tục và thường xuyên ở tất cả các khâu trong hoạt động kinh doanh. Để việc theo dõi, đánh giá các chỉ số KPI của nhân viên kinh doanh thêm phần hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng kết hợp thêm nhiều công cụ hỗ trợ đo lường và giám sát CRM.
Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, kịp thời điều chỉnh khi cần thiết nhằm bám đuổi mục tiêu doanh số, đồng thời đảm bảo tính công bằng, minh bạch giữa các nhân viên khi đánh giá và xét duyệt lương thưởng.
Để quản lý tốt KPI dành cho nhân viên kinh doanh, một công cụ quản lý tự động, thông minh sẽ là điều kiện cần thiết cho doanh nghiệp.
Báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu và đánh giá năng lực của nhân viên trên phần mềm MISA AMIS CRM.
5.7. Review và điều chỉnh KPI hàng tháng/ quý
Nhờ việc theo dõi và đánh giá thường xuyên, các nhà quản lý có cơ sở thực hiện điều chỉnh KPI cho từng nhân viên mỗi tháng hoặc quý để đảm bảo các con số này là khả thi và bám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và xu hướng mua sắm của khách hàng.
Doanh nghiệp cần đánh giá khách quan điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân viên để điều chỉnh các chỉ tiêu KPI sao cho phát huy tốt nhất khả năng làm việc của họ để tăng doanh thu cho công ty.
6. Tải miễn phí mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh
Dưới đây là mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh trình bày theo dạng bảng có trọng số, doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh theo mô hình bán hàng của mình. Bảng dùng thang điểm 100, mỗi chỉ tiêu gắn một trọng số tương ứng với mức độ ưu tiên.
| Chỉ tiêu KPI | Trọng số | Mục tiêu | Thực tế | % Hoàn thành | Điểm quy đổi |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 40% | 500 triệu | 450 triệu | 90% | 36 |
| Số hợp đồng mới | 20% | 10 | 9 | 90% | 18 |
| Tỷ lệ chốt cơ hội | 15% | 30% | 28% | 93% | 14 |
| Công nợ thu đúng hạn | 15% | 95% | 90% | 95% | 14 |
| Chăm sóc khách hàng | 10% | 100% | 100% | 100% | 10 |
| Tổng | 100% | 92 |
Cách dùng bảng: Điểm quy đổi = % hoàn thành × trọng số.
Tổng điểm phản ánh mức độ hoàn thành chung, làm căn cứ xét thưởng minh bạch. Doanh nghiệp có thể thay đổi trọng số theo giai đoạn, ví dụ tăng trọng số công nợ khi cần siết dòng tiền.
Để giúp doanh nghiệp triển khai KPI cho đội ngũ kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả, chúng tôi cung cấp mẫu KPI cho nhân viên sale được thiết kế sẵn, dễ tùy chỉnh theo từng mô hình bán hàng. Bạn có thể tải miễn phí mẫu KPI kèm bảng KPI sale này và áp dụng ngay để đo lường hiệu suất, quản lý mục tiêu và tối ưu doanh số cho đội ngũ Sale.
7. Lưu ý khi xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh
Để xây dựng mẫu KPI thành công không phải là điều dễ dàng, nhà quản lý sẽ cần nắm chắc một số lưu ý trong quá trình xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh dưới đây:
- Thiết lập KPI dựa trên số lượng người bị ảnh hưởng, chịu tác động bởi chỉ số đo lường ấy.
- Đánh giá, đo lường khách quan và không dựa trên các ý kiến chủ quan.
- Bắt nguồn và luôn bám sát chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp và tập trung vào sự cải tiến.
- Rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu.
- Cụ thể và có liên quan trực tiếp tới một mục tiêu nhất định.
- Cần nhất quán để duy trì và cải tiến trong tương lai.
- Phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, mang tính khả thi cao.
- Cung cấp thông tin phản hồi kịp thời và chính xác.
- Phản ánh chuẩn xác quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phù hợp với văn hóa của công ty.
>> Xem Thêm: Sales Target là gì? Cách thiết lập Sales Target hiệu quả
Để chuẩn hóa đội ngũ sales cho doanh nghiệp phân phối bài bản, minh bạch và hiệu quả hơn, anh/chị đừng bỏ qua cơ hội lắng nghe chia sẻ thực chiến từ Bánh mứt kẹo Bảo Minh và MISA tại sự kiện:
8. Công cụ quản lý KPI nhân viên sale đơn giản – MISA AMIS CRM
- Giao mục tiêu tới từng nhân viên kinh doanh
Phần mềm quản lý pipeline bán hàng MISA AMIS CRM tích hợp phần mềm DMS cho phép giao mục tiêu từng cấp từ Giám đốc giao mục tiêu đến từng bộ phận; quản lý đến từng nhân viên. Doanh nghiệp có thể chia mục tiêu theo thời gian cụ thể theo ngày/tháng/quý/năm. Từ đó, phần mềm xuất báo báo tự động theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu của từng phòng ban/ cá nhân để dễ dàng quản lý.
