Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Công tác kế toán hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc phản ánh chính xác, kịp thời thông tin về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa lợi nhuận và hạn chế rủi ro. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết kế toán hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi một cách tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. Kế toán hàng tồn kho

1.1 Tổng quát quy trình kế toán hàng tồn kho

Quy trình kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thực hiện qua 4 bước mô tả ở ảnh sau:

1.2 Tiến trình chuyển hóa hình thái của hàng tồn kho

Cùng với quá trình sản xuất thì hàng hoá cũng có sự thay đổi về hình thái, từ nguyên vật liệu trở thành hàng hoá hoàn thiện để gửi đi bán:

1.3 Chứng từ sử dụng

Chứng từ nhập kho:

• Vật tư mua ngoài: Hóa đơn đầu vào, biên bản bàn giao, phiếu bảo hành, bảng kê mua hàng…
• Vật tư tự sản xuất: Phiếu nhập kho; biên bản nghiệm thu, phiếu kế toán tổng hợp,…

Chứng từ xuất kho:

• Phiếu xuất kho, lệnh điều động nội bộ…
• Hóa đơn đầu ra

Phần mềm kế toán online MISA là giải pháp đáp ứng đầy đủ biểu mẫu chứng từ: Phiếu nhập kho/Xuất kho, các Sổ kho, Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng VTHH, từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn dùng,… và cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị.

Bắt đầu chuẩn hóa và tự động hóa quy trình kế toán kho hiệu quả với Phần mềm kế toán online MISA ngay hôm nay! 

Dùng ngay miễn phí

1.4 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho

Trong kế toán, hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Lưu ý: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì hàng tồn kho phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được (Net Realizable Value – NRV).

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Hướng dẫn phân loại và quản lý hiệu quả nhất

1.5 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Đó là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.

Để hiểu rõ và phân biệt được sự khác biệt của hai phương pháp hạch toán này, các bạn tham khảo bảng so sánh dưới đây:

	Phương pháp kê khai thường xuyên	Phương pháp kiểm kê định kỳ
Nội dung	Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống. Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.	Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục; Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ; Giá trị hàng xuất trong kỳ tới cuối kỳ mới tính toán được Việc tính giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.
Chứng từ sử dụng	Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.	Tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch toán.
Cách hạch toán	Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập kho, xuất kho) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho (TK151, 152, 153, 154, 156, 157) Ví dụ: Khi mua hàng hóa về nhập kho Nợ TK 156 Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111/112/331…	Mọi tình hình biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (TK 611: “Mua hàng”) Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ) Ví dụ: Khi mua hàng hóa Nợ TK 611 Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111/112/331 Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê: Nợ TK 156 Có TK 611
Ưu điểm	Có thể xác định đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra. Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời tình hình hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý	Giảm khối lượng ghi chép Giảm bớt sự cồng kềnh của việc ghi chép vào sổ
Đối tượng áp dụng	Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp,…) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao,…	Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…Ví dụ: Các doanh nghiệp sản xuất may mặc với nhiều nguyên phụ liệu (như: kim, chỉ, khuy áo,…), hay các cửa hàng bán lẻ…

Lưu ý: Trong một doanh nghiệp, chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc Phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

1.6 Các phương pháp tính giá xuất kho của Hàng tồn kho

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC thì có 3 phương pháp tính giá xuất kho, cụ thể như sau:

1.6.1 Phương pháp bình quân gia quyền

a. Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng) (giá bình quân cả kỳ dự trữ)

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ.

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.
• Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc tính toán bị dồn nhiều vào cuối tháng, chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

b. Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

• Ưu điểm: khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên.
• Nhược điểm: việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Phương pháp này áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít và phù hợp với các đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán hạch toán hàng tồn kho.

1.6.2 Phương pháp tính theo giá đích danh

Hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính giá xuất.

• Ưu điểm: Đảm bảo chính xác cao nhất.
• Nhược điểm: Chỉ áp dụng được cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và nhận diện dễ dàng

1.6.3 Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ.

• Ưu điểm: xác định được giá vốn kịp thời.
• Nhược điểm: Doanh thu hiện tại có thể không phù hợp với giá vốn hiện tại tính bởi theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã nhập trước trong khi có thể thực tế hàng xuất ra là hàng mới nhập… Đồng thời, nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến khối lượng công việc tăng lên nhiều.

1.6.4 Phương pháp giá bán lẻ

– Căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC có bổ sung thêm một phương pháp xác định hàng tồn kho đó là: Phương pháp giá bán lẻ.

