Nghiệp vụ Công nợ Kế toán thanh toán là gì? Mô tả công việc kế toán...

Kế toán thanh toán là gì? Mô tả công việc kế toán thanh toán tại doanh nghiệp

Kế toán thanh toán giữ vai trò quan trọng trong việc thu thập; tổng hợp chứng từ thu, chi của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chia sẻ những kiến thức cơ bản cần nhớ và những lưu ý để kế toán thanh toán làm tốt công việc của mình.

1. Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán được hiểu là người thực hiện việc lập các chứng từ thu chi; trực tiếp theo dõi, quản lý tiền cũng như hạch toán các giao dịch hay những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi trong doanh nghiệp. 

Công việc của kế toán thanh toán có liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Hình 1: Kế toán thanh toán và công việc của kế toán thanh toán. Nguồn: Internet

>>> Xem thêm các chức vụ kế toán khác trong doanh nghiệp tại các bài viết:

2. Công việc của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp cần làm những công việc cụ thể sau:

  • Theo dõi, quản lý các khoản thu của doanh nghiệp:
    • Thực hiện nghiệp vụ thu tiền của các đối tượng bên trong, bên ngoài doanh nghiệp như: các cổ đông, thu hồi tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ khác, thu bồi thường, ký cược, ký quỹ, thu hồi công nợ khách hàng, …
    • Thực hiện theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.
    • Theo dõi hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng.
    • Theo dõi công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ.
    • Kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp. Trực tiếp tiếp nhận các chứng từ có liên quan từ bộ phận thu ngân. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của những chứng từ nhận được.

Hiện nay, các phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào đồng thời tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán giúp giảm thiểu khối lượng công việc của kế toán thanh toán.

CTA nhận tư vấn

  • Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp. 
  • Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp.
  • Theo dõi, quản lý các khoản chi của doanh nghiệp:
      • Hàng tuần, hàng tháng lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp. Trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo, kế toán thanh toán phải chủ động liên hệ với nhà cung cấp.
      • Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp, chi bồi thường, chi tiền phạt… và các nghiệp vụ chi nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, thanh toán tạm ứng
      •  Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp.
      • Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp.
  • Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp: 
      • Kế toán thanh toán kết hợp với thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ thu, chi theo đúng quy định.
      • Đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối mỗi ngày với thủ quỹ.
      • Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc (Với nhiều doanh nghiệp, có thể sẽ được yêu cầu báo cáo hàng ngày).
  • Công việc khác:
    • Kế toán thanh toán kết hợp với thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ thu, chi theo đúng quy định.
    • Đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối mỗi ngày với thủ quỹ.
    • Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc (Với nhiều doanh nghiệp, có thể sẽ được yêu cầu báo cáo hàng ngày).

3. Một số chứng từ, sổ sách liên quan đến kế toán thanh toán

  • Những chứng từ kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán bao gồm:
    • Hóa đơn giá trị gia tăng
    • Hóa đơn bán hàng
    • Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…
    • Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua, hợp đồng bán…
    • Các chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi của doanh nghiệp.
Hình 2: Mẫu phiếu chi. Nguồn: Internet
  • Hệ thống các sổ sách kế toán thanh toán bao gồm:
    • Sổ cái các tài khoản tiền mặt, sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng
    • Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
    • Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền
    • Báo cáo tình hình tiền gửi, số dư
    • Báo cáo kiểm kê quỹ
    • Chi tiết công nợ phải thu
    • Chi tiết công nợ phải trả
    • Tổng hợp công nợ phải thu
    • Tổng hợp công nợ phải trả
    • Phân tích công nợ phải thu, phải trả theo hạn nợ
    • Các sổ sách khác theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Cách kiểm tra sổ sách kế toán và hướng dẫn xử lý một số sai lệch cơ bản

Hình 3: Mẫu sổ nhật ký thu tiền. Nguồn: Internet

4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán

Nội dung này hướng dẫn các nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hạch toán

