Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng

Thông thường, bạn phải thuê chuyên viên lắp đặt máy chấm công tới tận nơi. Tuy nhiên, Bạn hoàn toàn có thể tự mình lắp đặt hệ thống chấm công để tối ưu chi phí. Bài viết sau, MISA AMIS HRM sẽ chia sẻ các dụng cụ cần chuẩn bị và hướng dẫn 4 bước lắp đặt máy chấm công vân tay dễ dàng.

Các bước lắp đặt máy chấm công vân tay nhanh nhất

1. Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ phục vụ lắp đặt

Trước khi bắt đầu vào quá trình thực hiện lắp đặt máy chấm công. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ như:

• Máy chấm công phù hợp với nhu cầu của công ty. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công mà bạn có thể tham khảo như: Suprema (phân khúc cao cấp), ZKTeco (phân khúc phổ thông), Ronald Jack, MITA, ACTAtek, HANET Ai.
• Máy khoan, ốc vít, hệ thống điện, dây cáp mạng,… để quá trình lắp đặt được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

• Đảm bảo hệ thống mạng LAN luôn ở trạng thái ổn định, Modem wifi (Switch/hub) vẫn còn vị trí cổng để kết nối trực tiếp với máy chấm công.
• Thiết bị bảo hộ như hộp che mưa để hạn chế các vấn đề về thời tiết nếu việc lắp đặt máy chấm công được thực hiện ngoài trời. Tránh lắp đặt máy chấm công ở những môi trường có từ tính cao.

>>> Xem thêm: 16 Mẫu bảng chấm công excel mới nhất hiện nay

2. Chọn vị trí lắp đặt máy chấm công

Để lựa chọn một vị trí lắp đặt máy chấm công phù hợp, bạn cần phải đánh giá và đảm bảo vị trí đó có đầy đủ các yếu tố như:

• Nơi lắp đặt nên được đặt ở những vị trí dễ thấy, thuận tiện cho nhân viên như lối ra vào, cửa chính, sảnh công ty hay nhà để xe.

• Vị trí lắp đặt gần nguồn cấp điện và thuận lợi cho việc đi các đường dây điện cũng như đường dây mạng LAN.

3. Tiến hành lắp đặt máy chấm công

Sau khi chuẩn bị đầy đủ dụng cụ và chọn được vị trí lắp đặt phù hợp. Bạn hãy làm theo các bước nhỏ sau:

Bước 1: Khi mua máy chấm công thường sẽ kèm theo phụ kiện là đế gắn tường và vít nở.

1. Cần xác định vị trí trên tường, khoan lỗ và bắt vít nở vào.
2. Đặt đế gắn tường lên và vặn vít để cố định lại.
3. Sau đó đặt máy chấm công khớp vào đế.

Bước 2: Cắm điện vào máy, khởi động và kiểm tra máy có hoạt động bình thường hay không.

Bước 3: Sử dụng dây mạng để kết nối với máy chấm công vào cổng mạng LAN.

Video hướng dẫn thiết lập kết nối mang trong máy chấm công

1. Dây mạng loại phổ biến có độ dài 2m, 5m, 10m… Bạn ước tính khoảng cách giữa máy chấm công và cổng mạng LAN để độ dài phù hợp, cố định dây theo mép tường cho gọn gàng.
2. Dây mạng sẽ có 2 cổng. Đầu cổng RJ45 được cắm vào cổng Ethernet của máy chấm công. Đầu cổng còn lại cắm trực tiếp vào Modem wifi hoặc bộ chia mạng.

Sau khi hoàn tất kết nối giữa máy chấm công và cổng mạng LAN, hãy kiểm tra kết nối của hai thiết bị này một lần nữa.

1.4 Kết nối với máy chấm công

Bước cuối cùng trong quy trình lắp đặt là kết nối máy tính với máy chấm công. Nếu không kiểm tra và lắp đặt cẩn thận, bạn sẽ không thể lấy được dữ liệu phục vụ công tác tính công – lương sau này.

• Cài đặt IP máy chấm công:

Đầu tiên, mở cửa sổ Run trên máy tính để kiểm tra bằng cách gõ phím tắt Window + R. Tiếp theo, ở mục tìm kiếm, bạn gõ “cmd” rồi nhấn Enter.

Khi cửa sổ “cmd” hiện ra, hãy nhập vào thanh tìm kiếm cụm từ “ipconfig” rồi nhấn Enter. Đây là dòng lệnh giúp bạn kiểm tra chính xác địa chỉ IP trên máy tính của công ty mình.

Ví dụ, địa chỉ IP trên máy tính của bạn là 192.168.11.126, vậy đây sẽ là địa chỉ bạn tiến hành cài đặt trên máy chấm công. Sau khi cài đặt xong, bạn ấn chọn nút M/OK/Menu tùy từng loại máy khác nhau và chọn “Thiết lập kết nối” hoặc “Thiết lập liên kết”.

Tiếp theo, chọn Ethernet hoặc Mạng. Ngay lúc này, hãy nhập địa chỉ IP vào máy chấm công của công ty mình.

Tuy nhiên, cần lưu ý, địa chỉ IP mà bạn nhập cho máy chấm công phải khác so với địa chỉ IP của máy tính. Chẳng hạn, IP của máy tính là 192.168.11.126 thì IP của máy chấm công của bạn có thể là 192.168.11.127.

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra địa chỉ IP trên máy tính và máy chấm công có chập chờn hay không? 

Để kiểm tra, bạn cần mở cửa sổ Run trên Windows. Sau đó gõ tiếp lệnh cmd và nhấn Enter để tiếp tục. Tiếp theo, bạn cần thực hiện lệnh Ping đến địa chỉ IP của máy chấm công.

Theo ví dụ đã nêu trên, bạn phải gõ vào cmd cụm Ping 192.168.11.127 để tiến hành kiểm tra.

Thường sẽ có 2 kết quả trả về như sau:

1. Nếu 2 thiết bị đã thông nhau: Kết quả trả về TTL = 64
2. Nếu 2 thiết bị chưa thông nhau: Kết quả trả về là request time out.

Sau khi đã hoàn thành 4 bước ở trên, Bạn chỉ cần kết nối máy chám công với phần mềm trên máy tính.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z

2. Kết luận

Việc lắp đặt máy chấm công thường được thực hiện bởi các đơn vị cung cấp thiết bị và nhân viên kỹ thuật. Tuy nhiên HR cũng cần nắm được các bước để triển khai, đặc biệt là các bước liên quan đến kết nối trên máy tính và phần mềm. Hy vọng với 4 bước chi tiết như trên, MISA AMIS HRM sẽ giúp bạn lắp đặt máy chấm công dễ dàng và hoạt động ổn định.

Nếu bạn không có đủ thời gian để tự lắp đặt thì đừng quá lo lắng. Bạn có thể liên hệ chính đơn vị bán máy chấm công, đội ngũ nhân viên sẽ lắp đặt và bảo hành chu đáo.