Nghiệp vụ Lương Kế toán tiền lương và những kiến thức quan trọng cần ghi...

Kế toán tiền lương và những kiến thức quan trọng cần ghi nhớ

Kế toán tiền lương là loại hình nghiệp vụ chiếm vai trò quan trọng trong công tác tổ chức kế toán của nhiều doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về nhiệm vụ và các công việc của kế toán tiền lương trong bài viết này.

1. Tìm hiểu về lương, kế toán tiền lương và các đối tượng liên quan

1.1 Giới thiệu về lương và các khoản trích theo lương

Lương là số tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Lương là đối tượng mà các nhân viên kế toán tiền lương phải đối mặt và làm việc hàng ngày. Tùy vào quy định, đặc điểm của từng doanh nghiệp sẽ phát sinh các loại hình, cách gọi khác nhau về lương. Tuy nhiên nhìn về tổng thể, chúng ta thường bắt gặp hai cách gọi chính: lương cứnglương mềm (hay các khoản phụ cấp theo lương).

Lương cứng là số tiền mà các công ty cam kết trả đều đặn hàng kỳ cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã ký. Lương cơ bản không bao gồm các khoản thưởng, phụ cấp hay các khoản bổ sung, phúc lợi khác.

Lương mềm là các khoản tiền hay hiện vật mà công ty trả thêm cho người lao động khi họ hoàn thành hoặc vượt qua chỉ tiêu công việc được giao (ví dụ: hoa hồng dành cho nhân viên kinh doanh). Ngoài ra, các khoản thưởng còn có thể xuất hiện tại các dịp đặc biệt như ngày lễ, Tết, sinh nhật, …

Ngoài ra khi công tác tại doanh nghiệp, người lao động còn có thể nhận thêm các khoản ngoài lương khác như các khoản phụ cấp (phụ cấp cơm trưa, gửi xe, quản lý…) hay các phúc lợi khác (du lịch, nghỉ dưỡng hàng năm,…)

Các khoản trích theo lương là khoản tiền trích từ lương và chi phí mà cả người lao động lẫn người sử dụng lao động cùng thực hiện nhằm đảm bảo lợi ích và duy trì tính ổn định đời sống dành cho người lao động. Hiện nay tại Việt Nam, có bốn khoản trích theo lương chính, đó là Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí kinh đoàn. Trong đó:

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là khoản tiền được trích ra từ lương nhằm mục đích tạo quỹ hỗ trợ người lao động trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động do họ mắc phải các vấn đề về ốm đau, bệnh tật, tai nạn, …

Bảo hiểm y tế (BHYT) là khoản tiền được trích ra từ lương nhằm mục đích tạo quỹ hỗ trợ chi phí khám, chữa bệnh dành cho người lao động mỗi khi họ phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ y tế.

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là khoản tiền được trích ra từ lương nhằm mục đích hỗ trợ người lao động mỗi khi họ ở trong trạng thái thất nghiệp và gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm việc làm.

Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp.

1.2 Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là vị trí thuộc bộ máy kế toán doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập người lao động, … để phục vụ công tác lập bảng tính lương, thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm cho người lao động sao cho đạt độ chính xác cao nhất.

Nhân viên kế toán tiền lương ngày càng chiếm vai trò quan trọng tại bộ phận kế toán hiện nay. Tiền lương là đối tượng gắn liền với lợi ích của người lao động, là động lực nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Vì vậy, kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của công tác tính và hạch toán lương dành cho nhân viên để giữ vững và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, hạn chế tối đa những mâu thuẫn và bất đồng ảnh hưởng tiêu cực đến mọi mặt của doanh nghiệp.

Chính bởi vai trò quan trọng nêu trên, việc tìm hiểu thấu đáo kiến thức lý thuyết và kinh nghiệm thực tiễn liên quan đến công việc kế toán tiền lương là vô cùng thiết thực không chỉ với các bạn sinh viên, người lao động có mục tiêu trở thành nhân sự trong lĩnh vực này, mà còn với cả lãnh đạo doanh nghiệp, khi mà việc thấu hiểu bản chất công việc của mọi nhân viên trong công ty đang là một trong những kỹ năng chủ chốt giúp tối ưu hóa hiệu quả điều hành, quản lý hoạt động công ty.

