Sales Manager là gì? Vai trò và công việc chi tiết của Trưởng phòng kinh doanh

Trong mỗi doanh nghiệp, nhân viên bán hàng là người trực tiếp tìm kiếm và thuyết phục khách hàng, còn Sales Manager chính là người đứng sau hỗ trợ, điều phối công việc và chịu trách nhiệm cao nhất về doanh thu của cả đội ngũ trước Ban Giám đốc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất vị trí sales manager là gì cũng như những trách nhiệm thực tế đi kèm với vai trò này.

Một đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả luôn cần một người quản lý có năng lực tổ chức quy trình tốt và biết cách thúc đẩy năng suất làm việc của từng nhân viên. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về vai trò Sales Manager để giúp các bạn nhân viên bán hàng có lộ trình thăng tiến rõ ràng, đồng thời hỗ trợ các CEO và bộ phận nhân sự xây dựng tiêu chuẩn đánh giá chính xác khi tuyển dụng vị trí này.

1. Định nghĩa Sales Manager là gì?

Sales Manager (Trưởng phòng kinh doanh) là vị trí quản lý chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động bán hàng của một doanh nghiệp hoặc một chi nhánh, phân khúc thị trường cụ thể.

Nhiệm vụ chính của Trưởng phòng kinh doanh bao gồm: thiết lập mục tiêu doanh số hàng tháng/quý/năm, xây dựng kế hoạch bán hàng, quản lý và đào tạo nhân sự cấp dưới, đồng thời giám sát hoạt động chăm sóc khách hàng để đảm bảo đạt chỉ tiêu doanh thu mà công ty đề ra.

Một Sales Manager giỏi không chỉ là người có kỹ năng bán hàng tốt, mà quan trọng hơn là phải có khả năng quản lý và hỗ trợ để giúp các thành viên trong đội ngũ cùng đạt được hiệu suất công việc cao nhất.

2. Phân biệt các cấp bậc trong bộ phận bán hàng

Để hiểu rõ lộ trình thăng tiến cũng như cách phân chia trách nhiệm trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo bảng so sánh chi tiết dưới đây về các vị trí từ cấp nhân viên đến cấp giám đốc:

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy rõ sự khác biệt về vai trò và trách nhiệm. Vậy thực chất công việc hằng ngày của sales manager là gì mà lại có sự chênh lệch lớn về tầm ảnh hưởng so với các cấp bậc còn lại?

3. Bản mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh chi tiết

Nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh hàng ngày rất đa dạng, nhưng nhìn chung mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh sẽ xoay quanh ba nhóm trách nhiệm chính dưới đây:

3.1. Quản lý và phát triển đội ngũ 

• Tuyển dụng nhân sự: Tham gia vào quy trình phỏng vấn, đánh giá năng lực của các ứng viên để lựa chọn những nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa của phòng.
• Đào tạo và hướng dẫn: Xây dựng tài liệu hướng dẫn bán hàng, trực tiếp tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng cho nhân viên mới và cập nhật kiến thức định kỳ cho nhân viên cũ.
• Kèm cặp trực tiếp (Coaching): Lắng nghe các cuộc gọi của nhân viên, cùng ngồi lại để phân tích các tình huống khách hàng từ chối và hướng dẫn nhân viên cách xử lý hiệu quả hơn.
• Khích lệ tinh thần làm việc: Đưa ra các chính sách khen thưởng rõ ràng, tổ chức các hoạt động thi đua nội bộ để tạo động lực làm việc cho nhân viên.

3.2. Quản lý quy trình và dữ liệu bán hàng

Dựa trên mô hình quản lý bán hàng mà doanh nghiệp đang áp dụng, Sales Manager sẽ cụ thể hóa thành các bước hành động sau:

• Tối ưu quy trình bán hàng: Thiết lập quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng rõ ràng từng bước để nhân viên dễ dàng áp dụng, giúp rút ngắn thời gian chốt hợp đồng.
• Theo dõi phễu bán hàng (Pipeline): Kiểm tra tiến độ các cơ hội kinh doanh để phát hiện ngay những khâu đang bị nghẽn (ví dụ: nhân viên gửi báo giá nhiều nhưng tỷ lệ chốt thấp) để kịp thời hỗ trợ.
• Quản lý dữ liệu trên hệ thống CRM: Giám sát việc nhân viên cập nhật thông tin khách hàng và lịch sử trao đổi lên phần mềm CRM. Việc này giúp lưu trữ dữ liệu chính xác và đưa ra các quyết định điều chỉnh dựa trên số liệu thực tế.
• Cập nhật thông tin thị trường: Theo dõi sát sao nhu cầu của khách hàng, các chương trình khuyến mại hay chính sách thay đổi của đối thủ để đề xuất điều chỉnh giá bán hoặc dịch vụ đi kèm phù hợp.

