Nghiệp vụ Hàng tồn kho Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho chiếm 1 phần trong tài sản lưu động, có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, đòi hỏi kế toán phải phản ánh thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác nhất về hàng tồn kho. Đó là cơ sở giúp doanh nghiệp thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, đảm bảo lượng vật tư, hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường tránh bị ứ đọng vốn. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn về cách kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả nhất.

1. Khái niệm, phân loại, các văn bản pháp luật liên quan hàng tồn kho

1.1 Các văn bản pháp luật quy định liên quan đến Hàng tồn kho

  • Luật Kế toán số 88/2015/QH13
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 02 hàng tồn kho
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá Hàng tồn kho

1.2 Hàng tồn kho là gì?

Căn cứ theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02): Hàng tồn kho được định nghĩa như sau:

Hàng tồn kho là những tài sản:

  • Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
  • Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
  • Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Như vậy, để xác định một loại tài sản có phải là hàng tồn kho của doanh nghiệp hay không, chúng ta căn cứ vào mục đích sử dụng tài sản.

1.3 Phân loại

Cũng theo Chuẩn mực kế toán VAS 02, Hàng tồn kho được phân loại thành:

  • Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
  • Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
  • Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
  • Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
  • Chi phí dịch vụ dở dang.

2. Kế toán hàng tồn kho

2.1 Tổng quát quy trình kế toán hàng tồn kho

Tổng quát quy trình kế toán hàng tồn kho

Hình 1: Tổng quát quy trình kế toán hàng tồn kho

2.2 Tiến trình chuyển hóa hình thái của Hàng tồn kho

Cùng với quá trình sản xuất, các hình thái của hàng tồn kho cũng thay đổi

Hình 2: Cùng với quá trình sản xuất, các hình thái của hàng tồn kho cũng thay đổi

2.3 Chứng từ sử dụng

Chứng từ nhập kho: 

  • Vật tư mua ngoài: Hóa đơn đầu vào, biên bản bàn giao, phiếu bảo hành, bảng kê mua hàng…
  • Vật tư tự sản xuất: Phiếu nhập kho; biên bản nghiệm thu, phiếu kế toán tổng hợp,…

Hình 3: Phiếu nhập kho

Hình 3: Phiếu nhập kho

Chứng từ xuất kho:

  • Phiếu xuất kho, lệnh điều động nội bộ…
  • Hóa đơn đầu ra

Hình 4: Phiếu xuất kho

Hình 4: Phiếu xuất kho

2.4 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Lưu ý: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì hàng tồn kho phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV).

2.5 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Đó là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.

Để hiểu rõ và phân biệt được sự khác biệt của hai phương pháp hạch toán này, các bạn tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kiểm kê định kỳ
1. Nội dung
  • Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống.
  • Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho
  • Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.
  • Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
  • Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ;
  • Giá trị hàng xuất trong kỳ tới cuối kỳ mới tính toán được

Việc tính giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: 

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.

2. Chứng từ sử dụng
  • Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
  • Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
Tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch toán. 
3. Cách hạch toán Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập kho, xuất kho) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho (TK151, 152, 153, 154, 156, 157)

Ví dụ: Khi mua hàng hóa về nhập kho

Nợ TK 156

Nợ TK 1331 (nếu có)

       Có TK 111/112/331…

Mọi tình hình biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (TK 611: “Mua hàng”)

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

Ví dụ: Khi mua hàng hóa

Nợ TK 611

Nợ TK 1331 (nếu có)

       Có TK 111/112/331

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê:

Nợ TK 156

       Có TK 611

4. Ưu điểm
  • Có thể xác định đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra.
  • Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời tình hình hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
  • Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý
  • Giảm khối lượng ghi chép
  • Giảm bớt sự cồng kềnh của việc ghi chép vào sổ
5. Đối tượng 

áp dụng

Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp,…) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao,… Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…Ví dụ: Các doanh nghiệp sản xuất may mặc với nhiều nguyên phụ liệu (như: kim, chỉ, khuy áo,…), hay các cửa hàng bán lẻ…

Lưu ý: Trong một doanh nghiệp, chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc Phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

2.6 Các phương pháp tính giá xuất kho của Hàng tồn kho

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC thì có 3 phương pháp tính giá xuất kho, cụ thể như sau:

    • Phương pháp bình quân gia quyền

a. Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng) (giá bình quân cả kỳ dự trữ)

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ.

  • Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.
  • Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc tính toán bị dồn nhiều vào cuối tháng, chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

b) Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

  • Ưu điểm: khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên.
  • Nhược điểm: việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Phương pháp này áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít và phù hợp với các đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán hạch toán hàng tồn kho.
    • Phương pháp tính theo giá đích danh

Hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính giá xuất.

  • Ưu điểm: Đảm bảo chính xác cao nhất.
  • Nhược điểm: Chỉ áp dụng được cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và nhận diện dễ dàng
    • Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ.

  • Ưu điểm: xác định được giá vốn kịp thời.
  • Nhược điểm: Doanh thu hiện tại có thể không phù hợp với giá vốn hiện tại tính bởi theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã nhập trước trong khi có thể thực tế hàng xuất ra là hàng mới nhập… Đồng thời, nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến khối lượng công việc tăng lên nhiều.
    • Phương pháp giá bán lẻ

– Căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC có bổ sung thêm một phương pháp xác định hàng tồn kho đó là: Phương pháp giá bán lẻ.

