Phiếu thu, phiếu chi là những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định. Bài viết tổng hợp các mẫu phiếu thu chi theo từng thông tư và các lưu ý khi lập phiếu thu, chi.
1. Phiếu thu, phiếu chi là gì
Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trong đó, phiếu thu, phiếu chi là những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định.
Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định như sau:
– Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
– Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
– Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
– Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
– Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
2. Nội dung chính của Phiếu thu, phiếu chi
Phiếu thu, phiếu chi có nội dung được quy định chung của Chứng từ kế toán, bao gồm:
– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu trên, phiếu thu, phiếu chi có thêm những nội dung khác được trình bày cụ thể dưới đây.
>> Đọc thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp
3. Biểu mẫu phiếu thu
3.1. Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Cách viết phiếu thu:
1) Ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp sử dụng phiếu thu.
2) Lập phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
– Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.
– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
– Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
– Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
3) Ghi rõ nội dung nộp tiền. Ví dụ: thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
4) Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …
5) Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
6) Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.
Tải về mẫu phiếu thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây.
3.2. Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Cách viết phiếu thu tương tự như quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Tải về mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đây.
4. Cách viết phiếu chi
4.1. Biểu mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Cách viết phiếu chi:
1) Ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp sử dụng phiếu chi.
2) Lập phiếu chi nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
– Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.
– Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.
+ Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
+ Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
+ Liên 3 giao cho người nhận tiền.
3) Ghi rõ nội dung chi tiền.
4) Ghi bằng số và bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …
5) Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.
6) Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
Tải về mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây.
4.2. Biểu mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Cách viết phiếu chi tương tự như quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Tải về mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đây.
5. Những lưu ý khi lập phiếu thu, phiếu chi
5.1. Đơn vị tiền tệ sử dụng
Căn cứ Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, đơn vị tiền tệ ghi trên chứng từ kế toán, phiếu thu, phiếu chi được quy định như sau:
“Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định tại Mục 3 dưới đây thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán:
– Doanh nghiệp có nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ căn cứ vào quy định của Luật Kế toán, để xem xét, quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật. Khi lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
5.2. Chữ ký trên Phiếu thu, phiếu chi
Chữ ký trên phiếu thu, phiếu chi thực hiện theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.
– Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
– Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Đọc thêm: Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên xử lý như thế nào?
5.3. Bảo quản, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi
Phiếu thu, phiếu chi được bảo quản, lưu trữ theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016 hướng dẫn Luật Kế toán, theo đó:
– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó, nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:
- Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót
- Đầy đủ mẫu phiếu thu chi theo từng thông tư, quy trình kế toán tiền mặt rõ ràng và những tính năng, tiện ích giúp xử lý các thao tác thủ công khi thực hiện nghiệp vụ tiền.
- ….
Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán online MISA AMIS ngay hôm nay để thực tế trải nghiệm:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