Để quản lý hàng trăm khách hàng cùng lúc mà không bị chồng chéo, việc ứng dụng các phần mềm CRM hiện đại chính là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp Trưởng phòng kinh doanh số hóa toàn bộ hoạt động của phòng.

Nhận tư vấn giải pháp CRM phù hợp với doanh nghiệp

3.3. Báo cáo doanh số và quản lý ngân sách

• Dự báo doanh số: Tổng hợp dữ liệu để dự báo kết quả bán hàng khả thi gửi lên Sales Director hoặc Ban Giám đốc định kỳ theo tuần hoặc tháng.
• Kiểm soát chi phí: Theo dõi các khoản chi phí hoạt động của phòng kinh doanh (chi phí đi lại, tiếp khách, sự kiện nhỏ) đảm bảo không vượt quá ngân sách được giao.

4. Hệ thống chỉ tiêu KPI thực tế của Sales Manager

Hiệu quả làm việc của một Trưởng phòng kinh doanh sẽ được đánh giá trực quan qua các chỉ số công việc cụ thể.

Dưới đây là ví dụ thực tế về bảng chỉ tiêu KPI của một Sales Manager trong lĩnh vực cung cấp phần mềm doanh nghiệp (B2B) với mục tiêu doanh thu của cả phòng là 20 tỷ VNĐ/năm:

5. Những năng lực cần có để thăng tiến từ nhân viên lên Sales Manager

Nhiều nhân viên bán hàng rất giỏi khi trực tiếp đi gặp khách hàng, nhưng khi được thăng chức lên làm quản lý lại gặp khó khăn và không đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Để hiểu rõ năng lực cốt lõi của một sales manager là gì và chuyển đổi thành công sang vai trò Trưởng phòng kinh doanh, bạn cần rèn luyện ba năng lực cốt lõi sau:

• Tư duy làm việc dựa trên số liệu: Thay vì đánh giá công việc của nhân viên bằng cảm tính, bạn cần biết cách phân tích các báo cáo trên CRM để chỉ ra chính xác nhân viên đang gặp vướng mắc ở khâu nào (tìm kiếm khách hàng, gọi điện tư vấn, hay thương lượng giá cả).
• Kỹ năng hướng dẫn và hỗ trợ: Khi làm quản lý, bạn không thể tự mình đi làm thay hết mọi việc cho nhân viên. Bạn cần kiên nhẫn hướng dẫn phương pháp, chia sẻ kinh nghiệm để giúp nhân viên của mình tự nâng cao năng lực và tự chốt được hợp đồng.
• Khả năng phối hợp liên phòng ban: Phòng kinh doanh không hoạt động riêng lẻ. Bạn cần chủ động làm việc với phòng Marketing để thống nhất về tệp khách hàng mục tiêu, phối hợp với phòng Chăm sóc khách hàng để nắm bắt các phản hồi sau bán hàng, từ đó cải tiến quy trình tư vấn tốt hơn.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp 

6.1. Sự khác nhau giữa Sales Manager và Sales Director là gì?

Để hiểu điểm khác biệt lớn nhất giữa Giám đốc kinh doanh và sales manager là gì, cần nhìn vào phạm vi công việc:

• Sales Manager tập trung chủ yếu vào công việc vận hành hàng ngày: quản lý trực tiếp đội ngũ nhân viên, hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc cụ thể trong quá trình bán hàng, theo dõi tiến độ doanh số theo tháng hoặc quý.
• Còn Sales Director (Giám đốc kinh doanh) tập trung vào tầm nhìn dài hạn và vĩ mô hơn: quản lý ngân sách chung của toàn bộ khối kinh doanh, quyết định chính sách giá bán, phê duyệt các kế hoạch phát triển thị trường mới và báo cáo trực tiếp với CEO.

