Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở các công ty có danh mục hàng hóa, NVL lớn. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ cập nhật mới nhất nhé!

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Hàng tồn kho được hiểu là những tài sản dự trữ trong kho để bán ra sau cùng hoặc được dùng làm nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường bao gồm:

• Nguyên/vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Hàng hóa mua đang đi trên đường
• Sản phẩm dở dang
• Thành phẩm, hàng hóa,hàng gửi bán
• Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Khác với kê khai thường xuyên, hình thức kiểm tra này không được diễn ra liên tục, mà chỉ được phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ dựa trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.

– Khái niệm

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất.

Đây là phương pháp hạch toán hàng tồn kho căn bản mà các kế toán kho cần nắm được.

– Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho được thực hiện ở đầu kì và cuối kỳ.

+ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, công ty sẽ không biết mức tồn kho đơn vị cũng như giá vốn hàng bán cho đến khi quá trình kê khai hàng tồn kho hoàn tất.

+ Phương pháp này thường được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có trị giá thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn và doanh nghiệp sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.

2. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Như đã trình bày ở trên, hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… khi xuất kho sẽ không được theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục mà sẽ được tính lại vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê cuối cùng.

Xem thêm: Các phương pháp tính giá xuất kho – Có bài tập ví dụ

Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

=

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

+

Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ

–

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không đặt ra yêu cầu trong xác định các danh mục số liệu hàng hóa mà giá trị còn lại mới là điều doanh nghiệp quan tâm.

Hiện nay, các phần mềm kế toán hiện đại đều đã đáp ứng đầy đủ các phương pháp hạch toán hàng tồn kho, bao gồm cả phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên.

3. Tài khoản hàng tồn kho và nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

3.1. Hàng tồn kho là tài khoản nào?

Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm, quy mô, tính chất, số lượng vật tư hàng hóa và những yêu cầu về quản lý để lựa chọn phương pháp thích hợp và nhất quán trong niên độ kế toán.

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng là tài khoản 611 – “Mua hàng”.

Bên Nợ	Bên Có
– Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê); – Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ	– Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê); – Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ); – Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá

Kết cấu của tài khoản 611 – mua hàng

Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số lượng, trị giá hàng hóa, vật tư tồn kho thực tế và đã xuất kho trong kỳ để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán tài khoản 611.

3.2. Nguyên tắc kế toán

• Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán sẽ phản ánh trên tài khoản 611 theo nguyên tắc giá gốc.
• Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá. Vào cuối kỳ, doanh nghiệp tổ chức kiểm kê theo từng loại để xác định số lượng và giá trị tồn kho đến cuối kỳ cũng như đã xuất kho trong kỳ.
• Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhận giá gốc mua vào tài khoản 611. Khi xuất sử dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê.

4. Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Có một số phương pháp tính giá hàng tồn kho nên cũng có các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp. Một số nghiệp vụ kế toán cơ bản khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho hàng tồn kho:

• Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152, 153, 156: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

• Trong kỳ kế toán:

Khi mua thêm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112

Nếu được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc trả lại hàng kém chất lượng, kế toán ghi giảm trực tiếp trên tài khoản 611

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 133

Có TK 611

• Cuối kỳ

Kế toán kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

Có TK 611 – Mua hàng (6111)

• Đồng thời, kế toán tính ra được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642…

Nợ TK 128, 222

Có TK 611

5. Bài tập hạch toán theo phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Đề bài:

Doanh nghiệp thương mại ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ. (Đơn vị tính 1000 đồng)

Đầu kỳ, số dư của một số tài khoản như sau:

– TK 152: 250.000

– TK 156: 1.200.000

Trong quý I năm N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1. Mua một lô hàng theo hóa đơn GTGT: Trị giá mua chưa thuế: 300.000

Thuế GTGT: 10%. Tiền hàng chưa thanh toán, hàng đã về nhập kho.

2. Mua 1 lô hàng hóa giá trị chưa thuế: 180.000, Thuế GTGT: 10%, chiết khấu thương mại 2%. Tiền hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số hàng mua nhập kho đủ.

3. Xuất kho bán một lô hàng. Giá bán chưa thuế: 320.0000. Thuế GTGT 10%. Tiền hàng người mua chưa thanh toán.

4. Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho trị giá hàng hóa còn ở trong kho: 1.000.000

Hạch toán:

Đầu kỳ:

Nợ TK 611: 1.450.000

Có TK 152: 250.000

Có TK 156: 1.200.000

Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:

1. Mua lô hàng nhập kho, tiền chưa thanh toán

Nợ TK 611: 300.000

Nợ TK 133: 30.000

Có TK 331: 330.000

2. Mua hàng về nhập kho, được hưởng chiết khấu thương mại, đã thanh toán bằng tài khoản ngân hàng

Số tiền hàng phải trả sau chiết khấu thương mại: 180.000 – 180.000 x 2% = 176.400

Nợ TK 611: 176.400

Nợ TK 133: 17.640

Có TK 112: 194.040

3. Xuất kho bán hàng

Nợ TK 131: 352.000

Có TK 511: 320.000

Có TK 333:  32.000

4. Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa

– Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ:

Nợ TK 152: 250.000

Nợ TK 156: 1.000.000

Có TK 611:  1.250.000

– Kế toán tính giá trị hàng hóa xuất ra trong kỳ

Tài khoản 611

Nợ	Có
Đầu kỳ: 1.450.000
300.000 176.400	676.400
Cuối kỳ: 1.250.000

Nợ TK 632: 676.400

Có TK 611: 676.400

6. Nên áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong mô hình doanh nghiệp nào?

– Những doanh nghiệp có đặc điểm sau thường áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ:

+ Giá trị của một sản phẩm không đáng kể,  hàng hóa có trị giá thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn,…

+ Doanh nghiệp chỉ sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.

Do đó, thay vì tính giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách xác định số lượng sản phẩm hàng hóa xuất kho nhân đơn giá. Hoạt động kế toán đã được thực hiện theo công thức trên. Cách làm này đem đến những khả quan nhất định, thuận lợi cho công tác kiểm kê.

– Những doanh nghiệp sau ít được áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên:

+ Các đơn vị sản xuất (công nghiệp, lắp đặt….)

+ Những thương nghiệp kinh doanh các loại hàng hóa trị giá lớn (thiết bị, máy móc có chất lượng cao, … )

Do các sản phẩm có giá trị lớn, tạo các thay đổi và gây ra ảnh hưởng tác động thường xuyên đến doanh nghiệp. Muốn theo dõi kịp thời các diễn biến tài chính, doanh nghiệp cần thiết và bắt buộc phải sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho.

7. Ưu điểm và nhược điểm của kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

7.1. Ưu điểm

• Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho giúp thủ kho và kế toán nắm rõ được tình trạng hàng hóa của mình. Từ đó đưa ra những phương án giải phóng kho hàng hay tích trữ thêm hàng một cách hợp lý và hiệu quả.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Việc kiểm kê hàng hóa không phải theo dõi liên tục, kê khai thường xuyên nên việc kiểm kê sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
• Giảm khối lượng ghi chép trong hồ sơ: Vì mặt hàng hóa đa dạng nhiều chủng loại nên kê khai định kỳ cũng giảm bớt được khối lượng ghi chép, đơn giản và không cần phải kê khai, hạch toán liên tục.

7.2. Nhược điểm

• Khối lượng công việc cuối kỳ lớn: Việc hạch toán sẽ dồn toàn bộ vào cuối kỳ. Tất cả các thông tin được xử lý yêu cầu cho ra kết quả để tổng hợp tình hình tài chính. Do đó, khối lượng cần thực hiện cuối kỳ là rất lớn. Điều này có thể gây ra các căng thẳng và áp lực cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
• Không theo dõi hàng hóa liên tục: Tình hình biến động của các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm không cập nhật liên tục. Do đó mà ít có sự điều chỉnh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do gây ra trở ngại cho doanh nghiệp trong các hoạt động đầu tư có quy mô.
• Dễ sai sót trong việc ghi chép hàng tồn kho: Việc kiểm kê vào một thời điểm có thể gây ra rủi ro sai sót khi hạch toán. Sự thiếu chính xác này có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp và cập nhật sai các báo cáo hoạt động, báo cáo tài chính.

Để quản lý hoạt động quản lý kho và công tác kế toán kho, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán MISA AMIS – thế hệ phần mềm kế toán mới đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán.

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và có thể tính giá xuất kho tự động theo tất cả các phương pháp.

MISA AMIS Kế toán còn có nhiều tính năng thông minh khác như tự động nhập liệu từ bảng excel, hóa đơn điện tử; tự động lập BCTC, tờ khai thuế, tự động phát hiện sai lệch và cảnh báo,…