2. Mô tả chi tiết nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong một doanh nghiệp

Ở đa số doanh nghiệp, nhân viên kế toán tiền lương sẽ trải qua các công việc chính sau:

Thứ nhất: kiểm soát giấy tờ, chứng từ làm căn cứ tính lương và các khoản trích theo lương. Bên cạnh tiền lương cứng được xác định qua công tác chấm công từ bộ phận nhân sự, công ty có thể phát sinh thêm nhiều loại hóa đơn, chứng từ, liên quan đến các khoản phụ cấp, phúc lợi khác dành cho người lao động và các khoản trích theo lương. Nhân viên kế toán tiền lương cũng cần kiểm soát chặt chẽ các giấy tờ trên để đảm bảo độ chính xác của công tác hạch toán và tính lương cuối kỳ. Các tài liệu, chứng từ chính thường được sử dụng:

  • Bảng chấm công
  • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
  • Bảng tạm ứng lương
  • Bảng thanh toán tiền thưởng
  • Bảng thanh toán lương và BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ
  • Các hồ sơ và giấy tờ kh
  • Các chứng từ khác có liên quan…

Thứ hai: thực hiện tính lương, các khoản trích theo lương. Đến cuối kì, nhân viên kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào số liệu về chấm công và các hóa đơn, chứng từ liên quan đến lương để tính ra mức lương và các khoản trích theo lương dành cho các nhân viên trong công ty.

Thứ ba: làm việc với bộ phận nhân sự để tổng kết số liệu hàng tháng. Đây cũng là một nhiệm vụ khá quan trọng, các nhân viên kế toán tiền lương cần làm việc cùng bộ phận nhân sự nhằm tổng kết, đối chiếu số liệu qua đó phát hiện sai sót phát sinh và ấn định bảng lương chính thức theo từng tháng.

Thứ tư: thực hiện các công tác hạch toán. Nhân viên kế toán tiền lương có trách nhiệm thực hiện công tác hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương. Các bút toán thường thấy bao gồm: hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hàng kỳ vào các loại tài khoản chi phí, hạch toán thuế thu nhập cá nhân, hạch toán sau khi chi trả tiền lương và các khoản trích theo lương, hạch toán tạm ứng lương, …

 Thứ năm: phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện thủ tục thanh toán lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng. 

Ngoài ra, ở các doanh nghiệp mà kế toán phải đảm bảo cả công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhân viên kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của người lao động.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Như đã đề cập ở phần số 2 bài viết, nhân viên kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm nhận công tác thanh toán lương cho nhân viên công ty. Trên thực tế để hoàn thành công tác nêu trên, kế toán tiền lương cần tuân thủ quy trình luân chuyển và phê duyệt chứng từ liên quan đến lương giữa các phòng ban đã được doanh nghiệp thiết lập để đảm bảo tính chặt chẽ và hạn chế tối đa sai sót. Sau đây người viết sẽ cùng quý độc giả tìm hiểu các bước cơ bản trong quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương có thể áp dụng rộng rãi tại doanh nghiệp hiện nay thông qua sơ đồ và chi tiết giải thích các bước.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Bước 1: Mỗi cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp bảng chấm công các khoản thưởng dựa vào kết quả công việc, phụ cấp và các phúc lợi khác để lập nên Bảng lương tổng hợp phải trả và gửi đến kế toán tiền lương

Bước 2: Nhân viên kế toán tiền lương tính toán các khoản trích từ lương, sau đó kết hợp với bảng lương tổng hợp phải trả để lập nên bảng lương đầy đủ.

(Tại nhiều công ty quy mô nhỏ, bộ phận nhân sự thường sẽ đảm nhận tất cả 2 bước nêu trên,  từ lập bảng chấm công, tổng hợp các khoản thưởng, phụ cấp cho đến các khoản trích theo lương, … Tại các công ty có quy mô lớn có mức độ phức tạp cũng như chuyên môn hóa cao hơn trong công việc, sẽ có sự phân tách các bước 1 và 2)

Bước 3: Nhân viên kế toán tiền lương gửi bảng lương đầy đủ lên kế toán trưởng để kiểm tra và phê duyệt. Nếu kế toán trưởng đồng ý phê duyệt, bảng lương đầy đủ tiếp tục đệ trình lên Ban giám đốc. Khi ban giám đốc xét duyệt xong, nhân viên kế toán tiền lương sẽ chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: 

  • Nếu công ty trả lương qua ngân hàng, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành gửi phiếu ủy nhiệm chi qua ngân hàng đối tác. Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra, ngân hàng sẽ tiến hành trích tiền từ tài khoản của công ty và gửi đến người thụ hưởng (các nhân viên trong công ty). 
  • Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành lập phiếu chi và chuyển đến thủ quỹ. Sau đó, thủ quỹ thực hiện thanh toán lương cho nhân viên và yêu cầu nhân viên ký vào bảng lương. Ngày nay phương pháp này ngày càng ít được sử dụng, bởi do sự bùng nổ của nền công nghệ thông tin mà các công ty sẽ ưu tiên lập phiếu ủy nhiệm chi và chi trả lương qua tài khoản ngân hàng hơn.

