Thông thường, bạn phải thuê chuyên viên lắp đặt máy chấm công tới tận nơi. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí, bạn hoàn toàn có thể tự mình lắp đặt hệ thống chấm công tại công ty. Bài viết sau, MISA AMIS sẽ chia sẻ các dụng cụ cần chuẩn bị và hướng dẫn các bước lắp đặt máy chấm công vân tay dễ dàng.
1. Lợi ích của việc lắp đặt máy chấm công
- Giúp nghiệp vụ chấm công, tính lương trong doanh nghiệp trở nên chính xác và chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý.
- Máy chấm công đảm bảo an toàn dữ liệu, có tính hiệu quả và chính xác cao, ghi nhận thời gian làm việc khách quan và công bằng.
- Tiết kiệm chi phí và nguồn lực trong công tác quản lý nhân sự.
- Quản lý thời gian làm việc của người lao động một cách chặt chẽ.
- Nâng cao ý thức chuyên cần, chủ động cho nhân viên.
- Quản lý chấm công và dữ liệu chấm công từ xa, hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
2. Các bước lắp đặt máy chấm công vân tay nhanh chóng, dễ dàng
2.1 Chuẩn bị dụng cụ cần thiết để lắp máy chấm công
Trước khi bắt đầu vào quá trình thực hiện lắp đặt máy chấm công. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ như:
- Lựa chọn Máy chấm công phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công mà bạn có thể tham khảo như Suprema (phân khúc cao cấp), ZKTeco (phân khúc phổ thông), Ronald Jack, MITA, ACTAtek, HANET Ai.
- Chuẩn bị nguồn điện, dây tín hiệu, kìm bấm, máy khoan, ốc vít, đầu dây mạng… để quá trình lắp đặt được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
- Đảm bảo và chuẩn bị hệ thống mạng LAN luôn ở trạng thái ổn định, Modem wifi (Switch/hub) vẫn còn vị trí cổng để kết nối trực tiếp với máy chấm công.
- Thiết bị bảo hộ như hộp che mưa để hạn chế các vấn đề về thời tiết nếu việc lắp đặt máy chấm công được thực hiện ngoài trời. Tránh lắp máy chấm công ở những môi trường có từ tính cao.
Xem thêm bài viết liên quan:
- 16 Mẫu bảng chấm công excel mới nhất hiện nay
- Địa chỉ mua máy chấm công uy tín
2.2 Chọn vị trí lắp đặt máy chấm công
Để lựa chọn một vị trí lắp đặt máy chấm công phù hợp, bạn hãy xem xét các tiêu chí sau:
- Máy chấm công nên được lắp đặt ở những vị trí dễ thấy, thuận tiện cho nhân viên chấm công lúc đến công ty và lúc ra về. Các vị trí phổ biến nhất là lối ra vào, cửa chính, sảnh công ty hay nhà để xe.
- Đặc biệt, máy chấm công cần được đặt ở vị trí gần ổ điện và mạng internet. Việc này sẽ giúp máy kết nối với nguồn và nhận tín hiệu nhanh chóng hơn. Việc kéo dây mạng từ thiết bị đến cổng switch chia mạng cũng dễ dàng hơn.
- Ngoài ra vị trí đặt máy chấm công cũng đảm bảo tính thẩm mỹ. Các văn phòng, nhà xưởng đều yêu cầu lắp đặt thiết bị gọn gàng, đẹp mắt, vì vậy cần chuẩn bị thêm nẹp, ống luồn để cố định các dây cắm.
Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không
2.3 Tiến hành lắp đặt máy chấm công
Sau khi chuẩn bị đầy đủ dụng cụ và chọn được vị trí lắp đặt thích hợp, bạn tiến hành lắp đặt máy chấm công vân tay theo các bước sau:
Dùng khoan để khoan vào vị trí cần bắt vít. Bạn chỉ cần khoan lên mặt phẳng tại vị trí đã xác định, dùng vít nở để cố định máy chấm công. Khi mua máy chấm công, thông thường sẽ có cả vít nở và chân đế trong hộp máy nên bạn không cần mua thêm.
Sau đó bạn gắn máy chấm công lên tường. Cắm nguồn adapter và kiểm tra xem máy có hoạt động bình thường hay không.
Bước tiếp theo bạn dùng một dây mạng có chiều dài phù hợp để kết nối máy. Bấm một đầu dây mạng RJ45, cắm vào cổng Erthernet của máy chấm công. Đầu còn lại của dây mạng cần cắm vào bộ chia mạng (router, modem, switch). Lưu ý rằng khi bấm hai đầu dây với hạt mạng, cần làm chắc chắn để tín hiệu kết nối ổn định trong khi sử dụng.
Khi kết nối xong, bạn cần kiểm tra lại kết nối của máy chấm công và bọ chia mạng để đảm bảo hệ thống chấm công hoạt động tốt trên máy tính của doanh nghiệp.
Vậy là việc lắp đặt máy chấm công đã được hoàn thành. Bạn đã có thể thiết lập chấm công vân tay, thẻ từ, khuôn mặt cho nhân viên toàn công ty.
Tải ngay 17+ Biểu mẫu chấm công mới nhất cho Nhân sự
2.4 Kết nối với máy chấm công
Bước cuối cùng trong quy trình lắp đặt là kết nối máy tính với máy chấm công. Nếu không kiểm tra và lắp đặt cẩn thận, bạn sẽ không thể lấy được dữ liệu phục vụ công tác tính công – lương sau này.