- Giám sát hoạt động bán hàng của từng nhân viên kinh doanh
Quản lý dễ dàng theo dõi từng hoạt động chăm sóc khách hàng của nhân viên với từng khách hàng; đồng thời giám sát các hoạt động, nhiêm vụ, công việc hàng ngày của đội Sales.
Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY
Hoặc để lại thông tin tại form dưới đây để nhận tài khoản ngay.
- Dễ dàng quản lý nhân viên kinh doanh đi thị trường
Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp phát triển đội kinh doanh đi thị trường nhất là với các doanh nghiệp ngành dược, thực phẩm, thiết bị. Chính vì vậy, nhu cầu quản lý đội Sales đi tuyến trở lên cần thiết. Trên phần mềm MISA AMIS CRM, quản lý có thể:
- Lập kế hoạch, quản lý lộ trình đi tuyến
- Tính năng checkin, check out kiểm tra lộ trình thực hiện. Báo cáo hiệu quả đi tuyến: Số khách hàng ghé thăm, đơn hàng, doanh số
- Tích hợp AI Agent, hỗ trợ đắc lực nghiệp vụ của Sales và CEO
AMIS CRM tiên phong công nghệ AI Agent, giúp sales chăm sóc khách hàng 24/7 không để mất khách vào tay đối thủ. Đảm bảo data luôn “nóng” để gia tăng tỷ lệ chốt đơn. Đồng thời AI còn giúp sales các nghiệp vụ như: soạn email chào hàng, tóm tắt cuộc gọi thoại, hỗ trợ lên đơn hàng…. Với quản lý/ CEO AMIS CRM có AI AGent phân tích tình hình kinh doanh giúp lãnh đạo liên tục cập nhật tình hình doanh số dễ dàng.
Từ những số liệu phân tích, hệ thống CRM ghi nhận và tự động xuất ra các báo cáo năng suất giúp quản lý:
- Kịp thời khen thưởng, tạo động lực cho các cá nhân có kết quả thực hiện doanh số cao
- Có kế hoạch đào tạo, hướng dẫn hoặc bổ sung kỹ năng chuyên môn cho nhân viên chưa đạt kết quả tốt
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
- Tích hợp đa dạng các dữ liệu bán hàng – kế toán – kho – sản xuất
Tính năng liên thông dữ liệu giữa các bộ phận giúp sales dễ dàng kiểm tra tồn kho, công nợ, giá cả, khuyến mại để báo giá khách ở bất cứ đâu, tạo báo giá nhanh, tăng khả năng chốt đơn, tạo động lực cho sales cố gắng hoàn thành mục tiêu
9. Câu hỏi thường gặp về KPI cho nhân viên kinh doanh
9.1 Cách tính KPI cho sale như thế nào?
Công thức chung là lấy số liệu đạt được chia cho số liệu mục tiêu rồi nhân 100%. Với từng chỉ tiêu cụ thể như tỷ lệ chốt hay chu kỳ bán hàng sẽ có công thức riêng, chi tiết ở mục Cách tính KPI cho sale phía trên.
9.2 KPI của phòng kinh doanh gồm những gì?
Thường gồm tổng doanh thu phòng, tỷ lệ nhân viên đạt chỉ tiêu, tổng giá trị pipeline, chi phí thu hút khách hàng và tỷ lệ nghỉ việc của sale. Đây là các chỉ số cấp đội, khác với KPI đo hiệu suất từng cá nhân.
9.3 Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh nên có bao nhiêu chỉ tiêu?
Nên chọn khoảng 5–7 chỉ tiêu trọng yếu, gắn trọng số theo mức độ ưu tiên. Quá nhiều chỉ tiêu sẽ làm loãng trọng tâm và khó theo dõi.
9.4 Trọng số cho chỉ tiêu doanh thu nên đặt bao nhiêu?
Thông thường doanh thu chiếm trọng số cao trong bảng KPI, phần còn lại chia cho các chỉ tiêu về chất lượng như tỷ lệ chốt, công nợ và chăm sóc khách hàng, tùy mục tiêu từng giai đoạn.
9.4 Nên đánh giá KPI theo tháng hay theo quý?
Nên kết hợp cả hai: theo dõi theo tháng để phát hiện sớm sai lệch và điều chỉnh, đánh giá theo quý để nhìn xu hướng và xét thưởng.
10. Tổng kết
Việc hiểu đúng KPI cho nhân viên kinh doanh và xây dựng hệ thống KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đo lường chính xác hiệu suất bán hàng, tạo động lực cho đội ngũ sale và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu bền vững. Bước sang năm 2026, KPI cho sale không nên chỉ tập trung vào doanh số, mà cần gắn với chất lượng khách hàng, quy trình bán hàng và hiệu quả dài hạn. Hy vọng những hướng dẫn trong bài đã giúp bạn có nền tảng để xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh phù hợp với thực tế doanh nghiệp, dễ áp dụng và linh hoạt điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển.