– Ba phương pháp tính giá xuất kho nêu trên áp dụng cho tất cả các loại hàng tồn kho. Riêng đối với hàng hóa thì có thể áp dụng thêm phương pháp giá bán lẻ để xác định giá trị hàng tồn kho.

– Phương pháp này thường được dùng trong ngành bán lẻ (ví dụ: các đơn vị kinh doanh siêu thị,…) để tính giá trị của hàng tồn kho với số lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự mà không thể sử dụng các phương pháp tính giá gốc khác.

Phương pháp ước tính hàng tồn kho theo giá bán lẻ tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ bằng cách tính tổng giá trị của hàng hóa có sẵn để bán, bao gồm hàng tồn kho đầu kì và bất kì giao dịch mua hàng tồn kho mới nào.

Tổng doanh số trong kỳ được trừ vào hàng có sẵn để bán. Số dư sau đó được nhân với tỷ lệ giá vốn trên giá bán lẻ (hoặc tỉ lệ phần trăm mà hàng hóa được markup từ giá mua buôn so với giá bán lẻ của họ).

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh giá chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ

2.7 Ghi sổ kế toán

Tài khoản sử dụng:

  • TK 151: Hàng mua đang đi đường
  • TK 152 : Nguyên vật liệu
  • TK 153 : Công cụ, dụng cụ đã học ở bài Kế toán tài sản cố định
  • TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
  • TK 155 : Thành phẩm
  • TK 156 : Hàng hóa
  • TK 157 : Hàng gửi đi bán
  • TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế

2.8 Sổ sách kế toán Hàng tồn kho

Sổ sách kế toán

Sổ nhật ký mua hàng:

Hình 5: Sổ nhật ký mua hàng

Hình 5: Sổ nhật ký mua hàng

Sổ tổng hợp công nợ phải trả:

Hình 6: Sổ tổng hợp công nợ phải trả

Hình 6: Sổ tổng hợp công nợ phải trả

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn:

Hình 7: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa

Hình 7: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa

3. Kiểm soát rủi ro hàng tồn kho

3.1 Tại sao phải kiểm soát rủi ro hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là một trong những tài sản chứa đựng nhiều rủi ro nhất đối với doanh nghiệp

Kiểm soát rủi ro hàng tồn kho thông qua kiểm kê hàng tồn kho.

Kiểm kê là ghi nhận hàng tồn kho thực tế và đối chiếu với sổ sách. Kiểm kê hàng tồn kho liên tục, thường xuyên để phát hiện xem có sự chênh lệch hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách hay không? Qua đó, tìm ra nguyên nhân hàng tồn kho tăng, giảm,… giúp kế toán đưa ra được phương án xử lý kịp thời và quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Ngoài ra, kiểm kê còn nhằm mục đích xác định tình trạng chất lượng của hàng tồn kho để có phương án xử lý hàng kém chất lượng và bị hư hỏng.

3.2 Quy trình kiểm kê

Hình 8: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết.

Hình 8: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết. Nguồn: Internet

3.3 Xử lý chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

TH1: Kiểm kê phát hiện thừa TH2: Kiểm kê phát hiện thiếu
1. Khi chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 151,152,153,155,156: (theo giá trị hợp lý)

      Có TK 3381 – Phải trả, phải nộp khác

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

      Có TK 151, 152,153,155,156

2. Khi có quyết định xử lý Nợ TK 3381 – Phải trả, phải nộp khác

      Có TK 411, 441, 338, 642, 711

Nợ TK 111, 1388, 334, 632, 811 

    Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

3.4 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, xử lý hàng tồn kho hết giá trị

  • Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Vào thời điểm lập Báo cáo tài chính, khi có đầy đủ bằng chứng về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, Doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; ghi Có TK 2294 đồng thời ghi giảm TK 632 giá vốn hàng bán

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.

  • Xử lý hàng tồn kho hết giá trị

Theo thông tư 96/2015/TT-BTC: Hàng tồn kho bị hư hỏng do sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Hồ sơ bao gồm:

  • Biên bản kiểm kê giá trị hàng hư hỏng do doanh nghiệp lập (chi tiết, cụ thể)
  • Hồ sơ bồi thường thiệt hại, quy trách nhiệm (nếu có)
  • Hồ sơ hủy đi kèm.

MISA AMIS hi vọng các thông tin trong bài viết hữu ích cho công việc của các bạn. Chúc các bạn thành công!

​​Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán viên:

  • Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
  • Kết nối ngân hàng điện tử: các quy định hiện nay khiến việc doanh nghiệp phải giao dịch qua ngân hàng ngày càng phổ biến hơn, đồng thời, ngân hàng cũng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp vì vậy phần mềm online MISA AMIS cho phép kết nối ngân hàng điện tử mang đến lợi ích về thời gian, công sức và tiền của cho doanh nghiệp và cho kế toán.
  • Kết nối với Cơ quan Thuế: Việc kê khai và nộp thuế điện tử hiện nay đang là xu thế và phần mềm online MISA AMIS với tiện ích mTax cho phép kế toán có thể kê khai và nộp thuế ngay trên phần mềm.
  • Kết nối với hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: Phần mềm online MISA AMIS nằm trong một hệ sinh thái gồm nhiều phần mềm quản lý mang đến giải pháp tổng thể cho quản trị doanh nghiệp.
  • ….

CTA nhận tư vấn

Tác giả: Nga Dương

Hội thảo Quản trị nguồn nhân lực: Tối ưu hiệu suất - Đẩy mạnh tốc độ - Triển khai nghiệp vụ phúc lợi & đãi ngộ
Chia sẻ bài viết hữu ích này