Hồ sơ kế toán kèm theo

Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111

    Có TK 112

– Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ

– Phiếu thu tiền

– Bảng kê giao dịch ngân hàng

Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt Nợ TK 111

   Có TK 141

– Phiếu hoàn ứng

– Phiếu thu tiền

Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt Nợ TK 111

   Có TK 131

– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có)

– Phiếu thu tiền

Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT thu bằng tiền mặt Nợ TK 111

   Có TK 511

   Có TK 3331

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Hóa đơn GTGT

– Phiếu xuất kho

– Chứng từ giao nhận (nếu có)

– Phiếu thu tiền

Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng Nợ TK 111

   Có TK 131

– Phiếu thu tiền

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)

Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112

   Có TK 111

– Phiếu chi tiền

– Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản

– Bảng kê giao dịch ngân hàng

Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác Nợ TK 141

   Có TK 111

– Giấy đề nghị tạm ứng

– Phiếu chi tiền

Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt Nợ TK 331

   Có TK 111

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Phiếu chi tiền

Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa  nhập kho Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

   Có TK 111

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Phiếu giao hàng

– Phiếu chi tiền

Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa Nợ TK 331

   Có TK 111

– Phiếu chi tiền

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)

Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

   Có TK 111

– Hóa đơn 

– Phiếu chi tiền

Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112

   Có TK 111

– Phiếu chi tiền

– Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản

– Bảng kê giao dịch ngân hàng

Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112

   Có TK 141

– Phiếu hoàn ứng

– Giấy báo Có

Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản Nợ TK 112

   Có TK 131

– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có)

– Giấy báo Có

Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển khoản trả tiền ngay Nợ TK 112

   Có TK 511

   Có TK 3331

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Hóa đơn GTGT

– Phiếu xuất kho

– Chứng từ giao nhận (nếu có)

– Giấy báo Có

Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản Nợ TK 112

   Có TK 131

– Giấy báo Có

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)

Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền qua ngân hàng
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111

    Có TK 112

– Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ

– Phiếu thu tiền

– Bảng kê giao dịch ngân hàng

Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc Nợ TK 141

   Có TK 112

– Giấy đề nghị tạm ứng

– Giấy báo Nợ

Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản Nợ TK 331

   Có TK 112

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Giấy báo Nợ

Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa  nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

   Có TK 112

– Hợp đồng/Đơn hàng 

– Phiếu giao hàng

– Giấy báo Nợ

Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản Nợ TK 331

   Có TK 112

– Giấy báo Nợ

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)

Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

   Có TK 112

– Hóa đơn 

– Giấy báo Nợ

Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên Nợ TK 334

   Có TK 112

– Bảng lương đã ký duyệt

– Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận 

– Giấy báo Nợ

>>> Xem thêm các bài viết có liên quan: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

5. Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến kế toán thanh toán

Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt:

Các nghiệp vụ liên quan đến chi TM

Các nghiệp vụ liên quan đến thu TM

Căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành:

  • Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của công ty chưa.
  • Xét duyệt hồ sơ thanh toán.
  • Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
  • Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán.
  • Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.
  • Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

Căn cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, thu từ bán hàng…, kế toán thanh toán tiến hành:

  • Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ phát sinh có liên quan đến việc thu tiền.
  • Lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
  • Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.
  • Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán.
  • Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

>>> Xem thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp

Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền gửi ngân hàng:

Các nghiệp vụ liên quan đến chi TGNH

Các nghiệp vụ liên quan đến thu TGNH

Căn cứ vào yêu cầu thực hiện thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành:

  • Lập ủy nhiệm chi (trường hợp chuyển tiền đi) hoặc lập Séc (trường hợp rút tiền mặt).
  • Tiến hành trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
  • Chuyển chứng từ ra ngân hàng để thực hiện giao dịch.
  • Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền gửi ngân hàng vào sổ sách kế toán.
  • Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng) kế toán tiến hàng đối chiếu sổ quỹ TGNH với sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết).

Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành:

  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền qua ngân hàng vào sổ sách kế toán.
  • Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng) kế toán tiến hàng đối chiếu sổ quỹ TGNH với sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết).

6. Một số lưu ý khi làm kế toán thanh toán 

  • Kiểm tra và cập nhật thường xuyên các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi ngân hàng phát sinh; đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ vào sổ sách kế toán.
  • Đối với các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi…phải đảm bảo có đủ chữ ký của ít nhất 3 bên có liên quan; bao gồm: Người lập hoặc thủ quỹ – Người giao tiền/người nhận tiền – Phê duyệt của người có trách nhiệm (Chẳng hạn như Kế toán trưởng hoặc người đại diện cho doanh nghiệp).
  • Tuy nhiên, để giải quyết công việc nhanh và hiệu quả thì:
  • Đối với nghiệp vụ thu tiền, tại thời điểm lập phiếu thu có thể chưa cần chữ ký phê duyệt ngay nhưng phải kiện toàn đầy đủ chữ ký và ghi nhận nghiệp vụ ngay trong ngày.
  • Đối với nghiệp vụ chi tiền, nếu chi trong định mức và được ủy nhiệm phù hợp thì có thể lập phiếu chi và hạch toán vào sổ sách kế toán trước nhưng phải kiện toàn đầy đủ thông tin, chữ ký vào cuối ngày.
  • Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, sổ sách, chứng từ cẩn thận, khoa học, theo trình tự ghi sổ quỹ, ghi sổ chi tiết giao dịch ngân hàng; tránh thất thoát tài liệu hoặc không tìm thấy khi cần đối chứng.
  • Thường xuyên theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi ngân hàng, báo cáo để lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình thu chi, từ đó có kế hoạch thanh toán và kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp.
  • Thường xuyên trao đổi với kế toán công nợ hoặc bộ phận chuyên trách công nợ của doanh nghiệp.
  • Biết kiểm tra số liệu và liên kết với các phân hệ kế toán khác để đảm bảo khớp đúng số liệu, tránh hạch toán sai hoặc hạch toán thiếu.

Kế toán thanh toán là vị trí có liên quan trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Dòng tiền của doanh nghiệp lại là một trong các chỉ tiêu quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm để có các quyết định điều hành. 

Bởi vậy, bên cạnh giỏi nghiệp vụ thì kế toán thanh toán còn cần đảm bảo thực hiện nghiệp vụ chuẩn xác, nhanh chóng đưa ra các báo cáo để giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chân thực và kịp thời nhằm đưa ra các quyết định điều hành phù hợp. Để làm được điều này, kế toán thanh toán có thể cần tới sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ thông minh như phần mềm kế toán online MISA AMIS. 

Phần mềm AMIS Kế toán có thể giúp kế toán trong nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:

  • Thu tiền mặt: Cho phép lập tất cả các chứng từ liên quan đến việc thu tiền mặt khác tại doanh nghiệp bao gồm: Rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, khách hàng ứng trước tiền hàng, Thu hồi tạm ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng…
  • Chi tiền mặt: Cho phép lập tất cả các chứng từ liên quan đến việc chi tiền mặt tại doanh nghiệp bao gồm: trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng, chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt… 
  • Thu tiền gửi: Cho phép lập tất cả các chứng từ liên quan đến việc nộp tiền vào tài khoản của doanh nghiệp bao gồm: khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng, thu hồi tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng sau khi quyết toán tạm ứng, vay nợ, thu lãi đầu tư tài chính, thu hoàn thuế GTGT…
  • Chi tiền gửi: Cho phép lập tất cả các chứng từ chi tiền ngân hàng như Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt liên quan đến việc chi khác tại doanh nghiệp…

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây để hiểu thêm phần mềm sẽ hỗ trợ hữu ích như thế nào.

Tác giả: Hoài Thương

Trọn bộ Báo cáo kế toán Excel​​​​​​​ theo ngành nghề doanh nghiệp
Chia sẻ bài viết hữu ích này