- Cài đặt IP máy chấm công:
Đầu tiên, mở cửa sổ Run trên máy tính để kiểm tra bằng cách gõ phím tắt Window + R. Tiếp theo, ở mục tìm kiếm, bạn gõ “cmd” rồi nhấn Enter.
Khi cửa sổ “cmd” hiện ra, hãy nhập vào thanh tìm kiếm cụm từ “ipconfig” rồi nhấn Enter. Đây là dòng lệnh giúp bạn kiểm tra chính xác địa chỉ IP trên máy tính của công ty mình.
Ví dụ, địa chỉ IP trên máy tính của bạn là 192.168.11.126, vậy đây sẽ là địa chỉ bạn tiến hành cài đặt trên máy chấm công. Sau khi lấy được IP, bạn ấn chọn nút M/OK/Menu (tùy từng loại máy khác nhau) và chọn “Thiết lập kết nối” hoặc “Thiết lập liên kết”. Tiếp theo chọn Ethernet hoặc Mạng. Hãy nhập địa chỉ IP vào máy chấm công của công ty mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý địa chỉ IP mà bạn nhập cho máy chấm công phải khác so với địa chỉ IP của máy tính kết nối và tất cả các máy tính khác trong mạng LAN công ty. Chẳng hạn, IP của máy tính là 192.168.11.126 thì IP của máy chấm công của bạn có thể là 192.168.11.127.
- Kiểm tra địa chỉ IP trên máy tính và máy chấm công có chập chờn hay không?
Để kiểm tra, bạn cần mở cửa sổ Run trên Windows. Sau đó gõ tiếp lệnh cmd và nhấn Enter để tiếp tục. Tiếp theo, bạn cần thực hiện lệnh Ping đến địa chỉ IP của máy chấm công. Theo ví dụ đã nêu trên, bạn phải gõ vào cmd cụm Ping 192.168.11.127 để tiến hành kiểm tra. Thường sẽ có 2 kết quả trả về như sau:
- Nếu 2 thiết bị đã thông nhau: Kết quả trả về TTL = 64.
- Nếu 2 thiết bị chưa thông nhau: Kết quả trả về là request time out. Lúc này bạn khai báo lại IP cho máy chấm công.
Hoàn thành các bước trên, bạn cần cài đặt phần mềm chấm công tương thích với thiết bị để quản lý chấm công. Hãy dùng IP của máy chấm công để thiết lập cho phần mềm trên máy tính.
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z
2.5 Cài đặt phần mềm chấm công và kiểm tra nhập xuất dữ liệu
Sau khi lắp đặt xong máy chấm công và kết nối với phần mềm, bạn có thể cho chấm công thử, kiểm tra việc nhập xuất dữ liệu đã ổn định hay chưa. Mỗi phần mềm có giao diện khác nhau, tuy nhiên hầu hết đều có mục Dữ liệu chấm công và tính năng Lấy/tải dữ liệu chấm công.
Với phần mềm chấm công Wise Eye on 39:
- Chọn Tải dữ liệu chấm công, điền mã chấm công của nhân viên, chọn khoảng ngày bạn muốn, nhấn vào Duyệt từ máy chấm công. Dữ liệu sẽ được trích xuất và bạn có thể tải về dưới dạng Excel.
Với phần mềm MISA AMIS Chấm Công:
- Vào mục Dữ liệu máy chấm công, chọn khoảng thời gian bạn muốn. Nhấn vào Lấy dữ liệu và đợi phần mềm trích xuất.
- Nhấn vào Đồng bộ dữ liệu và quay lại giao diện chính của phần mềm.
- Chọn phân hệ Chấm công -> Bảng chấm công chi tiết. (Tại đây file bạn muốn xuất đã có sẵn để tải xuống)
Phần mềm AMIS Chấm Công có thể kết nối với hầu hết các dòng máy chấm công phổ biến hiện này. Bạn chỉ cần kết nối lần đầu, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật và tổng hợp thành báo cáo chấm công theo tháng. Bạn có thể tải dữ liệu chấm công hoặc bảng chấm công này bất cứ lúc nào. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ đầy đủ các hình thức chấm công: vân tay, thẻ từ, khuôn mặt, wifi, QR Code, GPS…
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có phần mềm chấm công, hãy đăng ký ngay để trải nghiệm đầy đủ tính năng với phần mềm MISA AMIS chấm công:
5. Kết luận
Việc lắp đặt máy chấm công vân tay thường được thực hiện bởi các đơn vị cung cấp thiết bị và nhân viên kỹ thuật. Tuy nhiên HR cũng cần nắm được các bước để triển khai, đặc biệt là các bước liên quan đến kết nối trên máy tính và phần mềm. Hy vọng với các bước chi tiết như trên, MISA AMIS sẽ giúp bạn lắp máy chấm công dễ dàng và hoạt động ổn định. Nếu bạn không có đủ thời gian để tự lắp đặt thì đừng quá lo lắng. Bạn có thể liên hệ chính đơn vị bán máy chấm công, đội ngũ nhân viên sẽ hỗ trợ lắp đặt và bảo hành chu đáo.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
