Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là mẫu giấy được ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC, làm cứ để thanh toán các khoản tạm ứng và ghi sổ kế toán. Hãy cùng MISA AMIS cập nhật mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất theo quy định tại thông tư 200 ở bài viết dưới đây.
1. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là gì?
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là một loại văn bản được sử dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức để yêu cầu cấp trước một khoản tiền nhằm phục vụ cho một mục đích cụ thể. Đây là một bước quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của một công ty, giúp đảm bảo rằng các khoản tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích và minh bạch.
2. Mục đích của giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Mục đích chính của lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng bao gồm:
- Cấp trước chi phí cho các hoạt động như đi công tác, tham dự hội thảo, hội nghị, đào tạo, nghiên cứu thị trường, v.v.
- Giúp công ty theo dõi và quản lý các khoản chi phí phát sinh, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc sử dụng nguồn tài chính.
- Đảm bảo số tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích và tránh lãng phí. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm giải trình và hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là chứng từ hợp lệ trong hệ thống kế toán và tài chính, giúp công ty kiểm soát và xác minh các giao dịch tài chính.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận kiểm tra nội bộ đánh giá tính hợp lý và hợp lệ của các khoản chi phí tạm ứng.
- Hỗ trợ tài chính kịp thời cho nhân viên để họ hoàn thành nhiệm vụ được giao mà không bị áp lực tài chính cá nhân.
3. Các trường hợp cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Các trường hợp cần sử dụng giấy thanh toán tạm ứng như:
-
Tạm ứng đi công tác
Hồ sơ tạm ứng ban đầu sẽ gồm các loại giấy tờ sau:
+ Quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp cử đi công tác
+ Dự toán chi phí công tác
+ Lịch trình công tác cụ thể
+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay)
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, cần ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
+ Sau khi được duyệt, Phòng Tài chính – Kế toán lập phiếu chi tiền cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ thực hiện chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.
> Đọc thêm: Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên xử lý như thế nào?
-
Tạm ứng mua hàng hóa vật tư
Hồ sơ và thủ tục ban đầu để thực hiện tạm ứng sẽ bao gồm:
+ Đề nghị mua hàng hoá, vật tư, dịch vụ. Người thực hiện tạm ứng cần ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
+ Hợp đồng thỏa thuận mua hàng, dịch vụ, vật tư
+ Bảng báo giá chi tiết
> Đọc thêm: [Giải đáp] Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn
4. Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng
Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng thường bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo việc cấp và quản lý tạm ứng được thực hiện đúng quy định và minh bạch. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:
Bước 1: Lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Người đề nghị thực hiện lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 03-TT được quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Người đề nghị điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bao gồm: họ tên, bộ phận công tác, chức vụ, số tiền tạm ứng, mục đích sử dụng, thời gian hoàn ứng, và các tài liệu đính kèm (nếu có)
Bước 2: Phê duyệt của trưởng bộ phận
Người phê duyệt sẽ phụ thuộc vào tổ chức bộ máy của từng doanh nghiệp. Thông thường, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp sẽ thực hiện xem xét và phê duyệt giấy đề nghị nếu thấy hợp lý, ký tên và chuyển đến phòng tài chính – kế toán. Đối với các khoản tạm ứng lớn hoặc đặc biệt, người phê duyệt sẽ là giám đốc hoặc ban giám đốc.
Bước 3: Xác nhận của phòng tài chính – kế toán
Sau khi được quản lý phê duyệt, người đề nghị thanh toán tạm ứng sẽ gửi giấy đề nghị đến phòng tài chính – kế toán để kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của giấy đề nghị, đảm bảo rằng số tiền tạm ứng và mục đích sử dụng phù hợp với quy định của công ty
Bước 4: Cấp tiền tạm ứng
Giấy đề nghị sau khi được phòng tài chính-kế toán kiểm tra sẽ được trình ký lên ban giám đốc. Nếu ban giám đốc ký duyệt, bộ phận tài chính-kế toán thực hiện lập phiếu chi và cấp tiền tạm ứng cho người đề nghị. Phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng sẽ được phòng tài chính-kế toán lưu lại để theo dõi và đối chiếu khi thực hiện thanh toán tạm ứng
Trong trường hợp, ban giám đốc từ chối ký duyệt, người đề nghị có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng.
Bước 5: Lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng sau thời gian sử dụng các khoản tạm ứng
Sau thời gian sử dụng các khoản tạm ứng, người đề nghị cần lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi trưởng bộ phận phê duyệt theo mẫu số 04/TT được ban hành tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC kèm theo các tài liệu, hóa đơn chứng từ (nếu có).
Bước 6: Thực hiện thanh toán tạm ứng
Sau khi được trưởng bộ phận ký duyệt, người đề nghị thực hiện gửi giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đến phòng tài chính-kế toán. Kế toán viên có trách nhiệm xác định tính chính xác của các chi phí, hóa đơn chứng từ chứng minh và phần chênh lệch sau tạm ứng.
