Mẫu biên bản xác nhận, đối chiếu công nợ đúng theo quy định

15/04/2024

Loading

Biên bản đối chiếu công nợ doanh nghiệp là văn bản quan trọng nhằm xác nhận lại sự ghi chép số liệu công nợ là chính xác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ đúng theo quy định của pháp luật hiện nay.

1. Đối chiếu công nợ là gì?  

  • Đối chiếu công nợ là hoạt động được thực hiện giữa doanh nghiệp với đối tác (khách hàng, nhà cung cấp), trong đó hai bên so sánh các khoản công nợ giữa hai bên đã ghi nhận xem có trùng khớp với nhau không.

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.

Như vậy, đối chiếu công nợ là thủ tục quan trọng, giúp các bên xác nhận lại một lần nữa sự ghi chép, tổng hợp của mình là chính xác, từ đó sắp xếp kế hoạch trả nợ phù hợp. Đồng thời giúp kế toán có thể phát hiện sai sót (nếu có) và kịp thời điều chỉnh.

  • Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán nhằm đối chiếu và xác nhận tình hình thanh toán, số dư công nợ giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là trong những hoạt động mua bán với số tiền từ 20 triệu đồng trở lên.

Thông thường, biên bản này sẽ do kế toán công nợ phụ trách lập.

  • Vậy khi nào cần đối chiếu công nợ?

Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập vào định kỳ kế toán hoặc vào cuối năm. Kế toán doanh nghiệp lập cho từng khách hàng, nhà cung cấp và gửi cho khách hàng/NCC để xác nhận số công nợ.

> Đọc thêm: Quy trình giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ công nợ, giảm thiểu rủi ro tài chính

2. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ

Bảng đối chiếu công nợ là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán nhằm xem các bên liên quan có thực hiện theo đúng quy định hay không. Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong quá trình quyết toán thuế.

Ngoài mục đích trên, biên bản đối chiếu công nợ còn nhằm mục đích giúp kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mình với nhà cung cấp/khách hàng có thực hiện đúng với nội dung theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký hay không.

Để đảm bảo tính chính xác của các số liệu công nợ, hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn.

>> Đọc thêm: Quản lý công nợ hiệu quả trên phần mềm kế toán MISA AMIS 

3. Nguyên tắc và quy trình đối chiếu công nợ

Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, kế toán doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc dưới đây:

  • Đáp ứng các điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật
  • Nội dung đối chiếu công nợ phải đảm bảo không trái quy định của pháp luật và không trái các giá trị đạo đức xã hội
  • Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên phải được dựa trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau
  • Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản (biên bản đối chiếu công nợ) hoặc các hình thức tương đương khác để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên

Quy trình đối chiếu công nợ

  • Kế toán cần in các chứng từ sau để gửi cho khách hàng

+ Biên bản đối chiếu công nợ: Biên bản này nhằm mục đích để khách hàng/nhà cung cấp xác nhận công nợ và gửi lại cho doanh nghiệp

+ Thông báo công nợ/Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả: Khách hàng/nhà cung cấp thực hiện kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch

  • Nếu có chênh lệch xảy ra, kế toán doanh nghiệp thực hiện chỉnh sửa lại theo đúng thực tế
  • Lưu biên bản đối chiếu công nợ, biên bản này có xác nhận của khách hàng/nhà cung cấp thì mới có giá trị để phục vụ công tác quyết toán báo cáo tài chính.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ lập biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận và gửi lại cho Doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của phần mềm hiện đại, kế toán có thể nhanh chóng tạo báo cáo công nợ phải thu/ phải trả và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu để phát hiện chênh lệch.

Dùng ngay miễn phí

4. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

4.1 Biên bản đối chiếu công nợ

CÔNG TY ………….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc

——————

………., ngày…tháng…năm….

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.

– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.

Hôm nay, ngày…. tháng……năm…. Tại văn phòng Công ty …………, chúng tôi gồm có:

  1. Bên A (Bên mua): ……………………………………………………………………………………

– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………

– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: ………………………………..

– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: ………………………………………

  1. Bên B (Bên bán): ……………………………………………………………………………………

– Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………..

– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: ……………………………….

– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: ……………………………………..

Cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày …/…/20…  đến ngày …/…/20… cụ thể như sau:

1. Công nợ đầu kỳ: … đồng

2. Số phát sinh trong kỳ:

STT Tên sản phẩm Đơn vị

Tính

Số

lượng

Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng

3. Công nợ chi tiết:

– Hoá đơn GTGT số …. ký…. do Công ty …………. Xuất ngày…., số tiền: ……. (Chưa thanh toán)

– Hoá đơn GTGT số …. ký…. do Công ty …………. Xuất ngày…., số tiền: ……. (Chưa thanh toán)

4. Kết luận: Tính đến ngày ………………. bên A phải thanh toán chi bên B số tiền là: …………..

– Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

> Tải ngay biên bản đối chiếu công nợ bằng Word và Excel TẠI ĐÂY

>> Xem thêm các biểu mẫu khác:

4.2 Biên bản xác nhận công nợ

4.2.1 Biên bản xác nhận đối với doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;

– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……………………..…., chúng tôi gồm có:

BÊN A: Công ty …………………..

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

BÊN B: Công ty ……………………

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: ………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

Cùng nhau xác nhận về công nợ, cụ thể như sau:

Công nợ đầu kỳ: ………………. đồng (Theo Biên bản số …….. ngày ……. tháng …. năm ….)

Số phát sinh trong kỳ:………………

Số tiền bên A đã thanh toán: ……………………….. đồng

Tính đến ngày… tháng … năm … bên A còn nợ bên B số tiền là: ……………………..đồng (bằng chữ: …………….)

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

                Bên A                                                                             Bên B

>> Tải ngay mẫu thư xác nhận công nợ dành cho doanh nghiệp Tại đây

4.2.2 Biên bản xác nhận đối với cá nhân

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————–

BIÊN BẢN XÁC NHẬN NỢ

Hôm nay, ngày … tháng … năm… tại……….., chúng tôi gồm:

1. BÊN A: Ông……………………………………………

Số CMND:………………………………………………………….

Điện thoại:………………………………………………………….

Email:………………………………………………………………..

Chỗ ở hiện nay:….

2. BÊN B: Ông……………………………………………………

Số CMND:……………………………………………………

Điện thoại:……………………………………………………

Email:…………………………………………………………

Chỗ ở hiện nay:…………………………………………….

Cùng thống nhất ký kết Bản thoản thuận với những điều, khoản sau:

Điều 1: Thỏa thuận xác nhận nợ:

Qua đối chiếu xác nhận, hai bên thống nhất xác nhận tính đến ngày … tháng… năm… Bên B nợ Bên A tổng số tiền là:………….VNĐ (bằng chữ:…………….), trong đó:

– Nợ gốc:……..…. VNĐ;

– Lãi: ……………… VNĐ.

Điều 2: Cam kết của Bên A:

– Bên A sẽ tạo điều kiện tốt nhất để Bên B có thể hoàn thành nghĩa vụ đã cam kết.

– Xóa bỏ nghĩa vụ trả nợ sau khi Bên A thực hiện xong nghĩa vụ thanh toán như đã cam kết.

Điều 3: Cam kết của Bên B:

– Bên B cam kết thanh toán cả nợ gốc và lãi trước ngày… tháng… năm…

– Nếu Bên B chậm trả theo thỏa thuận thì sẽ chịu trách nhiệm đối với số tiền chậm trả tương ứng với mức lãi suất là …%/ngày.

Điều 4: Điều khoản chung:

– Biên bản này có hiệu lực kể từ thời điểm kí kết.

– Biên bản được sao thành hai bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản.

   Bên A                                                                             Bên B

>> Tải ngay Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân Tại đây

Với phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể tạo biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Sau khi gửi biên bản cho khách hàng và nhà cung cấp, kế toán có thể Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán online MISA AMIS miễn phí trong 15 ngày!

5. Biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng anh

Công nợ trong tiếng anh có nhiều từ vựng khác nhau như dept, mortgage, liabities, wages, entire, investments, indebtedness. Trong đó, dept là từ thường được dùng phổ biến nhất 

Đối chiếu công nợ tiếng anh là Debt comparison

Cũng giống như tiếng Việt, biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng Anh nhằm làm căn cứ xác định việc thanh toán công nợ theo hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng tư vấn, hợp đồng dịch vụ… giữa người mua và người bán là các tổ chức, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

COMPANY ………………..

[Logo]

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence – Freedom – Happiness

——-oOo——-

 CUSTOMER RECEIVABLES CONFIRMATION

 Based on the commercial contract number…………. , was signed on October 16, 2019 between:

SELLER: …………..………………………………………………………………………………

Address: ……………………………………………………………………………………………

Phone number: ………………………………………. Fax: ………………………………………

Represent: ………………………………………… Position: ……………………………………..

BUYER: …………………………………………………………………………………………..

Address: ……………………………………………………………………………………………

Phone number: ………………………………………. Fax: ………………………………………

Represent: ………………………………………… Position: ……………………………………..

OPENNING BALANCE: ……………………

VOUCHER DESCRIPTION ARISING AMOUNT
DATE NO. DEBIT CREDIT

TOTAL DEBIT AMOUNT:                       

TOTAL CREDIT                        

  AMOUNT:                          

CLOSING                           

BALANCE:                         

 

PREPARED BY

(Signature, full name)

 

CHIEF ACCOUNTANT

(Signature, full name)

Date …………………………………

DIRECTOR

(Signature, full name and seal)

CUSTOMER’S CONFIRMATION:……………………………………………………………………..

>> Tải ngay biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng anh TẠI ĐÂY

7. Lưu ý khi lập bảng đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ còn gọi là biên bản xác nhận công nợ, đây là biên bản vô cùng quan trọng khi quyết toán với cơ quan thuế. Trong quá trình lập biên bản đối chiếu công nợ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

  • Nếu bên mua và bên bán thanh toán hết giá trị hợp đồng thì chỉ cần làm biên bản thanh lý hợp đồng và ghi đầy đủ các thông tin về thời hạn, giá trị thanh toán, chấm dứt hợp đồng thì không cần phải lập biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ.
  • Nếu hết thời hạn quy định mà hai bên chưa thanh toán hết công nợ với nhau thì cần lập một biên bản đối chiếu khác
  • Biên bản đối chiếu công nợ có nhiều mẫu khác nhau và tùy thuộc vào nhu cầu các doanh nghiệp có thể thay đổi để phù hợp. Tuy nhiên nội dung biên bản cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

+ Tên doanh nghiệp

+ Số biên bản đối chiếu công ty

+ Địa chỉ, thời gian

+ Căn cứ lập biên bản

+ Thông tin hai bên mua và bán

+ Công nợ chi tiết

+ Kết luận

+ Đại diện hai bên ký tên và đóng dấu

  • Biên bản đối chiếu công nợ chỉ có giá trị pháp lý khi được ký tên, đóng dấu bởi đại diện của hai bên được nêu trong biên bản. Các bên có thể ủy quyền cho người khác ký thay người đại diện được nêu trong biên bản nhưng cần có giấy ủy quyền hợp pháp và ký đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý của biên bản.

Ngoài ra, khi lập biên bản đối chiếu công nợ kế toán doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để hạn chế các sai sót xảy ra:

Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi thấp  sẽ dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ

+ Chưa phát hiện được nguyên nhân số tiền mà doanh nghiệp phải thu khách hàng bị chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp xây dựng thì hầu như đều không đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu có phần chênh lệch, nhiều khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu như các loại hình doanh nghiệp khác

Hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn. Chẳng hạn phần mềm AMIS Kế Toán đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

  • Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
  • Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
  • Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
  • Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
  • Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Bên cạnh đó, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp có thể đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

  • Hệ sinh thái kết nối:
    • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
    • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
    • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
    • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
  • Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
  • Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
  • Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Đăng ký dùng thử miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS trong 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn!


Tác giả tổng hợp: Kiều Lục

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả