Tài chính - kế toán Hạch toán Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể quản lý, cập nhật hàng tồn kho một cách chính xác, nhanh chóng nhất. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra được quyết định, chiến lược đúng đắn.

Có 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho, đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp được áp dụng tại phần lớn doanh nghiệp hiện nay.

1. Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

Theo Điểm a, khoản 13 điều 23 Thông tư 200, phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh, theo dõi liên tục thường xuyên một cách hệ thống các tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa, vật tư trên sổ kế toán. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Khi hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số liệu đang có, tình hình vật tư hàng hóa biến động tăng hay giảm, bao gồm: TK 152, TK 153, TK 154, TK 156, TK 157…

Cuối kỳ kế toán, sẽ so sánh đối chiếu giữa số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho trên sổ kế toán phải phù hợp với số tồn kho thực tế. Trong trường hợp nếu có sự chênh lệch phải tìm được nguyên nhân cũng như xử lý nhanh chóng. 

Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên là xây lắp, công nghiệp, thương nghiệp kinh doanh những mặt hàng giá trị lớn như thiết bị, máy móc, hàng chất lượng cao…

=>> Xem thêm: Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

2. Phân biệt kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

Hình thức so sánh Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai định kỳ
Đặc điểm
  • Theo dõi và phản ánh liên tục, thường xuyên có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán.
  • Có thể xác định được giá trị hàng tồn kho bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
  • Không phải ánh hàng nhập – xuất trong kỳ, chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ.
  • Không theo dõi phản ánh hàng tồn kho thường xuyên liên tục
  • Tới cuối kỳ mới tính toán được giá trị hàng xuất trong kỳ.
  • Giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ được tính theo công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.

Đối tượng áp dụng Các doanh nghiệp sản xuất như doanh nghiệp công nghiệp, xây lắp, kinh doanh các mặt hàng, thiết bị giá trị cao hay hàng kỹ thuật cao, chất lượng tốt… Doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại và vật tư, các mẫu mã, hàng hóa có quy cách khác nhau. Những mặt hàng sản xuất thường xuyên hay giá trị thấp.
Chứng từ sử dụng
  • Phiếu xuất kho và nhập kho
  • Biên bản kiểm kê HTK
Tương tự phương pháp kê khai thường xuyên. Tuy nhiên, chứng từ nhập xuất hàng hóa đến cuối kỳ kế toán mới nhận từ thủ kho, kiểm tra, phân loại và ghi giá hạch toán cụ thể.
Những tài khoản sử dụng TK 152, TK 153, TK 154, TK 156, TK 157,.. TK 111, TK 112, TK 113, TK 611, TK 331,….
Cách hạch toán Tình hình biến động tăng giảm xuất kho, nhập kho và số hiện của của hàng hóa vật tư sẽ đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho như TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 156, TK 157. Tình hình biến động tăng giảm hàng hóa xuất kho nhập kho không theo dõi hay phản ánh trên tài khoản kế toán hàng tồn kho. Trong kỳ, giá trị của hàng hóa vật tư mua và nhập kho được phản ánh theo dõi trên tài khoản kế toán riêng là TK 611: Mua hàng.

Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì tài khoản kế toán hàng tồn kho chủ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kì và cuối kỳ kế toán để phản ánh được giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ.

Ưu điểm
  • Xác định được mọi thời điểm giá trị hàng tồn kho vì thông tin luôn được cập nhật một cách liên tục.
  • Doanh nghiệp nắm rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp và có hướng xử lý hay chiến lược đúng đắn.
  • Trong quá trình kê khai quản lý hàng tồn kho hạn chế được sự sai sót.
  • Không cần kê khai liên tục, đơn giản và tiết kiệm thời gian, công sức
  • Giảm được công việc cũng như khối lượng hồ sơ lưu trữ
Nhược điểm
  • Tạo nên áp lực cho kế toán khi phải ghi chép thông tin liên tục.
  • Trong quá trình làm việc, nếu xảy ra trục trặc doanh nghiệp khó điều chỉnh được linh hoạt.
  • Hàng hóa thiếu chính xác có thể gây ra nhiều trở ngại lớn khi doanh nghiệp hoạt động.

 

=>> Xem thêm: Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

3. Hướng dẫn hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

3.1. Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau

  • Căn cứ vào hóa đơn mua hàng của hàng hóa chưa nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán như sau:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 331: Phải trả cho người bán; hoặc có các TK 111, 112, 141,…

Nếu không được khấu trừ thuế GTGT thì giá trị mua hàng sẽ bao gồm cả thuế GTGT.

  • Đến tháng sau, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho sau khi hàng đã nhập kho, hạch toán như sau:

Nợ TK 152, TK 153, TK 156: Hàng hóa

Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.

>> Xem thêm: Các bút toán hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng

3.2. Trường hợp hàng và hóa đơn về cùng lúc

  • Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,  hạch toán như sau:

Nợ TK 152, 153, 156 (nếu nhập kho)

Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường (nếu hóa đơn về nhưng hàng chưa về)

Nợ TK 621, 627, 641, 642, 242,… (nếu NVL, CCDC không qua nhập kho mà đưa trực tiếp vào sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ 

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

3.3. Một số tình huống phát sinh sau mua

  • Nếu kế toán trả lại nguyên vật liệu, CCDC,… cho người bán:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 152, 153, 156 

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.

Nợ TK 111, 112, 331,….

Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (nếu nguyên vật liệu còn tồn kho)

Có TK 621, 623, 627, 154 (nếu nguyên vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất)

Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (nếu nguyên vật liệu đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng)

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do nguyên vật liệu đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ)

Có các TK 641, 642 (nguyên vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).

