Việc kiểm soát hàng tồn kho là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp sản xuất và thương mại vì giá trị hàng tồn thường chiếm 40-50% tổng giá trị của doanh nghiệp đó. Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận.
Một chiến lược quản lý hàng tồn kho cần được bắt đầu từ khâu đặt mục tiêu, lập kế hoạch đến chọn phần mềm sao cho việc quản lý hiệu quả mà tiết kiệm và đơn giản nhất. Việc sử dụng một phần mềm kế toán có tích hợp quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể mà vẫn đạt được hiệu quả mong muốn.
1. Luôn đảm bảo được lượng hàng tồn kho tối thiểu
Biết rõ khối lượng cần thiết hàng tồn kho ở mọi thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Việc thiếu hụt hàng tồn kho sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Nhưng nếu việc dư thừa hàng tồn kho kéo dài trong thời gian dài sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí và kèm theo đó là rủi ro vô cùng lớn.
Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.
2. Quản lý chi tiết hàng tồn theo từng kho hàng của từng chi nhánh
Nếu trong kho chỉ có vài trăm mặt hàng ở số lượng vài ngàn thì sức người hoàn toàn có thể dễ dàng quản lý. Nhưng nếu doanh nghiệp cần quản lý hàng chục, hàng trăm kho hàng, mỗi kho chứa hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng với số lượng lên đến hàng nghìn thì bài toán đặt ra không còn dễ như trước.
Trên thực tế có rất nhiều trường hợp chỉ quản lý được tổng số lượng hàng tồn trên toàn bộ chi nhánh hoặc từng chi nhánh mà không thể kiểm soát được số lượng hàng tồn ở từng kho. Dẫn đến trường hợp trên toàn bộ hệ thống có kho dư kho thiếu, có kho hết hàng trong khi có kho hàng để tồn đến quá hạn.
Nếu doanh nghiệp sử dụng một phần mềm quản lý đồng bộ từ trụ sở đến các chi nhánh thì sẽ xác định được gần như ngay lập tức lượng tồn tối đa/ tối thiểu của mỗi mặt hàng ở từng kho từng chi nhánh. Nhờ đó, nhà quản lý có thể linh hoạt dặt mức hàng tồn phù hợp cho từng kho hàng hoặc cho từng chi nhánh trong từng giai đoạn, luân chuyển hàng hóa từ các kho một cách phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí.
Xem thêm
>> Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
>> 5 phương pháp cắt giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp
3. Cảnh báo lượng hàng tồn tối đa/tối thiểu mỗi kho hàng
Ưu điểm vượt trội của các phần mềm quản lý kho là thủ kho/kế toán nhập định mức tối thiểu vào phần mềm và phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho người quản lý biết hàng trong kho đã sắp đạt mức tối thiểu, để người quản lý có thể kịp thời đặt hàng khi sắp hết hàng hoặc ngừng nhập hàng khi số lượng hàng tồn ở mức tối đa.
Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho tối đa/ tối thiểu theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
4. Lập kế hoạch nhập mua hàng và điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các chi nhánh
Dựa vào việc phân tích số lượng tồn hiện tại và ngưỡng tồn max/min mà thủ kho hoặc kế toán đã nhập trước vào phần mềm, phần mềm sẽ phân tích giúp nhà quản lý và gợi ý ra số lượng cần mua thêm trên toàn hệ thống hoặc cần nhập thêm tại từng kho, tùy thuộc vào tình hình hàng tồn của từng kho và tình hình kinh doanh của từng chi nhánh. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí quản lý.
Quản lý hàng tồn kho cần phải quản lý cả về số lượng và giá trị hàng hóa vì hàng tồn kho cũng chính là tiền của doanh nghiệp. MISA cung cấp giải pháp quản lý hàng tồn kho chính xác, hiệu quả cho các doanh nghiệp có nhiều kho hàng, nhiều chi nhánh thông qua Phần mềm kế toán online AMIS.VN – Hơn 10.000 doanh nghiệp đã sử dụng.
752
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
