Biên bản giao nhận hàng hóa giúp doanh nghiệp thoát khỏi những rủi ro khi phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng, theo đó bên bán có trách nhiệm chuyển và bàn giao đầy đủ hàng hóa theo như thỏa thuận với bên mua.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa (hay biên bản bàn giao hàng hóa) là văn bản xác nhận việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra đúng với thực tế, theo đó bên bán đã thực hiện hoạt động giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được đầy đủ hàng hóa theo đúng sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Đặc điểm biên bản giao nhận hàng hóa bên mua và bên bán:
- Biên bản phải được lập ngay sau khi việc giao hàng được diễn ra chứ không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
- Khi bên giao nhận đầy đủ số lượng hàng hóa theo như thỏa thuận, bên mua sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào biên bản
- Biên giao nhận nhận hàng hóa cần có đầy đủ các thông tin của bên mua và bên bán như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện…) và các thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng…), ngày tháng giao hàng.
- Biên bản giao nhận hàng hóa thường sẽ được đính kèm với phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng)
Xem thêm: Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày và hướng dẫn cách lập trên excel
2. Nội dung cần có trong biên bản bàn giao hàng hóa
Hiện nay chưa có quy định cụ thể của pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để hạn chế xảy ra tranh chấp thì nội dung biên bản giao nhận hàng hóa cần đáp ứng các nội dung dưới đây:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng
- Ngày tháng năm thực hiện giao nhận hàng hóa
- Bên giao hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
- Bên nhận hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
- Thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá…)
- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên
Cách thức trình bày biên bản giao nhận hàng hóa
- Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN giao nhận HÀNG HÓA” được căn giữa
- Căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ thỏa thuận
- Ngày/tháng/năm lập biên bản giao nhận hàng hóa
- Thông tin cá nhân người giao hàng và nhận hàng
- Thông tin hàng hóa được giao nhận
- Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu
Biên bản giao nhận hàng hóa được lập ít nhất thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
3. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay
3.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản
Hiện tại chưa có một quy định cụ thể nào về biên bản bàn giao hàng hóa, nhưng để thuận tiện thì bạn có thể lập một biên bản phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
| CÔNG TY…………. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …….. | ……., ngày….tháng…..năm ……. |
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA
Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………
Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty …………….
Hôm nay, ngày ……tháng …. năm ….. tại …………………………………………., chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhận hàng): …………………………………………………
– Địa chỉ : …………………………………………….
– Điện thoại : ………………………
– Đại diện Ông/bà:……………………………….. Chức vụ: …………………..
BÊN B (Bên giao hàng): ………………………………………………………………………………..
– Địa chỉ: ……………………………………………………….
– Điện thoại: …………………………
– Đại diện Ông/bà ……………………………….. Chức vụ: …………………
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
3.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
| Đơn vị:………………. | |
| Bộ phận:……………. |
|
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA KIÊM PHIẾU XUẤT KHO |
||
| Ngày…..tháng…..năm …… | Nợ ……………………. | |
| Số: …………………………….. | Có ……………………. | |
– Họ và tên người nhận hàng: ……………….. Địa chỉ (bộ phận)………………….
– Lý do xuất kho: …………………………………………………………..
– Xuất tại kho (ngăn lô): …………Địa điểm ……………………………….
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
| Yêu cầu | Thực xuất | ||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Cộng | |||||||
– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………………….
– Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………………………………….
| Ngày …. tháng ….năm… | ||||
| Người lập phiếu | Người nhận hàng | Thủ kho | Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) |
Giám đốc |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
3.3. Mẫu biên giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN & NGHIỆM THU VẬT TƯ
Căn cứ theo Hợp đồng số: …………….,giữa Công ty ………….và …………., đã ký ngày … tháng … năm 20…
Hôm nay, ngày….. tháng … năm 20…, tại………………., chúng tôi gồm:
I/ BÊN NHẬN: ………………………………………………………………
(Sau đây gọi là bên A)
Địa chỉ: ……………………………………………………..…………….……
Đại diện:……………….…… Chức vụ:……………………………….……….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..
II/ BÊN GIAO: ………………………………………………………………
(Sau đây gọi là bên B)
Địa chỉ: …………………………………………………………………….…
Điện thoại: ……………………Fax: ……………………………………………
Đại diện : …………………….Chức vụ: …………………………..………….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………………..
Hai bên nhất trí cùng tiến hành giao nhận, nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau:
III/ DANH MỤC HÀNG HÓA GIAO NHẬN GỒM:
| TT | Tên hàng hóa | ĐVT | Quy cách đóng gói | Hãng sản xuất/ Nước sản xuất | Hạn sử dụng | Số lượng |
| 1. | ||||||
| 2. | ||||||
| 3. |
IV/ KẾT LUẬN:
– Toàn bộ …………………nói trên mới 100%, sản xuất năm ……, còn nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói, thông số kỹ thuật như trong Hợp đồng số: …………., đã ký ngày … tháng … năm 20….
– Bên A đã nhận đủ số lượng hàng hóa mà bên B đã giao nhận theo mục III.
– Toàn bộ hàng hóa nói trên được chính thức giao nhận và nghiệm thu kể từ ngày…/…/ 20… Các bên nhất trí đồng ý ký biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng.
– Biên bản này được lập thành 02 bản. Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
3.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Biên bản này được sử dụng khi bộ phận kho bàn giao vật tư, nguyên vật liệu, tài sản cố định,…cho các bộ phận có liên quan để đưa vào sản xuất, kinh doanh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20…. Tại ……………………………., chúng tôi gồm:
– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………… (Bên giao)
– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………….(Bên nhận)
Địa điểm giao nhận tài sản: ………………………………….
Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 |
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN GIAO | ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN |
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp:
- Quản lý tách biệt nhập kho hàng mua, Nhập thành phẩm sản xuất/ lắp ráp/tháo dỡ, Xuất bán hàng, Xuất sản xuất, lắp ráp, tháo dỡ, Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Xuất kho gửi bán đại lý, Xuất chuyển kho nội bộ,…
- Đáp ứng nhiều phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh, và tự động tính giá xuất theo từng phương pháp; Tự động tính giá xuất kho cuối kỳ theo phương pháp đã chọn
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
- Quản lý hàng hóa có chính sách chiết khấu khi mua số lượng lớn, quản lý theo nhiều đơn vị tính, tự động quy đổi khi nhập kho, xuất kho theo đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính.
Trên đây là những mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất, mong rằng sẽ giúp đỡ các bạn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của mình. Để đơn giản hóa nghiệp vụ hãy sử dụng ngay phầm mềm kế toán.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