  • Trường hợp công cụ, dụng cụ không cần dùng đến và thanh lý, thượng bán:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 153: Công cụ, dụng cụ.

Phản ánh doanh thu bán công cụ, dụng cụ:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

>> Xem thêm: Công cụ dụng cụ là gì? Cách phân bổ công cụ dụng cụ và hạch toán

Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

3.4. Hạch toán hàng gửi bán

  • Gửi hàng hóa cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán

Có TK 156, 155

  • Gửi hàng cho khách thành công nhưng chưa xác định đã bán trong kỳ

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán

Có TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

  • Hàng đã bán hoàn thành cho khách và đã xác định bán trong kỳ, ghi nhận theo bút toán doanh thu, giá vốn thông thường.
  • Trường hợp khách trả lại hàng:
  • Nếu hàng vẫn có thể sửa chữa, bán được:

Nợ TK 156, TK 155

Có TK 157: Hàng gửi đi bán.

  • Nếu hàng không thể bán hay sửa chữa:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 157: Hàng gửi đi bán.

3.4. Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh – tài khoản 154

  • Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng tập hợp chi phí vào TK 154. Lưu ý, phần chi phí vượt trên mức bình thường sẽ được hạch toán trực tiếp vào TK 632

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí NVL, nhân công trên mức bình thường, phần CP sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành sản phẩm)

Có TK 621, TK 622, TK 627

Lưu ý: Nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn hoặc bằng công suất bình thường, toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển vào TK 154; nếu mức sản phẩm thực tế thấp hơn công suất bình thường chỉ phân bổ vào TK 154 phần chi phí sản xuất chung theo công suất bình thường. Khoản chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ

  • Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công nhập lại kho, định khoản

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

  • Giá thành sản phẩm thực tế nhập kho trong kỳ, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

3.5. Hạch toán thành phẩm

  • Nhập kho thành phẩm, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

  • Xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn của thành phẩm xuất bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155 – Thành phẩm.

Riêng với trường hợp hàng hóa bất động sản, kế toán phải trích trước chi phí giá vốn vào TK 335 – chi phí phải trả, như sau: 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 335 – Chi phí phải trả.

– Các chi phí đầu tư, xây dựng thực tế phát sinh đã có đủ hồ sơ tài liệu và được nghiệm thu được tập hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các tài khoản liên quan.

– Khi các khoản chi phí trích trước được nghiệm thu, kế toán định khoản:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

– Khi toàn bộ dự án bất động sản hoàn thành, kế toán phải quyết toán và ghi giảm số dư khoản chi phí trích trước còn lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh).

>> Xem thêm: Một số sai sót trong kế toán giá vốn bất động sản

4. Bài tập hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Công ty X kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tài liệu trong 3 tháng của công ty như sau:

Số dư đầu tháng:

TK 156: 13.000.000 đồng (3.200 đơn vị hàng X)

TK 157: 840.000đ  (200 đơn vị hàng X gửi bán cho B)

TK 131: 12.000.000đ  (Chi tiết: Công ty A còn nợ 10.000.000đ, Công ty B ứng trước tiền mua hàng 4.000.000đ)

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau:

  1. Xuất kho 250 đơn vị hàng bán X để bán cho B với giá chưa có thuế là 1.400 đồng/ đơn vị, chịu thuế GTGT 10%. Tiền hàng chưa thu, B đã nhận được hàng.
  2. Nhập kho 3.000 đơn vị hàng X mua từ công ty C với giá chưa thuế là 1.100 đồng/ đơn vị, thuế GTGT là 10%, tiền hàng chưa thanh toán.
  3. Xuất kho 1.000 đơn vị hàng X để bán cho B.
  4. Nhập kho 2.000 đơn vị hàng X mua từ D với giá chưa thuế là 1.000 đồng/ đơn vị, thuế GTGT là 10%, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Hãy trình bày bút toán ghi sổ.

Giá vốn bình quân gia quyền cuối kỳ của hàng X: (13.000.000 + 3.000 x 1.100 + 2.000 x 1.000) / (3.200 + 3.000 + 2.000) = 2.232

1.

  • Nợ TK 632: 558.000 = 2.232 x 250

Có TK 156:  558.000

  • Nợ TK 131: 385.000

Có TK 333: 35.000

Có TK 511: 350.000

2.

Nợ TK 156: 3.300.000 = 3.000 x 1.100

Nợ TK 133: 330.000 

Có TK 331: 3.630.000

3.

Nợ TK 157: 2.232.000

Có TK 156:  2.232.000  = 2.232 x 1.000

4.

Nợ TK 156: 2.000.000 = 2.000 x 1.000

Nợ TK 133: 200.000

Có TK 112:  2.200.000

Quản lý hàng tồn kho là nghiệp vụ cực kỳ quan trọng ảnh hưởng lớn tới quá trình hoạt động, tình hình phát triển của doanh nghiệp. Việc cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra được chiến lược phát triển phù hợp, nhanh chóng, kịp thời. 

Chính vì vậy, thay vì trông đợi vào kết quả của kế toán làm thủ công, việc quản lý hàng tồn kho sẽ nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn với phần mềm kế toán MISA AMIS:

  • Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ…
  • Cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
  • Khi nhập kho, xuất kho VTHH chương trình sẽ tự động quy đổi từ đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính và thiết lập số tồn tối thiểu của từng mặt hàng để đơn vị có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu.

=>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Kính mời quý doanh nghiệp tham khảo sử dụng 15 ngày miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây để thực tế trải nghiệm.

Trọn bộ Báo cáo kế toán Excel​​​​​​​ theo ngành nghề doanh nghiệp
Đánh giá

Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Chi tiết về Kiều Phương Thanh
Bài viết cùng tác giả

Chia sẻ bài viết hữu ích này