6.2. Thu nhập của Sales Manager tại Việt Nam hiện nay khoảng bao nhiêu?

Mức thu nhập của vị trí này thường gồm lương cứng cố định cộng với hoa hồng theo phần trăm doanh số của cả phòng.

Mức lương cứng hiện nay thường dao động từ 20.000.000đ đến 45.000.000đ/tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Ở một số ngành hàng đặc thù như bất động sản, công nghệ phần mềm B2B hoặc dược phẩm, mức lương có thể từ 50.000.000đ đến hơn 80.000.000đ/tháng. Nếu đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh số của phòng, tổng thu nhập thực tế có thể lên đến 70.000.000đ – 100.000.000đ/tháng.

6.3. Người có tính cách hướng nội có làm được Trưởng phòng kinh doanh không?

Hoàn toàn có thể làm rất tốt. Những quản lý có tính cách hướng nội thường có thế mạnh rất lớn ở khả năng lắng nghe sâu sắc, cẩn thận trong việc phân tích số liệu trên hệ thống CRM và đưa ra các quyết định có tính nhất quán cao. Họ cũng có xu hướng kiên nhẫn và thấu hiểu hơn khi hỗ trợ, kèm cặp cho nhân viên dưới quyền.

6.4. Tại sao nhiều nhân viên bán hàng giỏi lại thất bại khi lên làm quản lý?

Lý do phổ biến nhất là họ vẫn giữ thói quen làm việc độc lập. Khi còn làm nhân viên, họ chỉ cần tập trung làm tốt phần việc của mình. Nhưng khi lên làm quản lý, họ lại có xu hướng tranh chấp hoặc đi làm thay phần việc của nhân viên vì sợ nhân viên làm hỏng hợp đồng. Điều này làm cho nhân viên không phát triển được kỹ năng, còn người quản lý thì bị quá tải công việc mà doanh số chung vẫn không đạt.

6.5. Khi nào doanh nghiệp nên tuyển dụng vị trí Sales Manager?

Thông thường, khi đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty đạt quy mô từ 5 người trở lên, CEO nên bổ nhiệm hoặc tuyển dụng một Sales Manager chuyên trách. Việc này giúp chuyển giao bớt các đầu việc vận hành hàng ngày (như duyệt báo cáo, giám sát tiến độ công việc của từng nhân viên, đào tạo người mới) từ CEO sang cho Trưởng phòng bán hàng, giúp CEO có thời gian tập trung vào các chiến lược lớn hơn của công ty.

Để tối ưu hóa tất cả các công việc và năng lực kể trên, một Sales Manager hiện đại không thể chỉ quản lý đội ngũ bằng sổ sách hay các file Excel thủ công. Lúc này, phần mềm CRM (Customer Relationship Management) chính là công cụ trợ lực không thể thiếu.

Hệ thống CRM giúp Trưởng phòng kinh doanh:

• Kiểm soát chất lượng data khách hàng: Mọi thông tin liên hệ, lịch sử cuộc gọi, email trao đổi của nhân viên với khách hàng đều được lưu trữ tập trung, tránh tình trạng mất mát dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc.
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Nhìn vào CRM, người quản lý biết ngay có bao nhiêu hợp đồng sắp ký, bao nhiêu khách hàng đang phân vân ở khâu báo giá để kịp thời nhảy vào hỗ trợ nhân viên chốt deals.
• Đánh giá hiệu suất nhân sự chuẩn xác: CRM tự động xuất các báo cáo về tỷ lệ chốt đơn, thời gian xử lý một cơ hội kinh doanh của từng nhân viên, giúp Sales Manager có số liệu thực tế để đánh giá KPI và đưa ra phương án đào tạo phù hợp.

Dùng thử MISA AMIS CRM để quản lý dữ liệu khách hàng, quy trình bán hàng và hoạt động chăm sóc sau bán trên một hệ thống tập trung.

Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày – demo 1:1 cùng chuyên gia MISA để nhận tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của quý vị.

Kết luận

Trở thành Sales Manager là một bước chuyển dịch lớn từ tư duy làm việc cá nhân sang tư duy quản trị và phát triển đội nhóm. Bằng cách xây dựng quy trình rõ ràng, kiên nhẫn hỗ trợ nhân viên và tận dụng các công cụ quản lý thông minh như CRM, các Trưởng phòng kinh doanh sẽ là điểm tựa vững chắc giúp doanh nghiệp bứt phá doanh thu một cách bền vững.