Bảng tổng hợp công nợ phải thu và bảng tổng hợp công nợ phải trả là hai bảng được lập vào cuối kì kế toán, nhằm theo dõi tình hình công nợ của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng tổng hợp công nợ chi tiết và đầy đủ nhất.
1. Bảng tổng hợp công nợ là gì? Vai trò của bảng tổng hợp công nợ
Bảng tổng hợp công nợ khách hàng là mẫu văn bản dùng để theo dõi tình hình biến động công nợ phải thu và công nợ phải trả của khách hàng khi có giao dịch phát sinh.
Vai trò của bảng tổng hợp công nợ:
Bảng tổng hợp công nợ đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp,
- Bảng tổng hợp công nợ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và thu hồi công nợ hiệu quả, theo dõi các khoản công nợ sắp đến hạn phải thu, phải trả của từng đối tượng khách hàng/ nhà cung cấp, từ đó góp phần duy trì sự ổn định của tài chính doanh nghiệp.
- Bảng tổng hợp công nợ còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định và chính sách về thanh toán, thời hạn nợ kèm theo các chương trình khuyến mãi, chiết khấu… với khách hàng.
2. Bảng tổng hợp công nợ cần những nội dung gì?
Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp công nợ, kế toán doanh nghiệp sẽ chốt được công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng dựa trên tổng số lần nhập – xuất hàng.
2.1. Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm có các thông tin sau:
- Số thứ tự
- Các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp)
- Các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,…
2.2. Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu bao gồm các thông tin:
+ Mã số: Mã số từng khách hàng, lấy dữ liệu ở phần “Mã số” trong Cột diễn giải của Sổ chi tiết công nợ
+ Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên của từng khách hàng
+ Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
+ Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
+ Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ
+ Số phát sinh trong kỳ bên Có: Lấy từ “Tổng số phát sinh Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ
+ Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
+ Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
+ Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các nhà cung cấp.
3. Các bước lập bảng tổng hợp công nợ
- Bước 1: Sheet DMKH
Tại đây các bạn nhập các thông tin cơ bản về khách hàng vào đây như mã số, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, số điện thoại, số dư nợ đầu kỳ, số dư có đầu kỳ.
- Bước 2: Sheet DATA
Tại đây các bạn nhập các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ vào đây. Các thông tin cần nhập đó là ngày, số phiếu, diễn giải, số tiền, tài khoản nợ, tài khoản có, đối tượng.
- Bước 3: Sheet THPTKH
Tại đây ta sẽ tổng hợp dữ liệu từ sheet DMKH để lấy số dư đầu kỳ, lấy dữ liệu từ sheet DATA để lấy phát sinh nợ, có trong kỳ. Sau đó cộng đầu kỳ và phát sinh trong kỳ để ra được số dư cuối kỳ.
- Tại cột Nợ đầu kỳ các bạn nhập công thức như sau:
=MAX(VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;7;0) -VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;8;0)+SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”<” & $F$6) – SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS; “<” &$F$6);0)
- Tại cột Có đầu kỳ các bạn nhập công thức như sau:
=-MIN(VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;7;0) -VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;8;0)+SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”<” & $F$6) – SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS; “<” &$F$6);0)
- Tại cột phát sinh Nợ các bạn nhập công thức như sau:
=SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”>=” & $F$6; NGAY_GS; “<=” & $F$7)
- Tại cột phát sinh Có các bạn nhập công thức như sau:
=SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS;”>=” & $F$6; NGAY_GS; “<=” & $F$7)
- Tại cột Nợ cuối kỳ các bạn nhập công thức sau:
=MAX(D11+F11-E11-G11;0)
- Tại cột Có cuối kỳ các bạn nhập công thức sau:
=-MIN(D11+F11-E11-G11;0)
Bước 4: Sheet SCT_131
Tại đây kế toán doanh nghiệp sẽ tạo sổ chi tiết của từng đối tượng và sẽ tổng hợp dữ liệu từ sheet DMKH để lấy số dư đầu kỳ, lấy dữ liệu từ sheet DATA để lấy phát sinh nợ, có trong kỳ. Sau đó cộng đầu kỳ và phát sinh trong kỳ để ra được số dư cuối kỳ của đối tượng đó.
- Tại cột Nợ đầu kỳ các bạn nhập công thức như sau:
=MAX(VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;7;0)+SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!H3:H251;G10)-VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;8;0)–SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!G3:G251;G10);0)
- Tại cột Có đầu kỳ các bạn nhập công thức như sau:
=MIN(VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;7;0)+SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!H3:H251;G10)-VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;8;0)–SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!G3:G251;G10);0)
- Tại cột phát sinh Nợ các bạn nhập công thức như sau:
=IF(D227=””;0;IF(DATA!H213=$G$10;DATA!E213;0))
- Tại cột phát sinh Có các bạn nhập công thức như sau:
=IF(D227=””;0;IF(DATA!I213=$G$10;DATA!E213;0))
- Tại cột Nợ cuối kỳ các bạn nhập công thức sau:
=MAX(I15+G275-J15 – H275;0)
- Tại cột Có cuối kỳ các bạn nhập công thức sau:
=-MIN(I15+G275-J15 – H275;0)
4. Tải file bảng tổng hợp công nợ trên excel
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu
- Bảng tổng hợp công nợ phải trả
Các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện công tác quản lý tài chính – kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.
Chẳng hạn, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:
- Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
- Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
- Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