– Ba phương pháp tính giá xuất kho nêu trên áp dụng cho tất cả các loại hàng tồn kho. Riêng đối với hàng hóa thì có thể áp dụng thêm phương pháp giá bán lẻ để xác định giá trị hàng tồn kho.

– Phương pháp này thường được dùng trong ngành bán lẻ (ví dụ: các đơn vị kinh doanh siêu thị,…) để tính giá trị của hàng tồn kho với số lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự mà không thể sử dụng các phương pháp tính giá gốc khác.

Phương pháp ước tính hàng tồn kho theo giá bán lẻ tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ bằng cách tính tổng giá trị của hàng hóa có sẵn để bán, bao gồm hàng tồn kho đầu kì và bất kì giao dịch mua hàng tồn kho mới nào.

Tổng doanh số trong kỳ được trừ vào hàng có sẵn để bán. Số dư sau đó được nhân với tỷ lệ giá vốn trên giá bán lẻ (hoặc tỉ lệ phần trăm mà hàng hóa được markup từ giá mua buôn so với giá bán lẻ của họ).

1.7 Ghi sổ kế toán

Tài khoản sử dụng:

• TK 151: Hàng mua đang đi đường
• TK 152: Nguyên vật liệu
• TK 153: Công cụ, dụng cụ
• TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
• TK 155: Thành phẩm
• TK 156: Hàng hóa
• TK 157: Hàng gửi đi bán
• TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế

1.8 Sổ sách kế toán Hàng tồn kho

Sổ sách kế toán

Sổ nhật ký mua hàng:

Sổ tổng hợp công nợ phải trả:

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn:

2. Kiểm soát rủi ro hàng tồn kho

2.1 Tại sao phải kiểm soát rủi ro hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là một trong những tài sản chứa đựng nhiều rủi ro nhất đối với doanh nghiệp

Kiểm soát rủi ro hàng tồn kho thông qua kiểm kê hàng tồn kho.

Kiểm kê là ghi nhận hàng tồn kho thực tế và đối chiếu với sổ sách. Kiểm kê hàng tồn kho liên tục, thường xuyên để phát hiện xem có sự chênh lệch hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách hay không? Qua đó, tìm ra nguyên nhân hàng tồn kho tăng, giảm,… giúp kế toán đưa ra được phương án xử lý kịp thời và quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Ngoài ra, kiểm kê còn nhằm mục đích xác định tình trạng chất lượng của hàng tồn kho để có phương án xử lý hàng kém chất lượng và bị hư hỏng.

2.2 Quy trình kiểm kê

2.3 Xử lý chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

	TH1: Kiểm kê phát hiện thừa	TH2: Kiểm kê phát hiện thiếu
1. Khi chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý	Nợ TK 151,152,153,155,156: (theo giá trị hợp lý) Có TK 3381 – Phải trả, phải nộp khác	Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152,153,155,156
2. Khi có quyết định xử lý	Nợ TK 3381 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 411, 441, 338, 642, 711	Nợ TK 111, 1388, 334, 632, 811 Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

2.4 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, xử lý hàng tồn kho hết giá trị

• Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Vào thời điểm lập Báo cáo tài chính, khi có đầy đủ bằng chứng về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, Doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; ghi Có TK 2294 đồng thời ghi giảm TK 632 giá vốn hàng bán

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.

• Xử lý hàng tồn kho hết giá trị

Theo thông tư 96/2015/TT-BTC: Hàng tồn kho bị hư hỏng do sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Hồ sơ bao gồm:

• Biên bản kiểm kê giá trị hàng hư hỏng do doanh nghiệp lập (chi tiết, cụ thể)
• Hồ sơ bồi thường thiệt hại, quy trách nhiệm (nếu có)
• Hồ sơ hủy đi kèm.

3. Kết luận

Kế toán hàng tồn kho là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính chính xác cao. Do đó, quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa cũng như hoạt động xuất – nhập – tồn cần đảm bảo tính khoa học và chặt chẽ. Điều này không chỉ giúp hoạt động kế toán trong doanh nghiệp mà còn hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra những quyết định, kế hoạch phù hợp ở từng thời điểm.

Hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động kế toán, MISA đã mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán đơn giản, thông minh và chính xác được hơn 250.000 doanh nghiệp tin dùng. Hãy bắt đầu chuẩn hóa hoạt động kế toán ngay hôm ngay với trải nghiệm 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí từ MISA với nhiều tính năng hữu ích: 

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo …

Dùng ngay miễn phí