Bước 7: Thực hiện lập phiếu thu/phiếu chi
Sau khi đã xác định tính chính xác của các tài liệu liên quan, kế toán thực hiện lập phiếu thu cho số tiền tạm ứng, phiếu chi cho số tiền thanh toán tạm ứng và chuyển kế toán trưởng ký duyệt.
Bước 8: Quyết toán và hoàn trả (nếu có)
Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào số tiền còn thừa đề nghị hoàn trả hay số tiền còn thiếu đề nghị thanh toán để thực hiện quyết toán cho người đề nghị. để chuẩn bị cho người nhận tạm ứng nộp số tiền còn lại hoặc nhận số tiền còn thiếu.
Phòng tài chính – kế toán có trách nhiệm cập nhật sổ theo dõi tạm ứng, ghi nhận số tiền đã hoàn trả, kết thúc quy trình tạm ứng và lưu trữ tất cả các giấy tờ, chứng từ liên quan đến tạm ứng – hoàn ứng theo quy định của công ty.
5. Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo thông tư 200/2014/TT-BTC
| Đơn vị: ……….
Bộ phận: ……. |
Mẫu số: 04 – TT (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC) |
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày … tháng … năm …
Số: ………………………..
Nợ: ……………………….
Có: ………………………..
– Họ và tên người thanh toán: ………………………………………………………..
– Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………….
– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
| Diễn giải | Số tiền |
| A | 1 |
| I- Số tiền tạm ứng | …………………………….. |
|
…………………………….. |
|
…………………………….. |
| – Phiếu chi số: ………….ngày ……… | …………………………….. |
| – Phiếu chi số: ………….ngày ……… | …………………………….. |
| – …. | …………………………….. |
| II- Số tiền đã chi | …………………………….. |
|
…………………………….. |
|
…………………………….. |
| III- Chênh lệch | …………………………….. |
|
…………………………….. |
|
…………………………….. |
| Giám đốc
(Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) |
Kế toán thanh toán
(Ký, họ tên) |
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên) |
6. Phương pháp ghi giấy thanh toán tạm ứng
Khi ghi giấy thanh toán tạm ứng, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Góc trên bên trái của Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận nơi người tạm ứng làm việc.
- Điền đầy đủ ngày, tháng, năm thực hiện tạm ứng.
- Ghi rõ họ tên, bộ phận làm việc của người thanh toán.
- Bảng kê thanh toán: Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A để ghi nội dung tương ứng vào cột 1 như sau:
- Mục I – Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này:
+ Mục 1 – Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Ghi số tiền tương ứng sang cùng hàng tại cột 1.
+ Mục 2 – Số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng để ghi, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng.
- Mục II – Số tiền đã chi: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi vào mục này. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng.
- Mục III – Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa Mục I và Mục II.
+ Nếu số tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 của Mục III, số tiền tương ứng bên cột 1 bằng Số tiền mục I – Số tiền mục II.
+ Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 2 của Mục III, số tiền tương ứng bên cột 1 bằng Số tiền mục II – Số tiền mục I.
Khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, người thanh toán sẽ thực hiện chuyển cho kế toán thanh toán để hoàn thiện. Kế toán thanh toán chuyển lên kế toán trưởng soát xét và Giám đốc doanh nghiệp (người có thẩm quyền) duyệt.
7. Cách hạch toán các khoản tạm ứng theo Thông tư 200
Tài khoản 141 – Tạm ứng dùng để phản ánh các khoản tiền hoặc vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ:
Các khoản tiền hoặc vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên.
Bên Có:
Các khoản tiền, vật tư tạm ứng đã được thanh toán
Số tiền đã tạm ứng dùng không hết nhập lại vào quỹ hoặc tính trừ vào lương
Khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại vào kho
Số dư bên Nợ:
Phản ánh số tiền hoặc giá trị vật tư đã tạm ứng nhưng chưa được quyết toán hoặc chưa hoàn ứng.
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho nhân viên, ghi
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt (nếu tạm ứng bằng tiền mặt)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu tạm ứng bằng chuyển khoản)
b) Khi thực hiện xong các công việc, người nhận tạm ứng tiến hành lập Bảng thanh toán tạm ứng và các tài liệu chứng từ gốc để quyết toán các khoản tạm ứng:
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …
Có TK 141 – Tạm ứng.
Khi kiểm tra và quyết toán, nếu số tiền đã sử dụng vượt quá số tiền tạm ứng ban đầu (nếu cần bổ sung tạm ứng)
c) Khi kiểm tra và quyết toán, số tiền tạm ứng chi hoặc đã sử dụng không hết cần phải nhập lại quỹ/kho hoặc thực hiện trừ vào phần lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng.
d) Khi kiểm tra và quyết toán, nếu số tiền đã sử dụng vượt quá số tiền tạm ứng ban đầu, kế toán thực hiện lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt.
Hiện nay để hỗ trợ kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, các doanh nghiệp đã thực hiện triển khai áp dụng các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME… nhằm mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác với các tính năng như:
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
- Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
- ….
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