4. Chi tiết về hạch toán các nghiệp vụ tiền lương

Như đã đề cập trong phần 2 của bài viết, nhân viên kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương cũng như nghiệp vụ khác liên quan đến lương. Sau đây người viết sẽ cùng độc giả tìm hiểu một cách chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ nói trên theo thông tư 200 của Bộ Tài Chính.

Cách hạch toán bút toán tính lương cuối kỳ:

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang

Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Phải trả người lao động

Cách hạch toán các khoản trích từ lương nhân viên:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tiền lương tham gia BHXH x 10,5%)

Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 8%)

Có Tk 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 1,5%)

Có Tk 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)

Cách hạch toán các khoản trích từ chi phí Doanh nghiệp:

Nợ các TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: tiền lương tham gia BHXH x 23,5%

Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 17,5%)

Có TK 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 3%)

Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Cách hạch toán trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ)

Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân

Cách hạch toán khi trả lương nhân viên:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 111, 112: Tiền

5. Để trở thành kế toán tiền lương chuyên nghiệp, bạn phải trang bị những gì?

Như vậy có thể thấy, kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là vị trí đảm nhận khá nhiều vai trò, chức năng khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp luôn đề ra mức độ yêu cầu khắt khe về mọi mặt trong quá trình tuyển dụng nhân sự dành cho vị trí này. Câu hỏi đặt ra là, để có thể trở thành nhân viên kế toán tiền lương chuyện nghiệp trong bộ máy kế toán và đáp ứng mọi yêu cầu công việc tại các công ty, người lao động hiện nay cần phải trang bị những hành trang, kiến thức hiểu biết gì? Ketoan.vn sẽ cùng độc giả tìm hiểu các yếu tố quan trọng nhất 

Thứ nhất, nhân viên kế toán tiền lương hàng kỳ phải đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ hạch toán lương và các khoản liên quan, chính vì thế cần chú trọng tìm hiểu kỹ lưỡng kiến thức lý thuyết kế toán về các nghiệp vụ kế toán tiền lương, tránh thói quen xao nhãng, không chú tâm vào lý thuyết cơ bản dẫn đến những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.

Thứ hai, nhân viên kế toán tiền lương phải theo dõi và tính toán khá nhiều khoản liên quan đến chế độ, lương thưởng của người lao động, vì thế nhân sự muốn theo nghề này cần tìm hiểu kỹ về luật Lao động, luật Bảo hiểm xã hội, luật thuế Thu nhập cá nhân và các luật liên quan để có thể nắm vững và đảm bảo chế độ cũng như quyền lợi dành cho người lao động 

Thứ ba, nhân viên kế toán tiền lương phải tiếp xúc, quản lý không ít các loại chứng từ về tiền lương, các khoản trích theo lương cũng như phải lập các bảng tính lương và báo cáo thuế thu nhập cá nhân, … vì vậy người lao động cần chịu khó đầu tư thời gian, công sức để luyện tập và thành thạo các phần phần mềm tin học văn phòng như Word, Power Point, Exel, …để tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và đảm bảo độ chính xác trong công việc. Ngoài ra, việc thực hành các phần mềm, công cụ kế toán cũng rất quan trọng, bởi hiện nay đa phần lãnh đạo đều đi theo hướng trang bị phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp của mình.

Người lao động cần trang bị không ít kỹ năng để trở thành kế toán tiền lương

Thứ tư, như đã phân tích ở phần trên, ở một vài công ty nhân viên kế toán tiền lương có nhiệm vụ làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của nhân viên … Vì vậy kiến thức về kế toán quản trị quản trị đôi khi cũng rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát sinh của nhà tuyển dụng.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm chia sẻ của tác giả về lĩnh vực kế toán tiền lương. Hi vọng thông qua bài viết, quý độc giả đã có thể nắm vững toàn bộ kiến thức quan trọng nhất về kế toán tiền lương cũng như những hành trang quan trọng cần chuẩn bị để bước chân vào ngành nghề đầy hấp dẫn nhưng cũng đầy thách thức này!

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán tiền lương mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:

  • Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
  • Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
  • Kết nối: Tổng cục thuế, Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
  • Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!

Theo Hieu Dinh

Chia sẻ bài viết hữu ích này