File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý bằng Excel với số lượng ít các mã hàng hóa. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất.
1. Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
- Danh mục hàng hóa, vật tư: Danh mục hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng.
- Bảng kê nhập hàng: Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho, kế toán doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp để xây dựng bảng kê file excel nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó có kế hoạch phân phối và kinh doanh hiệu quả.
- Bảng kê xuất hàng: Căn cứ từ các dữ liệu của phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ tổng hợp và thống kê các loại hàng hóa đã được xuất bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất ra để bán sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt hàng hóa.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn: Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập tồn. Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.
- Sổ chi tiết vật tư: Quản ký kho vật tư không hề đơn giản với kế toán các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư nhiều cùng các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp, phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.
2. Những nội dung cần có trong file excel quản lý kho, hàng hóa
- File nhập xuất tồn đơn giản cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
+ Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
+ Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
- File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động nhập – xuất – tồn kho toàn diện và chi tiết theo nhiều đặc tính, size số, hạn sử dụng và đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho. Tự động hóa quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp ngay hôm nay cùng MISA.
3. Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo file mới
Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
- Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Thành tiền
- Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Giá bán
+ Doanh số
- Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Ghi chú
- Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Tồn kho đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
+ Xuất trong kỳ
+ Tồn cuối kỳ
Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp…
4. Các mẫu file kế toán kho bằng excel cần có trong doanh nghiệp
4.1 Mẫu file nhập xuất tồn đơn giản
Mẫu file excel theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa thường bao gồm các nội dung: Mã vật tư hàng hóa, Bảng nhập liệu, Báo cáo nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tư công cụ dụng cụ,…
4.2 Danh mục quản lý kho
Danh mục quản lý thường bao gồm: Danh sách kho, nhóm vật tư hàng hóa, đơn vị tính, danh sách hàng hóa dịch vụ…
4.3 Hệ thống báo cáo kho
Hệ thống file excel báo cáo kho thường bao gồm: Báo cáo tổng hợp tồn kho, Báo cáo chi tiết kho, Báo cáo sản xuất, Báo cáo đối chiếu…
- Báo cáo tổng hợp tồn kho: Tổng hợp tồn kho; Tổng hợp tồn kho theo HSD; Tổng hợp tồn kho theo nhiều đơn vị tính; Tổng hợp tồn kho hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược; Tổng hợp tồn kho hành nhận giữ hộ, gia công; Tổng hợp tồn trên nhiều kho; Tổng hợp tồn kho theo lô
- Báo cáo chi tiết kho: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa; Sổ chi tiết vậy tư hàng hóa theo lô; Sổ chuyển kho nội bộ; Thẻ kho
- Báo cáo sản xuất: Báo cáo tiến độ sản xuất; Tổng hợp xuất kho theo lệnh sản xuất
- Báo cáo đối chiếu: Báo cáo đối chiếu nhập xuất kho giữa các chi nhánh; Đối chiếu nhập xuất giữa kế toán và thủ kho; Báo cáo đối chiếu kho và sổ cái
Phần mềm Kế toán online MISA đáp ứng đầy đủ hệ thống báo cáo, sổ sách, thẻ kho…giúp thủ kho, nhà quản lý dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình nhập – xuất – tồn kho trong doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Biết ngay mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn kho khó bán để đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp ở từng thời điểm.
5. Những lưu ý khi lập file excel quản lý kho
- Đảm bảo thiết kế file rõ ràng, phân chia danh mục, trang tính hợp lý
- Hệ thống công thức/hàm chính xác để tự động tính toán, cập nhật số liệu đúng
- Thường xuyên sao lưu các file excel quản lý kho để tránh mất dữ liệu. Có thể sử dụng nhiều phương pháp sao lưu như ổ cứng, lưu trữ đám mấy…để tăng tính an toàn
- Nhập liệu chính xác, cẩn thận và đầy đủ thông tin
- Thường xuyên, kịp thời cập nhật các thông tin hàng hóa, đơn hàng, hoạt động nhập – xuất – kho để đảm bảo hệ thống dữ liệu luôn chính xác và có tính cập nhật
- Kiểm tra dữ liệu định kỳ để kịp thời phát hiện và sửa lỗi
- Phân quyền excel cho từng người dùng, đảm bảo phù hợp và liên quan đến công việc của từng người
- Lưu trữ file excel ở nơi an toàn, tránh trường hợp bị truy cập trái phép
6. Ưu điểm, hạn chế của file excel quản lý kho
6.1 Ưu điểm
- Excel là phần mềm phổ biến, dễ dàng cài đặt, sử dụng và hoàn toàn miễn phí
- Người dùng có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa với các công thức và chức năng cơ bản của excel
- Người dùng có thể tự thiết kế các bảng tính theo nhu cầu quản lý kho của mình
- Dễ dàng theo dõi và cập nhật dữ liệu
6.2 Hạn chế
File excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí có ưu điểm là dễ dàng thao tác và sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không mất chi phí đầu tư mua công cụ để quản lý. Tuy nhiên do các file excel được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian, công sức và tồn tại không ít bất cập như:
- Chứng từ lưu ở nhiều file, lúc cần tìm đi tìm lại rất mất thời gian
- File lưu độc lập, tổng hợp, làm BCTC kế toán doanh nghiệp mất nhiều công sức lọc và tổng hợp dữ liệu
- File excel chỉ 1 kế toán làm, tại 1 thời điểm, rất khó bàn giao
- Chế độ bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu, lỡ tay xóa file thì không thể phục hồi
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp có nhiều mã hàng hóa, mỗi mã hàng hóa tạo thành các sheet khác nhau để quản lý khiến kế toán mất không ít thời gian, công sức tổng hợp để lên báo cáo. Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn cũng như đảm bảo tính chính xác cao.
7. MISA AMIS Kế toán – Giải pháp hỗ trợ quản lý kho tự động cho nhiều ngành nghề
Hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình quản lý nhập – xuất – tồn kho và đảm bảo hoạt động kế toán, MISA AMIS Kế toán đã ra đời, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các bất cập trong quá trình quản lý kho bằng file excel:
- Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
- Quản lý hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số khung, số máy…
- Thiết lập định mức nguyên vật liệu để lắp ráp/ tháo dỡ/ tính giá thành
- Đầy đủ hệ thống sổ sách, chứng từ theo quy định, cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị
- Nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay xử lý hàng hóa tồn kho phù hợp
- Hệ thống báo cáo kho trực quan, chi tiết: Tổng hợp tồn kho, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, thẻ kho…
- Tự động nhập liệu, cho phép lập chứng từ Thu, Chi, Mua hàng, Bán hàng…hàng loạt từ hóa đơn, sổ phụ, phần mềm bán hàng…
- Xử lý hóa đơn đầu vào, loại bỏ rủi ro hóa đơn không hợp lệ
- Kê khai, nộp thuế điện tử ngay trên phần mềm
- Tự động trích lập hơn 200+ báo cáo đa chiều
- …
0904 885 833
https://www.misa.vn/
